Saksframlegg. Kartlegging - anvendelse av offentlighetsloven i Trondheim kommune Arkivsaksnr.: 07/12712

Transkript

1 Saksframlegg Kartlegging - anvendelse av offentlighetsloven i Trondheim kommune Arkivsaksnr.: 07/12712 Forslag til vedtak: 1. Kontrollkomiteen tar kartleggingen til orientering. 2. Rådmannen bes om å komme tilbake til kontrollkomiteen innen utgangen av 2007 og redegjøre for hvordan Sivilombudsmannens undersøkelse er fulgt opp, jf. SOMB Saksfremlegg - arkivsak 07/

2 Saksutredning: Innledning Kontrollkomiteens sekretariat er bedt om å utarbeide en kartlegging om anvendelsen av offentlighetsloven i Trondheim kommune. Sekretariatet finner det naturlig å knytte kartleggingen til Sivilombudmannens undersøkelse fra 1999 av hvordan offentlighetsloven ble praktisert i Trondheim kommune. Sivilombudsmannen avga i april 2001 rapport til Stortinget om undersøkelsen, jf. SOMB Undersøkelsen var konsentrert om tre forhold: 1. Journalføringen 2. Saksbehandlingen ved konkrete innsynsbegjæringer 3. Kommunens anvendelse av offentlighetslovens regler om unntak fra offentlighet. Sivilombudsmannen konkluderte med følgende: Når det gjelder journalføringen i Trondheim kommune, er det mitt generelle inntrykk av det undersøkte materiale at praksis hovedsakelig har vært i samsvar med regelverket. Inntrykket er imidlertid ikke entydig. Undersøkelsene har vist at det i den offentlige journalen har vært bruk av utelatelser/overstrykinger (blendinger) som går ut over det som følger av regelverket. Jeg har funnet grunnlag for å rette visse kritiske bemerkninger til omfanget av kommunens bruk av unntaksbestemmelsene i offentlighetsloven, herunder også mangelfull presisjon ved henvisningene til lovens unntaksbestemmelser. Hva angår saksbehandlingen ved konkrete innsynsbegjæringer, har jeg funnet grunn til å understreke at både spørsmålet om unntaksbestemmelsene er anvendelige og spørsmålet om å praktisere meroffentlighet, skal vurderes når innsynskravet fremsettes, selv om dokumentet er forhåndsklassifisert unntatt offentlighet. Videre har jeg minnet særskilt om den ubetingede plikten forvaltningen har til å opplyse om klageadgang og klagefrist ved avslag på innsynsbegjæringer. Saksbehandlingstiden synes gjennomgående å ha vært akseptabel, men enkelte av opplysningene i svarskjemaene gav grunnlag for kritiske merknader. Jeg har derfor understreket at saker om dokumentinnsyn skal avgjøres så raskt som mulig, dvs. vanligvis samme dag eller iallfall i løpet av en til tre virkedager. Av totalt 104 forhåndsklassifiseringer i den undersøkte periode, tok jeg 35 opp til nærmere undersøkelse med sikte på å danne meg et bilde av Trondheim kommunes anvendelse av lovens unntaksbestemmelser. Mitt inntrykk etter undersøkelsene av disse sakene er at kommunens praktisering av offentlighetslovens bestemmelser i mange tilfeller ikke har vært tilfredsstillende. Av de 35 sakene (forhåndsklassifiseringer) som er undersøkt nærmere, fant jeg grunnlag for kritiske merknader i 31 tilfeller. For en del av forhåndsklassifiseringene er det klart at det ikke fantes hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet. I mange tilfeller er det også avdekket henvisninger til uriktig unntaksbestemmelse, noe som har medført at forhåndsklassifiseringene er besluttet på sviktende grunnlag. I mange tilfeller er dessuten forhåndsklassifiseringene feilaktig begrunnet med lovbestemt taushetsplikt, og dette har forhindret at spørsmål om meroffentlighet har blitt vurdert. De undersøkte forhåndsklassifiseringene gir også grunnlag for å kritisere Trondheim kommune for å ha brukt for generelle og standardiserte vurderinger av hva som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt, særlig for dokumenter vedrørende tjenestemanns- /personalsaker. Videre har jeg påpekt at det ikke er holdbart automatisk å forhåndsklassifisere nye Saksfremlegg - arkivsak 07/

3 dokumenter i en sak på grunnlag av at et tidligere dokument i saken er forhåndsklassifisert unntatt offentlighet. Sivilombudsmannen påpekte som vi ser en del kritikkverdige forhold, og det er derfor av særlig interesse å se på hvordan disse forholdene er fulgt opp i de etterfølgende år. I tillegg til de forhold Sivilombudsmannen har undersøkt, er det også av interesse å se på om dokumenter er unnlatt journalført, spesielt hva angår journalføring av e-post. Det er også sett på hvilke rutiner og ansvarsforhold som foreligger i Trondheim kommune. Oppbygging av kartleggingen Kartleggingen er gjennomført ved samtaler med Jann Svenssen hos Byarkivet, tidligere informasjonsdirektør Ragnhild Setsaas, Kari Mette Dyrkorn og Guri Hove hos kommunikasjonsenheten, innhenting av aktuelle rutiner og en gjennomgang av et tilfeldig utvalg saker i Kontor Det presiseres at kartleggingen ikke er en revisjon, og at den dermed kun gir en oversikt over hvordan offentlighetsloven anvendes i Trondheim kommune basert på innhentede opplysninger. Innledningsvis vil det bli gitt en generell gjennomgang av de aktuelle bestemmelser i lovverket, før vi går inn på anvendelsen av offentlighetsloven i Trondheim kommune og deretter kommer med en oppsummering. Det er naturlig å se offentlighetsloven i sammmenheng med arkivlovgivningen. Arkivforskriften av 11. desember 1998 fastsetter bl.a hvilke dokumenter som skal journalføres, og en fullstendig journal er en forutsetning for å kunne gjøre innsynsretten gjeldende. Kartleggingen avgrenses imidlertid mot en gjennomgang av Personregisterloven, men det understrekes at også bestemmelser i denne kan sette begrensinger for hvilke opplysninger som kan journalføres. Generelt om offentlighetsloven Offentlighetsloven er den generelle lov om offentlighet for forvaltningens dokumenter, jf. vedlegg 1. Offentlighetsloven ble vedtatt i 1970, med ikrafttredelse Loven var en del av et større arbeid med å gi nye lover om forvaltningens virksomhet. Hovedarbeidet i denne sammenheng var utarbeidelsen av forvaltningsloven, som ble vedtatt i Hovedhensikten med offentlighetsloven var å skape større åpenhet og offentlighet i forvaltningen. Offentlighetsprinsippet i vid forstand omfatter både dokumentoffentlighet, møteoffentlighet og enkeltopplysninger om en person i et register. Offentlighetsloven har siden vedtakelsen i 1970 vært gjenstand for en rekke endringer. En viktig endring kom i hvor plikten til å vurdere meroffentlighet når noen ba om det ble innført. Se nærmere om meroffentlighet senere i saksfremstillingen. Lovutvalget for å utrede spørsmål om endringer i offentlighetsloven ble oppnevnt ved kongelig resolusjon 10. desember Utvalget fikk følgende mandat : Utvalget skal ta opp de forslag som er drøftet og vurdert i St melding nr 32 ( ) om offentlighetsprinsippet i forvaltningen. Utvalget skal i den sammenheng følge opp de signaler som er gitt i stortingsmeldingen, i Innst S nr 21 ( ) samt i stortingsbehandlingen av denne. Utvalget er særlig bedt om å se på følgende: offentlighetslovens virkeområde, interne dokumenter, dokumentoffentlighet i kommunene, kommunikasjon med fremmede stater og internasjonale organisasjoner, offentlighetsloven og forholdet til informasjonsteknologi og tidspunkter for offentlighet. I NOU 2003:30 legges utvalgets utredning frem, og lovforslaget ble behandlet av Saksfremlegg - arkivsak 07/

4 Stortinget høsten 2006, jf. Ot.prp nr. 9 ( ). Loven er ventet å tre i kraft i løpet av Offentlighetslovens hovedregel Etter offentlighetsloven 2 første ledd er hovedregelen at "forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov". Det framgår videre av 2, annet ledd første punktum at "enhver" kan kreve å få gjøre seg kjent med "det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak". Dette innebærer at det ikke stilles noen krav om nasjonalitet, alder eller saklig interesse for å få innsyn. Kravet om at det må dreie seg om en "bestemt sak" er ment å avgrense mot omfattende og uspesifiserte innsynskrav. Vilkåret innebærer at den som krever innsyn må gi nødvendige opplysninger for at saken eller dokumentet skal kunne identifiseres. I en viss utstrekning vil forvaltningen ha plikt til å gi veiledning slik at den aktuelle sak eller de aktuelle dokumenter kan identifiseres. Loven gir altså rett til innsyn i "forvaltningens saksdokumenter". Etter 3 første ledd annet punktum er et dokument "en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring". Det er uten betydning hvordan informasjonen er lagret. Loven gjelder derfor både for informasjon som er lagret på papir og systemer for elektronisk databehandling, film, video eller lydbånd mv. Loven er dermed teknologinøytral. Det er videre enten dokumenter som er "utferdiget av et forvaltningsorgan" eller "dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et slikt organ" som er omfattet av krav om innsyn, jf. loven 3 første ledd første punktum. Etter 3 annet ledd regnes et dokument som utferdiget når det er avsendt, eller om dette ikke skjer, når saken er ferdigbehandlet av forvaltningsorganet. Unntak fra lovens hovedregel om offentlighet Offentlighetsloven inneholder en rekke regler som gir adgang til å gjøre unntak fra hovedregelen om dokumentoffentlighet. Når det gjelder opplysninger undergitt taushetsplikt, er det plikt til unntak, mens de øvrige unntaksreglene bare gir adgang til unntak. De aktuelle unntaksbestemmelsene finnes i lovens 5 om interne dokumenter, 5 a om opplysninger undergitt taushetsplikt og 6 som inneholder en rekke ulike unntaksregler. Om en unntakshjemmel kan brukes på det tidspunkt hvor anmodningen om innsyn kommer, må avgjøres på grunnlag av den aktuelle unntakshjemmel og de bestemmelser som angir generelle vilkår for å gjøre unntak, herunder meroffentlighetsbestemmelsen. Avslag på begjæring om innsyn, skal vise til den aktuelle unntaksbestemmelse, og det skal opplyses om klageadgang og klagefrist, jf. offl. 9, 2. ledd. Meroffentlighet Etter offentlighetsloven 2, tredje ledd skal forvaltningsorganet vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet. Dersom forvaltningsorganet ikke bruker den unntaksadgang det har etter loven, omtales det gjerne som meroffentlighet. Offl. 2, tredje pålegger altså forvaltningen en plikt til å vurdere om det skal utvises meroffentlighet. Bakgrunnen for dette er at lovens unntaksregler kan gi adgang til å gjøre unntak i tilfeller hvor det ikke foreligger reelle unntaksbehov. Plikten til å vurdere meroffentlighet har etter hvert blitt et sentralt prinsipp i offentlighetsloven, jf. Ot.prp nr. 100 ( ). Det er en saksbehandlingsfeil dersom spørsmålet om meroffentlighet ikke har blitt vurdert. Det bør også fremgå av et eventuelt avslag at spørsmålet om meroffentlighet er vurdert. Der Saksfremlegg - arkivsak 07/

5 dokumentet inneholder opplysninger som kan være underlagt taushetsplikt, må forvaltningen selvsagt vurdere om disse opplysningene er taushetsbelagte. Sivilombudsmannen har dessuten uttalt at innsynsbegjæringer bør besvares skriftlig. Dette bidrar til å skape klarhet og notoritet om forholdet. Ombudsmannen har også påpekt viktigheten av at den endelige avgjørelsen av innsynsspørsmålet bør legges til et tilstrekkelig høyt nivå i kommunen, særlig når det er aktuelt å avslå en innsynsbegjæring. Dette fremgår også av St.meld nr. 32 ( ). Offentlighetsloven 2, 2. ledd I offentlighetsloven 2, 2. ledd er det bestemt at forvaltningen skal føre journal etter bestemmelsene i arkivloven med forskrifter, og at journal eller lignende registerer er offentlig. Saker som ikke uten videre kan individualiseres, jf. lovens 2 første ledd, som knytter innsynsretten til det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak, kan således interesserte finne frem til ved å gjennomgå forvaltningens journaler over inn- og utgående post. For pressen er dette et viktig redskap for å finne frem til aktuelle saker. Manglende journalføring av saksdokumenter, eller innføring av mangelfulle eller misvisende opplysninger i journalen, vil derfor svekke offentlighetsprinsippet. I lovens forarbeider (Ot.prp.nr ) er det lagt til grunn at det ikke er adgang til å unnlate journalføring for å unngå krav om innsyn etter offentlighetslovens regler. Heller ikke føring av flere journaler, slik at bare en ble behandlet som offentlig journal etter loven kan aksepteres. Etter forarbeidene er det videre ikke adgang til å unnlate å journalføre et dokument eller å holde journalføringen hemmelig i den offentlige journalen, selv om dokumentet det gjelder er undergitt taushetsplikt eller kan unntas fra offentlighet. Dette er nå presisert i forskrift om offentlige arkiv (arkivforskriften) fastsatt ved kgl.res. 11. desember 1998 nr , jf. offentlighetsforskriften 14. februar Offentlighetsloven inneholder ikke nærmere regler for hvilke opplysninger som skal føres inn i den offentlige journalen. Nærmere regler er imidlertid fastsatt i arkivforskriften 2-7, som også gjelder for kommunene, jf. arkivforskriften 1-1. Opplysninger som skal fremgå av journalen er bl.a hvem som er mottaker eller avsender, brevets dato, journalføringsdato, saks- og dokumentnummer og angivelse av dokumentets innhold. Når det gjelder angivelsen av dokumentets innhold heter det i forskriften 2-7 første ledd at innføring i journalen skal skje på ein måte som gjer det mogleg å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjerast utan å røpe opplysninger som er undergitt teieplikt i lov eller i medhald av lov, eller som elles kan unntakast frå offentleg innsyn etter 5 eller 6 i offentlegheitslova.. Kravet til angivelse av dokumentets innhold må også sees i sammenheng med offentlighetslovens sentrale formål, nemlig å sikre at offentlighetsprinsippet blir gjennomført. Hensynet til offentlighetsprinsippet og god forvaltningsskikk vil således også kunne gi veiledning. I arkivforskriften 2-7 er det videre gitt enkelte bestemmelser om anonymisering og utstryking av opplysninger i den offentlige journal for dokumenter undergitt taushetsplikt, eller som kan unntas offentlighet i medhold av lovens 5 eller 6. Utgangspunktet etter forskriften er at slike dokumenter skal gjøres kjent på en slik måte at det kan identifiseres i journalen hva dokumentet/saken gjelder. Noe annet vil også være i dårlig samsvar med lovens intensjoner og god forvaltningsskikk. Bruk av nøytrale kjennetegn, utelatelser eller overstrykinger, skal bare gjøres i den utstrekning det er helt nødvendig for ikke å røpe opplysninger som er unntatt offentlighet. I den utstrekning det må foretas sladdinger i journalen, bør dette gjøres på en slik måte at de opplysningene som er best egnet til å identifisere dokumentet, blir stående. I forbindelse med endring av offentlighetsforskriften i 1986, påpekte Justisdepartementet (Ot.prp.nr ) at en avskjerming i den offentlige journalen av dokumenter som kan unntas offentlighet etter lovens 5 og 6 vil uthule meroffentlighetsprinsippet fordi allmennheten ikke får kjennskap til dokumentets eksistens. Slike dokumenter bør derfor alltid føres inn i journalen, og nøytralisering eller delvis utstryking må bare foretas i den utstrekning det fremstår som helt nødvendig (f.eks for å hindre at et planlagt reguleringstiltak mister sin Saksfremlegg - arkivsak 07/

6 virkning eller det gjelder rent foreløpige, interne arbeidsdokumenter). Ifølge proposisjonen bør hel utstryking bare foretas i den utstrekning det er nødvendig for å skjerme opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt. Dette er nå uttrykkelig bestemt i arkivforskriften 2-7 annet ledd. Saksbehandlingstid for innsynskrav Begjæring om innsyn skal avgjøres uten ugrunnet opphold, jf. offl. 9, 1. ledd.. Sivilombudsmannen har lagt til grunn at de fleste innsynsbegjæringer bør kunne avgjøres samme dag eller i allefall i løpet av 1-3 virkedager, jf. Dok.nr. 4:01 ( ). Rask saksbehandling er avgjørende for at innsynsretten skal bli reell, idet aktualiteten kan være mistet i løpet av kort tid. Anvendelse av offentlighetsloven i Trondheim kommune Trondheim kommune har utarbeidet en egen informasjons- og kommunikasjonsstrategi, hvor det bl.a er fastslått at åpenhet skal legge grunnlaget for et godt omdømme for kommunen, jf. vedlegg 2. I strategien er også offentlighetslovens prinsipp om meroffentlighet presisert. Trondheim kommune har også en overordnet postrutine. I tillegg er det utarbeidet ulike rutinebeskrivelser. Det vil bli gjort nærmere rede for disse nedenfor. 1. Journalføring Når det gjelder journalføring var det sentrale for Sivilombudsmannens undersøkelse hvilke opplysninger som fremgår av journalen, i hvilken grad journalføringen er i samsvar med de krav som oppstilles i arkivforskriften og på hvilken måte dokumentets innhold er angitt. Byarkivet opplyser at % av inngående post går via dem. Det er intensjonen at alle enheters post etter hvert skal scannes hos byarkivet. Byarkivet foretar en forhåndsklassifisering av dokumentene, men det er i rutinene forutsatt at den enkelte saksbehandler skal foreta en selvstendig offentlighetsvurdering. For de enheter som selv registerer inngående post, gjøres vurderingen på den enkelte enhet. Utgående post sendes i kopi til byarkivet for scanning, og det er dermed den enkelte saksbehandler som foretar både vurderingen av om dokumentet er arkivverdig og offentlighetsvurderingen. Om et dokument er arkivverdig avgjøres på bakgrunn av om dokumentet er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, og kan regnes som et saksdokument etter offl. 2 og 3. Det er byarkivet som har ansvar for utarbeiding av postliste. De interne rutinene fastsetter at postlisten skal være gjennomgått før kl hver dag. Hvert dokument blir da vurdert, og det opplyses at det skjer at byarkivet overprøver den offentlighetsvurdering som er gjort på enhetene. Postlistene legges ut på nettet, ca. 3 dager på etterskudd. 1.1 Særlig om e-post Det følger av kokebok 3b for EDB Sak og Arkiv Windows (Kontor 2000), jf. vedlegg 3, at all arkivverdig e-post skal registerers i Kontor Dokumentet vil da også fremgå av postlisten. Papirutskriften av e-posten skal stemples på samme måte som et vanlig brev, og legges i den fysiske saksmappen. Byarkivet opplyser at de i større grad opplever at e-post oversendes for scanning, men at det fortsatt er et minimum som blir journalført. 2. Saksbehandling ved konkrete innsynsbegjæringer Saksfremlegg - arkivsak 07/

7 Fra postlisten på Trondheim kommunes hjemmesider kan man henvende seg direkte og begjære innsyn. Disse henvendelsene går til kommunikasjonsenhetens postmottak. Det sjekkes daglig om det er innkommet innsynsbegjæringer, og henvendelsene behandles fortløpende. Kommunikasjonsenheten opplyser at det er målsettingen at det ikke skal ta mer enn tre dager før det gis svar på en innsynsbegjæring. Dersom dokumentet ikke er unntatt offentlighet, gjøres det en vurdering av om dette er riktig før det gis innsyn. Det oppleves sjelden at det er gjort feil vurderinger i disse tilfellene. Dersom de aktuelle dokumentene er unntatt offentlighet, tas det kontakt med enhetsleder for å få dokumentet. Kommunikasjonsenheten gjør deretter en vurdering av om det er grunnlag for å unnta dokumentet fra offentlighet. Det opplyses at man ved vurderingen er bevisst på at meroffentlighet skal vurderes, og at saksbehandler benytter juridisk kontor i tvilstilfeller. Kommunikasjonsenheten opplyser at deres inntrykk er at enhetsledernes kunnskap om offentlighetsloven varierer, men at det har vært en klar forbedring. Inntrykket er også at det er et større omfang dokumenter som unntas offentlighet uten at det er grunnlag for det, enn at dokumenter som skulle vært unntatt offentlighet offentliggjøres. Kommunikasjonsenheten opplyser videre at det ofte gis innsyn i deler av dokumenter ved at for eksempel taushetsbelagte sladdes. Ved avslag på innsynsbegjæringer, gis det svar pr. mail. I svaret opplyses det om hvilken unntaksbestemmelse som er grunnlaget for unntatt offentlighet, men det opplyses ikke om at det er anledning til å klage på avslaget og heller ikke om klagefrist og om meroffentlighet er vurdert. Kommunikasjonsenheten avventer utarbeiding av retningslinjer inntil ny offentlighetslov er trådt ikraft. Det opplyses at det ikke foreligger noe samarbeid med byarkivet på området. 3. Kommunens anvendelse av offentlighetslovens regler om unntak fra offentlighet Sekretariatet har undersøkt et utvalg saker i Kontor Uten at det er foretatt en grundig gjennomgang, ses det at det i en god del tilfeller er brukt feil unntaksbestemmelse og at det i enkelte tilfeller ikke er hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet. Det er dessuten ikke mulig å se den fullstendige hjemmelen for unntak, da det i Kontor 2000 ikke er mulig å taste inn hele unntakshjemmelen. Oppsummering Trondheim kommune er en stor organisasjon med ca. 230 enheter. I utgangspunktet har enhetene selv ansvar for post og arkiv, men gjennom prosjektet med scanning av alle dokument, har byarkivet fått en sentral rolle. Byarkivet har også en viktig rolle i forhold til kvalitetssikring av postlistene, hvilket vil være et positivt grep for å unngå feilaktige utelatelser. Det registreres at det ikke er juridisk kompetanse hos Byarkivet og at både scanning og føring av postlister er ressurskrevende oppgaver. Manglende journalføring kan bare forebygges ved å øke kunnskapen og bevissstheten, da det er vanskelig å kontrollere at alle arkivverdige dokument blir journalført. Bare i løpet av en dag er det en omfattende innog utgående korrespondanse i Trondheim kommune, og utelatelse av journalføring vil uthule offentlighetsprinsippet. Manglende journalføring av arkivverdig e-post anses særlig å være et risikoområde. Kartleggingen gir ikke et klart svar på om det er foretatt en konsekvent oppfølging av de kritikkverdige forhold som er påpekt i Sivilombudsmannnens undersøkelse. Det er foretatt en del grep, men det ses at det fortsatt er forbedringspotensiale hva angår anvendelsen av offentlighetsloven. Sivilombudsmannen påpekte særskilt i sin undersøkelse at det er en ubetinget plikt til å opplyse om klageadgang og klagefrist ved avslag på innsynsbegjæringer, og dette synes ikke å være oppfulgt av rådmannen. Når det gjelder Saksfremlegg - arkivsak 07/

8 meroffentlighetsvurderingen, opplyser kommunikasjonsenheten at de er bevisst på dette. Dette blir imidlertid vanskelig å ettergå da det ikke fremgår av avslaget at meroffentlighet er vurdert. Sekretariatet vurderer dessuten at det bør registeres en sak dersom det gis avslag på innsynsbegjæring. Hjemmelshenvisningene er fortsatt ufullstendige i Kontor 2000, og Trondheim kommune har fortsatt en praksis hvor det allerede ved journalføringen av et dokument avmerkes om dokumentet er offentlig eller ikke. Dette kan føre til at man får en overdreven og uheldig bruk av unntaksbestemmelsene, og Sivilombudsmannen har anbefalt at forhåndsangivelse av at dokumenter er unntatt offentlighet begrenses i størst mulig grad. I sitt svarbrev til Sivilombudsmannen, opplyste rådmannen at spørsmålet om forhåndsklassifisering skulle bli tatt opp til drøfting. Dette er et område hvor det stadig kreves opplæring og fokus. Manglende kunnskap kan gi overdreven bruk av lovens unntaksbestemmelser. Offentlighetsloven legger opp til mange skjønnsmessige vurderinger, og inntrykket er at usikkerhet om hva som er riktig medfører at man i større grad velger å unnta dokumentet fra offentlighet enn å ikke gjøre det. Det er da viktig å presisere at det er offentlighet som er hovedregelen, og at det er unntak som krever begrunnelse. En gjennomgang i Kontor 2000 viser en særlig en utstrakt bruk av offl. 5a (taushetsbelagte opplysninger), og dersom et dokumentet i saken unntas med denne hjemmelen er det lett at også øvrige dokument i saken unntas med samme hjemmel uten at det nødvendigvis foretas en ny, selvstendig vurdering. Dette kan også skyldes manglende kjennskap til bruk av Kontor 2000, og de muligheter man har til å gradere de ulike journalpostene ulikt. Det foreligger en god del rutiner innenfor området, men disse er ikke samlet. Det er dessuten vanskelig å finne disse på Intranett så lenge man ikke vet eksplisitt hva man leter etter. Det er heller ikke mulig gjennom en kartlegging å si hvordan rutiner blir fulgt opp. Det fremstår også som noe uklart hvem som har ansvaret for offentlighetsvurderingene. I utgangspunktet ligger ansvaret hos enhetslederne, men både byarkivet og kommunikasjonsenheten overprøver vurderingene som blir gjort uten at det er klarlagt at de har denne myndigheten. Avslutningsvis opplyses at rådmannen vil være til stede på møtet og gi utfyllende opplysninger. Konklusjon Kontrollkomiteen tar kartleggingen til orientering. Rådmannen bes om å komme tilbake til kontrollkomiteen innen utgangen av 2007 og redegjøre for hvordan Sivilombudsmannens undersøkelse er fulgt opp, jf. SOMB Kontrollkomiteens sekretariat, Monica Grøtte sekretariatsleder Lars Settemsdal rådgiver Vedlegg: Offentlighetsloven Saksfremlegg - arkivsak 07/

9 Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Trondheim kommune Rutine for registrering av e-post Saksfremlegg - arkivsak 07/