Oslo kommune. Rundskriv. Vedtatt av: Bystyret Vedtatt: Erstatter: Saksnr: bv 206/2002 og brv 1132/2003. ansvarlig: Versjon: 1

Transkript

1 Oslo kommune Rundskriv Vedtatt av: Bystyret Vedtatt: Erstatter: Saksnr: bv 206/2002 og brv 1132/2003 Eier/ Byrådsavdeling for finans og utvikling Ikrafttredelse: ansvarlig: Versjon: 1 Bemyndiget: Dok.nr: r-24/2003 REGLER OM OFFENTLIGHET I OSLO KOMMUNE 1. Innledning: Om innholdet i offentlighetsrundskrivet: Bakgrunnen for rundskrivet er endringer i Regler for offentlighet i Oslo kommune vedtatt av bystyret og endringer i Veiledning til regler om offentlighet organisatoriske bestemmelser vedtatt av byrådet I dette rundskrivet kommenteres bestemmelsene i kommunens offentlighetsregler og veiledningen. Hovedregelen etter norsk rett er offentlighet og innsyn i forvaltningens saksdokumenter. For at innsyn skal nektes, må det foreligge lovhjemmel for å unnta dokumentet eller opplysningen. Dokumenter som oppfyller kravene i offl. 5 og 6 kan unntas offentlighet, men forvaltningen skal alltid vurdere meroffentlighet i tillegg. Det skal imidlertid aldri utvises offentlighet i lovbestemt taushetsbelagte opplysninger, se offl. 5a om taushetsplikt. Her har lovgiver oppstilt et forbud mot innsyn. Brudd på taushetsplikt kan straffes etter straffelovens 121. Enkelte bestemmelser i kommunens regler gir mer innsyn enn det som følger av offentlighetsloven. Dette gjelder for eksempel kommunens meroffentlighetsbestemmelser når det gjelder interne dokumenter. Det er foretatt en opprydning i gamle rundskriv på området ved at det som fortsatt er aktuelt å si noe om, er tatt inn i dette offentlighetsrundskrivet. De mest aktuelle lovendringer forut for bystyrets behandling er tatt hensyn til i de nye reglene, for eksempel lovendringene av 15.desember 2000 i offentlighetsloven om søkerlister og om saksframlegg til folkevalgte organer. Ny 6a i offentlighetsloven om unntak fra innsyn der innsyn kan lette gjennomføringen av straffbare handlinger forutsettes kjent og er ikke kommentert spesielt her. Det er opprettet lenker direkte til offentlighetsloven (Lovdata) og reglene og veiledningen ( Regelverksdatabasen ) slik de til enhver tid ligger i databasene. Eventuelle spørsmål kan rettes til Byrådsavdeling for finans- og utvikling, virksomhetsutviklingsseksjonen.

2 2 For sammenhengens skyld, minnes det om at parter kan ha større innsynsadgang etter forvaltningsloven 18 flg i tillegg til offentlighetsloven og kommunens offentlighetsregler. Folkevalgte kan også ha rett til å kreve mer innsyn enn det som følger av offentlighetsloven og kommunens offentlighetsregler etter Reglement for de folkevalgtes innsynsrett i rundskriv 36/2001. Nye lovendringer: Etter at reglene ble vedtatt er det blant annet kommet inn nye regler om miljøinformasjon i offentlighetsloven, i tillegg til endring i en av forskriftene til offentlighetsloven i relasjon til anbud og tilbud. Ved lovendring av 9. mai 2003 ble det vedtatt nye bestemmelser om miljøinformasjon i offl. 1 siste ledd og 6a som innebærer at hvis saken omhandler miljøinformasjon slik det er definert i Miljøinformasjonsloven 2, så må saksbehandlingsreglene i miljøinformasjonsloven følges og innsynsspørsmålet må vurderes på bakgrunn av denne loven. Loven er ikke trådt i kraft, men ventes iflg. miljøverndepartementet å tre i kraft I Forskrift til offentlighetsloven, og delegering av myndighet av 14. februar 1986 nr. 351 er det hjemmel for å unnta anbud, tilbud og anskaffelsesprotokoller. Ved kgl. res. av 28. juni 2002 nr. 645 vedtatt en endring av del V nr. 12 som er en tilpasning til forskrift om offentlige anskaffelser, men som ikke innebærer noen materiell endring i forhold til innsynsadgangen. 2. Regler for offentlighet i Oslo kommune - kommentarer Et hovedsiktemål med reglene er å skape et forståelig, entydig og praktikabelt regelverk innenfor offentlighetslovens virkeområde. Det er foretatt betydelige endringer i systematikken som et ledd i å gjøre det enklere å finne frem i og å anvende reglene på en god måte. Mange av bestemmelsene i de tidligere reglene er videreført, men er plassert mer samlet og med overskrifter. Reglene bygger på samme systematikk som offentlighetsloven. Kommunens regler for offentlighet er en instruks som dels utfyller og dels presiserer offentlighetslovens bestemmelser. Enkelte bestemmelser gir mer innsyn enn det offentlighetsloven pålegger. Dette gjelder for eksempel kommunens meroffentlighetsbestemmelser når det gjelder interne dokumenter. Nedenfor gis en oversikt over endringer i forhold til de tidligere reglene om offentlighet i kommunen og enkelte kommentarer til bestemmelsene. Pkt. 1. Hjemmel "Regler for offentlighet i Oslo kommune er en instruks som gir presiserende og utfyllende bestemmelser for Oslo kommune innenfor offentlighetsloven av 19. juni 1970 nr. 69. Vurderinger av hvorvidt unntak fra offentlighet skal finne sted, skal skje etter offentlighetslovens bestemmelser og etter veiledning gitt i disse reglene. For rett forståelse av meroffentlighet må Oslo kommunes regler og loven sees i sammenheng." Kommentar til pkt. 1:

3 3 Regler for offentlighet i Oslo kommune er en kommunal instruks innenfor offentlighetsloven og regulerer dokumentoffentlighet basert på innsyn etter forespørsel fra alle og enhver. Offentlighetsloven finnes på Regler for offentlighet i Oslo kommune og Veiledning til regler om offentlighet organisatoriske bestemmelser, finnes på kommunens Regelverksdatabase på intranettet. Pkt. 2 Formål Gjennom å legge forholdene mest mulig til rette for offentlighetens innsyn i den kommunale forvaltning, vil Oslo kommune utvikle et lokalt folkestyre preget av åpenhet og god kommunikasjon. For å nå denne målsettingen skal dokumenter og opplysninger i minst mulig utstrekning unntas fra offentlighet i Oslo kommune. Kommentar til pkt. 2: Oslo kommune ønsker mest mulig åpenhet i forvaltningen. Åpenhet i forvaltningen er begrunnet i demokratihensyn og hensynet til borgernes tillit til og kontroll med forvaltningen, veid opp mot hensynet til innsyn i dokumenter som kan skade noen eller noens interesser. Pkt. 3 Virkeområde "Disse reglene gjøres gjeldende for hele rettssubjektet Oslo kommune." Kommentar til pkt. 3: Presiseringen av innholdet i organbegrepet har blant annet betydning for muligheten til å unnta dokumenter fra offentlighet som interne etter offentlighetsloven. Interne dokumenter kan unntas offentlighet etter 5 første ledd. Pkt. 4. Forholdet mellom offentlighetsloven og kommunalt eide aksjeselskaper eller andre enheter Enheter som er helt eller delvis eid av Oslo kommune, men som er organisert som eget rettssubjekt i forhold til kommunen, har selv ansvaret for å ivareta offentlighet etter offentlighetsloven, samt for informasjon. Kommentar til pkt. 4: Når det gjelder forholdet mellom offentlighetsloven og kommunalt eide aksjeselskaper er det forutsatt at kommunens egne aksjeselskaper følger alle de lover og regler som gjelder for virksomheten. Reglene begrenser seg til å informere om dette utgangspunktet. Det vises for øvrig blant annet til St.meld. nr. 32 ( ) side 41 hvor det kort omtales forhold som kan innebære at offentlig eide aksjeselskaper omfattes av offentlighetsloven. Når det gjelder kommunale foretak omfattes disse av offentlighetslovens bestemmelser, idet de er en del av kommunens virksomhet (jfr. ot.prp. nr. 53 ( )) og dermed organ for stat eller kommune etter offentlighetslovens 1. Offentlighetsvurderingen etter loven blir i utgangspunktet de samme som for andre kommunale virksomheter.

4 4 Det følger av reglene at de gjøres gjeldende for hele rettssubjektet Oslo kommune, (jfr. reglenes pkt. 3). I forbindelse med vedtakelsen av de organisatoriske bestemmelsene (sak 1132/03) uttrykte byrådet følgende om de kommunale foretakene: De kommunale foretakene er forvaltningsorganer etter offentlighetsloven. Det forutsettes at de kommunale foretakene følger de bestemmelsene om meroffentlighet som gjelder i kommunen ellers. De kommunale foretakene skal imidlertid ha en mer selvstendig stilling innenfor kommunens rettssubjekt og det er derfor naturlig at henvendelser om dokument som er utferdiget av kommunalt foretak normalt avgjøres av det kommunale foretaket selv. Pkt. 5. Meroffentlighet i Oslo kommune Bestemmelsen om meroffentlighet er ny i kommunens regler, men er i hovedsak en presisering av gjeldende praksis. Pkt Generelt om meroffentlighet i Oslo kommune: Det skal vurderes om et dokument det er begjært innsyn i likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens 5 eller 6 kan unntas fra offentlighet, jfr. offentlighetslovens 2 tredje ledd om meroffentlighet. Selv om offentlighetsloven gir hjemmel for unntak, skal dokumenter eller opplysninger bare unntas fra offentlighet etter offentlighetslovens 5 eller 6 dersom det vurderes at offentliggjøring vil kunne skade kommunens eller enkeltpersons interesser. Administrasjonen skal ved journalføring av dokumenter foreta en løpende vurdering av om dokumenter og opplysninger som kan unntas fra offentlighet, likevel skal være offentlige jfr. offentlighetsloven 2 tredje ledd. Postjournal Oslo kommunes virksomheter skal føre en postjournal så langt det følger av den til enhver tid gjeldende arkivlov med tilhørende forskrifter og kommunens egen arkivinstruks. Postjournalen skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller medhold av lov, jf. offl. 2, annet ledd, annet punktum. Postjournalene skal normalt være tilgjengelig på internett, men byrådet kan i særskilte tilfelle gi dispensasjon fra denne plikt. Det arbeides i retning av at også selve dokumentene legges ut Kommentar til pkt. 5.1: Etter loven skal det vurderes om et dokument det er begjært innsyn i likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens 5 eller 6 kan unntas fra offentlighet, jfr. offentlighetslovens 2 tredje ledd om meroffentlighet. Det skal med andre ord skje to vurderinger; både om grunnvilkårene i 5 eller 6 er oppfylt og en meroffentlighetsvurdering. Meroffentlighet innebærer at det skal vurderes om det likevel bør gis innsyn eller mer offentlighet, selv om grunnvilkårene for å kunne unnta dokumentet etter offentlighetslovens 5 eller 6 er oppfylt. Meroffentlighetsbestemmelsen må forstås slik at den innebærer en oppfordring til å gi innsyn i tilfellene der det ikke foreligger et reelt og saklig behov

5 5 for å unnta hele eller deler av dokumentet. Som hovedregel skal man vurdere om dokumentet bør unntas før det tas stilling til om dokumentet kan unntas. Det skal ikke utvises meroffentlighet for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt, se offentlighetslovens 5a, jfr. 2 tredje ledd. Taushetsplikt for lovbestemt taushetsbelagte opplysninger følger direkte av loven og gjelder naturligvis selv om dette ikke er presisert direkte i Regler for offentlighet i Oslo kommune. Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, skal unntas offentlighet, se offl. 5 a. Brudd på taushetsplikten kan straffes etter straffeloven 121. Prinsippet om at dokumenter som oppfyller vilkårene i offl. 5 og 6, kun skal unntas offentlighet dersom det vurderes at offentliggjøring vil kunne skade kommunens eller enkeltpersons interesser er videreført. Bestemmelsen er av stor praktisk betydning og gir uttrykk for kjerneområdet i kommunens meroffentlighetsbestemmelse. Ordlyden er nå endret fra skade og ulempe til bare å omfatte skade. Endret språkbruk innebærer en presisering av at det skal en god del til for å nekte innsyn i et dokument det kan gis innsyn i etter offl. 5 og 6. Det følger av pkt. 5.1 tredje ledd at administrasjonen ved journalføring av dokumenter skal foreta en løpende vurdering av om dokumenter og opplysninger som kan unntas offentlighet, likevel skal være offentlige. Dette innebærer at en ved registreringen av dokumentet tar stilling til om det skal offentliggjøres eller ikke uten at det foreligger en innsynsbegjæring, og eventuelt hjemmel for å unnta dokumentet. Forhåndsklassifiseringen er naturligvis ikke bindende ved en eventuell senere innsynsbegjæring. Forholdene eller også selve vurderingen kan ha endret seg etter at journalføringen ble foretatt. Det er vedtatt en ny bestemmelse om føring av postjournal. Bestemmelsen er en presisering av at Oslo kommune er omfattet av arkivloven, jfr. lov av 4. desember 1992 nr. 126 og at postjournalen er offentlig etter offentlighetsloven 2 annet ledd annet punktum, med mindre det er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Det har kommet inn en bestemmelse om at postjournalene normalt skal være tilgjengelig på Internett, men at byrådet i særskilte tilfelle kan gi dispensasjon fra denne plikten. Det følger også av bestemmelsen at det (skal) arbeides i retning av at også selve dokumentene legges ut. Det pågår for tiden et prosjekt i sentraladministrasjonen hvor en i første omgang har lagt selve postjournalen ut på Internett. Pkt Korrespondanse mellom kommunale virksomheter: Hovedregel Oslo kommune er å anse som ett organ etter offentlighetsloven 5 første ledd. Det skal som hovedregel likevel utvises meroffentlighet for dokumenter som kan unntas offentlighet etter offentlighetslovens 5 i korrespondanse mellom de ytre virksomhetene (etater, bedrifter, foretak og bydelsforvaltninger) og mellom underliggende virksomheter og byrådsavdelingene. Særlovsorganer anses dog som egne organer.

6 Unntak fra hovedregel om meroffentlighet for korrespondanse mellom ulike typer virksomheter: a) Uttalelser fra Kommuneadvokaten og anmodning fra kommunale virksomheter om slik uttalelse, unntas offentlighet i medhold av offentlighetslovens 5 annet ledd bokstav b. Før eventuell offentliggjøring av slike dokumenter skal uttalelse innhentes fra Kommuneadvokaten. b) Før eventuell offentliggjøring av korrespondanse fra/til Kommunerevisjonen før avslutningen av en sak, skal uttalelse innhentes fra Kommunerevisjonen. c) Dokument utarbeidet av etat, bydel eller bedrift etter anmodning fra byrådsavdeling, enkeltbyråd eller byrådet, kan unntas fra offentlighet med hjemmel i offentlighetsloven 5 første ledd Tidspunktet for innsyn Tidspunktet for innsynsretten følger av offentlighetslovens 3. Dokumenter som initieres i underliggende virksomheter og utgjør fullført saksinnstilling overfor vedkommende byråd eller byrådet, er offentlige idet de oversendes vedkommende byrådsavdeling. Dersom forberedende saksbehandling også omfatter høringer etc., vil høringsuttalelser være offentlige når de er avgitt, så sant saken ikke er unntatt fra offentlighet i henhold til lov eller regler. Kommentar til pkt. 5.2: Oslo kommune er å anse som ett organ etter offentlighetsloven. Meroffentlighetsbestemmelsene under pkt. 5 i kommunens regler går lenger enn offentlighetslovens 5. Kommunens bestemmelser er basert på bystyrets syn om at Oslo kommune rettslig sett er å betrakte som ett organ i forhold til offentlighetsloven, men at det hovedsakelig skal føres en praksis som om kommunen består av mange organer, med visse unntak. Lovens utgangspunktet om at en kommune er å anse som ett organ er lempet på ved at adgangen til å unnta interne dokumenter etter offl. 5 ikke skal benyttes fullt ut. Det kan være god grunn til å utvise meroffentlighet også for interne dokumenter, for eksempel i dokumenter som inneholder faktiske opplysninger og forvaltningens beveggrunner i saker av offentlig interesse, jfr. dog pkt. 5.3 og pkt. 6. I og med at Oslo kommune er å anse som ett organ etter offl. 5 første ledd, er det i pkt. 5.2 om meroffentlighetsvurderingen av interne dokumenter lagt avgjørende vekt på at loven skal praktiseres som om Oslo kommune var flere organer, med visse unntak. Ved avgjørelsen av hva som kan karakteriseres som en virksomhet etter forslaget, må det foretas en helhetsvurdering hvor en blant annet legger stor vekt på virksomhetens grad av selvstendighet. Det generelle utgangspunktet er at den virksomhet som utad fremstår som en selvstendig enhet, anses som en virksomhet i relasjon til pkt For eksempel vil sentraladministrasjonen, en etat en bydel eller et kommunalt foretak være en virksomhet i denne sammenheng. Dette innebærer i praksis at interne dokumenter mellom virksomhetene i kommunen, gjerne vil være offentlige etter pkt Det er oppstilt unntak fra denne hovedregelen i pkt og 5.3. I pkt opprettholdes særregler i relasjon til Kommuneadvokaten, Kommunerevisjonen og dokument utarbeidet av ytre virksomhet etter anmodning fra byrådsavdeling, enkeltbyråd eller byrådet. Dette begrunnes ut fra dokumentenes ofte særegne karakter. Pkt c vil i praksis typisk kunne omfatte budsjettdokumenter. Det er normalt ikke adgang for forvaltningen til å unnta

7 7 alle dokumenter av en bestemt art en bloc. Offentlighetsloven forutsetter en konkret vurdering av et dokument det er begjært innsyn i. Pkt Dokumenter som inngår i byrådets forberedende interne saksbehandling: Det skal ikke utvises meroffentlighet etter pkt. 5.1 for notater fra den enkelte byråd til byrådet og notater byrådene imellom. Dokumenter som er utarbeidet av administrasjonen som sekretariat for den politiske ledelse, til bruk for byrådets / byrådens egne forberedende vurderinger kan unntas fra innsyn. Dokumenter som er utarbeidet av ytre virksomhet (etat, bedrift, foretak og bydelsforvaltning) til administrasjonen som sekretariat for den politiske ledelse til bruk for byrådets / byrådens egne forberedende vurderinger, kan unntas fra innsyn. Kommentar til pkt. 5.3: Oslo kommune er en parlamentarisk styrt kommune, hvor byrådet som kollegium har behov for å kunne drøfte politisk viktige saker i fortrolighet. Innsynsspørsmålet er derfor særskilt regulert når det gjelder byrådets interne saksbehandling. Bestemmelsen i pkt. 5.3 innebærer at dokumenter fra sentraladministrasjonen som sekretariat for den politiske ledelse, for eksempel utkast til byråssaker og byrådsnotater, fortsatt kan unntas fra offentlighet etter offl. 5 første ledd. Det samme gjelder dokument fra ytre virksomhet, for eksempel fra etat til byrådsavdeling som sekretariat for den politiske ledelse. Pkt Korrespondanse med eksterne organer og personer "Dokumenter som kommer fra eller sendes til organer utenfor Oslo kommune som rettssubjekt er offentlige, med mindre konkrete unntak kan hjemles." Kommentar til pkt. 5.4.: Dokument som er kommet inn til eller lagt frem for annet forvaltningsorgan enn Oslo kommune kan det begjæres innsyn i hos avsender- og/eller hos mottakerorganet etter bestemmelsene i offentlighetsloven. Pkt Søkerlister: Opplysninger om hvem som er søkere til stilling skal unntas fra offentlighet i den utstrekning den enkelte søker anmoder om dette, jfr. offentlighetsloven 6 første ledd nr 4. Kommentar til pkt. 5: Ved lov av gjeldende fra ble det gjort endringer i offentlighetsloven, hvor det i loven er innført adgang til å unnta opplysninger om en person dersom vedkommende ber om det. I kommunens regler er det innarbeidet et nytt punkt 5.5 om offentlighet for søkerlister hvor det forutsettes at søkernes ønsker om unntak fra offentlighet skal følges. Pkt. 6. Saksframlegg til folkevalgte organ, jfr. offentlighetslovens 5 tredje ledd. Saksframlegg med vedlegg fra byrådet til bystyret eller annet folkevalgt organ med myndighet delegert fra bystyret, er offentlige når byrådet har avgitt saken, med mindre sakene er av en slik

8 8 art at de faller inn under unntaksbestemmelser. Underliggende dokumenter fra forberedende saksbehandling er offentlige fra samme tidspunkt etter bestemmelser i lov og disse reglene, dersom det har vært grunnlag for å unnta dem inntil avgivelse av saksframlegget. Saksframlegg med vedlegg som oversendes fra administrasjonen til andre folkevalgte organ som behandler saker i henhold til kommunelov eller særlover er offentlige fra det tidspunkt de er avsendt. Utredninger og komiteinnstillinger i enkeltsaker er offentlige når de er avgitt til det organ som har nedsatt komiteen eller bedt om utredningen. Kommentar til pkt. 6: Det ble ved lov av gjeldende fra gjort endringer i offentlighetsloven 5 tredje ledd som fastslår at saksfremlegg med vedlegg som blir gitt til kommunalt folkevalgt organ er offentlige, med mindre dokumentet er av en slik art at de faller inn under unntaksbestemmelser. Tidligere kunne innstillinger til folkevalgte organ unntas fra offentlighet som internt dokument dersom organet ikke skulle treffe endelig avgjørelse i saken. Denne begrensingen er nå bortfalt, slik at bestemmelsen i offl. 5 tredje ledd omfatter saksfremlegg til alle folkevalgte organ uavhengig av om de skal fatte endelig avgjørelse eller innstille videre i saken. Vedlegget til saksfremlegget er også omfattet. Det samme gjelder underliggende dokumenter fra forutgående saksbehandling, dersom det har vært grunnlag til å unnta dem inntil avgivelse av saksfremlegget. I praksis innebærer endringen at saksfremlegg med vedlegg fra byrådet til bystyret er offentlige når byrådet har avgitt saken. Der byråden har avgitt innstilling til byrådet er saken etter normal praksis offentlig en uke før byrådet behandler og fatter vedtak i saken. Det fremgår av forarbeidene til kommuneloven at styrene i de kommunale foretakene er å anse som folkevalgte organer. Det antas derfor at daglig leders innstilling til foretaksstyret er omfattet av offl. 5 tredje ledd. Taushetsbelagte opplysninger, for eksempel forretningshemmeligheter (jfr. fvl. 13) skal det naturligvis fortsatt ikke gis innsyn i etter denne bestemmelsen. Pkt. 7. Ansvar for informasjon "Den daglige leder for virksomheter i Oslo kommune (etater, bedrifter og bydeler) har rett og plikt til å gi opplysninger på vegne av sin institusjon. Lederen har ansvar for at denne oppgaven delegeres i tilstrekkelig grad, slik at det blir mulig å gi korrekt og fyldestgjørende informasjon fra alle organer innen kommunen. Alle kommunens medarbeidere kan gi faktaopplysninger om eget arbeidsområde. Det må gjøres klart hva som er faktisk informasjon i tjenestes medfør, og hva som er personlige synspunkter som ikke binder kommunen." Merknad til pkt. 7: Offentlighetsloven regulerer dokumentoffentlighet og altså strengt tatt ikke informasjon. Tidligere regler om offentlighet i Oslo kommune inneholdt også et kapittel om informasjon og disse bestemmelsene er beholdt uendret i de nye reglene om offentlighet. Pkt. 7 omhandler hvem som kan gi informasjon på vegne av kommunen.

9 9 For øvrig vises det til rundskriv 51/2001 om ytringsfrihet og lojalitetsplikt for kommunens ansatte der en uttaler seg på egne vegne. Pkt. 8. Behandling av innsynsbegjæringer: Alle som henvender seg til Oslo kommune om dokumentinnsyn skal ha den samme adgang til innsyn. Informasjon skal stilles til rådighet så hurtig og så fullstendig som det er ressursmessig mulig. Som hovedregel skal dette skje innen tre dager. Kommentar til pkt. 8: Aktualitetshensyn tilsier at innsynsbegjæringer skal behandles uten ugrunnet opphold. Dette er presisert i reglenes (pkt. 8) som blant annet opprettholder 3-dagersregelen som et veiledende utgangspunkt. Pkt. 9. Utlevering av dokumenter: Oslo kommune skal på forespørsel utlevere kopi av kommunale saksdokumenter det gis innsyn i. Dersom den som ønsker innsyn ønsker dokumentene tilsendt, skal dette imøtekommes. Denne bestemmelse omfatter ikke dokumenter som er avlevert byarkivaren. Kommentar til pkt. 9: Det er vedtatt en ny bestemmelse som gjelder når innsynsbegjæringen tas til følge. Den som ønsker det skal på anmodning normalt få tilsendt vederlagsfri kopi av dokumentet. Pkt. 10. Klage, jfr. offentlighetslovens 9 Klage over nektet innsyn i konkret dokument forelegges vedkommende byrådsavdeling dersom nektelsen opprettholdes og saken klages inn for fylkesmannen. Kommentar til pkt. 10: Dersom innsynsbegjæringen avslås helt eller delvis, skal det vises til grunnlaget for avslaget, det vil si at det skal vises til vedkommende bestemmelse i offentlighetsloven med nr. eller ledd som begrunner avslaget. Dersom avslaget begrunnes i at det foreligger taushetsplikt, er det ikke tilstrekkelig å vise til offentlighetslovens 5a, men også den bestemmelse som medfører taushetsplikt (for eksempel fvl. 13 første ledd nr. 1). Dersom avslaget er begrunnet i offl. 5 eller 6, skal meroffentlighet vurderes og det skal opplyses om at meroffentlighet er vurdert. Det skal også opplyses om klageadgang og klagefrist ved helt eller delvis avslag (offl. 9). Pkt. 11. Administrasjon og forvaltning av regelverket "Byrådet kan i en veiledning gi utfyllende bestemmelser om administrasjon, forvaltning og utøvelse av dette regelverket." Kommentar til pkt. 11:

10 10 Byrådet er her gitt fullmakt til å gi utfyllende bestemmelser innenfor regelverket. Bestemmelser om intern arbeidsdeling ved innsynsbegjæringer er gitt, se nedenfor. 3. Bestemmelser om intern arbeidsdeling ved innsynsbegjæringer Bestemmelser om intern arbeidsdeling ved innsynsbegjæringer i kommunen er presisert i Veiledning til regler om offentlighet i Oslo kommune organisatoriske bestemmelser, vedtatt av byrådet (vedlegg 3) og er for øvrig i tråd med etablert praksis: Pkt. 1. "Den enkelte etatsjef / kommunaldirektør /bydelsdirektør er ansvarlig for offentlighetsvurdering av det enkelte dokument eller deler av dokumentet. Ansvaret omfatter dokumenter som utferdiges eller avsendes, eller som kommer inn til vedkommende virksomhet." Kommentar til pkt. 1: Den enkelte etats- eller virksomhetsleder har ansvaret for offentlighetsvurderingen i sin virksomhet. Dette innebærer i praksis den enkelte byrådsavdeling, den enkelte etat og den enkelte bydelsadministrasjon. Ansvaret omfatter den løpende offentlighetsvurderingen med forhåndsklassifisering av dokumenter, håndtering av innsynsbegjæringer og eventuelle klagesaker etter offentlighetslovens 9. Pkt. 2."Henvendelse om dokument som er utarbeidet av etat, eller bydel for videre behandling i byråd og sentraladministrasjon, vurderes av vedkommende kommunaldirektør." Kommentar til pkt. 2: I pkt. 2 gjøres det unntak fra hovedregelen i pkt. 1 som gjelder henvendelse om dokument i saker som er utarbeidet av etat eller bydel for videre behandling i byråd og sentraladministrasjonen. Her skal henvendelsen eller klagen vurderes av vedkommende kommunaldirektør. Pkt. 3. "Klage over nektet innsyn i konkret dokument forelegges vedkommende byrådsavdeling før nektelsen eventuelt opprettholdes og saken klages inn for overordnet organ." Kommentar til pkt. 3: Klage over nektet innsyn i konkret dokument forelegges vedkommende byrådsavdeling før nektelsen eventuelt opprettholdes og saken klages inn til fylkesmannen. Bestemmelsen i reglenes pkt. 10 er her gjentatt i veiledningens pkt. 3 av pedagogiske grunner. Henvendelser om dokument som er utferdiget av kommunalt foretak avgjøres av det kommunale foretaket selv. Eventuell klage på avslag om innsyn fra et kommunalt foretak skal normalt sendes derfra direkte til fylkesmannen. Pkt. 4. "Denne veiledningen er gitt med hjemmel i "Regler om offentlighet i Oslo kommune," vedtatt , pkt. 12 og omfatter virksomheter byrådet har instruksjonsmyndighet over. Veiledningen trer i kraft straks den er vedtatt av byrådet.

11 11 Samtidig oppheves "Veiledning - meroffentlighet i Oslo kommune," sist endret av bystyret " Kommentar til pkt. 4: - 4. Innsynsskjema Innsynsbegjæringer kan fremsettes både skriftlig og muntlig. Skjema til bruk ved innsynsbegjæringer er vedlagt og kan benyttes ved behov av administrasjonen ved behandling av forespørsel om innsyn etter offentlighetsloven. Skjemaet inneholder en side for innsynsbegjæringen og en side for forvaltningens vedtak, og ligger med som vedlegg 4. Der det begjæres innsyn i et dokument med vedlegg, bør dette anses som en innsynsbegjæring i hoveddokumentet og vedleggene. Det må imidlertid tas selvstendig stilling til innsynsspørsmålet etter offentlighetsloven og de kommunale reglene for hvert enkelt dokument. Det kan altså tenkes at det i en sak for eksempel gis dels innsyn/dels avslag i hoveddokumentet, fullt innsyn i vedlegg 1 og avslag i vedlegg 2. Rent praktisk kan en i så fall bruke et innsynsskjema til hvert enkelt dokument i saken. Jan Aas kst. kommunaldirektør Helene Solbakken kst. seksjonssjef

12 12 Blankett BEGJÆRING OM DOKUMENTINNSYN Til (byrådsavdeling, etat, bydelsadm.)... Navn på den som begjærer innsyn:. Avis/firma/ institusjon:. Telefon:..Fax:. E-post:. anmoder om innsyn i følgende dokument som i følge journalen er unntatt offentlighet: Sak nr.: Dok.dato:. Unntakshjemmel: Offentlighetslovens.. Mottaker / Avsender:. Dok.:(beskrivelse):. Saksansvarlig:.. Saksbehandler:. Merknader: Oslo, den. (underskrift) På bakgrunn av innsynsbegjæringen vil det bli foretatt fornyet offentlighets- og evt. meroffentlighetsvurdering. Meroffentlighet, jfr. offentlighetslovens 2,3 ledd kan etter loven likevel bare vurderes i de tilfeller unntakshjemmelen er offentlighetslovens 5 og 6. Opplysninger unntatt offentlighet etter lovens 5a om lovbestemt taushetsplikt kan ikke vurderes mht. meroffentlighet. (Se side 2)

13 13 SVAR PÅ INNSYNSBEGJÆRINGEN (Fylles ut av Oslo kommune): Det er truffet nedenstående vedtak (sett kryss): Unntakshjemmel 5 eller 6:.... Innsynsbegjæringen tas til følge. Dokumentet følger vedlagt. Det gis delvis innsyn. For øvrig er dokumentet unntatt offentlighet med hjemmel i offentlighetslovens (angi ledd og bokstav/nr,). Oslo kommune finner ikke å kunne utvise meroffentlighet for disse deler av dokumentet, som er skjermet. Innsynsbegjæringen avslås. Dokumentet er unntatt offentlighet med hjemmel i offentlighetslovens (angi ledd og bokstav/nr,). Oslo kommune finner ikke å kunne utvise meroffentlighet. Unntakshjemmel 5a:.. Det gis innsyn i de deler av dokumentet som ikke inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jfr. offentlighetslovens 5a. De taushetsbelagte opplysninger er skjermet. Innsynsbegjæringen avslås. Dokumentet er unntatt offentlighet med hjemmel i offentlighetslovens 5a. De deler av dokumentet som ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger gir alene et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatt opplysningene utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold, jfr. offentlighetslovens 5a, 2.ledd, 1. punktum. Grunnlaget for den lovbestemte taushetsplikten etter 5a er følgende lovbestemmelse:... Merknader: Den som har fått helt eller delvis avslag på begjæring om innsyn, kan påklage avslaget til fylkesmannnen inne 3 uker fra underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende. Det vises til offentlighetslovens 9. Eventuell klage sendes sammen med dette dokument til Byrådsavdeling for.., Rådhuset 0037 OSLO. Oslo, den