Front Systems DinButikk Kom i gang

Transkript

1 Front Systems DinButikk Kom i gang

2 Opphavsrett Ingen del av dette dokumentet kan reproduseres eller oversendes i noen form uten skriftlig tillatelse fra Front Systems AS. Dette dokumentet gir ingen garanti og informasjonen inklusive teknisk data og bilder er kun for referanse og kan endres uten forvarsel. 1

3 Innhold 1. Introduksjon Front Systems kassesystem består av to applikasjoner «DinButikk» (også kjent som Backoffice) «Kassen» Logge på DinButikk Informasjon om butikken Ny butikk - Førstegangsoppsett Valuta du bruker for innkjøp Merker med snitt kalkyle Sesonger Varegrupper og Undergrupper Legge inn budsjett Registrere omsetning for i fjor da butikken ikke hadde Front Systems Registrere ansatte Hvordan endre tekst på kvitteringen? Hvordan legge inn varer? Hvordan registrere egne strekkoder (EAN) på varer? Hvordan oppretter en ordre? Etter at ordren er opprettet, hvordan legger jeg inn varer? Rapporter Hvordan integrere regnskapssystemet?

4 1. Introduksjon Denne guiden kan benyttes av nye brukere for å bli kjent med systemet vårt og komme raskt i gang. Hvis du vil ha mer informasjon på en bestemt funksjon, se våre hjelpeartikler. 2. Front Systems kassesystem består av to applikasjoner. 2.1 «DinButikk» (også kjent som Backoffice) DinButikk er den sentrale administrasjonsplassen for kassesystemet. Her kan ledelsen overvåke og analysere butikkens salgsaktiviteter i sanntid samt utføre administrative operasjoner som; registrere varer, opprette og følge opp ordre, søke i kunderegisteret og sende SMS til kunder, opprette brukere med mer. Løsningen er tilgjengelig på PC, Mac, Tablet og smarttelefoner via internett. 2.2 «Kassen» Kassen er applikasjonen man bruker for å utføre transaksjoner mellom kunde og din bedrift og er kun tilgjengelig på egen kasse-maskinvare. Denne maskinen har Touchskjerm, skanner, kvitteringsskriver, kasseskuff, bankterminal, mm. 3. Logge på DinButikk Gå til Skriv inn brukernavn og passord som du har mottatt fra Front Systems og trykk Logg Inn. 3

5 4. Informasjon om butikken Sørg for at det er oppgitt riktig informasjon om bedriften din. Dette er tekst som blir synlig på blant annet kvitteringene som skrives ut i kassepunktet. 1. Gå til «Admin» fanen og trykk «Butikkinformasjon». 2. Fyll inn detaljer og trykk «Lagre». 4

6 5. Ny butikk - Førstegangsoppsett Før du kan registrere varene dine i systemet må du legge inn: 5.1 Valuta du bruker for innkjøp Når du registrerer nye varer beregnes kostprisen for den relevante varen automatisk basert på inn-prisen du oppgir. Hvis varen kjøpes inn i annen valuta enn NOK benyttes de valutakursene du oppgir under valuta. 1. Gå inn på fanen som heter «Oppsett» og trykk på under fanen «Valuta». 2. Du oppretter enkelt en valuta ved å trykke «Ny valuta». Legg til de valuta som du bruker ved innkjøp og trykk «Lagre». Du ser når du oppdaterte valutaen sist slik at du kan vurdere om du bør justere den. For å oppdatere kurs på eksisterende valuta, velg «Endre», oppdater valuta og trykk «Lagre». Utenlandsk valuta Hvis butikken din mottar utenlandsk valuta i kassen og kassen er konfigurert for dette (dette må aktiveres hos Front Systems) må du spesifisere valutakursene også i kolonnen som heter I kassen. Hvis ikke lar du feltet stå blankt. NB: Husk at kursen som settes blir brukt som vekslingskurs. Vi anbefaler derfor at du legger inn en liten "buffer" pga valutaendringer. 5

7 5.2 Merker med snitt kalkyle Her legger du inn merker som du skal registrere varene dine under. 1. Gå inn på fanen som heter «Oppsett». 2. Trykk på under fanen «Merker» og deretter «Nytt merke». 3. Tast inn navnet på merke og velg deretter valuta og standard kalkyle. 4. Trykk på «Lagre». 5. Gjenta operasjonen for alle merkene du fører. NB: Du kan alltid gå inn å endre navn, valuta og Std. kalkyle på et senere tidspunkt ved å velge «Endre». Slette merke Hvis du på et senere tidspunkt ønsker å fjerne et merke velger du endre foran det aktuelle merke, huker av til høyre under kolonne Slettet og velger «Lagre». Merke vil nå ikke lenger vises i kassepunktet under varesøk og generisk vare. TIPS: Opprett ett merke pr. produsent selv om det føres herre, dame, barn kolleksjon. Hvis du ønsker å skille mellom kjønn så gjøres dette når du legger inn varer i systemet. 6

8 5.3 Sesonger Her legger du inn sesonger som du skal registrere varene dine under. TIPS: Bruk forkortelser for sesongnavn da navnet du skriver vil være synlig på kvitteringen. Kall derfor en Høst 2014 for h14, Vinter 2014 for v14, etc. Lag en sesong med navn «Noos» for varer som ikke er sesongrelatert. Hvis du har varer som er eldre enn for eksempel 2014, lag en sesong med navn «eldre enn 2014». 1. Gå inn på fanen som heter «Oppsett». 2. Trykk på under fanen «Sesonger» og deretter «Ny sesong». 3. Skriv navnet på sesongen. 4. Velg sesongens varighet fra til (dette feltet er ikke nødvendig å fylle ut). 5. Trykk på «Lagre». Når du er ferdig vil du se alle sesongene du har lagt til som vist i eksempelet under. 7

9 5.4 Varegrupper og Undergrupper Du må opprette varegrupper og evt. relevante undergrupper. Det er opp til butikken selv å bestemme hvor detaljert man ønsker å gjøre dette. Eksempelet under viser forskjellen på varegruppe og undergruppe. Varegruppe Undergruppe Bukse Olabukse, Kakibukse, Shorts Assessoirer Belte, Smykker, Lommebok Undertøy Boxer shorts, BH, Sokker 1. Gå inn på fanen «Oppsett». 2. Trykk på under fanen Varegrupper og deretter «Ny varegruppe». Du vil da få tildelt en gruppeid, og du skriver selv inn navnet på varegruppen og «Lagre». 3. Opprett de varegruppene som er nødvendige for butikken. Du kan alltids legge til flere varegrupper. Husk at navn på varegruppen kan også endres om ønskelig. 4. I eksempelet under er det lagt til 6 forskjellige varegrupper. 8

10 TIPS: Lag varegruppe for varer du selger mye av. F.eks. Jakke, Bukse, Genser, men ikke lag en varegruppe for eksempel mansjettknapper, med mindre dette er en viktig del av omsetningen din. Til slike mindre kategorier brukes undergrupper. Du kan inndele varegrupper ytterligere med undergrupper. For å lage undergrupper til en varegruppe, gjør følgende. 1. Trykk foran varegruppen som du ønsker å tildele undergrupper. 2. Trykk ny undergruppe og skriv inn f.eks. Kåpe. Husk å trykke «Lagre». 3. Trykk «Ny undergruppe» og gjenta operasjonen. Hvis du på et senere tidspunkt ønsker å fjerne en varegruppe velger du «Endre» foran varegruppen, huker av til høyre under kolonne Skjult og velger «Lagre». Den vil nå ikke vises i kassepunktet under varesøk og generisk vare. 9

11 5.5 Legge inn budsjett Her kan du legge inn budsjett slik at du kan måle oppnådd omsetning oppimot budsjettert omsetning. I kassepunktet vises budsjettoppnåelsen i form av prosent. TIPS: Hvis du ønsker å se rapportering for Budsjett gå til og velg Budsjettrapport som gir deg informasjon om bedriftens oppnåelsesgrad. Budsjett legges inn per dag. 1. Trykk på budsjett. 2. Velg dato skriv inn beløp og trykk Enter eller legg inn. 3. Neste dag vil automatisk foreslås. 4. Gjenta prosessen for alle dager du ønsker å legge inn. 10

12 Dashboard I tillegg til å se budsjettoppnåelse på budsjettrapport og i kassen, gå inn på fanen «Analyse» og deretter «Dashboard». Visuell indikatorer på «Dashboardet» gjør det enkelt å identifisere mål og resultater. TIPS: Legg inn budsjett for en måned frem i tid for å komme i gang. Hvis du ikke hadde Front Systems i fjor, må du legge inn omsetningstall for fjoråret manuelt ved å gå inn på oppsett fanen og trykke på «Tidligere omsetning» slik at du kan sammenligne inneværende år med fjoråret på «Budsjettrapporten». 11

13 5.6 Registrere omsetning for i fjor da butikken ikke hadde Front Systems Hvis du ikke hadde Front Systems i fjor må du registrere dette manuelt for å kunne dra full utnyttelse av «Budsjettrapporten». Gjør følgende for å registrere omsetning for fjoråret: Omsetning legges inn per dag. 1. Trykk på «Tidligere omsetning» under «Oppsett» i «DinButikk». 2. Velg dato skriv inn beløp og trykk Enter eller legg inn. 3. Neste dag vil automatisk foreslås. 4. Gjenta prosessen for alle dager du ønsker å legge inn. 5.7 Registrere ansatte Du må lage brukere til hver av dine ansatte så de kan bruke kassen. Alle handlinger som utføres i kassepunktet loggføres med hvem som utførte handlingen og når Kunder kan se hvem de ble ekspedert av på kvitteringen Rapporter i «DinButikk» viser transaksjoner som har blitt utført pr. ansatt. I kassen ser man statistikk over salg pr ansatt for inneværende dag. Logg over når ansatt logget inn og ut i kassen. Gjør følgende for å opprette en ansatt: 12

14 1. Trykk «Ny ansatt». 2. Skriv inn fornavn og etternavn. 3. Skriv inn et visningsnavn. For eksempel fornavn og første bokstav i etternavnet for å unngå forvirring hvis flere ansatte har samme fornavn. 4. Hvis du har flere butikker så velg hvilke butikker brukeren skal kunne logge på. 5. Trykk «Lagre». TIPS: Lær opp de ansatte til å alltid logge på sin bruker i kassen og kun bruke den for å utføre handlinger. Dette er også med på å skape «salgskonkurranse» blant de ansatte som kan være inspirerende og morsomt. 13

15 5.8 Hvordan endre tekst på kvitteringen? Gå til 1. Velg Admin 2. Velg Kvitteringstekster Her kan du legge til ekstra tekst for ulike utskrifter. Gavekorttekst Tilgodelapptekst Kvitteringstekst Byttelapptekst Kvitteringstekst på rabatterte salg 14

16 6. Hvordan legge inn varer? Her kan du registrere varer, administrerer vareegenskaper og antall. 1. Trykk på «Varer» og «Varevedlikehold» i undermenyen. 2. Velg det ønskede merke, sesong og butikk/lager og deretter ny vare. 3. Produktet vil automatisk få en VareID fra systemet. 4. Fyll ut informasjon om varen. Du må minimum oppgi følgende egenskaper til varen: Navn på varen og/eller varekode (varekode er produsentens produkt-id) Plagg (varegruppe undergruppe) Innpris Kost Utpris Størrelsestype Antall varer pr. størrelsestype (fylles ut i størrelsesmatrisen) Valgfritt: Kjønn Fargenr Farge Intern beskrivelse Etter å ha angitt innpris, trykk tab slik at kost og foreslått utpris kan fylles ut automatisk. Kostpris beregnes slik: innpris x valutakurs x toll (10,7%) x frakt i % Utpris beregnes slik: kost x kalkyle (angitt for merke) Utpris over 1500 rundes opp til nærmeste 100-lapp og ut-pris under 1500 avrundes opp til nærmeste 10 krone. Du kan selv fritt skrive over den foreslåtte ut-pris. 5. Trykk «Lagre». 15

17 6. Gjenta steg 2-5 for alle varer du skal legge inn i Front Systems. TIPS: Hurtigtaster for funksjonene i skjermbildene Hurtigtast Tab Handling Bruk «Tab» knappen på tastaturet for å bevege deg til neste felt mot høyre. Shift+Tab Hold «Shift» nede og deretter trykk «Tab» for å bevege deg mot venstre felt. Pil opp / Pil ned Når du står i nedtrekkslisten, begynne å skrive navnet du skal velge og trykk deretter pil opp eller pil ned for å raskt velge noe fra en nedtrekksliste. TIPS: For merker som fører kolleksjoner for flere kjønn, må du opprette kun ett merke, men bruk kjønn alternativet når du legger inn varer. Dette er essensielt hvis du har eller planlegger å anskaffe webshop. Filter Knappen: Filter knappen er fin å bruke når du skal søke opp en spesifikk vare du har på lager 16

18 Her kan du enkelt velge antall varer du ønsker å få opp per side slik at siden lastes opp raskere. Trykk på pilen ned, og det vil dukke opp en rullegardin med ulike alternativer du kan velge. Hvis du skal søke opp varer som ble lagt inn på lager i en bestemt periode, kan du huke av under vis varer registrert etter, og sette inn ønsket dato. 17

19 Har du VareID, varenavn eller annen informasjon på varen, kan du enkelt finne varen ved å benytte deg av varesøk feltet. 7. Hvordan registrere egne strekkoder (EAN) på varer? Hvis du har varer som allerede har pris og strekkode fra produsent, kan du velge å gjenbruke denne strekkoden slik at du ikke behøver å skrive ut egne prislapper med strekkode. PS: Det lønner seg å registrere EAN-koder kun for «små varer». 1. Du kan registrere EAN-koder på varer ved å klikke på (under utskriftsknappen) i varevedlikehold eller inne i en ordre. 2. Et nytt vindu dukker opp. 3. Velg størrelsen på varen (dersom produktet ikke er one size) og skann med strekkodeskanneren. Du kan også skrive inn EAN-koden manuelt og deretter trykke «Legg til». 4. Gjenta dette for alle kodene du ønsker å registrere på varens størrelser. 18

20 Koden blir lagt til listen: NB: Dersom du ikke ser ikonet, tar du ta kontakt med Support så vi får gitt deg tilgang. 8. Hvordan oppretter en ordre? Ordremodulen gjør det mulig å registrere varer pr. ordre slik at du får sporbarhet på bestillinger og mottak. Lag ny enkel ordre 1. Trykk på "Lag ny" og velg "Enkel ordre". 2. Da får du opp et nytt bilde hvor du legger inn informasjon om ordren. Ordrenummer, merke og sesong. 19

21 3. Du kan også legge inn hvilken dato varene er antatt mottatt og evt. kommentar til ordren. 4. Trykk "Lagre". Ordren er nå opprettet, men uten varer. 8.1 Etter at ordren er opprettet, hvordan legger jeg inn varer? 1. Trykk "Se på". 2. Er det supplering av en vare du allerede har, kan varen søkes opp og legges til i søkefeltet. Skriv inn varenummer eller navn på varen du skal legge til. Listen viser varer med søkekriteriet. NB: Varer med rød bakgrunn har ikke samme sesong som ordren. Det hjelper deg å se forskjell på varere som ligner på hverandre, men som tilhører forskjellige sesonger 3. Trykk en gang på varen du ønsker å supplere på, og trykk deretter på "Legg til varen". 4. Hvis varen ikke finnes i registeret, må du lage en ny vare ved å trykke "Ny vare". 20

22 NB: Hvis du ønsker at kostprisen skal beregnes med toll og/eller frakt, velg "pil ned" og velg aktuell fraktprosent og/eller toll. 5. Varen er nå lagt til ordren, men uten antall. 6. Skriv inn antall i størrelsesmatrisen og trykk «Lagre». 7. Varen er nå lagt inn i ordren og har status mottatt. Dvs at den er lagt på lager og tilgjengelig for salg i butikker. 8. Gjenta operasjonen på steg 2-5 for varer for denne ordren. 9. Rapporter Her vil du finne mange innholdsrike rapporter for fullstendig analyser av butikkens data. Front Systems tilbyr flere rapporter. Gå til hjelp.frontsystems.no/brukerhjelpen/statistikk/ for å lese mer. 21

23 10. Hvordan integrere regnskapssystemet? Regnskapstall fra kasseoppgjør sendes direkte til nettbaserte regnskapssystem. Hvis du bruker regnskapssystem som ikke er nettbasert, kan du enkelt eksportere regnskapsdata til en fil som igjen importeres inn i regnskapssystemet. Logg på «DinButikk». 1. Gå til «Admin». 2. Velg «Fileksport». 3. Velg Fra og Til dato. 4. Velg «Lag linker». 5. Velg relevant regnskapssystem. 6. Importer filen i regnskapssystemet. 22

24 NB: Hvis du for eksempel bruker regnskapssystemet, Tripletex, behøver du ikke å foreta denne operasjonen. Kasseoppgjøret kommer direkte inn i Tripletex som ett «avansert bilag» i bilagsmottaket. 23