ÅPENHETSUTFORDRINGER I FORVALTNINGEN

Transkript

1 ÅPENHETSUTFORDRINGER I FORVALTNINGEN ved Eva M. Sibbern, KD Fredag 9. nov Partnerforum

2 KD`s ansvarsområde Barnehagesektoren Grunnopplæringen Universiteter og høyskoler Forskningssektoren Særskilte forvaltningsorgan 2 Kunnskapsdepartementet

3 Formål 1 Legge til rette for åpen og gjennomsiktig forvaltning Styrke informasjons- og ytringsfriheten Demokratisk deltakelse Rettsikkerhet for den enkelte Tillit til forvaltningen Kontroll fra allmennheten Viderebruk av offentlig informasjon 3 Kunnskapsdepartementet

4 Andre hensyn Effektivitet Personvern o.a. interesser Allmennoffentlighet og andre former for innsynsrett (partsinnsyn: forvaltn.l. 18 flg.) Dokumentoffentlighet og møteoffentlighet 4 Kunnskapsdepartementet

5 KDs praksis Saksdokumenter, innsyn og avslag Antall journalførte dokumenter: (interne notater unntatt) Antall krav om innsyn: 2780 (ca.12 %) Antall avslag: 282 (10,14 %) 5 Kunnskapsdepartementet

6 Hjemmel for avslag (10+) offl Dokument mottatt fra et underordnet organ eller et annet departement til bruk i den interne saksforberedelsen 81 offl. 5.2, jfr. rrevl. 18 Utsatt offentlighet, jfr. riksrevisjonsloven 71 offl. 13 jfr. fvl. 13 Opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt (noens personlige forhold) 32 offl Dokument om innhenting av dokument som er nevnt i 15.1 og og innkalling til og referat fra møte mellom overordnet/underordnet organ, mellom departement og mellom et organ organ som gir råd eller vurderinger som er nevnt i offl. 18 Dokument som et organ har utarbeidet eller mottatt som part i en rettssak for norsk domstol 19 offl Opplysninger unntatt offentlighet når det er påkrevd av hensyn til en en forsvarlig gjennomføring av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltningen i organet 11 6 Kunnskapsdepartementet

7 Delvise avslag (5+) offl. 13 jf fvl. 13, 1.ledd,1.pkt. 1) offl. 13 jf fvl. 13, 1. ledd 1 pkt.2 Opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt (noens personlige forhold) Opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt (tekniske innretninger og fremgangsmåter samt driftseller forretningsforhold) som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår offl. 18 Dokument som et organ har utarbeidet eller mottatt som part i en rettssak for norsk domstol 5 7 Kunnskapsdepartementet

8 Klager i klager over avslag gitt av underordnete organ 22 klager over avslag gitt av KD 8 Kunnskapsdepartementet

9 Klagebehandlingen 6 av klagene ble omgjort av KD 4 klager ble gitt medhold I de øvrige sakene ble det gitt en nærmere begrunnelse Ingen fremmet for Kongen i statsråd 9 Kunnskapsdepartementet

10 Åpenhetsutfordringer Forholdet offentlighet og personvern Forholdet mellom effektivitet og offentlighet: Elektronisk sammenstilling fra databaser, jfr. off.l. 9. Unntak for taushetsbelagte opplysninger etter off.l. 13 jfr. forv.l. 13, 1. ledd 2) Brukes offentlighetsloven i samsvar med formålet? 10 Kunnskapsdepartementet

11 Elektronisk sammenstilling fra databaser, jfr. offl. 9. Rett til å kreve innsyn i en sammenstilling av opplysninger som er elektronisk lagret i database hos organets Vilkåret om enkle framgangsmåtar hvor går grensen? 11 Kunnskapsdepartementet

12 Database og taushetsbelagte opplysninger NRK ba om innsyn i årsmeldinger og årsregnskap for samtlige kommunale og ikke kommunale barnehager for årene 2008, 2009 og 2010,- alt dokumenter Opplysningene var lagret i databasen Innsynsbegjæringen var hjemlet i offentlighetslovens paragraf 9, om rett til å krevje innsyn i ei samanstilling frå databasar. 12 Kunnskapsdepartementet

13 Taushetsbelagte opplysninger fremgår av årsmeldingene og regnskapene om det er ytet midler til hjelp til barn med nedsatt funksjonsevne og/eller minoritetsspråklige barn fare for bakveisidentifikasjon, taushetsbelagte opplysninger etter f.v.l. 13, 1.ledd 13 Kunnskapsdepartementet

14 Grensen går for hva som kan gjøres med enkle midler? manuell uttrekking av barnehager med taushetsbelagte opplysninger gjennomgangen ville ta flere dager, selv om dokumentet ble overleverte i form av en fil elektronisk utenfor det som kan kreves etter off. l Kunnskapsdepartementet

15 Rett til innsyn i dokumentene Alternativet er at det blir gitt innsyn i opplysningene på vanlig måte, ved at alle årsmeldinger og regnskap blir oversendt i sladdet versjon. Urimelig arbeidskrevende, 12 b)? 15 Kunnskapsdepartementet

16 Åpenhetsutfordring Å avgjøre når lovens krav om at en sammenstilling gjøres med enkle fremgangsmåter er oppfylt Å avgjøre når et krav om innsyn kan avslås med hjemmel i 12 b) urimelig arbeidskrevende Kunnskapsdepartementet

17 Offentlighetens rett til innsyn. Privatpersoners ønske om personvern Firmaet Rekruttering A/S ba innsyn i lister over studenter ved NTNU som inneholdt opplysninger om fagretning, navn, adresse og telefonnummer. 17 Kunnskapsdepartementet

18 Saksbehandlingen Avslag med hjemmel i 14. Begrunnelse: listene var utarbeidet for intern sakshåndtering Klage til KD. Klager gitt medhold. Ikke taushetsbelagte opplysninger. Sammenstillingen av opplysningene kunne skje med enkle midler. Ikke opprettet for eget bruk. 18 Kunnskapsdepartementet

19 Sterke reaksjoner Studenter som opplever utlevering av klasselister som en krenkelse av deres personvern Utdanningsinstitusjonene stilte seg kritiske til departementets vedtak Også Datatilsynet reagerte 19 Kunnskapsdepartementet

20 20 Kunnskapsdepartementet

21 21 Kunnskapsdepartementet

22 Åpenhetsutfordringer Hensynet til personvernet. Problematisk at den som har gitt utdanningsinstitusjonene opplysningene føler at deres personvern er krenket, når det blir gitt innsyn. Vi har ikke noen kunnskap om hvilke formål opplysningene blir innhentet for eller noen garanti for at den videre behandlingen blir i samsvar med regelverket. 22 Kunnskapsdepartementet

23 Kollisjon mellom formål? Lovens formål om demokratisk kontroll gjør seg i liten grad gjeldende i studentlistesaken. Hensynet til privatpersoners interesse i at personopplysningene om dem brukes til det formål de er innhentet for, må likevel vike for innsynsretten. 23 Kunnskapsdepartementet

24 Rett til innsyn i statsansattes bruttolønn? Flere departementer har mottatt innsynbegjæring i brutto lønn, telefonutgifter og reiseutgifter til alle ansatte - viktig å skille mellom innsyn i : 1) Sammenstilling fra lønnsregisteret til DSS 2) De enkelte dokumenter (her lønnsslipper og lignende) 24 Kunnskapsdepartementet

25 Pkt.1 Rett til en sammenstilling fra lønnsregisteret? Lønnsregisteret til DSS en database opprettet for å ivareta forvaltningens egne behov ved lønnsutbetalinger mv. Basen er ikke åpen for allmennheten. Saksdokumentene basen består av er organinterne, og begjæringen kan dermed avslås med hjemmel i offentlighetsloven 14, 1. ledd. Retten til å kreve en sammenstilling etter 9 utvider ikke innsynsretten som sådan. Det er uten betydning om sammenstillingen kan gjøres relativt enkelt, dette vil imidlertid kunne ha betydning ved meroffentlighetsvurderingen. 25 Kunnskapsdepartementet

26 Pkt. 2 - Rett til innsyn i de enkelte dokumenter (her lønnsslipper og lignende) Dokumentene som sådan er offentlige. Imidlertid vil det å gå gjennom alle lønnsslipper for alle ansatte for å sladde personnummer, bankkontonummer, trekk det ikke skal gis innsyn i, unormalt lavt skattetrekk som kan tyde på høy gjeld mv., utgjøre en enorm jobb. Dette medfører at innsynsbegjæringen vil kunne medføre en urimelig stor arbeidsbyrde for forvaltningen, jf. 28 andre ledd. 26 Kunnskapsdepartementet

27 Åpenhetsutfordringer forts. Ulik fortolkninger innad i R-kvartalet? Vanskelig å forstå at studentlistene v NTNU som ble opprettet på bakgrunn av interne dokumenter er offentlige og at lønnsregisteret kan unntas som også er opprettet på bakgrunn av interne dokumenter fordi det er opprettet til internt bruk 27 Kunnskapsdepartementet

28 Offentlige anskaffelser. Rett til innsyn etter at valg av leverandør er gjort. I følge offl. 23 kan det gjøres unntak fra innsyn for tilbud og protokoll til valg av leverandør er gjort. Unntak fra innsyn etter dette tidspunkt gjøres som hovedregel med hjemmel i offl. 13, jfr. fvl. 13, 1 ledd 2) 28 Kunnskapsdepartementet

29 Forvaltningsloven 13, 1. ledd 2) I fvl. 13, 1 ledd alternativ 2) står det at det offentlige plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. 29 Kunnskapsdepartementet

30 Fortolkning av fvl. 13 drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde opplysningene m.a.o. kunne føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for bedriften 30 Kunnskapsdepartementet

31 Anbudskonkurranse om å forestå et utrednings- eller forskningsoppdrag tilbud fra flere ulike forskningsinstitutter eller andre leverandører har som hovedregel ikke økonomisk gevinst som en målsetting på samme måte som en ordinær forretningsmessig virksomhet Kan være en utfordring å avgjøre hva som kan føre til økonomisk tap eller redusert gevinst 31 Kunnskapsdepartementet

32 Praksis i KD å sende over innsynskravet til vedkommende som har vunnet anbudskonkurransen til å vurdere om hva som er å anse som forretningshemmelighet sladder i mange tilfeller svært mange opplysninger KD må sensurere en del av sladdingene 32 Kunnskapsdepartementet

33 Utfordringer være vanskelig å få leverandøren til å forstå at vi er forpliktet til å gi ut opplysningene frykter at andre skal stjele deres forretningsideer. krevende jobb både å finne ut hvilke opplysninger bør unntas 33 Kunnskapsdepartementet

34 Formålet med loven et virkemiddel for samtlige tilbydere til å sjekke at alt har gått korrekt for seg og et viktig instrument til å etterprøve forvaltningen 34 Kunnskapsdepartementet

35 Problem Lojal mot lovens intensjon? først en tilbyder ba om innsyn i alle andre tilbud, kom raskt alle andre tilbydere alle som hadde tapt anbudet sladdet det som de mente strengt tatt var foretningshemmeligheter. praksis med å kreve innsyn i konkurrenters tilbud som en del av konkurrentovervåking og ikke overvåking av KDs virksomhet. Loven benyttes altså til andre formål enn de som fremgår av Kunnskapsdepartementet

36 Ressursbruk og effektivitet Ressursbruken ved innsynssaker blir fort en full arbeidsuke om man har flere involverte, med tilhørende forskyvning av andre oppgaver. Her er det altså ikke det enkelte innsynskravet, men de samlede innsynskravene, som fører til en uforholdsmessig stor arbeidsbelastning. 36 Kunnskapsdepartementet

37 Ikke taushetsbelagt, men behov for vern? Brev fra barn og unge, samt foreldre, - opplysninger som er gitt oss i en form for fortrolighet, ikke hjemmel til å unnta offentlighet..det ville derfor være veldig dumt av oss ikke å informere ledelsen ved skolen om forhold vi mener er uakseptable både for oss og kommende elever ved skolen. Per dags dato har vi som dere vet xx som lærer, i fjor hadde noen av oss yy og noen xx. Vi oppfordrer ledelsen til å gå inn å se på karakterene til hver enkelt elev, og snittet i klassene for fjoråret i forhold til hittil i år. Mange av oss har rett og slett stupt nedover. Noe av grunnen kan selvsagt tilskrives at vanskelighetsgraden øker oppover i klassetrinnene. Men det skal noe til for en 5er-kandidat å stupe ned til 1 i løpet av et halvt skoleår. Mye av grunnen skyldes læreren etter vår mening. De fleste i klassen har store problemer med å forstå hva som blir gjennomgått på tavla. Delvis fordi det går for fort, og delvis fordi han etter vår mening ikke evner å gjennomgå og forklare på en tilfredsstillende måte 37 Kunnskapsdepartementet

38 Oppsummering Vanskelig å avgjøre når en slik sammenstilling faller innenfor lovens begrep enkle midler Arbeidsomfanget med å unnta for eksempel taushetsbelagte opplysninger vil ofte føre til at dokumentet unntas. Forvaltningen tåler ikke arbeidsbyrden med å skille ut opplysningene. Mange føler at deres personvern blir krenket ved at det blir gitt innsyn i opplysninger som gjelder dem Regelverket er vanskelig å praktisere Avsenderen ikke har ønske om offentliggjøring 38 Kunnskapsdepartementet

39 Avslutning I desto større grad innsynskarvet er motivert ut fra andre hensyn enn lovens formål, desto vanskeligere er det å motivere saksbehandlerne til lojalt å følge loven. 39 Kunnskapsdepartementet