Hvorfor vil vi publisere dokumenter?

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Hvorfor vil vi publisere dokumenter?"

Mona Eriksson
7 år siden
Visninger:

1 Hvorfor vil vi publisere dokumenter?

2 Si noe om Hvem er vi? Praksis med arkivering av innsynsbegjæringer Praksis med «publisering» på OEP kun journalen Hva begjæres det innsyn i, mengder? Hvorfor vil vi publisere dokumenter? Hvordan vil publisering av dokumenter påvirke organisasjonen? Ønskelig funksjonalitet og «drahjelp» fra systemleverandør

000 brev sendes digitalt ut pr år (verneombud fast kopimottaker). Ca 43% leses digitalt pr dato.

4 Litt om Ca 650 ansatte landsdekkende Syv regionkontorer (tilsyn) og ett Direktorat (strategier) Sentralisert arkiv (Dokumentsenter), IKT, lønn, sentralbord Journalfører ca inngående og ditto utgående JP Ca brev sendes digitalt ut pr år (verneombud fast kopimottaker). Ca 43% leses digitalt pr dato. Målsettingen for : Fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle visjon: Et godt arbeidsliv for alle! Trygge tilsettingsforhold Meningsfylt arbeid for den enkelte

5 Forskrift til Offentleglova 6: Forskriftsendringen "Følgjande organ som fører elektronisk journal, skal gjere journalen tilgjengeleg for ålmenta på Internett: b) alle dei statlege direktorata som har heile landet som verkeområde Vårt departement bestemte at hele journalen (både for direktoratet og for regionene) skulle legges ut. Internett - som i dette tilfellet betydde DIFIs løsning: OEP der du kan «handle» innsynskrav

OEP - oppstart Oppstart for sitt vedkommende: Sommeren 2010 og en

legge ut journalen før OEP kom, men vi sendte journaler til journalister

eget nett Liten erfaring med innsynsbegjæringer på dette tidspunktet

6 OEP - oppstart Oppstart for sitt vedkommende: Sommeren 2010 og en tjenesteavtale ble signert mellom oss og DIFI hadde ikke rutiner for å legge ut journalen før OEP kom, men vi sendte journaler til journalister som ba om det Ingen publisering av tilsynsrapporter etc til publikum på eget nett Liten erfaring med innsynsbegjæringer på dette tidspunktet Liten erfaring med kvalitetskontroll av offentlig journal Det ble en brå overgang.

OEP - rutiner i starten Dokumentsenteret (DOK) tok i mot alle innsynsbegjæringer (mange!

no) Våre rutiner i starten stor omlegging for arkivet: Vi journalførte alle innsyn pga

til regionene Fikk endret antall innsynskrav til maks 10 pr innsynsbegjæring pr «handel» Fikk

7 OEP - rutiner i starten Dokumentsenteret (DOK) tok i mot alle innsynsbegjæringer (mange!) De kom pr e-post (innsyn@arbeidstilsynet.no) Våre rutiner i starten stor omlegging for arkivet: Vi journalførte alle innsyn pga arkiveringsplikten En sak pr innsynsbegjæring (kunne inneholde 99 innsynskrav) Sakene ble fordelt til regionene Fikk endret antall innsynskrav til maks 10 pr innsynsbegjæring pr «handel» Fikk endret slik at vi så hvilken region/avdeling saken tilhørte Fikk etter hvert sentralisert funksjonen til Svartjenesten en stor forbedring for etaten og for de som begjærte innsyn

8 OEP - erfaringer AT kom fort på «innsynskravstoppen» på OEP (av 120 statlige leverandører) og er det fortsatt I snitt de siste årene: ca innsyn pr år siden oppstarten (Justisdep er nr 2 med innsynsbegjæringer) Regionene brukte 3,7 årsverk bare på å behandle innsynsbegjæringer, Dokumentsenteret brukte minst 1 årsverk (journalføring, lenking, utsending, korrekturlesing) AT var ikke forberedt på arbeidsbyrden AT hadde et forbedringspotensiale på kompetansen; Saksbehandling og meroffentlighet Hjemler for unntak Klageadgang og delvis innsyn Sladding av informasjon i dokumenter Rutiner og bruk av ephorte

9 OEP erfaringer - tiltak Vi vurderte å legge ut alle våre utgående dokumenter på OEP, men teknisk lot det seg ikke gjøre på en enkel måte «Ugrunnet opphold» gjorde at mengde arbeid og ressurser ikke «gikk opp» - mange måtte ta del i arbeidet både «faglærte» og «ufaglærte» Saksbehandlere ble «oppfinnsomme» med å skrive saks- og JP-titler så nøytrale at det ble vanskelig å finne igjen sakene Vi tok bort arkivdeler som var helt unntatt offentlighet fra OEP og arkivdeler som kun var meldinger, men i stort omfang (store mengder uinteressante dokumenter) Vi la ut på vårt eget nett opplysninger om hvilke arkivdeler som ikke var på OEP og at det var mulig å be om disse journalene spesielt

10 Sentralisering av tjenesten - Svartjenesten Vi har sentralisert behandlingen av innsynsbegjæringene (sommer 2013) og fått en funksjon som er profesjonell (bl.a. med jurister) Den som krever innsyn får svar fra en enhet og ikke opptil syv regioner Delvis innsyn gis og sladdeprogram bidrar til å effektivisere behandlingen Avslag på innsynsbegjæringer gis i svært liten grad Dokumentsenteret journalfører fortsatt innsynsbegjæringene og kvalitetsikrer journalen men nå kun saker som er påført hjemmel Arbeidsmengden er fortsatt stor totalt over innsynsbegjæringer i 2016 Behovet for ytterligere styrking av kompetanse på området er tilstede slik at etaten vil intensivere dette overfor saksbehandlere innen vi starter med publisering av dokumenter

2015 og publiserer på eget nett Krav fra vårt

11 Vårt system ephorte fra Evry Vi tok i bruk ephortes modul einnsyn fra og publiserer på eget nett Krav fra vårt departement om å publisere vedtak i arbeidstidssaker ut fra bestemte kriterier: Type vedtak Hjemmel Næring

12 Hvorfor vil vi publisere dokumenter? I tråd med lovverket - offentlighetsprinsippet Markedsføre Lettere og raskere tilgjengelig informasjon til presse/media, hvermansen Fjerne en stor arbeidsbyrde i å behandle innsynsbegjæringer slik vi gjør i dag regner med 4 5 årsverk totalt Vurderingen flyttes dit den hører hjemme: hos saksbehandleren i stedet for at andre skal vurdere meroffentlighet i ettertid Større og bedre fokus på lovverket internt og dermed bedre kvalitet Offentlig sektor blir mer gjennomsiktig noe den skal være, og vi vil bidra Vil saksbehandlingen/framstillingen forandre karakter på noe vis? Ser faren for at opplysninger som er unntatt offentlighet kan komme ut, kritisk for den det angår og omdømmesvikt for AT

Teknisk funksjonalitet, vi ønsker At den tekniske publiseringen av dokumenter ikke skal «spise opp» tiden vi antar å spare på manuell behandling av innsynsbegjæringer At leverandørene ikke «skoer»

13 Teknisk funksjonalitet, vi ønsker At den tekniske publiseringen av dokumenter ikke skal «spise opp» tiden vi antar å spare på manuell behandling av innsynsbegjæringer At leverandørene ikke «skoer» seg på å få løsningen i produksjon At dokumenter som er sladdet (delvis innsyn) blir publisert, men samtidig journalført/arkivert for gjenfinning i eget arkiv At muligheten for gradvis opptrapping er mulig Kun utgående og deler av utgående, f.eks. tilsynsbrev Så vurdere flere områder Så vurdere også inngående brev Til slutt: VI ØNSKER Å KOMME I GANG SÅ SNART SOM MULIG!

Like dokumenter

Livet etter OEP Forvaltningens hverdag

Livet etter OEP Forvaltningens hverdag Litt om Ca 600 ansatte landsdekkende Syv regionkontorer (tilsyn) og ett Direktorat (strategier) Sentralisert arkiv (Dokumentsenter), IKT, lønn, sentralbord Dokumentsenteret