Retningsliner for personaldokumentasjon Dokumenttype:

Transkript

1 Innhald 1. Inneliing s Virkeområde 1.3 Definisjonar 2 Organisering av personaldokumentasjon 2.1 Oppbevaring av personalmapper 2.2 Tilhøvet mellom saksarkiv og personalarkiv 2.3 Tilhøvet mellom personalarkiv og personalmappe s Servicesenter for løn 3 Tilsettingssaker 3.1 Innleiing 3.2 Journalføring av tilsettingssaker s Offentlegheit og partsinnsyn 3.4 Avslutting av tilsettingssaker og overføring til personalmappe 3.5 Bevaring/kassasjon av søknader om tilsetting 4 Personalmapper s Oppretting av personalmapper 4.2 Journalføring 4.3 Disiplinærsaker og sensitiv informasjon s Interne dokument 4.5 Bevaring/kassasjon 4.6 Utlån av og innsyn i personalmapper 4. Overføring av dokumentasjon s. 4.8 Bortsetjing og avlevering av personalmapper Sist oppdatert:

2 1. Innleiing Føremålet med retningslinene er ei felles handtering av personaldokumentasjon i Hordaland fylkeskommune. 1.2 Virkeområde Retningslinene gjeld alle fylkeskommunale einingar som er omfatta av arkivlova og forskriftene til arkivlova. 1.3 Definisjonar Personaldokumentasjon er all dokumentasjon som vedkjem verksemda sitt tilhøve til den einskilde tilsette eller grupper av tilsette. Personalarkiv er dokument som inneheld informasjon om den einskilde tilsette, og der informasjonen er ordna i eiga personalmappe, alfabetisk ordna etter den tilsette sitt etternamn. Personalmapper er fysiske mapper i personalarkivet på den einskilde tilsette. Saksarkiv for personalsaker er saker ordna etter kodane i arkivnøkkelen. 2 Organisering av personaldokumentasjon 2.1 Oppbevaring av personalmapper Alle einingar i Hordaland fylkeskommune har sjølvstendig ansvar for å oppbevare personalmapper for eigne tilsette. Oppbevaring av personalmappene følgjer som hovudregel fullmaktsstrukturen. Sentralarkivet har ansvar for å oppbevare personalmappene for tilsette i Sentraladministrasjonen, rektorar og assisterande rektorar ved dei vidaregåande skulane, leiarar ved ytre einingar og frikjøpte hovudtillitsvalde. Personalmappene skal oppbevarast for seg i låste arkivskap. 2.2 Tilhøvet mellom saksarkiv og personalarkiv Personaldokumentasjon finst både i saksarkiv og i personalarkiv. I personalarkivet skal det arkiverast dokument som vedkjem den tilsette. I saksarkiv skal det arkiverast saker av prinsipiell karakter, presedenssaker og saker som vedkjem grupper av tilsette. Personaldokumentasjon vil dermed ligge delvis i saksarkiv og delvis i personalarkiv. Berre unntaksvis skal same dokumentasjon oppbevarast i begge arkiv. Dette gjeld saker som dannar presedens, eventuelle andre saker av prinsipiell karakter, einskilde dokument kring tilsetting. Det må takast kopi av protokoll/avgjerd som gjeld fleire tilsette til den einskilde si personalmappe. Sist oppdatert:

3 2.3 Tilhøvet mellom personalarkiv personalmappe All dokumentasjon av verdi for den einskilde sitt arbeidstilhøve, skal oppbevarast i personalmappa. Dokument som vert lagt i personalmappa og som kan kasserast etter ei tid bør oppbevarast i eige omslag i mappa. 2.4 Servicesenter for løn Servicesenter for løn har lønsmapper for kvar einskild tilsett, både aktive og sluttmelde. Lønsmapper for sluttmelde personar 68 år eller meir vert levert Fylkesarkivet. For tilsette som har si stilling i Hordaland fylkeskommune knytt opp mot fleire arbeidsstader, vil det vere ei lønsmappe for kvar arbeidsstad. Ved skifte av arbeidsstad fylgjer lønsmappa den tilsette. Alle endringar i løn frå start til slutt i Hordaland fylkeskommune er samla i ei mappe. Meldingar til AA-register og inn- og utmeldingar av pensjonskassen skjer elektronisk frå fylkeskommunen sitt lønssystem. Fylgjande materiale er arkivert i lønsmappene: Kopi av søknader til SPK/KLP/Vital saman med kopi av vedtak Start/stoppmelding av løn Endringar i løns- og tilsetjingstilhøve Endring av status (stillingskode) Fagforeiningstrekk (arkivert i mappa for hovudstilling dersom fleire stillingar) Påleggstrekk/utleggsforretningar (arkivert som for fagforeiningstrekk) Diverse trekk som til dømes husleige 3. Tilsetjingssaker 3.1 Innleiing Tilsetjingssaker skal arkiverast i saksarkiv og innehalde følgjande dokumentasjon: Eventuell førebuande korrespondanse Stillingsannonse Søknader om stilling Enkel søkjarliste Kopi av stadfesting av motteken søknad Utvida søkjarliste Kopi av oversendingsbrev til uttaleinstansar Innkalling til intervju Notat frå intervju Notat frå viktige telefonsamtalar (referansar) Uttale frå arbeidstakarorganisasjonar og andre Innstilling med forslag til vedtak Vedtak Kopi av tilbod om stilling/tilsetjingsbrev Stadfesting/avslag Sist oppdatert:

4 3.2 Journalføring av tilsetjingssaker Kvar tilsetjingssak vert definert som eiga arkivsak i journalen. Om ein person søkjer på to eller fleire stillingar samstundes skal søknaden registrerast som eige dokument i alle tilsetjingssakene. Alle einingar som nyttar DocuLive sak/arkivsystem skal opprette tilsetjingssak på følgjande måte: Sakstittel: Tilsetjing stillingsnemning Avdeling/skule/anna ytre eining Døme: Tilsetting Arkeolog Kultur- og idrettsavdelinga Arkivkode: 211 Leiande stillingar, 212 Merkantile stillingar, 213 Tekniske stillingar eller 214 Anna fagpersonale. 3.3 Offentlegheit og partsinnsyn Dokument i sak om tilsetjing i offentleg teneste kan unntakast frå offentleggjering, jf. offentlegheitslova 6 nr. 4/offentleglova 25. Unntak gjeld ikkje forenkla søkjarliste. Det kan likevel gjerast unntak for opplysningar om ein søkjar dersom vedkommande sjølv ber om det. Part i sak om tilsetjing og organisasjonane som representerar arbeidstakarane har rett til å sjå utvida søkjarliste. Dei har vidare rett til å gjere seg kjend med søknadene frå søkjarar som er innstilt til eller tilsett i stilling, og vedlegg til desse søknadene med unntak av legeerklæring eller liknande personsensitive opplysningar. Problemstilling kring skanning av tilsetjingssøknader har vore drøfta mellom Juridisk seksjon, Fylkesarkivet og Sentralarkivet. Konklusjon vart at dei ikkje skal skannast, fordi interne søkjarar ikkje skal ha lettare tilgang til søknadene enn eksterne søkjarar. 3.4 Avslutting av tilsetjingssak og overføring til personalmappe Når tilsetjingssak er ferdig handsama skal alle papira leverast arkivet fysisk for kontroll og arkivlegging. Søknad med vedlegg frå den tilsette, kopi av utlysingstekst, kopi av tilsetjingsbrev og aksept av tilbod om jobb skal flyttast over i personalmappa, som vert oppretta. Tilsetjingssaken avsluttast i NOARK PLUSS ved at saksstatus vert sett til A. 3.5 Bevaring/kassasjon av søknader og tilsetting Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser og bestemmelser om behandling av offentlige arkiver IV. Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i fylkeskommunale arkiv seier noko om bevaring og kassasjon av søknader. Søknader: Kasseres. Søknader til tilsatte bevares, samt alle søknader til ledende stillinger. Søknadslister og stillingsvurderinger bevares. Papirbaserte vedlegg til søknad om tilsetjing skal returnerast saman med avslag på tilsetjing. Sist oppdatert:

5 4 Personalmapper 4.1 Oppretting av personalmapper Det skal opprettast personalmappe på alle tilsette. Personalmappene skal arkiverast i personalarkivet alfabetisk på etternamn, fornamn og personnummer om det er fleire tilsette med same namn. Følgjande dokument skal leggjast i personalmappa: Stillingsannonse Søknad med attest Tilsetjingsvedtak Arbeidsavtale Kopi av tilsettingsbrev Innmelding av personale og endring av løn Fastsetjing av ansiennitet/løn Endringsmelding løn Refusjon for sysselsette (utplassert frå NAV og liknande) Enkeltvedtak lønsopprykk og liknande Søknad/dokumentasjon på kompetanseheving kurs og seminar Permisjonar (søknad og vedtak) Brev/møtereferat (ikkje standardbrev) Kopi av overtalsmelding Oppseiing og korrespondanse vedkomande stillinga Attest/sluttattest Sluttmelding/stopp av løn Eventuell åtvaring - Munnleg åtvaring (det vert laga eit notat som vert lagt i mappa) - Skriftleg åtvaring Både notat og skriftleg åtvaring skal liggje i personalmappa i 2 år. Etter 2 år må dei enten fjernast frå personalmappa eller ikkje takast omsyn til. Oppfølgingsplanar - IA AKAN, korrespondanse som brev, åtvaringar, AKAN-avtalar, perioden avtalen gjeld for. Medisinsk uttale vert arkivert på HMT-seksjonen. 4.2 Journalføring Når det oppstår ei sak knytt til ein tilsett skal det opprettast ei sak i sak/arkivsystemet. Saka opprettast på følgjande måte: Sakstittel: Personalmappe Sentraladministrasjon/skole/anna ytre eining Arkivkode: 224 Sekundærkode: Namn og personnummer På dokumentnivå må det registrerast kva dokumentet gjeld. Dokumenta i personalmappa skal vere unnateke frå offentleggjering etter offentlegheitslova 5a/offentleglova 13 jf. forvaltningslova. 13. Namnet på den tilsette skal vere avskjerma i offentleg journal. Sist oppdatert:

6 4.3 Disiplinærsaker og sensitiv informasjon Disiplinærsaker som skaper presedens skal arkiverast både i saksarkivet og i personalmappe. Slike saker skal takast vare på for alltid i saksarkivet i anonym form. Disiplinærsaker som ikkje skaper presedens skal berre arkiverast i personalmappa. Dokument om slike saker bør leggjast i eigen konvolutt og merkast med kven som har lov til å opne den. Sensitiv informasjon eller sensitive vurderingar av den tilsette skal arkiverast i personalmappa i lukka konvolutt og merka med kven som har lov til å opne den. 4.4 Interne dokument Interne dokument skal leggjast i eige omslag i personalmappa og merkast intern. 4.5 Bevaring/kassasjon Alle personalmapper skal takast vare på. 4.6 Utlån og innsyn i personalmapper Personalmapper skal berre lånast ut til personale som treng informasjon for å utføre jobben sin. Sist oppdatert:

7 Den tilsette kan krevje innsyn i personalmappa si. Det same gjeld for person som representerer den tilsette. Spørsmål om innsyn vil bli vurdert etter forvaltningslova 18 og 19. Ber ein tilsett om innsyn i personalmappa si, skal den tilsette sin leiar gå gjennom personalmappa før den tilsette får innsyn. Ved utlån skal personalmappa hentast av eller leverast direkte til låntakar. Dei som har ansvar for personalarkivet bør ha ei eiga liste over kven som skal ha tilgang til å låne personalmapper. Utlån av personalmappe skal registrerast på eigne lånekort som vert sett i personalarkivet der mappa er teken ut. 4. Overføring av dokumentasjon Personalmappene er knytt til verksemda og skal ikkje overførast til anna verksemd. Når ein tilsett vert overført/tek til i anna verksemd i Hordaland fylkeskommune skal innhaldet i personalmappa kopierast etter behov, og det skal lagast ny personalmappe i den verksemda der tilsetjingsforholdet held fram. 4.8 Bortsetjing og avlevering av personalmapper Personalmapper for tilsette som har slutta, skal skiljast ut ved periodisering og setjast i bortsettingsarkiv. Ved bortsetting skal mappa ryddast, og materiale som skal kasserast må makulerast på forsvarleg vis. Binders, stiftar, plastikk, gummistrikk m.m. må fjernast. Personalmappene skal arkiverast i ståande arkivboksar. Boksane skal merkast med opplysningar om innhaldet med blyant: Namn på eining Personalmapper, alfabetisk frå til Tidsrom Avlevering til fjernarkiv/depot skal skje i samråd med Fylkesarkivet. Ytre etatar skal oppbevare personalmappa for tilsette som har slutta i eit år, før avlevering til Fylkesarkivet. Sist oppdatert: