EDAG Løsning i Paga 2.0 Vedlegg til R1-14

Transkript

1 EDAG Løsning i Paga 2.0 Vedlegg til R1-14

2 Innholdsfortegnelse 1 EDAG Hva er EDAG? Løsning I Paga Generelt Endringer i Paga Klient Nytt kodeverk i arbeidsforholdsbilde Avlønningstype Arbeidsforholdstype Arbeidstidsordning Internasjonal identifikator Endringer i Personalportalen Nye kodeverk Oppsett av nye koder for a-meldingen Feltnavn Avlønningstype Feltnavn Arbeidsforholdstype Feltnavn Arbeidstidsordning av 10

3 1 EDAG 1.1 Hva er EDAG? EDAG Elektronisk Dialog med ArbeidsGiver er prosjektnavnet som Skatteetaten, NAV og SSB benytter i forbindelse med innføring av a-ordningen. A-ordningen er navnet på den nye ordningen som i følge a-opplysningsloven og a- opplysningsforskriften (ikke vedtatt enda) pålegger arbeidsgivere i Norge å rapportere status om alle ansettelsesforhold, utbetaling av skatte- og avgiftspliktige ytelser, arbeidet tid, og permisjoner/permitteringer minimum en gang i måneden. Innrapporteringen skal skje i en a-melding som kan sendes en eller flere ganger i måneden avhengig av antall lønnskjøringer. I EDAG-prosjektet er det utviklet nye løsninger hos Skatteetaten for mottak av a-meldinger samtidig som leverandørene av lønns- og personalsystemer (LPS) har utviklet løsninger for å kunne sende a-meldinger hver måned. Det har vært, og er fortsatt, et tett samarbeid med regelmessige møter mellom EDAG-prosjektet og LPS-leverandørene. I januar 2014 startet også enkelte arbeidsgivere prøvedrift med innsending av a-meldinger, og mange flere arbeidsgivere og lønnssystemer vil komme etter i løpet av første halvår A-ordningen krever at arbeidsgiver rapporterer med større detaljeringsgrad hver måned. I nåværende ordning med lønns- og trekkoppgaver har detaljrapporteringen i stor grad skjedd ved slutten av året. I a-ordningen erstattes den årlige kjøringen av lønns- og trekkoppgaver med a-meldinger. Dette krever at arbeidsforholdene, TT-kodene og innregistreringen av variable TT-koder må inneholde tilstrekkelig informasjon til at nåværende innrapportering til Skatteetaten, NAV og SSB kan erstattes med a-meldingen. Dette dokumentet beskriver ny funksjonalitet som leveres i R1-14 i Paga Klient, Paga Motor og i Personalportalen. Funksjonaliteten er en delleveranse for å oppfylle krav til a- ordningen. Endelig versjon som det skal startes prøvedrift på blir levert senest en måned før prøvedriftsoppstart. Innføring av a-ordningen i virksomheten kan bety omlegging av arbeidsrutiner, organisasjonsstruktur, oppsett av systemene og grensesnitt til andre systemer. Bluegarden anbefaler at alle arbeidsgivere setter seg inn i a-ordningen. Informasjon oppdateres på denne linken regelmessig: 2 Løsning I Paga Generelt Denne releasen inneholder ny funksjonalitet for å registrere kodeverk som skal sendes inn i a-meldingen. Kodeverket definerer arbeidsforholdene og identifiserer utenlandske arbeidstakere. Registreringen skjer delvis i nye felt som er opprettet i Paga Klient og i enkelte skjemaer i Personalportalen. 3 av 10

4 Arbeidsgivere kan starte registreringen i feltene for å forberede innføringen av a-ordningen fra januar Det gjøres oppmerksom på at manglende utfylling kan resultere i at en innsending av a-meldinger blir forkastet av Altinn. 3 Endringer i Paga Klient 3.1 Nytt kodeverk i arbeidsforholdsbilde Det er innført tre nye felt som skal ivareta det nye kodeverket som kreves til innsending av a-meldingen. Valg av gyldige koder gjøres i nedtrekksmenyer og benyttes til statistikkdata hos SSB, beregning av ytelser fra NAV og inntektsgrunnlag for skatt. Det kreves at feltene er utfylt med gyldige verdier før innsending av a-meldinger kan starte. I motsatt fall vil innsendingen ikke bli godkjent. Oppdatering av feltene kan starte når releasen er tilgjengeliggjort. De nye feltene med tilhørende kodeverk er: Avlønningstype Arbeidsforholdstype Arbeidstidsordning 4 av 10

5 5 av Avlønningstype

6 3.1.2 Arbeidsforholdstype Arbeidstidsordning 3.2 Internasjonal identifikator Skatteloven krever at det skal utbetales kompensasjon for ytelser på første lønnskjøring etter at ytelsen er utført. Dette gjelder også om arbeidstaker som leverer ytelsen er utenlandsk, og på det tidspunktet lønnen kjøres, ikke har fått utlevert gyldig D-nummer eller fødselsnummer. For at personen skal kunne identifiseres er det opprettet nye felt for registrering av internasjonal ID med tilhørende landkode. Denne identifikasjonen blir sendt i a-meldingen og vil senere bli koblet automatisk til D-nummer/fødselsnummer når det blir utstedt/registrert. Vær oppmerksom på at det ikke er noen kontroll på om innregistreringen har skrivefeil, så det er viktig med manuell kontroll. 6 av 10

7 Under valget Internasjonal ID er det tre felter for registrering av Internasjonal ID og tilhørende landkode: Pass nr Tax ID nr Social security nr Hvis registreringen er utført i Personalportalen vil feltene automatisk bli utfylt. Alternativt kan saksbehandler registrere/endre informasjonen i Paga Klient. Registrering/endring som utføres i Paga Klient vil vises i Personalportalen. Virksomhetens arbeidsrutiner vil styre hvordan og i hvilken del av Paga registrering og vedlikehold skal utføres. 7 av 10

8 4 Endringer i Personalportalen 4.1 Nye kodeverk Det er innført tre nye felter som skal ivareta innrapporteringen knyttet til det nye kodeverket som skal innsendes i a-meldingen: Avlønningstype Arbeidsforholdstype Arbeidstidsordning Det kreves at feltene er utfylt med gyldige verdier før innsending av a-meldinger kan starte. I motsatt fall vil innsendingen ikke bli godkjent. Oppdatering av feltene kan starte når releasen er tilgjengeliggjort. Feltene vil være tilgjengelig i følgende Arbeidsforholdsskjemaer (via «Administrasjon av arbeidsforhold»): Nyansettelse Enkel nyansettelse Andre endringer innenfor samme organisasjonsenhet Endre organisasjonstilhørighet Hent arbeidstaker Når begrepet Arbeidsforholdsskjemaene nevnes i dette kapittelet, vises det til skjemaene i listen over, om ikke annet er beskrevet. Avlønningstype og Arbeidsforholdstype. Arbeidstidsordning 8 av 10

9 4.1.1 Oppsett av nye koder for a-meldingen. Kodeverket som knyttes til feltene «Avlønningstype» og «Arbeidsforholdstype» er lagt inn i det hierarkiske kodeverket BlueTree (BT) ved å utvide to trær med nye nodetyper: Arbeidsforholdstype Edag (BT: Valg av ansattform) Avlønningstype Edag (BT:Lønnstype) «Avlønningstype», «Arbeidsforholdstype» og «Arbeidstidsordning» er offentlig definerte kodeverk som Bluegarden vedlikeholder i Paga. Hvilke av kodene som skal være tilgjengelig under henholdsvis «ansattform» og «lønnstype» vedlikeholdes i den enkelte kundeinstallasjon. Det gjøres oppmerksom på at alle feltene må ha gyldig innhold i innsendingen av a-meldingen. Avvik fra dette vil bli avist/forkastet. OBS: Ved oppstart er alle koder gjort tilgjengelig under hver ansattform og lønnstype i BlueTree. For å sikre datakvalitet er det viktig at kunden går inn og sletter koder som ikke skal benyttes ved hjelp av funksjonen BlueTree Vedlikehold. Brukerdokumentasjon for Bluetree er vedlagt. Hvis en ikke ønsker å gjøre dette selv kan en bestille bistand fra Bluegarden via «Kundeweb» Feltnavn Avlønningstype Feltet vil være tilgjengelig i Arbeidsforholdsskjemaene. Avlønningstype er knyttet til den enkelte lønnstype. Standard oppsett er: Akkordlønnet Fastlønnet Honorar Provisjon prosent Timelønnet Alle koder er tilgjengelig under hver kombinasjon av ansattform-lønnstype og vedlikehold gjøres via BlueTree Vedlikehold i BT Lønnstype Feltnavn Arbeidsforholdstype Feltet vil være tilgjengelig i Arbeidsforholdsskjemaene. Arbeidsforholdstype er knyttet til den enkelte ansattform. Standard oppsett er: Ordinært 9 av 10

10 Pensjonsytelser uten ansettelse Honorar frilanser mv. Alle koder er tilgjengelig under hver ansattform og vedlikehold gjøres via BlueTree Vedlikehold i BT Velg ansattform Feltnavn Arbeidstidsordning Feltet vil være tilgjengelig i Ansettelsesskjemaene som et låst visningsfelt. Arbeidstidsordningen knyttes til valg foretatt i feltet «Timer pr. uke i 100%-stilling». Standard koder: Ikke skift Arbeid offshore - 33,6 t/u Helkontinuerlig skiftarbeid og andre ordninger med 33,6 t/u Døgnkontinuerlig skiftarbeid og turnusarbeid - 35,5 t/u Skiftarbeid - 36,5 t/u Alle tilgjengelige koder blir koblet opp mot kodeverket i lønnsmotor og vedlikehold av dette går via «Kundeweb». Start beskrivelsen med «PP-Arbeidstidsordning». 10 av 10