SmartStore- Tekstil. En samlet brukerdokumentasjon for tekstil. VISMA RETAIL AS Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon:

Transkript

1 SmartStore- Tekstil En samlet brukerdokumentasjon for tekstil

2 Page 2 of 83 VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 SmartStore tekstil samlet dokumentasjon LCØ 2.0 Revidert HamMir 3.0 Lagt info. vareregister BD HamMir TIPS OM RELEVANT DOKUMENTASJON Nr. Navn på dokumentet INNHOLDSFORTEGNELSE VERSJONSHISTORIKK... 2 TIPS OM RELEVANT DOKUMENTASJON... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Kap. 1: Introduksjon... 6 Hurtigtaster... 6 Kap. 2: Oppstart, innlogging og navigering... 7 Startbildet i SmartStore... 7 Navigasjonsmeny... 8 Menyfeltet og frisøke etter program... 8 Supportknappen... 9 Andre knapper... 9 Kap. 3: Vareadministrasjon... 9 Varesøk og oppslag i vareregister (BD00)... 9 Beskrivelse av felter i varekortet Knapper i varekortet Knapper i vareregister Opprette ny vare i vareregisteret Kap. 4: Ordrebehandling Ordre / Messeordre (T20) Opprette en ordre Registrering av artikler... 17

3 Page 3 of 83 Om feltet <Lev. artikkelnr> i registreringsbildet Registrering av ny artikkel Varemottak Kap. 5 Registerbehandling Introduksjon vareregistret Søk og oppslag i vareregisteret Prisendringer i varekortet Bestilling og utskrift av etiketter Min / Max bestillingspunkt pr vare Generere ordre basert på min/max Størrelsesmaler (T01) Opprett ny sesong i BD Opprett ny leverandør Opprett ny selger OF Kap. 6: Lagerbehandling Lageroversikt i BD Lagerbeholdningsrapport (T322) Kap.7 Rapporter Salgsanalyse T44/BD Eks.1: Salgsanalyse på butikk nivå Eks. 2: Salgsanalyse på modell/farge/størrelse-nivå Månedlig salgsrapport (T46) Dagsoppgjør (BD15P) Selger/kunde/kasse-analyse (BA442) Butikk/Kunde/Kasse-analyse (BA441) Selger omsetning pr. time (BA444) Dagsomsetning (avdelingsrapport [BA45]) Kap. 8 Budsjettering salg Budsjett på totalnivå (BA01) Kap. 9 Internoverføring (T33) Opprettelse ny internoverføring T33 - Godkjenning av internoverføring i mottagende butikk Kap. 10 Enkel Fakturering fra Silent Touch, eller direkte Registrering av kredittkunder i SmartStore (BD60) Salg på kreditt i Silent Touch... 59

4 Page 4 of 83 Fakturer i SmartStore Utskrift av faktura journal (RE644) Kap. 10 Varetelling Varetelling Varetelling på BHT-terminalen Telling uten antall brukes av tekstil Overføring fra BHT-terminalen til SmartStore Varetelling i Silent Touch Overføring fra Silent Touch Varetelling i SmartStore (T32) Nullstille varelageret for aktuell butikk Oppdatere tellinger for aktuell butikk Justere varetelling etter oppdatering Justere for varebevegelser i perioden fra telling til oppdatering Kap. 11 Lagerkorreksjoner Lager/Kjøp-justeringer (T34) Kap. 12 Diverse programmer Gjennomsyn / hjemlån Fremgangsmåte i drift Kundeordre- behandling Ordrejournal (OF25) Fakturere (OF20P)... 82

5 Page 5 of 83

6 Page 6 of 83 Kap. 1: Introduksjon SmartStore skal understøtte driften i butikken, og gi både butikk og kjede nødvendig styringsinformasjon. Det er derfor viktig at vi lærer hvordan systemet fungerer og hvordan operasjonene utføres. Det er også viktig å ha gode rutiner rundt driften, slik at vi kan få en så sikker drift som mulig. Vi vil ta for oss dette med ordreinnleggelse, godkjenning av ordre, varemottak, etikettutskrift og enkle rapporter. Silent Touch opplæring med dagsoppgjørsrutiner. Hurtigtaster I SmartStore butikkdatasystemet er det det mulig å bruke hurtigtaster på tastaturet. Nedenfor får du en oversikt over standardtaster på tastaturet som har en fast funksjon i SmartStore : OBS! Vær oppmerksom at alle hurtigtaster er ikke konsekvente og vil ikke oppfører seg likt i alle programmer.

7 Page 7 of 83 Kap. 2: Oppstart, innlogging og navigering Start SmartStore ved å klikke på ikonet <Visma SmartStore > på skrivebordet, klikk <Logg inn> og logg deg inn ved å skrive inn Brukernavn og Passord i vinduet som vises nedenfor. Startbildet i SmartStore Etter innlogging kommer startbildet i SmartStore opp.

8 Page 8 of 83 Navigasjonsmeny Menyen i SmartStore gir deg tilgang til de vanligste registrene og funksjonene i SmartStore. Når du klikker på menyen og velger en av modulene, vises de aktuelle registrene og programmer i navigatoroversikten. Menyfeltet og frisøke etter program For de som ønsker en annen måte å finne frem i menyen, er det mulig å stå i menyfeltet og frisøke etter nøkkelord, for eksempel selger*. Da vil det vises en liste over alle programnavn som inneholder ordet selger. Fra denne listen kan du velge <Ta med> for å komme til ønsket program.

9 Page 9 of 83 Supportknappen Det som er verdt å nevne her er supportknappen. Her legger vi dokumentasjon på de forskjellige programmene i SmartStore. Der ligger det også kontaktinformasjon til support, og annen relevant informasjon om SmartStore. Ved hver release blir supportsiden oppdatert med dokumentasjon. Andre knapper Knappene ovenfor brukes til ulike formål. Du kan f.eks. logge deg ut og inn i SmartStore, bytte firma og butikk m.m. Kap. 3: Vareadministrasjon Vareadministrasjon dreier seg om håndtering av varer og vareinformasjon, samt opprettelse av nye artikler, og vedlikehold av eksisterende. I dette kapittelet skal du få en innføring i vareoppslag og opprettelse av ny artikler samt noen nyttig funksjoner i vareregister programmet (BD00). Varesøk og oppslag i vareregister (BD00) Søk-feltet har mange forskjellige søkemuligheter. Vanlig tekst og «Enter» gir deg søk på Lev. artikkelnr. Her listes søket etter varenavn1. Alternativt kan du bruke frisøk og søke med * som vil gi deg treff på alt som inneholder ordet du søkte etter varenavn1. I bildet under er søket Lav*Nude + Enter og det gir ett treff.

10 Page 10 of 83 Gå inn på varekortet ved å trykke Enter eller med knappen «Varekort», og der ser du all informasjon om varen og hvordan den er registrert i vareregisteret. Det finnes flere andre søkealternativer. Du legger alltid inn verdien du skal søke etter først, for så å velge hvilke premisser du vil gjøre søket på. Skal du for eksempel søke etter leverandørens artikkelnr på en vare så legger du inn det som f.eks. <12400V>, og velger knappen Lev.artikkel. Da vil søket gi treff på leverandørens artikkelnr øverst, og vise resten av resultatene i stigende rekkefølge. Tilsvarende for de andre knappene.

11 Page 11 of 83 Det er også mulig å benytte knappen frisøk eller utvidet søk, men anbefalingen er å venne seg til å bruke «stjernesøk» fordi det gir samme resultatet som frisøk, og er raskere. Utvidet søk gir deg en liste på forskjellige valgene som kan velges for søk: Beskrivelse av felter i varekortet Det er svært mange felter å bli kjent med i varekortet. Flere av feltene er basert på tabeller og oppsett i andre program, som har en sammenheng med informasjon i varekortet. Forklaring til feltene:

12 Page 12 of 83 Modell/Varenr: Varens hoved nummer Lev. artikkelnr: Leverandørens artikkelnummer. Navn-1: Tittel/varenavn. Navn-2: Alternativ navn til varen/varenavn2. Bongtekst: Blir automatisk satt til samme som Navn-1, men kan overstyres hvis ønskelig. Varegruppe: Søkbart felt, hentes fra varegruppetabell (BD01). Leverandør: Søkbart felt, hentes fra leverandørregister (BD70). Vareeier: varens produsent eller eier søkbart felt, hentes fra vareeier register (RE705) Utgått leverandørens lager: Kan styre om denne varen er utgått fra leverandør eller ikke Varetype: Valg mellom vanlig vare (Normal), varegruppe (PLU) og vektvare. MVA: Tabell fra MVA oppsett i BD80, her defineres det om varen skal selges inkludert MVA eller ikke. Sesong: Tabell fra sesong oppsett i BD013, her defineres det om varen skal høre til en sesong eller ikke Etikett: Tabell fra etikett-oppsett i BD80, her definerer du etikettformatet som er predefinert Valuta-kode: Tabell fra valuta-register i BD07, her velges type valuta dersom varen hører til en utenlands leverandør I tillegg til ovennevnte felter finnes det tre faner; <Pris>, <EAN>, og <Matrise> som viser vare informasjon på Griden. Knapper i varekortet Du kan når som helst endre vareinformasjon som f.eks. pris og lagre den. Du kan også slette en artikkel dersom det ikke ligger noen transaksjoner på varen. For å slette en vare bruker du knappen slette. For å opprette og eller endre EAN på en vare bruker du knappen <EAN/GTIN>. Du kan også endre pris på en artikkel ved å benytte knappen <Endre priser>. Knapper i vareregister Brukes til å endre kost/fifo-pris Brukes når du skal generere etiketter på varen. Sender en fil til «Uttak etiketter» (CS33), og selve utskriften av etikettene skjer derfra

13 Page 13 of 83 Viser beholdning på din butikk og andre butikker i samme varesystem med muligheter for internoverføring Viser salg/kjøp av varen pr måned i år og i fjor, i kroner og antall. Viser din butikk, men også mulig for oppslag på alle butikker i samme varesystem. Gir mulighet til å angi og eller endre lokasjon lagernr. på en vare/artikkel Viser salg/kjøp og historikk på varen med oversikt over lagerbeholdning Her kan du legg en vare til kampanje som er opprettet i kampanje programmet (T30). For mer info. se dokumentet <SmartStore _Kampanje_BD03> Gir deg muligheten til å liste ut/skrive ut varestatistikk i en periode (fra/til dato) Tar deg til varekortet, samme som <Enter> på tastaturet Nytt søk, samme som F4 Viser tilleggsinformasjon på varen, kan være fritekst Brukes til å sette min/max- bestillingspunkter i din butikk samt andre butikker i din kjede. Denne funksjonen brukes ved auto bestilling. Se eget avsnitt omkring dette som blir presentert senere i dette dok. Opprette ny vare i vareregisteret Mange benytter muligheten for direkte import av varer fra leverandøren, eller ved innlesning av CSV.fil fra import programmet (T95). Se egen dokumentasjon for dette. Opprette en ny vare i BD00 gjøres basert på at man har nødvendig vareinformasjon tilgjengelig. I inngangsbildet til BD00 legger du inn varenummer i søkefeltet, og trykker Enter. Er det en ny vare/nytt varenummer får du beskjed om «ukjent» og da vet du at denne ikke finnes i BD00. Velg så knappen «Ny vare», og du blir tatt til varekortet for å legge inn tilhørende vareinformasjon. Systemet kontrollerer gyldig EAN/varenummer før du tas til varekortet.

14 Page 14 of 83 Her legger du vareinformasjon i henhold til beskrivelse av feltene i dette dokumentet, eller basert på rutiner som eventuelt er laget for din bedrift. Når du er ferdig med nødvendig vareinformasjon velger du knappen <Lagre>, eller «END» på tastaturet for å lagre endringene. Nå er varen opprettet i ditt vareregister. Fordi du nå har opprettet et EAN er det også nødvendig å velge den etikett-typen som er definert for pris-etikett med EAN. Du må skrive ut etiketter tilhørende denne varen, for at du skal kunne bruke skanner ved salg/annen registrering. Kap. 4: Ordrebehandling Ordrebehandling dreier seg om håndtering av leverandørbestillinger og varebestilling, samt opprettelse av nye artikler via programmet for ordrebehandling (T20). I dette kapittelet skal du få en innføring i opprettelse av leverandørordre, innlegging av varelinjer med eksisterende varenumre, samt opprettelse av nye varenumre i ordreleggingsbildet for SmartStore tekstil. Siste delen av kapittelet viser hvordan varemottak gjøres slik at lagerverdi på vare blir oppdatert, samt utskrift av etiketter på mottatte varer. Ordre / Messeordre (T20) Velg <Ordre> fra hovedmenyen, og deretter <Ajourhold> og <Ordre/Messordre [T20]>.

15 Page 15 of 83 Det første bildet du får opp, viser tidligere registrerte ordre: I åpningsbildet som er vist ovenfor, vises alle inneliggende ordre. Her kan du gå inn i en ordre ved å dobbeltklikke på den aktuelle ordren, eller trykke på knappen <Velg denne> for å jobbe med siste innlagte ordre. Du kan i tillegg søke etter en ordre ved å klikke på knappen- <Søk>. Husk! Du kan endre størrelsen på <Til ordrelinje> og <Varemottak>-bilder ved å klikke på <F10> knappen i øverste venstre hjørnet. Du kan velge mellom et stort eller mindre bilde. Opprette en ordre For å lage en ny ordre, klikker du på knappen <Ny> (eller F4) og dette bildet kommer opp: Bildet ovenfor er et ordrehode eller en «ordreforside». I ordrehodet legger du inn alle generelle opplysninger om ordren.

16 Page 16 of 83 For å komme deg videre til registrering av varelinjer, er det noen felter som må fylles ut. Feltene det er tvang til utfylling på, kommer man ikke forbi før de er fylt ut. Husk! Alle felt som er relatert til et register, (leverandør, leveringsbetingelser, sesong, størrelse og butikk) kan søkes opp med tasten <F5>. Eksempel på et søk er vist under hvor det er søkes etter størrelsesmal: For å velge størrelsesmal, dobbeltklikker du på den aktuelle linjen. Et ferdig utfylt ordrehode kan se slik ut: Husk! Informasjonen du fyller inn her, vil påvirke søkeresultatene på neste side (registreringsbildet). F.eks. valg av leverandør i ordrehodet, vil begrense søket av varer til den utvalgte leverandøren.

17 Page 17 of 83 Betingelser fra leverandøren legges også inn i ordrehodet hvis aktuelt, som vil påvirke kalkuleringen av pris pr. varelinje. Når du har fylt ut ordrehodet, klikk <OK> for gå til neste bilde hvor du legger inn varene som det skal lages ordre for. Registrering av artikler Når ordrehodet er fylt ut, og det er klikket <OK>, kommer man inn i registreringsbildet for ordren som ser slik ut: Husk! Alle felt relatert til et register som har et underliggende søkeikon (se bildet under), er søkbare med tasten <F5> eller forstørrelsesglasset. Det er ikke mulig å gjøre oppslag før foregående felt som har tvang på seg, er fylt ut. Om feltet <Lev. artikkelnr> i registreringsbildet Feltet <Lev. artikkelnr> er et søkefelt som gir deg muligheten til å søk etter artikler/varer på ulike måter i ditt vareregister. a) EAN/GTIN- Det er mest vanlig å skanne EAN og da legger varen seg rett på linjen. Du kan også punsje EAN og taste <Enter>-tasten på tastaturet ditt.

18 Page 18 of 83 Trykk <Enter>. Varen kommer da opp med riktig artikkelnr, modellnr, varegruppenr, farge, figur (hvis brukt) og pris. Se bildet nedenfor Husk! Du har alltid mulighet til å overstyre både inn- og utpris om det er behov for det. Legg inn konsept om det er i bruk hos deg og trykk <Enter>. Legg deretter inn antall på de størrelsene som skal bestilles, og trykk <Enten> eller klikk på lagre ikonet til høyre for linjesum, eller trykk <End>. Skal ordren ha flere varelinjer, legges dette inn. b) Lev. artikkelnr. - skriv inn lev. artikkelnr og trykk <F5> eller forstørrelsesglass. Har varen flere farger og figurer knyttet på seg, vil du få opp et ekstra vindu hvor du må dobbeltklikke og velge ett av alternativene, eller merke varen og trykke <Ta med> som vist på bildet under. Hvis varen har flere størrelser, får du et eget vindu for dette. Velg aktuelle str. og klikk <OK>.

19 Page 19 of 83 c) Modellnr.- skriv inn modellnummeret til den aktuelle varen og trykk <F7> eller forstørrelsesglass. Søk med modellnummer fungerer ellers på samme måte som lev.artikkelnr. Du kan også frisøke etter an artikkel ved å skriv deler av navnet/nr. og bruke (*). Du får da opp en liste med varer som inneholder verdien du anga i feltet. OBS! Ved å holde markøren over feltet <Lev. artikkelnr>, kommer det opp hjelpetekst for søk. Registrering av ny artikkel Det er også mulig opprette nye artikler i Ordre/ Messeordre (T20), som ikke eksisterer i vareregisteret fra før. I dette avsnittet skal du lære hvordan du kan registrere og motta nye artikler. Velg Ordre/Messeordre (T20) og trykk på knappen <ny>. Fyll ut ordrehode som tidligere vist. Husk at du må fylle ut obligatoriske felt (Leverandør og størrelsesmal) før du legger inn ny vare. Feltene som ikke er obligatoriske, kan du fylle ut ved behov. Det er forskjellige rutiner pr. kjede i forhold til bruken her, så sjekk hvilke rutiner det er for din butikk. Når ordrehodet er ferdig utfylt, klikk <OK> for å legge inn varen(e).

20 Page 20 of 83 Det første du må gjøre her for å legge inn ny vare, er å registrere leverandørens artikkelnummer i feltet <Lev.artikkelnr.>. For å være sikker på at varen ikke allerede finnes fra før, bør du alltid gjøre et frisøk på artikkelnummeret (se beskrivelsen over). Er du sikker på at varen ikke finnes, legger du inn leverandørens artikkelnummer og <Enter>. Videre angir du varegruppen i feltet <Varegruppe> før du angir farge, eventuelt figur og innpris. OBS! Prisen som du angir i feltet <Pris> er innprisen på varen. I eksempelet er innprisen 370,50kr Basert på innprisen, og eventuell leverandør-rabatt og/eller kalkyler som ligger på leverandøren eller i ordrehodet, regner systemet ut bruttofortjenesten i forhold til den utsalgsprisen som blir lagt her. Hendelser og bruk av priskalkulering styres pr. kjede. Det er viktig å kontrollere informasjonen i kalkulasjons-feltene før du lagrer linjen ved å klikke på knappen- <Lagre>. Når du har lagret vareinformasjon, vil artikkelen legge seg som en linje i ordren. Du kan gjenta den samme prosedyren for å legge inn flere artikler. Du kan når som helst dobbeltklikke på linjen for å endre/korrigere informasjon. For å danne modellnummer, må man trykke <Dann artikkel> i bildet til høyre.

21 Page 21 of 83 Modellnummeret vil komme til syne i venstre hjørne i ordrebilde. Når du klikker på <Dann artikkel> kommer opp spørsmål om «Skal operasjonen utføres?» trykk <OK>, og modellen dannes. Ønsker man en utskrift av ordren, kan man få det ved å trykke på knappen <Utskrift> nede til venstre i skjermbildet. Utskriften vil se slik ut:

22 Page 22 of 83 Varemottak Varemottak kan gjøres direkte fra inngangsbildet du står i for aktuell ordre ved å velge ordren først og klikke deretter på knappen <Til varemottak>. Det kan også gjøres ved å gjøre søk på ordrenummer som vist i bilde under: For å gjenfinne ordren, kan du benytte ulike søkekriterier som f.eks. ordrenummer, leverandørnummer, ordredato osv. Når du har funnet ordren klikk på knappen <Til varemottak> eller <Til ordrelinje>. Du kan også dobbeltklikke på selve linjen.

23 Page 23 of 83 Klikk på varelinjen for å gå videre. Her kommer linje opp som viser antall i ordre pr. størrelse, og åpne felt for antall mottatt. Sett inn antall mottatt og trykk lagre. Dersom du vet at alt på varelinjen er mottatt, kan du trykke på knappen <Pr. linje: Sett mottatt = Ordreantall> og deretter trykke lagre. Når du har lagret varelinjen, blir linjen markert med (X) i kolonnen <OK>. Når du har tatt varemottak på de linjene du ønsker, trykker du på knappen <Oppdater varemottaket>. Bildet man kommer inn i ser slik ut som over;

24 Page 24 of 83 Her må du legge inn: Skriver: PDF eller den skriveren du vil ha journalen til. Medta: Huke av for «Oppdatere anmerkede linjer» eller «Oppdatere ALLE ordrelinjer» Etiketter- J=ja, eller N=nei Huk av for Bekreft Klikk <OK> for å utføre mottaket, og det skrives ut en mottaksjournal. Etter at mottaket er bekreftet, og står det J til etiketter, kommer det nytt bilde: «Utskrift av etiketter (CS33)» for å skrive ut disse etikettene: Varelageret er nå oppdatert, og etiketter for aktuell ordre er skrevet ut, og klare til merking av varer.

25 Page 25 of 83 Kap. 5 Registerbehandling I dette kapittelet skal du få en gjennomgang av programmer knyttet til grunnregister for varer, leverandører, selgere osv. Introduksjon vareregistret Vareregisteret er «hjertet» i systemet. Data fra vareregisteret brukes til rapportering i mange forskjellige retninger i SmartStore, så det er veldig viktig at datagrunnlaget i vareregisteret er korrekt. Programmet BD00 finner du under hovedmenyen <Vare> og undermenyen <Vareregister>. Søk og oppslag i vareregisteret Søk-feltet i inngangsbildet i BD00 har mange forskjellige søkemuligheter. Vanlig tekst og <Enter> gir deg søk på varenavn1.

26 Page 26 of 83 Det finnes flere andre søkealternativer. Du legger alltid inn verdien du skal søke etter først, for så å velge hvilke premisser du vil gjøre søket på. Skal du for eksempel søke etter leverandørens artikkelnr. på en vare så legger du inn lev.art.nr , og klikker på knappen <Lev.artikkel>. Søkeresultatet vises nedenfor. Fra bildet ovenfor kan du foreta oppslag som; <Lageroversikt>, <Statistikk>, <Salg/Kjøp> osv. Du kan for detaljer rundt en vare velge den aktuelle varen og klikke på knappen <Varekort>.

27 Page 27 of 83 I varekortet vises det alle detaljer på varen. Her kan vi korrigere alle informasjoner som varenavn, leverandør, varegruppe osv. Disse endringene har tilbakevirkende kraft slik at statistikker ol. blir korrekt etter endringer. Det er KUN prisendringer som ikke har tilbakevirkende kraft. For å utføre en endring så klikker du i feltet du vil endre og skriver inn ny informasjon. Prisendringer i varekortet Klikk på knappen <Endre priser>, og du vil få følgende bildet: Det tillates forskjellige priser pr farge så må du først velge farge i feltet <Farge>.

28 Page 28 of 83 Tast deretter <Enter> til du kommer til det feltet du vil endre. Når endringer er gjort velger du <Lagre>. Ved oppdatering vil du få valg om endringen skal gjelde hele modellen eller bare den fargen du i utgangspunktet endret. Har du inneliggende ordre på varen og endrer for eksempel kostpris så vil du kunne oppdatere disse med ny kostpris herfra.

29 Page 29 of 83 Bestilling og utskrift av etiketter Start programmet Vareregister på Web (BD00) Søk opp artikkel ved å skrive inn varenavn, lev.art.nr. eller modellnr. Klikk deretter på den aktuelle søke knappen Øverste linje i resultatet på søket er varen du søkte Klikk på knappen <Etiketter>, så får du et nytt bilde Her angir dere det antall etiketter dere ønsker og klikker <Ferdig> Gå deretter helt ut av artikkelregistret ved å klikke <Avbryt> For å skrive ut etiketter må du velge programmet <Uttak av etiketter> (CS33).

30 Page 30 of 83 Da er prosedyren den samme som når dere kjører etiketter etter et ordinært varemottak. Min / Max bestillingspunkt pr vare Det kan settes min og maks bestillingspunkt på en vare som danner grunnlag for å kunne benytte «auto-bestille» fra leverandørordre (T20). Søk opp aktuell vare i BD00 Klikk på knappen <Min/Max> og du møter dette bildet:

31 Page 31 of 83 Merk farge du ønsker å sette bestillingspunkt og antall ved å dobbeltklikke på linje til venstre i skjermbildet over. Markøren vil da stå i Bes.punkt, og du kan fylle ut som vist under: Trykk på knappen <Lagre> eller tasten <End> når du har fylt ut ønskede felter Klikk deretter på knappen <Velg butikk> for å velge aktuelle butikk(er) bestillingspunktene skal gjelde for Merk linje og trykk på knappen <Marker (F5)>, eller klikk i feltet «Medtas» for de butikkene du ønsker å knytte til valgte Min/max. Klikk<OK> når butikken(e) er valgt. Er det flere enn en butikk som er markert, må man trykke på knappen <Kopiere til utvalgte butikker>.

32 Page 32 of 83 Dobbel klikk på den fargen du ønsker å sette min/max på OBS! her kan du bruke siste mal ved å klikke på knappen <Siste mal> om det finnes. Fyll min/max-punkter som vist på bildet nedenfor Klikk på knappen <Lagre> når du er ferdig

33 Page 33 of 83 Generere ordre basert på min/max Gå til ordre/messeordre (T20) Klikk <Auto-bestille> Angi den leverandøren du ønsker å generere ordre fra, samt velg den eller de butikkene du vil legge ordre til Systemet vil da opprette ordre for de varene som har nådd et minimumlager og oppretter ordre for maks bestillingspunkt. Ordren som blir opprettet finner du igjen i T20

34 Page 34 of 83 Størrelsesmaler (T01) Programmet T01 finner du under hovedmenyen <Vare> og undermenyen <Grunnregister> Start programmet T01 Her finner du alle inneliggende størrelsesmaler Klikk <Ny> for å opprette ny mal da får du opp følgende bilde Gi malen et navn / beskrivelse og legg inn verdiene i malen og avslutt med å lagre

35 Page 35 of 83 Opprett ny sesong i BD013 Programmet BD013 finner du under hovedmenyen <Vare> og undermenyen <Grunnregister> Start programmet sesonger (BD013) Klikk på «NY» Fyll inn aktuelle verdier og klikk lagre Se bildene nedenfor:

36 Page 36 of 83 Opprett ny leverandør Gå til programmet leverandører (BD70) Klikk på <Ny> Fyll inn aktuell informasjon Se bildene nedenfor: OBS! For mer informasjon om BD70 og speseilt beskrivelse av felt og knapper se eget dokument <CW-Web_Leverandørregister_BD70>.

37 Page 37 of 83 Opprett ny selger OF04 Gå til programmet OF04 Klikk <Ny> og fyll inn aktuell informasjon og Lagre Hvis det legges inn butikk vil selgeren kun ha mulighet til å logge seg på Silent Touch i denne butikken Et eventuelt passord vil også bli sendt ut til kassen slik at dette må benyttes ved pålogging i butikk OBS! det er viktig å klikke på knappen <Klargjøre til kassen> før du kjører programmet <Eksport til Silent Touch (BD10UT).

38 Page 38 of 83 Kap. 6: Lagerbehandling Lageroversikt i BD00 Lager oversikt for en artikkel får du i programmet <Vareregister> (BD00). Start programmet BD00 Søk frem en vare og klikk <Lageroversikt>

39 Page 39 of 83 Her vil du da se en lageroversikt over valgt vare for alle butikker, samt sumlinje for Lager, Salg og Kjøp. Fra bildet nedfor kan du gå direkte til internoverføring av varen til annen butikk Internoverføringer fra lageroversikt: Lagerbeholdningsrapport (T322) Programmet <Beholdningsrapport> finner du under hoved menyen <Vare> og herunder <Beholdning>.

40 Page 40 of 83 Åpen T322 Fyll inn ønskede begrensninger Butikk, fra og til varegruppe, sesong Fyller du inn dato vil rapporten gi deg beholdning på denne datoen Angi på hvilket nivå du vil ha rapporten Nedenfor ser du hvilken informasjon rapporten gir:

41 Page 41 of 83 Kap.7 Rapporter SmartStore butikkdata har en rekke gode rapporter, som brukes til ulike formål, som f.eks. salgsanalyse, analyse av lagerbeholdning, omsetningsrapporter osv. Nedenfor finner du prinsippene i å finne og kjøre rapporter. Vi tar for oss et par salgsrapporter som viser mangfoldet i rapporteringen. Salgsanalyse T44/BD44 Klikk på menyen <Rapporter> og deretter <Vare> under rapportmenyen Deretter velger du rapporten; <Salgsanalyse (T44)> Beskrivelse av felter: Butikk Her velger du butikken du ønsker å kjøre rapporten på, (blankt = alle butikker) Avdeling Er butikkene delt i avdelinger velger du avd. Gruppe Ønsker du avgrensning til en varegruppe legges denne her Sesong Avgrenser til en sesong eller alle sesonger Kampanje Ønsker du å avgrense til en kampanje, velger du det Salgstype Her får du muligheten til å velge mellom kreditt og kontant salg eller begge deler Fra/til dato Angi et tidsintervall for rapporten Presentert Velg på hvilket nivå du ønsker å rapportere på. Du får f.eks. muligheten til å presentere på butikknivå, varegruppenivå og varenivå m.m. OBS! Knappen <Tilleggs-utvalg> gir deg anledning til å avgrense rapporten på andre premisser.

42 Page 42 of 83 Eks.1: Salgsanalyse på butikk nivå Eks. 2: Salgsanalyse på modell/farge/størrelse-nivå

43 Page 43 of 83 Eksempel på utskrift fra T44. Månedlig salgsrapport (T46) Denne rapporten gir en summarisk oversikt over salg / bruttofortjeneste pr. måned målt mot samme måned året før. Åpen T46 Fyll ut nødvendige felt og klikk <OK>

44 Page 44 of 83 Dagsoppgjør (BD15P) Ønsker du en utskrift av dagsoppgjør så finner du det under hovedmenyen <Rapporter> og <Kasse>. Dagsoppgjør rapporten reflekterer oppgjøret som er gjort på Silent Touch kassen. Start BD15P og velg om du vil ha utskrift av en side pr kasse eller samlet pr. butikk. Deretter velger du skriver, fra og til dato samt eventuelle avgrensninger til kass/butikk. Eksempel på utskrift ser slik ut:

45 Page 45 of 83 Selger/kunde/kasse-analyse (BA442) Denne rapporten viser en oversikt over solgte artikler fordelt på selgere. I denne rapporten kan du velge hvordan du vil presentere rapporten og på hvilket nivå. Forklaring på feltene ser du når du klikker i feltet. Basert på valget ditt viser rapportene f.eks. gjennomsnitt salg pr artikkel, kunde og artikler pr kunde i tillegg til gitt rabatt, BF osv. Butikk/Kunde/Kasse-analyse (BA441) Denne rapporten er i prinsipp lik som selger rapporten men er vist pr butikk.

46 Page 46 of 83 Selger omsetning pr. time (BA444) Denne rapporten viser selger omsetning pr. time for din butikk eller for alle butikker i kjeden.

47 Page 47 of 83 Dagsomsetning (avdelingsrapport [BA45]) Velg skriver Velg til dato Avgrens til butikk om ønskelig Konsentrert gir alle butikker i en rapport Velg ja / nei til med eller uten mva Dagsomsetting viser omsetting pr dag i gitt periode.

48 Page 48 of 83 Eksempel på rapport ser du på neste side

49 Page 49 of 83 Kap. 8 Budsjettering salg Budsjett på totalnivå (BA01) Velg budsjett (BA01) Angi budsjett år Angi resultat år Skriv inn verdiene År Mnd Dag Knappen <Dann budsjett> danner budsjett basert på en prosentvis økning/reduksjon basert på resultat år.

50 Page 50 of 83 Eksempel på et ferdig utfylt budsjett: For mer informasjon om bruk av budsjettering på totalnivå se egent dokument: <SmartStore _Budsjett_på_totalnivå_BA01>.

51 Page 51 of 83 Kap. 9 Internoverføring (T33) Her ser vi alle internoverføringer og kan behandle inneliggende. Uttak av plukkliste Oppdatere en overføring Kontroll liste Slette en overføring Opprette ny overføring På neste side oppretter vi ny overføring. Opprettelse ny internoverføring Klikk på <Ny> og fyll inn; Dato for overføringen Bruker Fra butikk og til butikk Klikk lagre

52 Page 52 of 83

53 Page 53 of 83 For å oppdatere overføringen klikk på knappen <Oppdater>. Ellers klikker du <Avbryt> for å lagre å gå inn på overføringen senere. T33 - Godkjenning av internoverføring i mottagende butikk For å sikre at mottagende butikk kan kontrollere at overført antall er blitt levert så mottagende butikk må godkjent overføringen. Ellers vil ikke internoverføringen bli godkjent og lagt til føring i regnskap FØR mottakende butikken godkjenner det. Eventuelle avvik meldes til butikken som er avsender. Følgende prosedyre er anbefalt: 1. Finne overføringer som ligger til godkjenning 2. Kontrollere at varene og antallet som er angitt i internoverføringen er mottatt og dokumentere avvik via avvikslisten. (Sendes på mail til butikken som har sendt varer) 3. Godkjenning av internoverføringen. MRK!! Ved godkjenning vil hele overføringen bli godkjent og ikke bare de varer man har angitt som mottatt. Det er avvikslisten som vil være grunnlaget for manuell korrigering av de avvik som er dokumentert. Nedenfor finner du en gjennomgang av overstående fra SmartStore. For å finne riktig overføring i mottakende butikk, klikk på knappen <Til godkjenning>.

54 Page 54 of 83 Overføringer som ikke er godkjent er merket med en <X>. Dobbeltklikk på overføringen du vil bearbeide Klikk på knappen <Lagre> for å gå videre I feltet <Mottatt> angir du antallet som er mottatt og bekrefter med <Enter>. Da vi det bli registrert på linjen som antall mottatt. Ta deretter ut avviksliste ved å klikke på knappen <Avviksliste> denne sendes til butikken eller HK som dokumentasjon på leveransen. Vi er anbefalt å ALLTID ta ut denne listen.

55 Page 55 of 83 Rapporten for avviket fremkommer slik: Da gjenstår det å godkjenne overføringen ved å klikke på knappen <Godkjenne> i bildet nedenfor og klikke <OK> i neste bildet. For mer utfyllende informasjon om bruken av programmet og parametere se eget dokument <SmartStore _Internoverføring_tekstil_T33>.

56 Page 56 of 83 Kap. 10 Enkel Fakturering fra Silent Touch, eller direkte Fakturaprogrammet i SmartStore er satt opp slik for Silent Touch: Registrerer artiklene på kunden i Silent Touch Kredittsalget blir med på omsetningen i dagsoppgjøret samme dag Hver enkelt kredittordre blir lagt til fakturering med en gang i SmartStore Kreditt ordren blir automatisk behandlet og gjort klar til fakturering, og skal derfor IKKE endres Blir med på fakturautskrift i fakturerings rutinen Du kan også lage fakturagrunnlag direkte i SmartStore slik: Start Ordre under behandling T10 Velg NY Fyll ut ordrehode og velg E = enkeltfaktura eller O =for Oppkrav Hvis oppkrav bruk kunde nummer = 9 Trykk Varelinjer Søk opp varen gjerne med * foran, legg inn antall Trykk Godkjenn plukk Trykk Avslutt

57 Page 57 of 83 Registrering av kredittkunder i SmartStore (BD60) Programmet <Kunderegister> finner du under hovedmenyen <Kunde> og herunder <Ajourhold>. Bildet ovenfor er inngangsbildet i programmet for kunderegister (BD60. Her ser du liste over alle kunder. Klikk ny for å registrer en ny kunde. 1. Navn på kunde 2. Adresse på kunde eventuelt fakturaadresse 3. Kundegruppe 4. Enkeltfaktura eller samlefaktura 5. Antall måneder eller antall dager-betalingsfrist 6. Hovedbokskonto = 1500 kundefordringer

58 Page 58 of 83 Skal kunden senere sperres mot kredittsalg på Silent Touch, og i SmartStore, må du krysset på <Inaktiv>og lagre endringen. Du finner mer informasjon om BD60 på dokumentet <SmartStore _Kunderegister_BD60>.

59 Page 59 of 83 Salg på kreditt i Silent Touch Selg artiklene i Silent Touch Velg <Meny> og deretter <Kreditt> Legg inn kundenr. og trykk på <OK > Fakturer i SmartStore Programmet <Utskrift av faktura> finner du under hovedmenyen <Kunde> og herunder <Faktura>. For å fakturere dine kredittsalg: Velg skriver nummer, eller pdf Velg dato for perioden du skal fakturere Velg ett kundenummer eller blank for Alle Velg en butikk eller blank for Alle Huk av <Bekreft> Trykk på OK

60 Page 60 of 83 Skal du skrive ut fakturaer som allerede er skrevet ut, henter du de ut i programmet CS40, her kan du søke de frem. Utskrift av faktura journal (RE644) Åpne programmet (RE644) Angi skriver Angi år Angi fra til måned Dato for begrensning til en faktura dato J/N til å ta med fakturaer med restverdi MERK! Det er fakturaer som er oppdatert via programmet RE35 som vises.

61 Page 61 of 83 Fakturajournal

62 Page 62 of 83 Kap. 10 Varetelling Varetelling Når vi foretar en varetelling enten av hele butikken, eller kontrollteller deler av den, er det viktig å ha gode rutiner før, under og etter telling. Det er viktig å lese dette nøye i god tid før du skal foreta varetellingen: NB: Det er anbefalt å alltid en prøvetelling en uke før varetelling. Hvis du finner noe som ikke virker/mangler, har du god tid til å få ordnet dette før varetellingsdagen Sjekk batteriene på håndterminaler som BHT-agenten i god tid før tellingen. Ha alltid ekstra batterier liggende når du starter tellingen For å sjekke batteriet gjør du som følgende: Hold nede SF tasten og ENT tasten samtidig. Da får du frem batterinivået på skjermen Lag en liste over alt som skal telles i butikken, lager, bakrom, vinduer, dukker osv. La den som teller punktet signere når dette er utført. Hvis det er noe feil eller spørsmål til tellingen i det området er det lettere å finne ut av det etterpå Gå over butikken noen dager før og kjør ut etiketter til de artiklene som mangler etikett. Dette sparer du mye tid på selve varetellingsdagen Rett opp alle salg på varegruppe som du har artikkelnavn og størrelse på Foreta alltid varetelling utenom butikkens åpningstid, for eksempel søndag. Tell hele butikken/lager i en telling Sett gule lapper på de områdene som er ferdig talt, slik at de ikke ved en feiltagelse telles to ganger Ved telling på BHT-terminalen tømmes terminalen mot Silent Touch eller SmartStore ved ca1500 innleste linjer eller oftere

63 Page 63 of 83 Varetelling på BHT-terminalen Før du begynner å registrere varer på BHT terminalen, sjekker du at det står rett dato på denne. Sjekk dato: 1.Hold SF + 1nede og trykk PW 2.Velg 4:SET SYSTEM trykk ENT 3.Velg 3:DATE/TIME trykk ENT 4.Legg inn: ÅÅ/MM/DD, TIME:MIN, trykk ENT 5.Trykk Cog Cen gang til 6.Velg 1:EXECUTE PROGRAM, trykk ENT 7.Trykk ENT, og du kommer til hovedmenyen

64 Page 64 of 83 Telling uten antall brukes av tekstil 1. Velg 1. Varetelling på Hovedmenyen 2. Velg 1. Varetelling 3. Angi butikknummer: eks 1, trykk ENT (bruk det butikknummer du har i SmartStore ). Du er nå inne i varetelling. 4. Skann artiklene fortløpende ved å trykke på M1eller på de to grå knappene på siden av BHT-terminalen. Varetelling 236 -Tallet bak Varetelling viser antall Artikkel: Linjer i tellingen -Bla frem/tilbake med F5(pil opp) og F6 (pil ned) I Bla-funksjonen kommer kommandoene: C= Gå videre i tellingen SF+F4= Slette denne linje Pil opp og ned = Bla videre

65 Page 65 of 83 I Bla-funksjonen kommer kommandoene: ENT= Endre antall som ligger der C= Gå videre i tellingen SF+F4= Slette denne linje Pil opp og ned=bla videre (F5/F6) Hvis du skal slette en artikkel som er slått inn gjør du følgende: 5. Bla deg frem til artikkelen du skal slette 6. Trykk SF+F4 og du får valget (?) 7. Er det sikkert at du vil slette posten? ENT=Ja C=Nei. Nå står det på BHT terminalen at artikkelen er slettet 8. Trykk så C for å komme tilbake til varetellingen og du kan fortsette tellingen Hvis en telling blir avbrutt, kan man gå inn i varetelling via Hovedmenyen 1.Varetelling På BHT-terminalen står det Butikk 1 påbegynt Vil du fortsette med samme butikk? 1=Ja 3=Ny butikk C=Avbryt Du kan her fortsette på tellingen eller begynne på en ny butikk.

66 Page 66 of 83 Overføring fra BHT-terminalen til SmartStore Overføre varetellingsfiler fra BHT-terminalen til SmartStore. 1. Finn frem kabelen til BHT-terminalen og sett den inn i PC`en og i BHT-terminalen 2. Trykk C på terminalen, slik at du kommer til Hovedmenyen 3. Velg 9: Kommunikasjon fra hovedmenyen 4. Velg 3: Send fil. 5. Kontroller kabel mellom BHT og Pc. 6. BHT sier Kommunikasjon Legg Håndpc eni holderen. Velg ENT=Ja for å overføre 7. På BHT en står det: Overføringferdig. Trykk ENT 8. BHT en spør: Vil du slette filen? Svar NEI og gå i SmartStore og sjekker at filen har kommet inn. Har den det svarer du ENT=Ja 9. Du må slette filen før du begynner å lese inn flere artikler på BHT en

67 Page 67 of 83 Varetelling i Silent Touch Du kan registrere artikler på kassen under en varetelling også. Slik gjør du det: 1. Logg deg på kassen. 2. Velg: Meny Admin Varetelling. 3. Slå inn alle varene du ønsker å registrere på kassen og avslutt med OK. Du får ut en bong med alle artiklene som er registrert på kassen. Varetellingsfilen går inn i SmartStore under Varetelling. Det dannes en fil for hver gang du avslutter med OK.

68 Page 68 of 83 Overføring fra Silent Touch 1. Koble til BHT en til kabelen på kassen 2. Trykk: 9. Kommunikasjon 3. Trykk: 3. Send Fil og ENT=Ja 4. Overføring ferdig: trykk ENT=Ja 5. Når tømmingen er ferdig kommer det en åpen konvolutt øverst til høyre på skjermen på kassen. Trykk på konvolutten. Her er en melding om hvor mange linjer som er overført og det er tildelt et sekvensnummer som vi finner i SmartStore på Varetelling.

69 Page 69 of 83 Den inneholder også antall linjer som er overført. Skriv ut denne. 0 Ikke slett tellingen på BHT en før det har kommet en ny åpen konvolutt på skjermen. Trykk på den og se at vi har mottatt en bekreftelse på at tellingen har gått inn i SmartStore med samme sekvensnummer. Den har også fått en ID på varetellingsnummer i RB. Skriv ut denne også. Etter endt varetelling og kontroll på at tellingene er blitt overført til SmartStore, kan en slette alle meldingene på skjermen så vi er klare til neste gang.

70 Page 70 of 83 Varetelling i SmartStore (T32) I beskrivelsen nedenfor følger vi anbefalt rekkefølge for kontroll / nullstilling / oppdatering / justering. Programmet varetelling finner du under hovedmenyen <Vare> og undermenyen <Varetelling>. Klikk inneliggende tellinger og deretter fortsett Da vises alle tellinger som ikke er behandlet Klikk utskrift m/avvik for å ta ut kontroll lister m.m.

71 Page 71 of 83 Angi skriver (PDF) i feltet <Skriver> Deretter velger du et av nedenstående alternativer i feltet <Type> I feltet <Tellenr> kan du avgjøre om du vil se på en telling for butikken eller alle. Eksempel på utskrift:

72 Page 72 of 83 Eksempel på avviksliste (Type =3) Nullstille varelageret for aktuell butikk Ved å kjøre dette valget blir varelageret = 0 i for alle varer i denne angitte butikken.

73 Page 73 of 83 Oppdatere tellinger for aktuell butikk Dette valget gjør at butikkens varelager blir oppdatert med verdier fra alle tellinger. Klikk på <Inneliggende varetellinger> fra inngangsbildet og fortsette Deretter klikk på <Oppdater> Justere varetelling etter oppdatering Hvis en oppdatering av telling har skjedd noen dager etter selve tellingen. Verdier som blir oppdatert er de som ligger på tellingene ved telletidspunktet. Da er det viktig at du korrigerer for eventuelt kjøp og salg som har foregått fra telletidspunktet til oppdatering.

74 Page 74 of 83 Justere for varebevegelser i perioden fra telling til oppdatering Klikk Justere og fortsett (I eksempelet nedenfor er det talt den 01/11/2015 og oppdatert den 16/11/2015) Velg deretter butikken du oppdaterer + J for å starte Det inneliggende varelageret vil bli justert for kjøp og salg i angitt periode.

75 Page 75 of 83 Kap. 11 Lagerkorreksjoner Lager/Kjøp-justeringer (T34) Programmet for lagerkorreksjoner finner du under hovedmenyen <Vare> og herunder <Beholdning>. Start programmet lagerkorreksjoner (T34) Her vises alle inneliggende korreksjoner Klikk <Ny> Legg inn dato for korreksjonen Eventuelt en referanse tekst Klikk lagre du kommer til registreringsbildet, hvor du skal registrerer artikler

76 Page 76 of 83 Registrering av artikler for korrigering: Skriv inn artikkelnummer og tast <Enter> Dobbeltklikk på aktuellvare og velg farge og størrelse

77 Page 77 of 83 Angi antall husk minus foran ved negativ korreksjon Klikk oppdatere NB! Husk å fylle ut hele linjen! Da vil ferdig utfylt linje droppe ned og programmet er klart til å legge til ny linje. Ved oppdatering; Velg skriver Velg butikk J/N til etiketter (ved positiv korreksjon) J/N om kjøp skal påvirkes (for eksempel retur som blir kreditert fra Leverandør) J/N til returseddel (bilag i forsendelse)

78 Page 78 of 83 Eksempel på journal lagerkorreksjoner: Kap. 12 Diverse programmer Gjennomsyn / hjemlån Forberedelser Klargjøring av Silent Touch (Utføres av Visma Retail konsulent) Registrysetting EnableInspection= <YES> Aktiverer knappen <Gjennomsyn> i kassen. Oppsett / Parameter i SmartStore BD80 (Utføres av Visma Retail konsulent) BD80Parameter <Følgeseddel fra kasse> settes til <2> Ordre fra kassen legges til <Kundeordre T10>

79 Page 79 of 83 Fremgangsmåte i drift Innleggelse av kunder i programmet BD60 kunderegister. Påse at feltet <Enkeltfaktura> er blank -da blir det angitt samlefaktura på kunden og eventuelle tilbakeleveringer av hjemlånte varer blir tatt hensyn til ved fakturering. Mer informasjon om programmet for kunderegister (BD60) finner du under avsnittet < Registrering av kredittkunder i SmartStore (BD60)> som ble omtalt tidligere i dokumentet. Du kan også se dokumentet <SmartStore _Kunderegister_BD60>. Kundeordre- behandling Ved salg til kunde i Silent Touch hvor man benytter knappen <Gjennomsyn> vil det bli opprettet kundeordre i programmet <Kundeordre> (T10). Programmet for <Kundeordre> (T10) finner du under hovedmenyen <Kunde> og herunder <Ordre>.

80 Page 80 of 83 Eksempel på en kundeordre i SmartStore : Oppslag Ordrehode

81 Page 81 of 83 Når ordren er kontrollert og skal faktureres må du sørge for at feltet <Ordretype> står blankt. Da er ordren endret slik at du kan kjøre oppdatering som klargjør ordren til fakturering. Gå videre inn på ordrelinjer og klikk <Følgeseddel> dersom du skal ha følgeseddel eller <Godkjenne plukk>. Ordrejournal (OF25) Fyll ut nødvendige feilt i bildet ovenfor og klikk <OK>.

82 Page 82 of 83 Fakturere (OF20P) Velg skriver (PDF) Avgrens eventuelt i feltene Huk av boksen <Bekreft> Klikk <OK>. MERK! Ved fakturering vil det tas hensyn til varer som er returnert slik at det kun er netto utestående som blir fakturert.

83 Page 83 of 83 Du vil få et kontrollspørsmål om alle skal faktureres Klikk i boksen for <Nei> og gjør eventuelle endringer i utvalg Eller klikk i boksen for <Ja> og kjør ut alle fakturaer Nedenfor ser du eksempel på faktura som blir skrevet ut