Rutinar for intern varsling i Hordaland fylkeskommune

Transkript

1 Rutinar for intern varsling i Hordaland fylkeskommune I. INNLEIING Formål I Hordaland fylkeskommune er det ønskjeleg at tilsette seier frå dersom dei får kjennskap til kritikkverdige forhold i fylkeskommunen. Slik varsling er ein lovfesta rett for arbeidstakarane. Rutinane skal leggja til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i Hordaland fylkeskommune, jfr. Arbeidsmiljølova 3-6, og gi kjørereglar for handtering av varsling. Varslingsrutinane kjem ikkje i staden for men er eit tillegg til annan avviksrapportering. Definisjon Med varsling er det her meint dei tilfella der arbeidstakar seier frå om kritikkverdige forhold i verksemda (også kalla whistleblowing ), jfr. Arbeidsmiljølova 2-4. Når er det varsling Det vert rekna som varsling dersom arbeidstakar seier frå om kritikkverdige forhold a) til leiinga eller andre ansvarlege i verksemda (intern) b) til tilsynsstyresmakter eller andre offentlege styresmakter (ekstern) c) til media m.v. (ekstern) Varsling internt i verksemda og til tilsyn/offentleg styresmakt bør vera prøvd før ein varslar media. II. INTERN VARSLING Varslingsvegar internt Internt bør arbeidstakar seia frå om kritikkverdige forhold til: 1. Nærmaste leiar på tenestestaden Det er ønskjeleg at nærmaste leiar får kjennskap til forholda og slik vert gitt høve til å retta dei opp. 2. Overordna leiar på tenestestaden Det kan vera nødvendig å gå til overordna leiar t. d. dersom nærmaste leiar er omfatta av varslingsgrunnlaget. Om ikkje meldinga vert behandla av nærmaste leiar, kan arbeidstakar også venda seg direkte til overordna leiar. 3. Varslingsgruppa Det kan vera aktuelt å gå til varslingsgruppa direkte t.d. dersom arbeidstakar meiner at dei føregåande instansane er omfatta av varslingsgrunnlaget eller varsling til leiarane på tenestestaden ikkje er blitt følgd opp. Det kan også vera relevant å gå til varslingsgruppa dersom varslingsgrunnlaget omfattar eit vidare område enn tenestestaden.

2 Saksbehandling Form Varsling kan gjerast munnleg eller skriftleg. Ved munnleg varsling kan arbeidstakar ha med seg tillitsvald. Varsling kan gjerast anonymt, men normalt vil det sikra betre saksgang og eit betre resultat for alle involverte dersom varslaren er kjend for den som vert varsla. Kontradiksjon Den som det vert varsla om skal få gjera seg kjend med skuldingane og kva opplysningar som er gitt om forholdet, og få høve til å gi sin versjon. Konsekvensane av at vedkomande vert gjort kjend med skuldingane må vurderast, særleg i forhold til fare for negative reaksjonar. Når saka er ferdigbehandla må vedkomande få orientering om utfallet av saka. Dette gjeld også om det ikkje er funne kritikkverdige forhold. Tilbakemelding til varslaren Varslaren skal få tilbakemelding om at saka er motteken. Snarast mogeleg og innan to veker skal det opplysast om saksgang og når resultat kan forventast å liggja føre. Tek det meir enn seks månader å få gjort noko med saka, må varslaren få melding om dette. Det må her takast omsyn til personvern og teieplikt t.d. i forhold til den det er varsla om. Varslaren må også verta orientert dersom det viser seg at det ikkje er funne å vera noko kritikkverdig forhold. Orientering må gjevast på ein god måte slik at varslaren har mogelegheit til å forstå kvifor saka vert avslutta. Personvern og teieplikt Teiepliktreglane i forvaltningslova/andre lover på området gjeld også i varslingssaker. Så få som mogeleg bør kjenna til kven varslaren er. Men det kan bli nødvendig å gjera kjend varslaren sin identitet for dei personane som vert involverte i ei nærmare undersøking av saka. Varslaren skal i så fall få opplysning om dette. Opplysningar om kritikkverdige forhold knytt til namngitte personar skal behandlast i samsvar med personopplysningslova. III. VARSLINGSGRUPPA SPESIELT Varslingsgruppa er det øvste organet for behandling av varsling i Hordaland fylkeskommune. Varslingsgruppa skal greia ut og eventuelt handtera kritikkverdige forhold som kjem fram gjennom varsling i linja. Varslingsvegar Arbeidstakar kan seia frå til kvar enkelt av medlemene eller til gruppa på adresse oppretta for dette føremålet. Varsling kan også skje gjennom tillitsvald og/eller verneombod. Samansetjing Fylkesrådmannen, leiar av gruppa Organisasjonsdirektøren Fylkeshovudverneombodet Oppgåver

3 a. Kritikkverdige forhold Gruppa skal greia ut om kritikkverdige forhold har funne stad. Dette kan gjerast med støtte frå ekspertise utanfor gruppa. b. Tiltak Gruppa skal kome med forslag om høvelege tiltak og kontrollera at desse vert gjennomførte. c. Gjengjelding Gruppa skal etter melding undersøkja om arbeidstakarar som varslar om kritikkverdige forhold vert utsett for gjengjelding frå arbeidsgivar. Møtefrekvens Gruppa møtest når det vert meld saker som skal handterast på øvste nivå, og seinast innan 14 dagar etter at saka er meld. Utover dette har gruppa eit fast møte i året for å drøfta om rutinar og system fungerar etter intensjonen.

4 Vedlegg I Arbeidsmiljølova 2-4, 2-5 og Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler Plikt til å legge forholdene til rette for varsling Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det.

5 Vedlegg II Rapportering i saker som gjeld varsling etter AML 2-4 VARSLINGSUTVA L Leiar av tenestestaden Den tilsette sin næraste leiar Tillitsvalde/ Verneombod Melding frå arbeidstakar om kritikkverdige tilhøve