FYLKESKOMMUNENS KUNST FYLKESREVISJONEN

Transkript

1 FYLKESKOMMUNENS KUNST FYLKESREVISJONEN Møre og Romsdal fylkeskommune RAPPORT, FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NR

2 INNHALDSREGISTER 1. INNLEIING Heimel Bakgrunn Formål Problemstillingar Metode og datagrunnlag Avgrensing Revisjonskriterium 2 2. PROBLEMSTILLING Regelverket 3 3. PROBLEMSTILLING Registrering Innhaldet i registreringa Møre og Romsdal Kunstnersenter si analyse Plassering av kunstverk Fylkeskommunen si forsikringsordning ANBEFALINGAR.. 8 VEDLEGG: 1. Retningsliner for kunstnarleg utsmykking i samband med fylkeskommunale byggeprosjekt (vedteke av fylkestinget i sak T-71/95) 2. Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommune (gitt av fylkesrådmannen Spørjeskjema 4. Merknader til løskunst tilhørende fylkeskommunen, frå Møre og Romsdal kunstnersenter

3 FYLKESKOMMUNENS KUNST 1. INNLEIING 1.0 Heimel Kontrollutvalet vedtok i møte at prosjektet Fylkeskommunens kunst skulle gjennomførast. Fylkesrevisjonen sitt arbeid er gjennomført med heimel i Forskrift om revisjon 8 om forvaltningsrevisjon. 1.1 Bakgrunn Medan utstyr og inventar normalt fell i verdi etter som åra går vil det motsette stort sett gjere seg gjeldande for kunstverk og då spesielt dei kunstverk som er utført av kjende kunstnarar. Fylkesrevisjonen har gjennom revisjonsarbeidet sett at rutinane kring registrering, oppbevaring og merking av kunstverk har vore mangelfull, og har derfor funne grunn til å sjå nærare på dette. Som institusjon er våre sjukehus og spesielt nokre av våre skolar svært gamle. Det vil derfor vere sannsynleg at eit og anna kunstverk gitt t.d. som gåve til desse, no vil ha stege monaleg i verdi. Det er sjølvsagt og ein risiko for at slike kunstverk ikkje er godt nok sikra, m.a. med tanke på kvar i bygningen kunstverket er plassert, om kunstverket er tilfredsstillande merka med eigaren sitt namn og i høve til forsikringa. Vi er kjend med at Staten tek over sjukehusa og dei psykiatriske sjukeheimane frå Eit spørsmål vi har stilt oss er - Skal kunstverka følgje bygningane eller vil desse framleis vere fylkeskommunal eige? Vi har ikkje fått opplysningar som har gitt oss svar på dette. 1.2 Formål Formålet med prosjektet er å sjå til at gjeldande instruksar/retningsliner som omfattar fylkeskommunen sin kunst på områda registrering, oppbevaring og sikring er tilfredstillande og at desse blir følgt. Med kunst (kunstverk) meiner vi her alle former for kunstnarleg arbeid, utført i det materiale den utøvande kunstnaren har funne tenleg. 1.3 Problemstillingar Med vising til pkt. 1.2 over har vi valt å fokusere på følgjande problemstillingar: 1

4 Har fylkeskommunen eit tilfredsstillande regelverk som omfattar reglar for registrering, oppbevaring og sikring av fylkeskommunal kunst? Har dei fylkeskommunale verksemdene tilfredsstillande registrering, oppbevaring og sikring av fylkeskommunal kunst? 1.4 Metode og datagrunnlag Følgjande informasjonsgrunnlag er nytta i arbeidet med undersøkinga: a. Informasjon innhenta frå eige spørjeskjema som var sendt til alle fylkeskommunale etatar, sjukehus, skolar, institusjonar og andre verksemder. b. Analyse av informasjonen som kom fram i nemnde spørjeskjema, utført ved Møre og Romsdal Kunstnersenter c. Informasjon innhenta frå fylkeskommunen sin byggje- og vedlikehaldsseksjon d. Informasjon innhenta frå fylkeskommunen si juridiske avdeling/fylkeskommunen sin forsikringsavtale 1.5 Avgrensing Prosjektet er avgrensa til å omfatte dei registreringane av kunstverk vi har motteke frå den enkelte verksemd. Vi har såleis ikkje noko grunnlag til å seie noko om dei registreringane vi har motteke er korrekte og at dei kunstverka som er registrert fysisk er til stades. Vi har heller ingen kompetanse til å kunne skilje originalar frå reproduksjonar der dette ikkje går fram av registreringa. Dette vil få innverknad på det tal kunstverk vi opererer med i tabellane. 1.6 Revisjonskriterium Med revisjonskriterium forstår vi det vi måler resultata frå undersøkinga opp i mot. I høve til problemstillingane over vil revisjonskriterium her vere: I: Retningsliner for kunstnarleg utsmykking i samband med fylkeskommunale byggeprosjekt (vedteke av fylkestinget i sak T-71/95), jfr. vedlegg 1 Retningslinene avløyste retningsliner frå Delar av retningslinenes punkt 9 er til ei viss grad relevant i høve til prosjektet sitt formål og problemstillingar. Retningslinenes punkt 9:. Når utsmykkingsarbeidet er fullført, skal utsmykkingskomiteen utarbeide ein rapport med spesifikasjon over kva arbeid som er levert av dei ulike kunstnarane, med tilhøyrande kostnader. Denne rapporten skal leverast byggje- og vedlikehaldsavdelinga, som så vil leggje den fram for vidare politisk behandling. II: Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal 2

5 fylkeskommune (gitt av fylkesrådmannen ), jfr. vedlegg 2 Vi har her teke med det punkt i instruksen som vi meiner er relevant i høve til prosjektet sitt formål og problemstillingar. Instruksens punkt 3. Registrering: Registrering inneber at tilgang og avgang av inventar og utstyr blir dokumentert løpande og systematisk. Det skal etablerast eit trygt registreringssystem som er tilpassa lokale behov, til dømes lister, protokollar eller edb-baserte system. Verksemda må sjølv vurdere om den enkelte gjenstand skal registrerast. Slik vurdering må gjerast på bakgrunn av gjenstandens verdi, levetid, kor utsett den er for å bli fjerna frå verksemda og kor lett omsetteleg den er. Oversikta over registrert inventar og utstyr skal innehalde opplysningar om innkjøpsdato, innkjøpspris, skildring av gjenstanden, kvar den er lokalisert og evt. dato og signering for avgang/overføring/utrangering/kassasjon. Det skal liggje føre tilfredsstillande dokumentasjon for dei avgjerder som er gjort i samband med avgang av inventar og utstyr. Instruksens punkt 7. rutinar og dokumentasjon av desse: Utdrag av punkt 7 lyder slik:.administrativ leiar har ansvar for at det innanfor ramma av denne instruksen blir utarbeidd lokale rutinar for registrering og kontroll av inventar og utstyr og at desse blir følgt. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkesrådmannen... Fylkeskommunen si økonomihandbok som inneheld nemnde instruks, gjeld for alle fylkeskommunale einingar bortsett frå sjukehusa. Deira økonomihandbøker vil, når dei vert ferdige, byggje på den fylkeskommunale økonomihandboka. 2 PROBLEMSTILLING 1 Har fylkeskommunen eit tilfredsstillande regelverk som omfattar reglar for registrering, oppbevaring og sikring av fylkeskommunal kunst? 2.0 Regelverket Fylkeskommunen har hatt retningsliner for kunstnarleg utsmykking sidan I sak T- 71/95 vart retningslinene siste gong forbetra, jfr. vedlegg 1. Retningslinene omfattar reglar for kunstnarleg utsmykking av nye byggjeprosjekt og inneheld ikkje noko punkt om registrering, oppbevaring og sikring av fylkeskommunal kunst. Punkt 9 i retningslinene gir til ei viss grad opplysningar om innkjøpte kunstverk gjennom dei rapportane som skal utarbeidast og leggjast fram for fylkesutvalet. Frå byggje- og vedlikehaldsseksjonen har vi fått opplyst at det i det arkiverte materialet frå byggjeprosjekta skal finnast rapportar over 3

6 innkjøpt kunst. Det gjeld spesielt det som handlar om hovudutsmykkinga, levert av kunstnarar i samsvar med rutinar frå Utsmykkingsfondet/RSU. Detaljert rapportering om tillegg til hovudutsmykkinga, såkalla lauskunst kan ikkje byggje- og vedlikehaldsavdelinga sikkert kunne seie er rapportert inn. For å få oversikt over dette må ein anten leite i prosjektmaterialet, eller hos den einskilde institusjon. Det har heller ikkje vore vanleg å leggje rapporten fram for vidare politisk behandling slik regelverket krev. Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommune (gitt av fylkesrådmannen ), jfr. vedlegg 2, har reglar om registrering av inventar og utstyr. Av instruksen går det fram at dette skal gjerast med bakgrunn i gjenstandens verdi/levetid, kor utsett den er for å bli fjerna frå verksemda og kor lett omsetteleg den er. Registreringa skal vidare innehalde opplysningar om innkjøpsdato, innkjøpspris, skildring av gjenstanden, kvar den er lokalisert og eventuelt dato og signering for t.d. avgang. Revisors vurdering: Etter revisors vurdering vil det ikkje vere naturleg å innarbeide reglar om registrering av kunstverk i retningslinjene for kunstnarleg utsmykking. Årsaka er at retningslinene her berre gjeld for kunstverk kjøpt i samband med nybygg og vil derfor berre omfatte deler av kunsten rundt om i fylkeskommunen. Instruksen om registrering og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommune dekkjer nokre av dei krav ein bør stille til registrering av kunstverk. I tillegg til det som går fram av instruksens punkt 3, bør denne etter revisors vurdering innehalde punkt som rettar seg direkte mot registrering av kunstverk som kunstnarnamn, tittelen på kunstverket og sikring av kunstverket (plassering/merking). 3 PROBLEMSTILLING 2 Har verksemdene tilfredsstillande registrering, oppbevaring og sikring av fylkeskommunal kunst? 3.0 Registrering For å få samla opplysningar frå alle dei fylkeskommunale avdelingar, sjukehus, institusjonar, barnehagar, tannklinikkar og skolar valde vi å sende ut eit eins spørjeskjema (vedlegg 3) til alle. I spørjeskjemaet ba vi om opplysningar knytta til relevante punkt i instruksen, samt andre opplysningar som vi meiner er så vidt vesentlege at vi har funne det nødvendig å ta dei med. Vi har motteke svar frå alle som fekk tilsendt spørjeskjemaet. I tabellen under gjer vi greie for kven av verksemdene som har registrert sine kunstverk i eit register, anten manuelt eller elektronisk. Kolonne 3 og 4 skil mellom dei som oppretta 4

7 register før 2001 og dei som først har oppretta registeret i 2001 etter at dei mottok vårt spørjeskjema. Tabellen tek ikkje omsyn til detaljane i registreringa, mao om alle nødvendige opplysningar er teke med. Totalt tal verksemder innan kategorien Verksemd (kategori) 16 Sentraladm. + fam.vern kontor Register oppretta før 2001 Register oppretta i 2001 (Etter vår førespurnad) Tal verksemder som har svart at dei ikkje har kunstverk 4 Sjukehus Barnehagar Psyk.omsorgssenter Barne-og Ung.heimar Sjukehusapotek 2 1 Merknad 2 13 Eit av registra har og foto av alle kunstverka. Ei avdeling leiger kunst frå Kunstnarsenteret. 5 Spesialist/rusmiddelinstinstitusjonar 2 2 Ein rusmiddelinst. leiger kunst frå Kunstnarsenteret 33 Vidaregåande skolar Tannklinikkar 2 35 Ein tannklinikk har lånt eit kunstverk frå eit kunstlag Revisors vurdering: Fylkeskommunen har i fleire år hatt skrivne reglar for registrering av ustyr. Tabellen over viser at berre om lag 18% av dei verksemdene som har kunstverk hadde registrert desse i ei eller anna form for register (manuelt/elektronisk) før fylkesrevisjonen gjennomførte sin førespurnad. 3.1 Innhaldet i registreringa Av registreringane vi har motteke går det tydeleg fram at dei problem ein har hatt under registreringa knytte seg til - om kunstverket er ei gåve, eller innkjøpt av midlar frå byggjerekneskapen/ budsjettmidlar eller andre - dato for mottak av kunstverket - pris då kunstverket vart kjøpt inn - merking av kunstverket med eigaren (fylkeskommunen/verksemda) sitt namn Vi har berre i mindre grad fått opplysningar som tyder på at kunstverk er blitt stolne, sett bort for lagring eller kassert. Det er spesielt eit av sjukehusa som har registrert slik avgang. Her er mellom anna registrert at grafikkarbeid av kunstnaren Knut Rumohr frå 1948 som av Kunstnarsenteret er sett på som spesielt verdfull, jfr. vedlegg 4, er?mulig kassert. 5

8 På bakgrunn av registreringsmaterielalet, har vi utarbeidd ein tabell som gir eit oversyn over kor mange kunstverk totalt dei ulike kategoriane av verksemder seier dei har, kor mange av desse som er merka med eigaren (verksemda/fylkeskommunen) sitt namn og kva type merking som er brukt. Total tal verksemder innan kategorien Type verksemd Tal kunstverk Tal merka Type merking 16 Sentraladm. + fam. vern kontor stempel, gravert/tusj/blyant bak på kunstverket. Inngravert på messingplate 4 Sjukehus blyant, stempe, tusj, plate 4 Barnehagar 4 2 Vassfast tusj 9 Psyk. omsorgssenter Vassfast tusj, tusj, blyant, brodert 5 Barne- og ung. heimar stempel, blyant 3 Sjukehusapotek 17 1 blyant 5 Spesialist/rusmiddelinstitusjonar tusj, vassfast tusj, påfesta merke, helsing frå givaren på baksida 33 Vidaregåande skolar blyant, tusj, vassfast tusj, plater, stempel 38 Tannklinikkar Revisors vurdering: Tabellen over viser at fylkeskommunen eig ei rekkje kunstverk av stor eller liten verdi som ikkje er merka med eigaren (verksemda/fylkeskommunen) sitt namn. Merkinga er ikkje alltid av tilfredsstillande kvalitet, som til dømes merking med blyant. I instruksen om Inventar/utstyrsregistreringar går det som nemnt fram av punkt 3 at avgjersle om registrering eller ikkje skal takast på bakgrunn av gjenstandens verdi/levetid, kor utsett den er for å bli fjerna frå verksemda og kor lett omsetteleg den er. Merking av kunst vil som nemnt etter revisors vurdering, jfr. pkt. 2.0 over, vere ein del av registreringa. Etter vårt syn vil mangelfull registrering av kunstverka med omsyn til om dei er kjøpt eller motteke som gåve, pris og dato for mottak vere vanskeleg å finne ut av i ettertid. 3.2 Møre og Romsdal Kunstnersenter si analyse Fylkesrevisjonen for sin del sit ikkje inne med den fagkompetanse som skal til for å kunne avgjere om det i den mengda av kunstverk som no er registrert finns kunstverk som er spesielt verdfull. Til å analysere det innkome materiellet har vi derfor fått hjelp av Møre og Romsdal Kunstnersenter. Deira merknader ligg ved som vedlegg 4 og vi viser til desse. 6

9 Kunstnarsenteret har som ein vil se laga ei oppstilling over dei kunstverk dei meiner kan vere spesielt verdfull, men dei sit ikkje inne med kompetanse til å taksere og prissette kunstverka.dei foreslår derfor at den enkelte verksemd sjølv tar kontakt med eit auksjonsfirma som har slik kompetanse. Revisors vurdering: Med bakgrunn i merknadane frå Kunstnarsenteret, jfr. vedlegg 4, bør dei kunstverka det er vist til takserast og prissettast. Dette kan anten gjerast av den enkelte verksemd eller samla for alle av fylkeskommunen si administrasjonsavdeling. 3.3 Plassering av kunstverk Registreringa av kunstverk skal i følgje instruksen punkt 3, gje opplysningar om kor gjenstanden er plassert (lokalisert). Revisors vurdering: Etter revisors vurdering tek ikkje instruksen omsyn til risikoen ved at verdfull kunst er plassert på stader som er lett tilgjengeleg t.d. for tjuveri. Gjennomgangen av lista over spesielt verdfull kunst frå Kunstnarsenteret, jfr. vedlegg 4, mot opplysningane frå den enkelte verksemd som er representert på lista viser at nokre av kunstverka heng t.d. i korridorar. 3.4 Fylkeskommunen si forsikringsordning I økonomihandboka er gjengjeve reglane for fylkeskommunen si forsikringsordning, jfr. kap. 9. Her går det fram at fylkeskommunen har ei forsikringsordning som kombinerer forsikringar frå forsikringsselskap med eit internt system for sjølvforsikring. Av pkt Erstatning går det fram at Hovudprinsippet ved oppgjer, dersom dette ikkje finn stad direkte frå forsikringsselskapet, er at erstatning blir utmålt etter dei same reglane som er nytta av selskapa. Ved oppgjer etter skade på ting, blir det tatt omsyn til alder/slitasje på gjenstanden når erstatninga blir fastsett. Revisors vurdering: Som det går fram av pkt over vil ein ta omsyn til alder/slitasje på gjenstandar når verdien skal fastsetjast ved eit forsikringsoppgjer. Normalt vil dette føre til eit lågare erstatningsbeløp enn det gjenstanden var verd på innkjøpstidspunktet. For kunstverk sitt vedkomande vil alder ha ei motsett verknad. Kunstverk utført av godkjente kunstnarar vil såleis normalt auke i verdi. For at erstatningsbeløpet skal stå i forhold til verdien vil det etter revisjonen sitt syn vere ein stor fordel at spesielt verdfulle kunstverk er taksert og at det finns fotografi av kunstverket, helst i eit sentralt arkiv. 7

10 4. ANBEFALINGAR Vi viser til revisors vurderingar ovanfor og vil rå til at følgjande omsyn blir ivareteke: Administrativ leiar syter for at følgjande endringar blir innarbeidd i Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommune eller i ein eigen instruks/retningslinjer: I tillegg til det som allereie er nemnt i inventar/utstyrsinstruksen punkt 3 skal det ved registrering av kunstverk opplysast om kunstnaren sitt namn, tittelen på kunstverket og sikring av kunstverket (plassering/merking). Eksisterande kunst som det er tatt avgjersle om skal registrerast, jfr. pkt. 3 i instruks for registrering og kontroll med inventar og utstyr, må merkast på ein trygg måte med eigaren (verksemda/fylkeskommunen) sitt namn. Med bakgrunn i merknadane frå Møre og Romsdal Kunstnersenter, bør dei kunstverka det er vist til i vedlegg 4 takserast og prissettast. For å sikre verdfull kunst, jfr. vedlegg 4, frå t.d. tjuveri, bør denne plasserast på dertil eigna/sikre plassar. I høve til forsikringsordninga i fylkeskommunen bør det, slik revisjonen ser det, for spesielt verdfulle kunstverk finnast eit sentralt arkiv der fotografi og takseringspapir er oppbevart. Molde, 11. mai 2001 Liv Midtbø 8

11

12

13

14

15

16

17

18

19