Hva er beste praksis for oppfølging og kontroll av kontantregnskapet? Kundeforum Senter for statlig økonomistyring

Transkript

1 Hva er beste praksis for oppfølging og kontroll av kontantregnskapet? Kundeforum Senter for statlig økonomistyring Side 1

2 Intern kontroll Virksomhetsleder har ansvar for eget regnskap og å etablere intern kontroll (Bestemmelsene 2.4) Økonomireglementet viser til flere typer av kontroller i virksomhetens systemer Transaksjonskontroll av inntekter (2.5.3) Aggregerte kontroller (2.5.4) Etterkontroll (2.5.5) Hva skal kontrolleres i forhold til kontantrapporteringen? Kontrollnivå fastsettes av virksomhetsleder Side 2

3 Intern kontroll Regnskapsrapporteringen er pålitelig og nøyaktig (Bestemmelsene 2.4). Det innebærer bl.a.: Regnskapsføringen er ajour og fullstendig. Transaksjoner fra forsystemer er korrekte. Det samme med kontering. Eldre, uidentifiserte poster i balansen er fulgt opp og kommentert. Avstemminger og kontroller viser ingen uavklarte poster. Løpende oppfølging av avvik. Belastningsfullmakter er fulgt opp og disponeres løpende Side 3

4 Oppfølging av kontantregnskapet Kontokopling i oppsett av kontantrapport er viktig Ordinær kontoplan (konto) mot statskonto Standard kontoplan (ny Føringskontoplan) mot statskonto Sammenhengen mellom konti bør kontrolleres. Side 4

5 Oppfølging av kontantregnskapet Rapportering til statsregnskapet skal skje etter: rundskriv R-101 Statens kontoplan rundskriv R-102 Standard kontoplan (fra ). Rundskriv R-101 beskriver: forutsetninger innenfor hver til konto antall siffer i S-rapporteringen på kontonivå (6- eller 8 siffer) håndtering av refusjon for tidligere år Side 5

6 Oppfølging av kontantregnskapet Viktig med periodisk sammenligning mellom virksomhets- og kontantregnskapet opp i mot budsjett. Vurdere om kostnader og inntekter er rimelige ut fra rapporteringstidspunktet. Rapportering på post 01, 21 og 45 opp i mot disponeringsskriv. Er det gitt tildeling på for eksempel post 21 eller 45 for aktuelt år? Side 6

7 Oppfølging av kontantregnskapet Kontroll av kontantregnskapet: Spørring på aggregert og detaljert nivå i kontantregnskapet ved bruk av egendefinerte maler. Avstemmingsrapport CAN01 er i tillegg en viktig oppfølgingsrapport: Viser totale differanse mellom virksomhets- og kontantregnskapet. Side 7

8 Oppfølging av kontantregnskapet Avstemmingsskjema A7 til rapport CAN01 angir SSØ sine kontrollpunkter, bl.a.: Ingen differanser på konti hvor det ikke føres reskontrobilag. Totalsummen for kontantregnskapet skal alltid være 0. Ingen saldo på konti for leverandørgjeld- eller kundefordringer i kontantregnskapet. Side 8

9 Oppfølging av kontantregnskapet Virksomheten sine rimelighetsvurdering: konti hvor saldo er høyere i kontant- enn i virksomhetsregnskapet. Avvik skyldes åpne poster tidligere år? Annet? avvik på balansekonti mellom virksomhets- og kontantregnskapet poster utenfor kontantregnskapet (bilagsart M*). Er saldo naturlig? saldo på leverandør- og kundefordringer i kontantregnskapet. Side 9

10 CAN 01 - Avstemmingsrapport Side 10

11 Sjekkpunkter Can01 Totalsum kontantregnskap er lik null Totalsum virksomhetsregnskap er lik null Beløp i kolonnen «utenfor kontaktregnskapet» har en naturlig forklaring Det står ingen beløp i kolonnen «uoppklarte differanser» Saldo alle leverandørgjeldskonti er lik null i kontantregnskapet Saldo alle kundefordringskonti er lik null i kontantregnskapet Det er ikke differanser på arbeids- og oppgjørskonti Det er ikke differanser på lønnskonti Dette lysbildet er satt inn i etterkant av kundeforumet etter ønske Side 11

12 Oppfølging av kontantregnskapet Viktig å foreta en rimelighetsvurdering av spesielle konti og beløpsstørrelser: Midlertidige stillinger Overtid Reisekostnader AGA Inntekter - refusjoner Side 12

13 Kontroll kassarapport (S-prerapport) Lønnsutgifter Rimelighetskontroll mot Spørring bilag i kontantregnsk. Se rapport CAN01. Skjema A7 i avstemmingsmappen. Diff. mot virksomh.r Inntekter som forventet? Ev. åpne poster?? Kostnads- og inntektsført AGA samsvarer Side 13

14 Kontroll kassarapport (S-prerapport) Viktig i forhold til saldo Norges Bank Skal alltid være null. Dersom ikke er det en teknisk feil i Agresso. Feil i utligning m.m. Mellomværende med FIN skal bekreftes ved årsskiftet 1 Side 14

15 Oppfølging av kontantregnskapet God oppfølging og kontroll av regnskapet gjennom året reduserer behov for brevlige korrigeringer etter årsavslutningen. Side 15

16 Takk for oppmerksomheten! Senter for statlig økonomistyring Side 16