Sikre en systematisk og forutsigbar saksbehandling ved begjæring om innsyn i saker som er behandlet av sakkyndig selskap(sks).

Transkript

1 Spesifikasjon BEGJÆRING OM INNSYN Dok. ansvarlig: Otto Rune Stokke Dok. godkjenner: Frode Remvang Gyldig fra: Distribusjon: Åpen Side 1 av 10 Innholdsfortegnelse 1 HENSIKT OG OMFANG INSTRUKSANSVARLIG BESKRIVELSE DOKUMENTER SOM KAN UNNTAS FRA INNSYN OPPLYSNINGER SOM SKAL UNNTAS FRA INNSYN TAUSHETSPLIKT REFERANSE: VEDLEGG... 4 VEDRØRENDE BEGJÆRING OM INNSYN ETTER OFFENTLEGLOVA DOKUMENTER SOM KAN UNNTAS FRA INNSYN DOKUMENTER OPPRETTET ELLER MOTTATT FØR 1. JANUAR DOKUMENTER SOM IKKE ER FERDIGSTILT ORGANINTERNE DOKUMENTER DOKUMENTER SOM ER INNHENTET UTENFRA FOR SELSKAPETS INTERNE SAKSFORBEREDELSE RETTSSAKSDOKUMENTER MELDING, TIPS ELLER LIGNENDE DOKUMENT OM LOVBRUDD FRA PRIVATE PERSONER ANDRE DOKUMENTER OM LOVBRUDD DOKUMENTER I SAK OM ANSETTELSE ELLER FORFREMMELSE I SELSKAPET OPPLYSNINGER SOM SKAL UNNTAS FRA INNSYN OPPLYSNINGER OM NOENS PERSONLIGE FORHOLD OPPLYSNINGER OM DRIFTS- ELLER FORRETNINGSHEMMELIGHETER OPPLYSNINGER SOM KAN UNNTAS FRA INNSYN RÅD OG VURDERINGER INNHENTET FRA EKSTERNE RÅDGIVERE OPPLYSNINGER SOM MÅ UNNTAS AV HENSYN TIL NASJONALE FORSVARS- OG SIKKERHETSINTERESSER OPPLYSNINGER SOM KAN LETTE GJENNOMFØRINGEN AV LOVBRUDD OPPLYSNINGER SOM BØR UNNTAS AV HENSYN TIL SELSKAPETS ØKONOMI-, LØNNS OG PERSONALFORVALTNING UNNTAK FOR RESTEN AV DOKUMENTET... 9 DE GJENVÆRENDE DELENE AV DOKUMENTET VIL GI ET KLART MISVISENDE INNTRYKK AV DOKUMENTETS INNHOLD, ELLER DET VIL VÆRE URIMELIG ARBEIDSKREVENDE FOR SELSKAPET Å SKILLE UT DE OPPLYSNINGER SOM IKKE ER UNNTATT FRA INNSYNSRETT, ELLER DE UNNTATTE OPPLYSNINGENE UTGJØR DEN VESENTLIGSTE DELEN AV DOKUMENTET.10 1 Hensikt og omfang Sikre en systematisk og forutsigbar saksbehandling ved begjæring om innsyn i saker som er behandlet av sakkyndig selskap(sks). 2 Instruksansvarlig Ansvar for å utarbeide og vedlikeholde denne spesifikasjonen er tillagt leder i DLE. SKS har ansvar for å implementere spesifikasjonen i virksomhetens internkontroll system.

2 Spesifikasjon: Side 2 av 10 3 Beskrivelse Generelt betrakter vi en tilsynsrapport som et offentlig dokument og at alle kan kreve innsyn i saksdokumenter. Begjæringer om innsyn kan kreves skriftlig og muntlig. Vi bør søke å få disse henvendelsene skriftlig fra tredje part (personer som ikke er eier/bruker av anlegg). Det skal anmerkes i tilsynssystemet merknadsfelt dersom opplysninger utleveres. Dokumenter som utleveres skal, i den grad det er praktisk mulig, lagres i egen fil på saken. Ved innsyn i mange anlegg kan det være praktisk å legge dette inn på fellesanlegget. Innsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Innsynsbegjæring må være tilstrekkelig opplyst til å identifisere hvilken sak/dokument som det ønskes innsyn i. Ved innsyn i større anlegg eller i saker av spesiell karakter informeres DLE via e-post: dle@hafslund.no Ved begjæring om innsyn skal saksbehandler konkret vurdere saken om det kan eller skal nektes innsyn i saken. Kravet skal avgjøres uten opphold og senest etter fem virkedager (Offentleglova 32). SKS sender i utgangspunktet, innsyn elektronisk. Blir det krevd papirkopi skal det sendes. Kommer SKS frem til at vedkommende ikke kan kreve innsyn, sendes begjæring til DLE som behandler saken videre. Har DLE fattet vedtak i saken skal begjæring sendes til DLE. Dersom Leverandøren har mistanke til at utlevering av dokumenter kan medføre ytterligere henvendelser, klager/mediehenvendelser eller liknende, kontaktes Nettselskapet/DLE via e-post: dle@hafslund.no før saken behandles videre. Alle henvendelser eller begjæringer om innsyn i saker fra media skal umiddelbart rettes til DLE via e-post: dle@hafslund.no 4 Dokumenter som kan unntas fra innsyn Dokumenter opprettet eller mottatt før 1. januar 2009 Dokumenter som ikke er ferdigstilt Organinterne dokumenter Dokumenter som er innhentet utenfra for selskapets interne saksforberedelse Organinterne dokumenter 5 Opplysninger som skal unntas fra innsyn Opplysninger om noens personlige forhold Opplysninger om drifts- eller forretningshemmeligheter Rettssaksdokumenter Melding, tips eller lignende dokument fra private personer Andre dokumenter om lovbrudd

3 Spesifikasjon: Side 3 av 10 6 Taushetsplikt Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, skal alltid unntas fra offentligheten. De delene av dokumentet som ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger, er som hovedregel offentlige. Utlevering til utenforstående av opplysninger som er omfattet av taushetsplikt kan være straffbart etter straffeloven. Taushetsplikten gjelder ikke når den som har krav på hemmelighold gir samtykke i at opplysningene blir gitt ut. Men et samtykke til å gi opplysninger til person A, innebærer ikke at de uten videre òg kan gis ut til person B. Taushetsplikten etter forvaltningsloven 13 gjelder også sakkyndige selskaper. Noens personlige forhold, forvaltningsloven ledd Kravet gjeld bare opplysninger om fysiske personer men omfatter ikke alle opplysninger om enkeltpersoner. Det må være opplysninger som det med god grunn er vanlig å holde for seg selv. Opplysningene kan gjelde egenskaper om en person, eller det kan gjelde noe personen har gjort som kan være egnet til å karakterisere han, for eksempel en straffbar handling. Andre eksempler er helseopplysninger, holdninger til politiske spørsmål, karakterer og følelsesliv. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. For eksempel kan informasjon om adresse til en person vise at personen sitter i fengsel eller er innlagt på en psykiatrisk institusjon. I slike tilfeller er det taushetsplikt òg om adressa til personen. At det har vært gjennomført tilsyn hos beboer er ikke et personlig forhold. Rapporter som inneholder opplysninger om årsak til avvik som sier noe om ens personlige forhold, unntas fra innsyn(taushetsplikt). For eksempel anlegget var ikke tilstrekkelig vedlikeholdt fordi eier ikke evner å ta vare på seg selv og sine verdier, herunder bolig og dets elektriske anlegg. Likeledes blir det med opplysninger som blir lagt til saken om at eier/bruker ikke har råd til å rette rapport, er på sykehus og trenger lengre tid til å rette rapport o.l. Taushetsplikt for næringsopplysninger, forvaltningsloven ledd nr. 2 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Opplysninger om drifts- eller forretningsforhold vil omfatte opplysninger som direkte gjelder utøvelse av næringsvirksomhet, slik som informasjon om produksjonsmetoder, produkt, nye oppfinnelser, kundelister, kontraktsvilkår, markedsføringsstrategier, analyser, prognoser eller strategier knytte til virksomheten. For at opplysningene skal være underlagt taushetsplikt, må det kunne føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for virksomheten dersom det blir kjent, enten direkte eller ved at konkurrenter kan utnytte dem. Taushetsplikt vil ikke omfatte opplysninger om at en virksomhet har gjort seg skyldig i et lovbrudd, selv om opplysningene vil kunne skade konkurranseevnen til virksomheten.

4 Spesifikasjon: Side 4 av 10 7 Referanse: Forvaltningsloven (hele loven) 4 unntak for visse offentlige institusjoner og for visse saker, m. m. 13 taushetsplikt 14 saksforberedelse og klage ved pålegg om å gi opplysninger 15 fremgangsmåten ved gransking o.l. 18 partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter Offentleglova 3 Hovedregel Offentleglova 28 Innsynskravet 8 Vedlegg Standardbrev-Unntak fra innsyn fra DSB Hjelpedokument unntak fra innsyn

5 Spesifikasjon: Side 5 av 10 [NAVN] [ADRESSE] [POSTNUMMER/STED] [STED], [DATO] Vedrørende begjæring om innsyn etter offentleglova Det vises til innsynsbegjæring av [DATO]. Etter en konkret vurdering har [SELSKAPETS NAVN] besluttet at det ikke vil gis innsyn i de etterspurte dokumentene. ELLER: Etter en konkret vurdering har [SELSKAPETS NAVN] besluttet at enkelte av opplysningene i de etterspurte dokumentene må unntas fra innsyn. [BEGRUNNELSE (se hjelpedokument)] [EVENTUELT: Da de gjenværende delene av dokumentet vil gi et klart misvisende inntrykk av dokumentets innhold / det vil være urimelig arbeidskrevende for [SELSKAPETS NAVN] å skille ut de opplysningene i dokumentet som ikke er unntatt fra innsynsrett / de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentet, er det besluttet at dokumentet unntas i sin helhet, jfr. offentleglova 12 [litra a / litra b / litra c]. Dersom det er ønskelig med en nærmere begrunnelse for vedtaket kan dette kreves innen tre uker regnet fra mottagelsen av dette brevet, jfr. offentleglova 31 andre ledd. Denne avgjørelsen kan påklages til Fylkesmannen i Oslo og Akershus innen 3 uker regnet fra mottakelsen av dette brev, jfr. offentleglova 32. Nærmere regler om fremgangsmåten ved klage følger av forvaltningsloven kapittel VI. En eventuell klage kan fremsettes for [SELSKAPETS NAVN OG ADRESSE]. Med vennlig hilsen for [SELSKAPETS NAVN] [NAVN]

6 Spesifikasjon: Side 6 av 10 HJELPEDOKUMENT TIL STANDARD AVSLAGSBREV UNNTAK FRA INNSYNSRETTEN ETTER OFFENTLEGLOVA Dette dokumentet er, sammen med vedlagte standard avslagsbrev, ment å være en hjelp ved utformingen av avslag på begjæringer om innsyn i dokumenter etter offentleglova. I det følgende er det gitt en oversikt over de unntaksbestemmelser som trolig vil være mest relevante for [SELSKAPETS NAVN]. Dersom en av bestemmelsene kan passe for (opplysninger i) dokumentene det har blitt begjært innsyn i, kopierer du inn forslaget til begrunnelse for avslaget i avslagsbrevet. Merk: Offentleglova gir i noen tilfeller hjemmel for å unnta hele dokumenter fra innsyn. Andre ganger er det kun opplysninger som kan unntas fra innsyn. I sistnevnte tilfeller må de etterspurte dokumentene som hovedregel utleveres, men da slik at opplysningene som kan eller skal unntas fra innsyn tas ut av dokumentet ved sladding eller liknende metode. Avslagsbrevet skal benyttes både ved unntak av hele dokumenter og ved unntak av opplysninger i et dokument. 9 Dokumenter som kan unntas fra innsyn De følgende unntaksregler gir hjemmel for å unnta dokumentet i sin helhet. Dette innebærer at det første alternativet i [SELSKAPETS NAVNs] standard avslagsbrev skal benyttes. 9.1 Dokumenter opprettet eller mottatt før 1. januar 2009 [SELSKAPETS NAVN] har ikke plikt til å utlevere dokumenter selskapet har opprettet eller mottatt fra andre før loven trådte i kraft 1. januar Bakgrunnen for dette er at dokumentene ble [opprettet/mottatt] av [SELSKAPETS NAVN] før 1. januar 2009, og følgelig ikke er omfattet av de dokumentene [SELSKAPETS NAVN] plikter å gi innsyn i, jfr. offentleglova 33 andre ledd jfr. 2 første ledd bokstav c. 9.2 Dokumenter som ikke er ferdigstilt Unntaket rammer utkast og liknende, såfremt det fortsatt er aktuelt å gjøre endringer eller tilføyelser i dokumentet. Bakgrunnen for dette er at dokumentene ikke er ferdigstilt og dermed kan unntas fra innsyn i medhold av offentleglova 4 andre ledd tredje punktum. 9.3 Organinterne dokumenter Unntaket rammer dokumenter som er opprettet for intern saksforberedelse i selskapet. Unntaket omfatter ikke dokumenter som inneholder selskapets endelige avgjørelse i en sak, eller dokumenter som er sendt ut av selskapet (for eksempel til andre selskaper i Hafslundkonsernet og til parter i den aktuelle saken). Bakgrunnen for dette er at dokumentene er opprettet for den interne saksforberedelse og dermed kan unntas fra innsyn i medhold av offentleglova 14 første ledd. 9.4 Dokumenter som er innhentet utenfra for selskapets interne saksforberedelse Unntaket i offentleglova 15 første ledd rammer dokumenter selskapet har innhentet fra et underordnet organ (for eksempel et datterselskap) til bruk i selskapets interne

7 Spesifikasjon: Side 7 av 10 saksforberedelse. For at det skal være adgang til å unnta dokumentet må dette være nødvendig for å sikre en forsvarlig intern avgjørelsesprosess i selskapet. Dette er et nokså strengt vilkår, noe som medfører at det skal en del til før det blir tale om å unnta dokumenter etter denne bestemmelsen. Normalt må det kreves at det foreligger et tett samarbeidsforhold mellom selskapet og det underordnede organet før bestemmelsen kommer til anvendelse. Oversendelse av utkast til endelig avgjørelse med merknader, innspill og liknende vil normalt rammes. Råd og vurderinger om rent administrative eller faglige spørsmål vil imidlertid ikke kunne unntas fra innsyn etter denne bestemmelsen. Bakgrunnen for dette er at der innhentet for intern saksforberedelse og dermed kan unntas fra innsyn i medhold av offentleglova 15 første ledd første punktum. 9.5 Rettssaksdokumenter Dokumenter som selskapet har utarbeidet eller mottatt som part i en rettssak for norske domstoler kan unntas fra innsyn. I visse tilfeller vil imidlertid allmennheten kunne få innsyn i dokumentene etter reglene i tvisteloven, se særlig lovens Bakgrunnen for dette er at dokumentene er mottatt (eller: utarbeidet) av selskapet som part i en rettssak for norske domstoler og dermed kan unntas fra innsyn i medhold av offentleglova Melding, tips eller lignende dokument om lovbrudd fra private personer Dersom selskapet får inn melding, tips eller andre opplysninger om mulige lovbrudd fra private personer eller virksomheter, kan slike dokumenter unntas med hjemmel i offentleglova 24 andre ledd første punktum. Bakgrunnen for dette er at dokumentene gjelder melding, tips eller liknende om lovbrudd og dermed kan unntas fra innsyn i medhold av offentleglova 24 andre ledd første punktum. 9.7 Andre dokumenter om lovbrudd For andre dokumenter om lovbrudd, herunder tips og melding fra offentlige organer, kan det gjøres unntak fra innsyn inntil saken er avgjort, det vil i praksis si at det er truffet avgjørelse om å reagere (eventuelt om ikke å reagere) med en eller annen sanksjon overfor lovbruddet. Bakgrunnen for dette er at dokumentene gjelder et lovbrudd, og dermed kan unntas fra innsyn inntil det er truffet avgjørelse i saken, jfr. offentleglova 24 andre ledd andre punktum. 9.8 Dokumenter i sak om ansettelse eller forfremmelse i selskapet Dokumenter som gjelder saker om ansettelse eller forfremmelse i selskapet kan unntas fra innsyn etter offentleglova 25 første ledd. Unntaket vil i utgangspunkt omfatte alle dokumentene i saken, herunder søknad, referat fra intervju med søkeren vurderinger av søkerne og selve ansettelsesavtalen. Andre personalsaker enn ansettelse og forfremmelse vil derimot ikke omfattes. Dette gjelder blant annet saker om permisjon, oppsigelse eller avskjed. Opplysninger om slike saker vil imidlertid etter omstendighetene kunne unntas etter andre bestemmelser, for eksempel offentleglova 13 om taushetsplikt og 23 om unntak av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av lønns- og personalforvaltning.

8 Spesifikasjon: Side 8 av 10 Bakgrunnen for dette er at gjelder ansettelse / forfremmelse og dermed kan unntas fra innsyn i medhold av offentleglova 25 første ledd. 10 Opplysninger som skal unntas fra innsyn De følgende unntaksregler gjelder opplysninger selskapet er forpliktet til å unnta fra innsyn, fordi de er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Som utgangspunkt er det kun opplysninger som kan unntas etter disse bestemmelsene. I visse tilfeller er det imidlertid adgang til å unnta hele dokumentet fra innsyn, se punkt 12 nedenfor Opplysninger om noens personlige forhold Selskapet er forpliktet til å bevare hemmelighold om det man får vite om noens personlige forhold. Dette omfatter personlige opplysninger om privatpersoner (herunder selskapets kunder og ansatte) om blant annet slektskaps- familie- og hjemforhold, fysisk og psykisk helse samt personers karakter og følelsesliv. Opplysninger om den enkeltes utdanning og arbeid vil normalt omfattes, samt opplysninger om enkeltpersoners boligforhold, økonomi og arbeidsforhold. Også et kundeforhold vil kunne regnes som noens personlige forhold. Alle kundeopplysninger i et dokument skal derfor sladdes Fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted regnes som utgangspunkt ikke som personlige forhold, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Bakgrunnen for dette er at opplysningene gjelder noens personlige forhold og dermed skal unntas fra innsyn i medhold av forvaltningsloven 13 første ledd nr. 1 jfr. offentleglova 13 første ledd Opplysninger om drifts- eller forretningshemmeligheter Selskapet er også forpliktet til å bevare hemmelighold om opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde (drifts- og forretningshemmeligheter). Taushetsplikten tar sikte på å hindre spredning av opplysninger som kan føre til økonomiske tap for vedkommende bedrift enten direkte eller ved at konkurrenter utnytter opplysningene. Opplysninger som er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder vil ikke være omfattet av denne unntaksregelen. Videre må opplysningene være av en slik art at det er naturlig å regne med at en i vedkommende virksomhet anser den som en hemmelighet. Bakgrunnen for dette er at opplysningene gjelder drifts- eller forretningshemmeligheter og dermed skal unntas fra innsyn i medhold av forvaltningsloven 13 første ledd nr. 2 jfr. offentleglova 13 første ledd 11 Opplysninger som kan unntas fra innsyn Bestemmelsene omtalt nedenfor gir kun hjemmel for å unnta opplysninger i et dokument. I visse tilfeller er det imidlertid adgang til å unnta hele dokumentet fra innsyn, se punkt 12 nedenfor Råd og vurderinger innhentet fra eksterne rådgivere Etter 15 andre ledd er det adgang til å gjøre unntak for dokumenter som er innhentet fra eksterne rådgivere eksempelvis advokater, konsulenter osv. Unntaket gjelder imidlertid kun

9 Spesifikasjon: Side 9 av 10 de deler av dokumentet som inneholder råd om og vurderinger av hvordan selskaper bør stille seg i en sak. I tillegg må det være nødvendig av hensyn til en forsvarlig ivaretaking av selskapets interesser i saken å gjøre unntak fra innsynsretten. Dokumenter rådgivere sender selskapet på eget initiativ vil ikke være omfatte av unntaksregelen. Bakgrunnen for dette er at opplysningene inneholder råd eller vurderinger om hvordan [SELSKAPETS NAVN] bør stille seg i en bestemt sak og dermed kan unntas fra innsyn i medhold av offentleglova 24 andre ledd Opplysninger som må unntas av hensyn til nasjonale forsvars- og sikkerhetsinteresser Offentleglova 21 rammer dokumenter selskapet kommer i besittelse av og som inneholder opplysninger det ikke bør gis innsyn i av hensyn til nasjonale forsvars- og sikkerhetsinteresser. Dette kan for eksempel dreie seg om kart eller andre dokumenter som viser arten, størrelsen eller plasseringen av militære anlegg, eller opplysninger som kan skade politiets virksomhet eller den sivile beredskapen i samfunnet. Bakgrunnen for dette er at opplysningene gjelder forhold av betydning for den nasjonale sikkerhet som kan unntas fra innsyn i medhold av offentleglova Opplysninger som kan lette gjennomføringen av lovbrudd Det kan gjøres unntak fra innsyn for opplysninger i et dokument dersom dette er nødvendig fordi innsyn vil kunne lette gjennomføringen av straffbare handlinger. Opplysningene som unntas må være av en slik karakter at de vil kunne være nyttige ved gjennomføringen av straffbare handlinger. Det er ikke noe vilkår for å gjøre unntak at den som begjærer innsyn mistenkes for å planlegge et straffbart forhold. Opplysninger som vil kunne være aktuelle å unnta fra innsyn etter denne bestemmelsen er særlig detaljerte kart eller tegninger over områder eller bygninger som vil kunne være særlig utsatt for sabotasje eller terrorisme. Også opplysninger om kunders brukernavn og passord på Hafslunds hjemmesider eller liknende vil nok kunne unntas etter denne bestemmelsen. Bakgrunnen for dette er at opplysningene vil kunne lette gjennomføringen av lovbrudd og dermed kan unntas fra innsyn i medhold av offentleglova 24 tredje ledd første punktum Opplysninger som bør unntas av hensyn til selskapets økonomi-, lønns og personalforvaltning Selskapet har rett til å unnta opplysninger som det er nødvendig å hemmeligholde av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av egen økonomi-, lønns- eller personalforvaltning. Bakgrunnen for dette er at opplysningene gjelder selskapets økonomi-, lønns- eller personalforvaltning og dermed kan unntas fra innsyn i medhold av offentleglova 23 første ledd. 12 UNNTAK FOR RESTEN AV DOKUMENTET I visse tilfeller kan et dokument kunne unntas i sin helhet selv om den aktuelle unntaksbestemmelsen kun rammer opplysninger. Dette gjelder dersom ett av følgende vilkår er oppfylt:

10 Spesifikasjon: Side 10 av 10 De gjenværende delene av dokumentet vil gi et klart misvisende inntrykk av dokumentets innhold, eller Det vil være urimelig arbeidskrevende for selskapet å skille ut de opplysninger som ikke er unntatt fra innsynsrett, eller De unntatte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentet. Begrunnelsen for at hele dokumentet unntas må angis i svaret på innsynsbegjæringen, i tillegg til begrunnelsen for at enkeltopplysninger er unntatt fra innsyn. Et forslag til begrunnelse er inntatt i standardbrevet.