5.2 Pressebestillinger

Transkript

1 5.2 Pressebestillinger Formål Rutinen skal sikre at pressens bestillinger av dokumenter fra Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP) blir forskriftsmessig behandlet. Andre henvendelser om innsyn håndteres på samme måte, men da med utgangspunkt i den form henvendelsen er fremmet. Gjennomføring Rutinen tar utgangspunkt i pressebestilling og er avsluttet når svar er avgitt med utsendelse av dokumenter eller med henvisning til Offentlighetsloven og informasjon om forespørselen er registrert og arkivert. Tidsplan Løpende, ved mottak av pressebestilling. Aktiviteter Trinn Ansvarlig Aktivitetsbeskrivelse 1 Postboksen Pressebestilling i Outlook kontrolleres hver dag for løpende å fange opp mottak av pressebestillinger. 2 Mottatte bestillinger åpnes. Den inneholder informasjon om hvem bestillingen er fra (journalist, mediebedrifter etc), og hvilke dokumenter som ønskes utlevert, med henvisning til angitt journalpost.. Se noter 3 skal videresende pressebestillingen per e-post til den saksbehandler som i henhold til WebSak er ansvarlig for journalposten, med kopi til aktuell Seksjonssjef. Det anvendes en melding med standard tekst. Se noter Når henvendelsen er fra mediehus/redaksjon/journalister sendes kopi til Seksjonssjef for Informasjon og samfunnskontakt samt medieansvarlig 4 Når skriftlig svar fra saksbehandler er positivt og dokumenter kan utleveres, sendes dokumentene til den e-postadresse som er oppgitt i pressebestillingen, eventuelt alternativ sendingsmåte negativt og dokumentene ikke kan utleveres, sendes informasjon om dette med begrunnelse i relevant paragraf i Offentlighetsloven, som oppgitt i svaret. Informasjon om klagerett må angis Se noter Ved klage på avslag om innsyn opprettes egen sak i WebSak for klagebehandlingen med en av juristene som ansvarlig

2 5 fører uansett svar informasjon om pressebestillingen i WebSak. I merknadsfeltet på den bestilte journalpost føres det inn merknad om pressebestilling, dato og journalist/media. Når dokumenter er sendt innføres dato for svar: Etter søknad om innsyn av "dato" har "navn på person og hvor denne jobber" fått innsyn i dette dokumentet. Dokumentet er sendt per e-post etter godkjenning gitt av "navn" Når innsyn er nektet, innføres dato for svar og hjemmel i Offentleglova det er henvist til. Innsynskrav "datert" fra "navn på person og hvor denne jobber" - svar om avslag med hjemmel i Offentleglova -- sendt per e-post dd.mm.åååå. 6 Krav om innsyn i tilbudsdokumenter ifm. Offentlig anskaffelser. Etter godkjenning fra hovedansvarlig for offentlig anskaffelser sendes generelt sladdet versjon av tilbud det kreves innsyn i. Dersom leverandør/tilbyder må revurdere sladding av dokument og vi mottar en ny versjon av sladdet tilbud, registreres dette som X notat på saken. Henvise til relevant journalpost det gjelder i linje 2 på journalpostnivå. Se noter 7 Korrespondansen lagres også elektronisk i mappene i Outlook. 8 Innsynskrav som er generelt dvs. ikke rettet mot et eller flere spesifiserte saksnummer fra SSBs offentlige journal må registreres som egen sak. Se noter og kontrollpunkter

3 Noter Trinn 2: Pressebestilling Fra: Anders Nordberg Sendt: 16. september :15 Til: Pressebestilling Emne: Innsynskrav Til: Statistisk sentralbyrå Bestillingsdato: Svar på dette innsynskravet ønskes sendt med e-post til: Innsynskravet er bestilt av: Anders Nordberg Tlf: E-post: Saksnr.: 2014/1101 Dok. nr.: 2 Sekvensnr.: Sak: Skattestatistikk for personer Dokument: Oversender tabeller og figurer Dok. dato: Journaldato: Mottaker: Finansdepartementet Trinn 3: Oversendelse av pressebestilling til saksbehandler med kopi til seksjonssjef (pressebestillingen vedlegges): Sendt: 16. september :48 Til: Melby, Ingrid; Smogeli, Per Ove Emne: VS: Innsynskrav Hei, Vi har mottatt pressebestilling fra Anders Nordberg Han ber om å få utlevert dokumenter i saksnr. 2014/1101, journalpostnr. 2, se under. Kan dokumenter leveres ut? SSB må gi svar innen 5 arbeidsdager på om det gis innsyn eller ikke.

4 Trinn 4: Eksempel på svar fra saksbehandler Fra: Melby, Ingrid Sendt: 16. september :49 Til: Pressebestilling Kopi: Smogeli, Per Ove; Kirkeberg, Mads Ivar Emne: SV: Innsynskrav Det er i orden å lever ut dokumenter i saksnr. 2014/1101, journalpostnr. 2. Ingrid Melby Eksempel på positivt svar til bestiller, etterspurte dokumenter vedlagt: Sendt: 16. september :32 Til: 'Anders Nordberg' Emne: SV: Innsynskrav - Svar fra SSB Viser til ditt krav om innsyn datert og oversender dokumenter i saksnr. 2014/1101, dok.nr. 1 Eksempel på svar med del innsyn (sladdet dokumenter) Sendt: 22. august :58 Til: Arnfinn Mauren Emne: SV: Innsynskrav - Svar fra SSB Viser til innsynskrav og oversender dokumentene i snr 2014/988, doknr. 1. Dokumentene er sladdet med hjemmel i Offentleglova 13 jf. Statistikkloven 2-4.

5 Eksempel på avslag på innsyn, med henvisning til Offentleglova og klagerett: Sendt: 27. februar :07 Til: Emne: SV: Innsynskrav - Svar fra SSB Viser til krav om innsyn datert og oversender 2 dokumenter i snr. 2013/1218, dok.nr.1, avtalen og administrative bestemmelser. Vedlegg B - Endringer i prisskjema leveres ikke ut da den er unntatt fra offentlighet med hjemmel i Offentleglova 13 jf. fvl 13, 1. ledd, 2. pkt. Avslag på begjæring om innsyn kan, innen 3 uker, kreves begrunnet etter Offentleglova 31 andre ledd. Avslag kan videre påklages i samsvar med reglene i Offentleglova 32. Klagefristen er 3 uker, jf. forvaltningsloven 29. Trinn 6: Eksempel på registrering av ny versjon av sladdet tilbud som «X» notat

6 Trinn 8: Eksempel av ny sak ved innsynskrav som er generelt Kontrollpunkter: 1. Avklare med jurist om forespørselen skal behandles med svarfrist på 5 dager eller etter Forvaltningslovens bestemmelser, 3 ukers svarfrist. 2. Dersom svarfristen for SSB er 5 arbeidsdager endres forfallsdato i journalposten. Skriv datoen også i journalpostens linje Saksansvarlig er seksjonssjef i fagseksjon dersom mottaker i SSB ikke er spesifisert. Når saksbehandlers navn er spesifisert i henvendelsen registreres den person som saksansvarlig og saksbehandler. Seksjonssjef oppgis som kopimottaker. 4. Er innsynsforespørsel hjemlet i Offentleglova 9. (Rett til å krevje innsyn i ei samanstilling frå databasar) skal en av juristene føres opp som kopimottaker. 5. Er forespørselen fra mediehus/redaksjon/journalister skal også medieansvarlig og seksjonssjef ved Seksjon for informasjon og samfunnskontakt være kopimottakere.