Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes

Transkript

1 Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes Innhold Møtereglement Fellesnemnd Nye Lindesnes... 1 Møter i Fellesnemnd... 2 Forberedelser av saker for Fellesnemnda:... 2 Innkalling til møte. Dokumentutlegging Forfall. Vararepresentanter Hvilke andre enn Fellesnemndas medlemmer tar del i møtet?... 3 Møteleder. Åpne eller stengte dører. Taushetsplikt Møtets åpning... 3 Rekkefølgen for behandling av sakene... 3 Inhabilitet... 4 Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge Når medlemmene tar del i ordskiftet Møtelederens stilling under ordskiftet Avgrensning og avslutning av ordskiftet Forslag... 5 Prøveavstemning Stemmemåten Forespørsler interpellasjoner Orden i salen og bygningen Bokføring av forhandlingene. Møtets slutt Anmodning om ny behandling av avgjort sak.... 6

2 Møter i Fellesnemnd Forberedelser av saker for Fellesnemnda: Arbeidsutvalg gir innstilling i saker. Leder av fellesnemnda kan fravike og ta saker direkte opp i fellesnemnd med innstilling fra Prosjektleder. I innstillingen skal man kort og oversiktlig gjøre rede for alle vesentlige sider ved saken, samt gi forslag til vedtak. Innkalling til møte. Dokumentutlegging. Fellesnemnda holder møte når den selv bestemmer det, når leder av fellesnemnda finner det påkrevd, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Leder av fellesnemnda kaller Fellesnemnda sammen til møte. Innkallingen skal inneholde opplysninger om de saker som skal behandles. Innkallingen sendes hvert medlem av fellesnemnda og de vararepresentanter som skal møte med 7 dagers varsel. Innkallingen legges samtidig ut til offentlig ettersyn på kommunenes hjemmeside. Dette gjelder ikke dokumenter som skal unntas fra offentlighet etter lov om offentligheten i forvaltningen eller annen lov, og heller ikke dokumenter som kan unntas fra offentlighet og som leder av fellesnemnda finner er av den art at de ikke bør bli kjent av andre enn Fellesnemndas medlemmer. Forfall. Vararepresentanter. Kan et medlem eller en innkalt vararepresentant ikke møte i fellesnemnda på grunn av lovlig forfall eller ved inhabilitet, skal vedkommende snarest mulig melde dette til leder av fellesnemnda eller prosjektkontoret og si fra om forfallsgrunnen. Leder av fellesnemnda kaller straks inn vararepresentant etter reglene i kommunelovens 16. Det samme gjøres når leder av fellesnemnda er kjent med at noen må fratre som inhabile i sak som skal behandles på møtet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Vararepresentanten som er tilstede, eller som om mulig blir kalt inn, trer etter reglene i kommunelovens 16 inn for vedkommende. Et medlem som ankommer etter møtets begynnelse, har rett og plikt til å ta sete med den følge av ev. vararepresentant som har tatt sete, må tre ut, dog etter at sak som er tatt opp er ferdigbehandlet. På samme måte trer vararepresentanten ut dersom en annen vararepresentant som i nummerorden står foran denne, ankommer møte.

3 Førstnevnte vararepresentant som har tatt sete deltar i møtet inntil den sak er ferdigbehandlet som var påbegynt da senere ankommet medlem/vararepresentant innfant seg. Hvilke andre enn Fellesnemndas medlemmer tar del i møtet? Kommunale tjenestemenn. Prosjektleder tar del i møtet med tale- og forslagsrett, personlig eller ved en av sine underordnede. Ungdomsrepresentant Ungdomsrepresentant har møte og talerett. Møteleder. Åpne eller stengte dører. Taushetsplikt. Leder av fellesnemnda, eller om denne er fraværende nestlederen, leder møtene i fellesnemnda. Dersom begge er fraværende velges en møteleder ved flertallsvalg, jfr. kommunelovens 32. Møte holdes for åpne dører. Dog kan fellesnemnda etter kommunelovens 31 pkt. 3 gjøre vedtak om at en enkelt sak skal behandles for stengte dører. Forhandlinger om dette foregår for stengte dører hvis møtelederen krever det eller fellesnemnda vedtar det. Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter fellesnemndas medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være tilstede, å bevare taushet om opplysninger som er taushetsbelagt i lov eller i medhold av lov. Jf. veiledende normalreglement for folkevalgtes innsynsrett - kommuneloven 40 nr. 5, er det ikke adgang til å pålegge folkevalgte en generell taushetsplikt om opplysninger selv om disse er unntatt offentlighet etter offentlighetsloven. Likeledes er det ikke adgang til å pålegge taushetsplikt om forhandlingene i lukkede møter, kun om opplysninger som er taushetsbelagt i lov, eller i medhold av lov. Taushetsplikten varer inntil annet måtte bli bestemt. Møtets åpning Møtet starter med 15 min. til åpen spørretime hvor fellesnemndsmedlemmer kan rette spørsmål til leder av fellesnemnda. Etter spørretimen starter ordinært nemdsmøte og møtelederen orienterer om fraværene medlemmer og de vararepresentantene som skal møte for den. Er det lovmessig minste antall tilstede, jfr. kommunelovens 33, erklæres møtet satt. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og vararepresentanter som møter etter orienteringen, melder seg til møtelederen før de tar sete. Rekkefølgen for behandling av sakene. Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke er nevnt i innkallingen.

4 Er det under orienteringen reist tvil om gyldigheten av noe forfall, behandles først dette, Deretter behandles de saker som er nevnt i innkallingen, og i den orden de er nevnt der. Fellesnemnda kan vedta annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller Fellesnemnda vedtar å utsette forhandlingene om den. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til nemndsmøtet, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot at den avgjøres. I så fall sendes den til den kommunale instans den hører under, eller den føres opp til behandling i senere fellesnemnd. Inhabilitet Den som etter kommunelovens 40, jfr. forvaltningslovens kap. II er inhabil i en sak, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. Fellesnemnda avgjør habilitetsspørsmålet. Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge. Møtelederen leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen, gjengir det forslag eller den uttalelse prosjektlederen måtte ha gitt, om denne ikke er sendt medlemmene før møtet. Er det gitt innstilling i saken leses denne opp, og det redegjøres for ev. dissens innen den forsamling som har gitt innstilling. Videre redegjøres det for ev. dokument som er kommet inn etter at innstillingen var lagt fram. Møtelederen redegjør for saken så langt vedkommende finner det påkrevd. Møtelederen spør om noen ønsker ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. Når medlemmene tar del i ordskiftet. Talerstolen benyttes og representanten retter sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Vedkommende skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at det blir gjort. Representanter som går på talerstolen skal holde seg til det saken gjelder. Upassende eller fornærmelig atferd eller tale er ikke tillatt. Slik atferd eller tale skal påtales av møteleder. Dersom en representant setter seg ut over disse møtereglene, kan møteleder gi vedkommende en advarsel, som gjentas dersom det er nødvendig. Hvis representanten likevel ikke retter seg etter møtereglene, setter møteleder under avstemning om vedkommende skal fratas ordet eller vises bort fra forhandlingene for dagen. Møtelederens stilling under ordskiftet. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen utenfor utredningen ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal han tegne seg på talerlisten i likhet med de øvrige representantene.

5 Avgrensning og avslutning av ordskiftet. Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan fellesnemnda med 2/3 flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Fra dette kan med alminnelig flertall gjøres unntak for prosjektleder, leder og for hver politisk partigruppe innen forsamlingen og for anledningen er valgt som ordfører for andre grupper innen forsamlingen når møtelederen har fått melding om slikt valg før ordskiftet begynner. Finner fellesnemnda at en sak er drøftet ferdig, kan det med 2/3 flertall vedta å slutte ordskiftet om saken. Forslag Forslag kan settes fram av fellesnemndas medlemmer og av prosjektleder. Forslag skal leveres inn skriftlig/elektronisk til møtelederen. Går forslaget ut på hvem som skal velges eller ansettes, eller på at den sak som behandles skal utsettes, sendes til annet kommunalt organ, eller på at forslag ikke skal vedtas, kan det gis muntlig. Skriftlige forslag skal undertegnes av forslagsstiller. Møtelederen refererer forslaget. Saken tas opp til avstemning. Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemning. Fra da og til den er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskifte om den eller settes fram noe nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate saken før avstemningen er ferdig, og plikter å stemme. Ved valg kan blank stemmeseddel brukes, jfr. kommunelovens 40. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Blir det ordskiftet om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemningsspørsmålet. Prøveavstemning. Før endelig avstemning i en sak, kan forsamlingen vedta prøveavstemninger, som ikke er bindende. Er innstilling eller det forslag som det skal stemmes over delt i flere poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt i tilfelle også her etter en prøveavstemning over hele innstillingen eller hele forslaget. Stemmemåten. Avstemningen iverksettes på en av disse måter: Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det.

6 Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag, til å rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget, rekker opp hånden. Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Benyttes ved valg og ansettelse av tjenestemann. Står ved avstemningen stemmene likt, gjør møtelederens stemme utslaget. Dette gjelder likevel ikke ved valg, jfr. kommunelovens 38, da avgjøres valget ved loddtrekning. Forespørsler interpellasjoner. Utenfor de saker som er ført opp i innkallingen til møtet, kan hvert medlem av fellesnemnda gjøre forespørsler som rettes til leder av fellesnemnda. Slik forespørsel må være meldt til leder av fellesnemnda i god tid før møtet, i regelen minst 2 dager forut, og den bør være skriftlig. Forslag (om realiteten) som settes fram i forbindelse med slik forespørsel, kan ikke avgjøres i møtet dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot det. Orden i salen og bygningen. Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Han skal således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene tømmes eller vise vedkommende tilhører ut. Bokføring av forhandlingene. Møtets slutt. Fellesnemnda fører bok for møtene sine. I møteboka føres inn for hvert møte møtested og tid, fraværende medlemmer og møtende vararepresentanter. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, bokføres dette slik at en av boka sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett framgangsmåte. Sakene bokføres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak bokføres de forslag som blir satt fram. Møtelederen eller fellesnemnda i tilfeller protest blir reist mot denne avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. Etter møtet tas utskrift av møteboka. Denne behandles som referatsak i påfølgende møte. Anmodning om ny behandling av avgjort sak. Arbeidsutvalg kan avslå anmodning om å ta opp til ny behandling sak som lovlig er avgjort av fellesnemnd, når anmodningen kommer inn før det er gått tre måneder fra den dag da fellesnemnda gjorde endelig vedtak i saken.