Saksframlegg. Trondheim kommune. Utredning: Åpne møter i Kontrollkomiteen Arkivsaksnr.: 05/ Saken legges frem uten innstilling.

Transkript

1 Utredning: Åpne møter i Kontrollkomiteen Arkivsaksnr.: 05/27178 Saksframlegg Saken legges frem uten innstilling. Saksfremlegg - arkivsak 05/

2 Bakgrunn Det er flere grunner til at sekretariatet tar opp denne saken til orientering for komiteen. For det første åpner forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner for at kontrollutvalgene kan vedta å holde sine møter for åpne dører (forskriftens 19, 1. avsnitt). Dernest ble det under behandlingen av Fredenvoldssaken i juni reist spørsmål om møtet skulle åpnes under behandlingen av denne saken, og sekretariatet ble bedt om å komme med en utredning om åpne møter (møtet ble holdt for lukkede dører, men innstillingen fra komitémedlemmene til åpning var ikke utelukkende negativ). Vi benytter derfor anledningen til å drøfte spørsmålet om åpne møter i Kontrollkomiteen. Det legges ikke med noen innstilling, men komiteen står med dette fritt til å ta opp saken til behandling. Formelle bestemmelser Spørsmålet om åpne eller lukkede møter i Kontrollkomiteen reguleres i Kommuneloven. Verken forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner eller Reglement for Kontrollkomiteen i Trondheim kommune legger noen videre føringer i saken. Kommunelovens 77, nr. 8 Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Dette innebærer at dersom Kontrollkomiteen ikke fatter vedtak om deres møter skal holdes for åpne dører er det bundet av bestemmelsen i Kommuneloven. Dersom komiteen ønsker å gjøre møtene åpne for offentligheten kan det fattes vedtak om dette, som gjøres gjeldende for fremtidig praksis. Meroffentlighet Offentlighetsloven av 1970 etablerte prinsippet om meroffentlighet i forvaltningen: Ethvert forvaltningsorgan plikter å vurdere om dokumenter helt eller delvis skal gjøres kjent, selv om de etter loven kan unntas for offentligheten. Dette prinsippet understrekes videre i St. meld. 32 ( ) Om offentlighetsprinsippet i forvaltningen, og i NOU 2003:30 Ny Offentlighetslov. På samme måte som for øvrige kommunale/fylkeskommunale organer er kontrollutvalget omfattet av offentlighetsprinsippet. Frem til den siste endringen i kommuneloven var imidlertid dette begrenset til dokumentoffentlighet, og ikke omfattet av møteoffentlighet. Ved å gi kontrollutvalgene mulighet til åpne møter, signaliserte den siste lovendringen at offentlighetsprinsippet er styrket i perioden fra innføringen av kommuneloven. Saker unntatt offentlighet Dersom Kontrollkomiteen vedtar å holde sine møter åpne, vil det forekomme unntak i de tilfeller hvor det behandles saker som er av en slik karakter at de er unntatt offentlighet. Dette kan enten være saker som: Saksfremlegg - arkivsak 05/

3 Er underlagt lovgitte bestemmelser om taushetsplikt i.h.t. Forvaltningsloven 13. (taushetsplikt): Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Saker hvor utvalget lar skjønnsmessige vurderinger tilsi at opplysninger skal unntas fra offentlighet (taushetsrett). Eksempel på denne type saker er slike det henvises til i kommunelovens 31 hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Her fastslås det imidlertid at personalsaker alltid skal behandles for lukkede dører. Dette er bestemmelser som gjelder både dokumenthåndtering, møtevirkesomhet og andre situasjoner hvor slik informasjon behandles. Slik situasjonen er i dag, hvor komiteen holder sine møter for lukkede dører, har bestemmelsene mest innvirkning på håndtering av møtedokumenter. Når komiteen for eksempel behandler personalsaker er disse dokumentene kun tilgjengelig for komiteens medlemmer, for sekretariatet og for revisjonen. Dersom komiteen skal holde åpne møter, må møtene lukkes under behandling av konkrete saker som er unntatt offentlighet. (Av praktisk betydning innebærer dette at slike saker vil bli behandlet sist i møtet, lik den praksis Formannskapet praktiserer). Andre saker på møtet vil bli behandlet for åpne dører. Når det gjelder dokumentoffentlighet er det ikke slik at dokumenter i en sak hvor møtebehandlingen er unntatt offentlighet, ikke skal være tilgjengelige for offentligheten. Det er altså ingen selvfølge at lukkede dører medfører at dokumentenes unntas offentlighet. Ettersom man ikke på forhånd vet hvilke opplysninger som kommer frem under behandlingen av en sak, er adgangen til å lukke møter vid. Dette innebærer imidlertid ikke at allmennheten skal hindres i å få innsyn i dokumentene som hører til en sak. Åpne møter i Kontrollkomiteen Dersom Kontrollkomiteen velger å endre praksis vil det innebære: - Kontrollkomiteens møter er åpne for allmennheten, med unntak av de saker som følger av bestemmelsene om taushetsplikt. I slike tilfelle vil dørene lukkes under behandling av de aktuelle sakene. - Personalsaker og andre saker som er omfattet av bestemmelsen om taushetsplikt skal alltid behandles for lukkede dører. Dokumentene skal i slike saker unntas offentlighet. - I enkelte saker kan skjønnsmessige vurderinger tilsi at lukkede dører velges, selv om loven ikke pålegger dette. I slike tilfeller må man vurdere om sakspapirene skal/kan gjøres offentlige. Innsyn Kontrollkomiteens arbeid er viktig og har stor betydning for den kommunale forvaltningen. I Trondheim kommune er arbeidet sterkt integrert i det politiske systemet, i og med at alle komitémedlemmene også sitter i Bystyret. I forhold til mange andre kommuner er Kontrollkomiteen også veldig aktiv og oversender forholdsvis mange saker til sluttbehandling i Bystyret. Komiteens arbeid får også tidvis mye mediedekning. Meroffentlighetsprinsippet som gjelder i Trondheim kommune, omfatter også Kontrollkomiteen. En ønsket effekt av å synliggjøre komiteens arbeid er en større forståelse for nytten av kontrollorganenes arbeid, og Saksfremlegg - arkivsak 05/

4 for at Kontrollkomité og Revisjon er viktige deler av virksomhetsstyringen. I den sammenheng kan møteformen, med lukkede eller åpne møter, være et forhold å vurdere nærmere. Økt tilgang på informasjon om komiteens arbeid kan skape økt interesse og dermed mindre avstand mellom kontrollorganene og den kommunale virksomheten for øvrig. Muligheten for å være synlig avhenger imidlertid ikke av hvorvidt man velger å åpne møtene, men tilgjengelighet og signaleffekt som vises utad ved en overgang til åpne møter, vil være betydelig. Åpne møter innebærer at publikum og presse kan være tilstede på møtene og følge forhandlingene, og deretter referere fra dem. Dette kan bidra til økt oppmerksomhet og debatt rundt de sakene som komiteen behandler. Oppmerksomhet og debatt i media er et signal på at konkrete saker og virksomheten i seg selv er av betydning for innbyggerne. Åpne dører vil også være en forsikring om at kommunens saker underlegges god kontroll og sikres forsvarlig behandling. Innsyn, kritiske kommentarer og debatt kan underbygge at virksomheten drives legitimt. I Kontrollkomiteens reglement står at komiteens formål er å ( ) sikre den allmenne tillit til at de kommunale oppgaver blir ivaretatt på en best mulig måte ( ). Ved å åpne komitémøtene vil informasjon og drøftinger bli tilgjengelig for den som måtte ønske det. Gjennom mulighet til å delta på møtene gis den/de som måtte ha betenkeligheter omkring komiteens uavhengighet økt mulighet til å observere direkte. Dersom møtene åpnes kan det i seg selv gi et inntrykk av en åpenhet basert på at komiteen har en arbeidsform som underbygger deres uavhengighet. Fri debatt Møtene i Kontrollkomiteen har en form som gjør at svært lite av det som sies i forhandlingene refereres utenfor møtet, foruten vedtaket som er fattet. Spørsmålet er hvorvidt en åpning av møtene, hvor forhandlingene holdes med publikum tilstede, vil skape noe hinder for den frie debatten på møtet. I saker hvor taushetsbelagt informasjon behandles eller andre forhold tilsier at behandlingen skal/bør unntas offentlighet, må dørene selvfølgelig lukkes for andre enn utvalg, revisor og sekretariat. I andre saker kan det derimot ligge an til en offentlig behandling, men likevel kunne berøre punkter underveis hvor det er fordeler ved drøftinger uten tilhørere. En fri og hensiktsmessig debattform bør ikke reduseres med publikum tilstede. Det er viktig at saker belyses godt, og at nødvendig informasjon ikke holdes tilbake på grunn av at det er tilhørere i møtene. For at åpne møter skal bli en styrke for kontrollarbeidet, og ikke et hinder, fordrer det at komiteen selv er bevisst på at informasjonsutvekslingen ikke må hindres av eventuelle tilhørere. Dersom det underveis i møteforhandlingene kommer opp tema som krever unntak fra offentlighet kan utvalgsleder vedta å lukke dørene i den konkrete saken, eller ta informasjon opp i en senere sak som i sin helhet behandles for lukkede dører. Avslutning Sekretariatet har her redegjort for ulike sider knyttet til om hvorvidt Kontrollkomiteen skal holde sine møter for åpne dører. Det innstilles ikke til noen behandling, men overlater til komiteen å ta opp saken når det er aktuelt. Kontrollkomiteens sekretariat, 4. august 2005 Monica Grøtte Lundgren Torbjørn Rasmus Sølsnæs Saksfremlegg - arkivsak 05/

5 leder rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 05/