Reglement for kommunestyre, formannskap og hovedutvalg - revidering

Transkript

1 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 1628/2015 Arkiv: C83 Vår saksbehandler: Kristian Trengereid Reglement for kommunestyre, formannskap og hovedutvalg - revidering Saksnr Utvalg Møtedato 15/9 Formannskapet /11 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Reglement for kommunestyre, formannskap og hovedutvalg - rådmannens forslag 2 Reglement for kommunestyre, formannskap, drifts- og forvaltningsutvalg og eldreråd - vedtatt Rundskriv H-2112 av mars 2000 Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: Revidert reglement for kommunestyre, formannskap og hovedutvalg godkjennes. Behandling i Formannskapet : Votering: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Innstilling i Formannskapet : Revidert reglement for kommunestyre, formannskap og hovedutvalg godkjennes. Behandling i Kommunestyret : Votering: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak i Kommunestyret : Revidert reglement for kommunestyre, formannskap og hovedutvalg godkjennes. TRYSIL KOMMUNE Kristian Trengereid rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)

2 Bakgrunn Reglementet ble sist revidert sommeren 2002 i forbindelse med ny administrativ organisering og opprettelsen av Drift og forvaltningsutvalget. Det er behov for revidering av reglementet da vi har ny politisk organisering fra høsten Videre er det behov for oppdatere henvisninger til riktig paragraf i kommuneloven da det er gjort endringer i denne. Trysil kommune er og gjort kjent med at vi har formuleringer i reglementet som ikke er gyldige mht praktisering av taushetsplikt av politisk behandling i lukkede møter. Punkt 6 i reglementet 5.ledd sier følgende: Blir det vedtatt og behandle en sak for lukkede dører, plikter kommunestyrets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som er innkalt til møtet, så langt annet ikke blir vedtatt, å bevare taushet om forhandlingene og om de vedtak som gjøres. Taushetsplikt varer inntil annet måtte bli bestemt, eller inntil hensynet som har bevirket vedtaket om lukkede dører, er falt bort. Dette avsnittet gjentas i flere kapitler i reglementet, punkt 25 5.ledd, reglement for drift og forvaltningsutvalget punkt 4 7.ledd, punkt 9. Det er spesielt, «å bevare taushet om forhandlingene og om vedtak som gjøres», som det ikke er hjemmel i lov til å kunne instruere folkevalgte til å innordne seg etter. Kommunal departementet sendte allerede i mars 2000 ut et rundskriv, H-2112, der spørsmålet og problemstilling knyttet til kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgtes taushetsplikt blir drøftet. Rundskrivet sier at kommunene oppfordres til å endre sine reglement i den grad de inneholder regler som går lenger i å pålegge de folkevalgte taushetsplikt enn det som følger av lov. I desember 2014 hadde Stavanger Aftenblad en artikkel som blant annet hadde fokus på folkevalgte og taushetsplikt. De hadde gått igjennom 140 reglement og funnet at 106 kommuner pålegger politikerne taushetsplikt i strid med loven ved lukking av møter. Trysil kommune har formulering i sitt reglement som strider mot loven. Vurdering Reglene om taushetsplikt er spredt i flere lover. I litteraturen på området kommer man bort i begreper som lovbestemt taushetsplikt og taushetsplikt gjennom lokale instrukser. For folkevalgte er det lovbestemt taushetsplikt som er hjemmelen for å pålegge taushetsplikt. Folkevalgte sin saksbehandling er regulert i kommuneloven. Folkevalgte organ treffer sine vedtak i møter, møtene skal være bekjentgjort på forhånd med saksliste, det skal skrives protokoll fra møtene og møtene er som utgangspunkt åpne. Når det gjelder saksbehandlingen så er folkevalgt organ også pliktig til å følge en rekke særlover. Vedtak som fattes er som regel fattet med hjemmel i en eller annen særlov. Forvaltningslovens paragraf 13 omhandler taushetsplikt. Den innleder med at «Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre for adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjeneste eller arbeid for vite om». Et folkevalgt organ kommer inn under enhver, og må selvfølgelig ivareta lovbestemt taushetsplikt.

3 Kommunale politiske møter er i utgangspunkt åpne møter. Skal et folkevalgt organ lukke et møte må det ha en hjemmel for dette, da det vil være et unntak for hovedprinsippet om åpne møter. Kommunelovens 31sier følgende: 31.Møteoffentlighet 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det. 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Som det fremgår av 31.2 har man en plikt til å lukke møte når utvalget drøfter taushetsbelagte opplysninger. Rett og plikt til å stenge møtet omfatter bare den saken eller delen av saken som nødvendiggjør at slike opplysninger trekkes inn i debatten ( Kommuneloven med kommentarer 6.utgave s 306). Folkevalgt som medlem av et organ som behandler taushetsbelagt opplysninger har som enkeltindivid taushetsplikt i forhold til disse opplysningene. Offentlighetsprinsippet er en viktig del av norsk forvaltning. De første reglene om offentlighet kom i offentlighetslova av I 2004 ble prinsippet om offentlighet grunnlovfestet ved at Grunnloven 100 fikk et femte ledd som lyder: Enhver har rett til innsyn i statens og kommunenes dokumenter og til å følge forhandlingene i rettsmøter og folkevalgte organer. Det kan i lov fastsettes begrensninger i denne rett ut fra hensyn til personvern og av andre tungtveiende grunner. Kommuneloven regulerer bestemmelser om møteoffentlighet og offentleglova om dokumentinnsyn. Offentlighetsprinsippet skal være med å styrke og bygge opp om rettsikkerheten i forvaltningen. I forarbeidene til offentlighetsloven av 1970 sa blant annet Forvaltningskomiteen: «Dersom almenheten gjennom pressen kan følge med i forvaltningens arbeid, vil dette på samme måte som i rettspleien virke ansporende, styrke saklighet og objektivitet og øke tilliten til forvaltningens vedtak. I den individuelle sak vil den enkeltes rettsstilling trygges derved at kjennskapet til andre sakers behandling fremmer likhet i avgjørelsene, motvirker og vanskeliggjør vilkårlighet og korrupsjon.» I St.meld. nr. 32 ( ) Om offentlighetsprinsippet i forvaltningen peker departementet på demokratihensynet, kontrollhensynet, tillitshensynet og kunnskapshensynet bak offentlighetsprinsippet. I kapittel 3 sies det blant annet dette om de forskjellige hensyn: Informasjon er en forutsetning for at borgerne skal kunne påvirke forvaltningen gjennom offentlig debatt, og tilgang på informasjon vil kunne anspore stadig flere til å engasjere seg i saker av felles interesse. Jo bedre allmennheten er informert om enkeltsaker, og jo bedre kunnskap folk flest har om regelverk og forvaltningens arbeidsmåter, desto større er påvirkningsmulighetene. Åpenhet i forvaltningen gir grunnlag for demokratisk kontroll med forvaltningen utover den enkelte sak og utover den kontroll som utføres av Stortinget selv eller dets fagkomiteer, Riksrevisjonen, Stortingets ombudsmann for

4 forvaltningen og andre kontrollorganer. I praksis utøves denne kontrollen først og fremst via pressen og andre media. Åpenhet og innsyn kan f eks avsløre personlig svikt eller sviktende rutiner, og føre til at lignende saker i fremtiden håndteres på en mer betryggende måte. Forvaltningsvirksomhet bygger blant annet på lovfestede bestemmelser og ulovfestede prinsipper som skal motvirke myndighetsmisbruk. En helt generell saklighetsnorm for alle avgjørelser går ut på at offentlige tjenestemenn ikke skal la seg lede av personlige sympatier eller antipatier eller av tanke på egen eller nærståendes fordel. Offentlighetsprinsippet må gjennom sin kontrollfunksjon antas å være et helt sentralt bidrag til etterlevelse av denne grunnormen. Hos våre myndighetsorganer er offentlighetsprinsippet altså med på å motvirke korrupsjon eller ulike former for myndighetsmisbruk. Offentlighetsprinsippet kan bidra til å styrke kontakten mellom den offentlige forvaltning og borgerne. Både dette og åpenheten i seg selv er egnet til å øke den alminnelige tillit til forvaltningen og motvirke fremmedgjøring i forhold til forvaltningen. Slik tillit vil også bidra til å legitimere forvaltningsorganenes virksomhet og funksjoner i et demokratisk samfunn og derved sikre oppslutning om deres virksomhet. Trysil kommunes reglement har formuleringen «å bevare taushet om forhandlingene og om vedtak som gjøres. Formuleringen har ikke hjemmel i lov. Avisa Kommunal Rapport har hatt flere artikler om folkevalgte og taushetsplikt. I avisa sin nettutgave ble det den 10. mars skrevet en artikkel om når folkevalgte har taushetsplikt. Spørsmålet var: Når har folkevalgte taushetsplikt? Jusprofessor Jan Fridthjof Bernt svarte slik på spørsmålene fra Kommunal rapport: Spørsmål 1: I ett forslag til nytt reglement heter det blant annet at de folkevalgte skal være tause om forhandlingene og om vedtakene som gjøres inntil taushetsplikten blir opphevet eller hensynene som skulle gjelde, er falt bort. Svar: En slik reglementsbestemmelse vil være klart ulovlig. De folkevalgte kan ikke pålegges generell taushetsplikt om forhandlingene i et møte, heller ikke der dette går for lukkete dører. Det kan anses som upassende eller ukollegialt å referere fra en diskusjon som man forutsatte skulle være fortrolig, men det vil alltid være opp til det enkelte medlem å vurdere om det av etiske eller politiske grunner vil være riktig at allmennheten velgerne blir kjent hva som ble sagt. Ingen politikere eller administrasjonen har rettskrav på å kunne skjule sine spor. Alle vedtakene som treffes, skal nedtegnes i møteboken med det innhold vedtaket fikk ved avstemningen. Denne møteboken er et offentlig dokument fra den foreligger. Det må også legges til grunn at et utkast til møtebok som sendes ut til medlemmene, blir offentlig ved utsendelsen. Det er her ikke spørsmål om et internt dokument som skal inngå i behandlingen av en sak, men om en opptegnelse av hva som rent faktisk har skjedd. En godkjenning av møteboken kan aldri endre på ordlyden i de forslagene som har vært tatt opp til votering, og stemmeresultatet. Allerede fra vedtak er truffet, vil det enkelte medlem kunne meddele til andre innholdet av dette. I tillegg skal kommunens administrasjon både på forespørsel og av eget tiltak opplyse om de vedtakene som er truffet. Den kan ikke vente med dette til utkast til møtebok er godkjent. I kommuneloven 4 fastslås at «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning.»

5 Unntak fra dette gjelder bare konkrete opplysninger om enkeltpersoners forhold som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven eller annen lovgivning, typisk helse- og omsorgslovene. Spørsmål 2: Er det mulig for et kommunestyre i det hele tatt å vedta taushetsplikt for sine medlemmer? Kan et kommunestyremedlem fortelle pressen og innbyggerne om hva som skjedde bak lukkete dører, hvis han eller hun blir spurt etterpå? Kan kommunestyret vedta at det bare er ordfører som skal uttale seg om hva som ble vedtatt og kan vedtaket i seg selv være hemmelig? Svar: I forvaltningsloven 13c første avsnitt er det fastsatt at «Vedkommende forvaltningsorgan skal sørge for at taushetsplikten blir kjent for dem den gjelder, og kan kreve skriftlig erklæring om at de kjenner og vil respektere reglene». Men dette gir ikke kommunen hjemmel for å fastsette egne taushetspliktregler, bare til å opplyse om den taushetsplikten som følger av forvaltningsloven. Taushetsplikten for det enkelte medlem påvirkes ikke av en slik veiledning. Kommunestyret kan verken utvide eller innskrenke taushetsplikten for den enkelte folkevalgte. Et slikt vedtak vil derfor være ulovlig og uten noen form for rettsvirkninger. Kommunaldepartementet svarte Stavanger Aftenblad i ovennevnte artikkel følgende om taushetsplikt for folkevalgte: «At møte går for lukkede dører medfører ikke i seg selv at folkevalgte får taushetsplikt om det som fremkommer på møtet. De folkevalgtes taushetsplikt vil følge av forvaltningsloven eller annen relevant lovbestemmelse. I tilfeller hvor dørene lukkes fordi taushetsbelagte opplysninger vil fremkomme i møte, er det bare disse den folkevalgte har taushetsplikt om. I den grad det fremkommer opplysninger som ikke er underlagt taushetsplikt på et slikt møte, har den folkevalgte ikke taushetsplikt om disse.» Kommunaldepartementet viser her til rundskriv H-2112, mars 2000 kapittel 3.3. Kommunaldepartementet sier videre i samme artikkel: «På spørsmål om kommunestyret, eller andre organer på dettes vegne, skal kunne gi de folkevalgte en bindende instruks om taushetsplikt, blir svaret altså nei. Det vil i så fall kreve en langt klarere og mer presis hjemmel enn den vi har i dag.» I rundskriv H mars 2000 sies det følgende i punkt 5.6: I departementets tidligere utsendte rundskriv om lokale reglement om taushetsplikt heter det: "Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er undergitt taushetsplikt eller unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven. Medlemmer av folkevalgte organer undertegner taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Når en sak behandles for lukkede dører, jf. kommunelovens 31, skal det ikke orienteres eller refereres fra forhandlingene med mindre vedkommende folkevalgte organ bestemmer noe annet." 17) Formuleringene i dette rundskrivet kan skape det inntrykk at de folkevalgte har en taushetsplikt også utenfor de lovbestemte tilfeller, noe som ikke er tilfelle. Den enkelte kommune oppfordres til å endre sine reglement i den grad de inneholder regler som går lenger i å pålegge de folkevalgte taushetsplikt enn det som følger av lov.

6 Rådmannen vil derfor tilrå at Trysil kommunes reglement for kommunestyre, formannskap og hovedutvalg som omhandler taushetsplikt endres til: Folkevalgte plikter å bevare taushet om opplysninger i dokumenter de får innsyn i, når disse er undergitt taushetsplikt eller dokumenter unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven.. Andre endringer i reglementet Punkt 1, andre avsnitt endres til 25 representanter. Punkt 3, avsnitt 7 endres til innført praksis i gjeldende periode. Punkt 4, andre avsnitt endres rådmannskontoret til servicetorget/politisk sekretariat. Punkt 6, avsnitt 3 endres henvisning til 31a pkt. 2. Punkt 7, avsnitt 2 endres til minst 13 medlemmer. Punkt 9, Inhabilitet endres til: Når det gjelder kommunestyremedlemmers habilitet, gjelder reglene i kommunelovens Vedkommende organ kan frita et medlem fra og delta ved behandlingen av en sak når han eller hun ber om det før saken tas opp til behandling, og vektige grunner tilsier dette jfr. Kommunelovens 40.4 Punkt 16, 1.avsnitt endres antall medlemmer fra 17 til 13. Punkt 16 d, underpunkt a, endres til kommunelovens 38. Punkt 24, 1.avsnitt endres henvisning til kommunelovens 76. Punkt 25, 6.avsnitt, siste setning strykes. Kapittel om Reglement for Trysil formannskap Punkt 2, endres til at det vises til Delegasjonsreglement for Trysil kommune. Punkt 4, 1.avsnitt, 1.setning endres «..vanligvis hver tredje uke.» til «..i henhold til møteplan», Punkt 4, 2.avsnitt siste setning endres til «.med en frist på 10 dager..» Punkt 8, 2.avsnitt, 1. setning endres til : Formannskapets møter blir offentliggjort i møteplan som kunngjøres på kommunens hjemmeside og i Trysil posten. Punkt 9, 2.avsnitt endres til: Dersom en sak behandles for lukkede dører i henhold til kommunelovens 31, skal det avgjøres ved at ordføreren fastslår dette i medhold av lovbestemmelsen. Punkt 12 endres til: Folkevalgte plikter å bevare taushet om opplysninger i dokumenter de får innsyn i når disse er undergitt taushetsplikt eller dokumenter unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven. Kapitel III Reglement for Drifts- og forvaltningsutvalg i Trysil kommune endres til Hovedutvalg i Trysil kommune. Punkt 1, 1. avsnitt endres til «Utvalget består av 7 medlemmer.» Punkt 2, endres til Det vises til delegasjonsreglement for Trysil kommune. Punkt 4, endrer overskrift til Hovedutvalgets møter.

7 Punkt 4, 1.avsnitt, siste setning endres til «.10 dagers varsel» Punkt 4, 7.avsnitt endres til: Dersom en sak behandles for lukkede dører i henhold til kommunelovens 31, skal det avgjøres ved at lederen fastslår dette i medhold av lovbestemmelsen. Punkt 6, 1.avsnitt endres til: Det vises til Delegasjonsreglement for Trysil kommune. Punkt 7, 2.avsnitt 1.setning erstattes Drift og forvaltningsutvalget med Hovedutvalget. Punkt 9, 1 avsnitt endres til: Folkevalgte plikter å bevare taushet om opplysninger i dokumenter de får innsyn i, når disse er undergitt taushetsplikt, eller dokumenter unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven. Administrasjonen har ellers ved gjennomgangen av reglementet foretatt noen «kosmetisk» språklige endringer. Konklusjon Reglementet oppdateres i tråd med vurderinger gjort ovenfor.