Håndtering av innsynsbegjæringer

Transkript

1 Håndtering av innsynsbegjæringer Kommunearkivkonferansen v/ Solveig A Torp Arkivleder /jurist Forsvarets arkivtjeneste

2 «Et troverdig dokumentert Forsvar» Offentlig organ må utøve god forvaltningsskikk i sakog beslutningsprosesser Arkivering, journalføring og innsyn i dokumenter er en del av dette. Dokumentasjon er avgjørende for borgernes rettsvern og rettigheter

3 Offentlighet og innsyn Offentlighetsprinsippet generelt er nedfelt i Grunnloven, jf 100, 5. ledd Allmennhetens rett til innsyn Dvs alles rett til innsyn i offentlige dokumenter Reguleres av Offentlighetsloven (Offl.) Innsyn etter andre lover f.eks Partsinnsyn og forskerinnsyn (Fvl) Innsyn ved tilsyn og granskning (Rvl o.fl) Rettsdokumentasjon (Dstl)

4 Journalføring og arkivering Er en viktig forutsetning for effektiv behandling av innsynskrav og praktisering av allmenninnsyn, er å ha systemer og rutiner for journalføring og arkivering av dokumenter krav iht A.forskr 2-6,1.ledd jf Offl 4 (definisjon saksdokument) Forsvaret bruker systemet DocuLive Lagrer dokumenter og epost Ingen løsning for å overføre sms-er

5

6 Innsyn i journal mv Offl 3 regulerer innsyn i saksdokumenter, offentlig journal eller lignende registre Sakslister Andre oversikter Forsvaret har en abonnmentsordning på offentlig journal til avdelinger i Forsvaret Offentlighetskoordinator (OFK) distribuerer offentlig journal 2 x pr uke, eller bestilling Forsvaret er ikke ennå på OEP

7 Journalføring og arkivering av innsynskrav Innsynskrav - til Forsvarets postmottak, journalføres og arkiveres som innsynssak men journalplikten omfatter kun dokumenter som gjelder eller inneholder begrunnelse, klage, krav om betaling for innsyn, eller rutiner for innsyn (A.forskr 2-6, 2.ledd) Innsynskrav kan kasseres, unntatt de som medfører omfattende drøfting, særlig begrunnelse eller klage (A.forskr 3-16)

8 Håndtering av innsynskrav Postmottaket i Forsvaret fordeler normalt innsynskravene i DocuLive til OFK OFK videresender begjæringen(e) på epost til sakshandlende avdeling(er) med kopi til saksbehandler. Legger ved en standard veiledning for innsynsprosessen mv OFK legger «kommentarer» saken og på dokumentet det bes innsyn i Avdeling fordeler til saksbehandler

9 Saksbehandlingstid - innsynskrav Behandles uten ugrunnet opphold (offl 29, første ledd) Sivilombudsmannens uttalelse: bør kunne avgjøres samme dag eller i alle fall i løpet av 1-3 virkedager, dersom det ikke skulle foreligge spesielle vanskeligheter Krever behandlingen lenger tid skal det snarest gis et foreløpig svar (fvl 11a)

10 Avslag på innsyn henvisning Det kreves hjemmel i lov for å avslå innsyn Saksbehandler må henvise til den lovparagrafen i offl som gir adgang til å avslå innsyn Kreves helt nøyaktig lovhenvisning Må ikke være tvil om grunnlaget for avslaget F.eks «hjemmel 14.1» er ikke godt nok Skriv: «Dokumentet er unntatt offentlighet etter offentlighetslova 14, første ledd, første punktum»

11 Vurdering delvis innsyn Saksbehandler vurderer om dokumentet det er begjært innsyn i skal frigis - helt eller delvis Konsulterer ofte sjef, kolleger, eller jurist Hvis bare enkelte opplysninger skal unntas, må disse «sladdes» (henvisning til hjemmel) ATJ bistår med å lage et nytt sladdet dokument i PixEdit og lagrer dette på saken. Legger «kommentarer» på innsynssaken

12 Vurdering av meroffentlighet Ofl 11 : Saksbehandler skal alltid vurdere om dokumenter som kan unntas fra innsyn, likevel bør gjøres helt eller delvis offentlig Gjelder alle unntaksbestemmelser unntatt 13. Taushetsbelagte opplysninger er unntatt offentlighet jf 13 så her skal det altså ikke vurderes meroffentlighet (er vanlig å feile her)

13 Pressen klager inn avslag på «justitiarus-innsyn»

14 Frigivelse av dokument Dokumenter som ikke inneholder opplysninger som skal eller kan unntas offentlighet Dokument(ene) sendes på epost til den som har begjært innsynet Anmerker i «kommentarfeltet» på innsynssaken og på dokumentet at det er frigitt og sendt dato bistår av og til saksbehandlerne med dette

15

16 Oppfølging av innsynssaker Formålet i Offl tilsier at innsynskrav behandles raskt, sakene er ofte dagsaktuelle (for pressen) Tilliten til forvaltningen blir svekket om behandlingen trekker ut / mistenker trenering ATJ har ikke rutiner for å følge opp innsynssakene i Forsvaret. OFK purrer av og til En insynsmodul vil kunne bedre kontroll, statistikk og oppfølging av sakene

17 Behandlingstid for innsynsklager Ofl 32, 3.ledd 1. punktum: Klage over avslag på innsyn skal forberedes og avgjøres «uten ugrunnet opphold» Klagesaker tar normalt lengre tid Førsteinstans tilrettelegger saken for klageinstans. Det stilles strengere krav til begrunnelse i klagesaker (Offl rettleier s. 177) FD er klageinstans for Forsvaret

18 Utforming av rutiner og maler OFK har utarbeidet noen rutiner og maler som saksbehandler kan bruke som hjelpemiddel - og i utformingen av avslag og når det gjelder klageprosessen Disse og andre rutiner ligger tilgjengelig på ATJ sine sider på Intranett Planlagt å revidere rutinene og inkludere disse i Forsvarets arkivplan - som nå er i prosess

19 Forberedelse i klagesaker Klage på avslag adresseres til den avdeling / saksbehandler som gjort vedtaket Har mulighet til å vurdere å rette opp eventuelle feil/vurderinger som er gjort Klageinstans i Forsvaret er Forsvarsdepartementet (FD)

20 Hjelp til å skrive klage

21 Sivilombudsmannens Rapport Undersøkelse av FD m/rapport : Behandlingen av innsynssaker og klagesaker er noenlunde tilfredsstillende, noe kritikk: Ikke full oversikt over innsynskrav; ikke alle besvart Forekommer for lang saksbehandlingstid, informasjon om klageadgang,-frist, hjemmelshenvisn mv Uklart om meroffentlighetsvurderinger alltid har forekommet Følge bedre opp underinstansen Forsvaret (FD har i etterkant konkrete forbedringsforslag)

22 Fra sivilombudsmannens rapport «Selv om det ikke er plikt til å journalføre alle dokumenter i innsynssaker, er det grunn til å understreke at et forvaltningsorgan har plikt til å behandle innsynsbegjæringer på en slik måte at det i ettertid kan dokumenteres hva som har skjedd.. Departementet bør også oppdatere rutinene slik at «nye» typer dokumenter som sms-er omfattes av journalplikten..»

23 SKUP-prisen