Engasjements- og eigarskapskontroll i Møre og Romsdal fylkeskommune

Transkript

1 Fylkesrevisjonen Engasjements- og eigarskapskontroll i Møre og Romsdal fylkeskommune

2 Innhald 1. Innleiing Bakgrunn og formål med engasjementskontrollen Fakta, funn og vurderingar av eigarskapen Fylkeskommunen sine rutinar for eigarskapsoppfølginga Generelt om eigarskapsoppfølginga Oppfølging av sak Ko-35/ Spørjeundersøkinga Styrevervregisteret Val av styrerepresentantar Opplæring Eigarstyring Etiske retningslinjer Utøving av styrevervet Oppfølging og evaluering Selskapskontroll etter kommunelovas Fylkesrådmannen sitt svar på rapporten... 11

3 1. Innleiing 1.1. Bakgrunn og formål med engasjementskontrollen Kontrollutvalet har i sak Ko 19/11 vedtatt følgjande: 1. Kontrollutvalet ber fylkesrevisjonen utføre eigarskapskontroll etter koml. 77 nr 5 og retningslinjene for utføring av selskapskontroll, og gi tilbakemelding til kontrollutvalet om utføringa og resultatet av kontrollen. I rapporten bør det særleg vurderast om dei omsyna som er nemnt i sak Ko-35/10 er blitt følgde opp. 2. Fylkesrevisjonen blir i tillegg beden om å vurdere om det bør gjennomførast selskapskontroll etter koml. 80 i noko selskap. I tilfelle fylkesrevisjonen finn grunn til at slik kontroll bør gjennomførast, føreset kontrollutvalet å få melding om dette med grunngiving i tilbakemeldinga. Slik kontroll skal evt. berre utførast etter nærare vedtak i kontrollutvalet eller fylkestinget. 3. Rapport om kontrollen etter pkt. 1 og 2 ovanfor ber ein om ligg føre til møtet den 30. november, og at det blir innhenta fråsegn frå fylkesrådmannen til rapporten. 4. Kontrollutvalet ber om at det blir gjennomført ein analyse av aksjeporteføljen til fylkeskommunen for å avdekke særlege risikofaktorar og område som ev. bør ha merksemd ved planlegging ved seinare selskapskontroll. Denne rapporten svarar på del 1, 2 og 3 i vedtaket. Nr 4 vil kome ved eit seinare møte i kontrollutvalet. 2. Fakta, funn og vurderingar av eigarskapen 2.1. Fylkeskommunen sine rutinar for eigarskapsoppfølginga I rekneskapen for 2010 er det gitt ein note med opplysningar om fylket sine eigarinteresser i aksjeselskap med meir. Totalt er fylket engasjert i 52 selskap. I tillegg er det nokre stiftingar som fylket har vore med å stifta. Utover dette er fylket inne med garantiar for 8 selskap, hovudsakeleg innan samferdsel. Garantiansvaret utgjer i overkant av 1 milliard kr. Selskapa har varierande formål, men det er selskap innan samferdsel, turisme, energi og utviklingsselskap som er dei store engasjementa Generelt om eigarskapsoppfølginga Fylkesrådmannen la i sak T 10/06 fram ei sak om fylkets føresetnader og strategi for engasjementa. Det er i første rekke fylket si regionalpolitiske oppgåve med å være ein regionalutviklande aktør som er bakgrunnen for eigarskapet. I tillegg er det ei overordna interesse for fylket at selskapa ein deltek i, har ein sunn og god økonomi. 1

4 Det er i saka gjort greie for korleis fylkesrådmannen vil arbeide med denne interne kontrollen. Fylkestinget slutta seg til fylkesrådmannen sine vurderingar og fatta følgjande vedtak: Fylkestinget sluttar seg til fylkesrådmannen sine vurderingar, og føreset at administrasjonen og forvaltarane si oppfølging samt kontrollutvalets tilsyn/kontroll blir basert på dei omsyn og innafor dei rammer saka har gjort greie for. Fylket si administrasjonsavdeling saman med juridisk avdeling har ansvaret for å følgje opp eigarinteressene. Det er to problemstillingar som blir følgd opp: - selskapet si økonomiske stilling - driv selskapet i samsvar med selskapets formål og er fylkets grunngjeving for eigarskap i selskapet framleis gyldig. Fylkeskommunen har i januar 2008 gjennomført styreopplæring for fylkestingets medlemmer og andre som er fylkets representantar i selskap, stiftingar mv. Særleg tema for denne samlinga har vore kva krav og retningslinjer kommunelov, aksjelov og annen lovgivnad gir for medlemmane sine ulike roller. Fylkesrådmannen la og fram sak til fylkestinget i oktober 2011 der det blir gjort greie for arbeidet med oppfølging av eigarinteressene. Selskapa som har vore gjenstand for spesiell oppfølging er det gjort særskilt greie for. Det er i saka ikkje foreslått endringar i grunngjeving for eigarskapet for nokon av selskapa. I saka blir det gjort nærare greie for situasjonen for ni av selskapa, og den særskilte oppfølginga som er gjort mot desse. Vi viser til denne saka, som blir lagt som vedlegg nr. 1 til vår rapport. Vår vurdering: Kontrollutvalet har etter kommunelovas 77 nr 5 plikt til å sjå etter at det blir ført kontroll med fylket sine interesser i selskap mv. Som nemnt i innleiinga er fylkesrevisjonen gitt oppgåva med å gjennomføre engasjementskontrollen og rapportere til kontrollutvalet. Vår kontroll er lagt opp med gjennomgang av rutinane som administrasjonen har for si oppfølging. I tillegg har vi hatt tilgang til dokumenta som er utarbeidd i samband med desse interne rutinane, og gått gjennom enkelte av desse. Vi har og hatt samtalar med dei som arbeider med denne oppfølginga. Vi ser at administrasjonen har følgd opp rutinane og kontrollert fylket sine eigarinteresser i Årsrekneskap og årsmelding frå styra er innhenta og gått gjennom. Det er utarbeidd økonomiske analyser for selskapa, og formålet med fylket sitt eigarskap er vurdert mot opplysningane i årsmelding om kva drift selskapet har. Ved behov er selskapa kontakta for å avklare enkelte forhold. Alle opplysningane om selskapa og dokumenta som er utarbeidd ved gjennomgangen av selskapa er oppbevart på ein velordna måte. Vi fekk tilgang til dette og hadde ein god og grei kommunikasjon med dei involverte i administrasjonen. 2

5 2.1.2 Oppfølging av sak Ko-35/10 I saksframlegget til kontrollutvalet si sak om eigarskapsoppfølginga i 2010 framgår følgjande: 1. Kontrollutvalet ber fylkeskommunen i si eigaroppfølging generelt å formidle ei forventning om at det blir gitt informasjon til eigarane frå selskapa så snart råd er i tilfelle selskapet får problem, og vurdere kva konsekvensar dette skal få om forventninga ikkje blir innfridd. (jf. saka vedr. Aukra Sikkerhetssenter AS) 2. Vidare vart det i saka etterlyst i kva grad KS sine Anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av eide selskaper og foretak hadde blitt gjort rettleiande for eigarskapsutøvinga i fylkeskommunen. 3.Det vart og vist til at det uavhengige folkevalte tilsynet i selskap der det er private medeigarar var svært begrensa, og at dette burde kome tydeleg fram i saker der det var gjort framlegg om å engasjerer seg i slike selskap. 4. Til slutt vart det etterlyst ei tilsvarande oppfølgingsrutine og rapport til fylkestinget om fylkeskommunens engasjement i stiftelsar, dvs. stiftelsar som i vesentleg grader offentleg finansierte, t.d. museumsstiftelsane. Jamvel om det i desse ikkje er tale om eigarskap (stiftelsar er sjølveigande), er det ei fylkeskommunal interesse at desse har ei god økonomiforvaltning og forsvarleg drift. Ad 1 Administrasjonen har ikkje gått ut med brev el og flagga ei slik forventning skrifteleg til alle selskapa. Dette ligg likevel som eit grunnlag i alt arbeidet som er gjort ved eigarskapsoppfølginga. Fylkeskommunen tek ofte initiativ til eigarmøte, som oftast på bakgrunn av teikn ein ser i rekneskapen. I særskilte høve kan det og være andre signal som administrasjonen mottar. Aksjeloven har og krav til forsvarlig eigenkapital i alle selskap, samt plikt for styret til å handle om selskapet skal kome i ein situasjon der eigenkapitalen utgjer mindre enn 50 % av aksjekapitalen. Desse krava er meint å hindre selskapa i å drive for kreditors rekning. Ad 2 Administrasjonen har KS sine retningslinjer som eit fundament for sitt arbeid. Det er likevel ein del av anbefalingane som ikkje er tatt i bruk i alle selskap. Administrasjonen ønskjer å bruke desse som anbefalingar men tilpassa fylkeskommunen sitt eigarskap. Fylkeskommunen har ikkje fylkeskommunal drift i AS, IKS el. Behovet og moglegheita for at desse anbefalingane blir brukt vil variere mellom selskapa ein har eigardel i. Dei har difor ikkje gått ut til selskapa og gjeve signal om at desse anbefalingane ligg som krav frå fylkeskommunen si side. Ad 3 Fylkeskommunen har i 2011 ikkje kjøpt aksjar i selskap der det også er private eigarar inne. Det er i sak T 58/11 vedteke å gå inn som eigar i eit felles selskap for elektronisk billettering for kollektivtransporten i Norge. Der vil heileigde offentlege AS eige 2/3 delar av selskapet. I saka er det og opna for andre eigarar i framtida. Det er ikkje teke med i saksframlegget noko om at folkevalt tilsyn kan bli avgrensa. Administrasjonen meiner at behovet for å ta dette inn i saka ikkje var til stades. Ad 4 - I si eigarmelding har administrasjonen teke med to stiftingar Kulturkvartalet og Geirangerfjorden verdsarv. Andre stiftingar som fylket har vore aktivt med å etablere er ikkje ein del av oppfølginga. Desse har etter administrasjonen si meining andre tilsynsordningar i stiftelsesloven, revisjonsplikt og stiftelsestilsynet sitt tilsyn. Etter administrasjonen si meining er dette tilstrekkeleg tilsyn. Administrasjonen har og interne rutinar på oppfølging av offentlege tilskott, ved rapportering tilbake til fylkeskommunen på bruken av midlane. Det ligg og i 3

6 budsjettvedtaket for fylkeskommunen ei fullmakt til fylkeskommunen sin revisor å kunne foreta kontrollar av at tilskott blir brukt etter fylkeskommunen sin intensjon. Dette blir alle mottakarar av tilskott gjort oppmerksam på i vedtaket og følgjebrev til tilskottet. Administrasjonen ønskjer å halde oppfølginga på det nivået ein no har lagt seg på. Vår vurdering: Omsyna som er uttrykt i Ko-35/10 må seiast å vere delvist oppfylt. På enkelte områder har administrasjonen eit anna syn enn kontrollutvalet har uttrykt i sitt vedtak i Ko-35/10. Fylkestinget har i sak T- 10/06 vedteke at også kontrollutvalets tilsyn/kontroll blir basert på dei omsyn og innafor dei rammer saka har gjort greie for og byggjer då på administrasjonen sitt saksframlegg. Det bør avklarast kva syn som skal ligge til grunn for fylkeskommunen si oppfølging av eigarinteressene og kva selskap som eventuelt skal ha vidare tilsyn enn det kommunelova legg opp til. Kva aktivitet som blir drive i selskapa og kor stor eigardel fylkeskommunen har, vil etter vårt syn være avgjerande for kva nivå tilsynet skal ligge på Spørjeundersøkinga Vi har i årets gjennomgang valt å foreta ei spørjeundersøking retta mot dei som representerte fylkeskommunen i styret der fylket hadde ein representant i førre valperiode. Totalt har vi sendt undersøkinga til 37 personar og motteke svar frå 21. Dette utgjer ein svarprosent på 57. Av svara hadde 19 personar verva i aksjeselskap, 4 i interkommunale selskap, medan 6 var verv i stiftingar. 11 av svara var frå folkevalde, medan 10 er frå tilsette i fylkeskommunen som hadde verva. Det er eit avgrensa tal styremedlemmer som har delteke i undersøkinga og svarprosenten kunne og vore noko høgare. Det som kom fram i undersøkinga kan likevel være med på underbygge om fylkeskommunen si eigarskapsoppfølging har eit forsvarleg nivå Styrevervregisteret Fylkestinget vedtok i sak T-59/08 retningslinjer for registrering av verv og interesser i KS sitt styrevervregister. Retningslinjene omfattar folkevalde og tilsette i fylkeskommunen. Det er ei frivillig sak å registrere seg, men fylkestinget oppmodar alle til å gjere dette. Registeret er meint som bidrag til openheit og styrking av tilliten til offentleg sektor. Svara vi fekk viser at 81 % kjenner til registeret medan 19 % svarar at dette er ukjent for dei. Som vi ser av figuren nedanfor har 62 % registrert vervet sitt, medan 38 % ikkje har 4

7 registrert det, eller er usikre på om dei har gjort det Val av styrerepresentantar Val av styrerepresentantar for dei selskapa der fylkeskommunen har styreplass skjer i starten av kvar valperiode. Styrerepresentantane blir i hovudsak valt frå dei folkevalte, men det er og tilsette frå administrasjonen som er oppnemnt som styrerepresentantar i nokre av selskapa. 6. I kvar grad meiner du at valet av styrerepresentantar frå fylkeskommunen tok omsyn til følgjande eigenskaper ved representantane: Kompetanse og arbeidskapasitet er dei eigenskapane som det blir lagt mest vekt på ved valet ifølgje dei som har svart. Dette er og i samsvar med KS sine anbefalingar om styresamansetninga i offentleg eigarskap, som legg meir vekt på dette enn til dømes partitilhøyring. 5

8 Alle som har svara meiner også at representantane i stor eller nokon grad er kvalifisert til å utøve styreverva sine Opplæring Fylkeskommunen har i januar 2008 gjennomført styreopplæring for fylkestingets medlemmar og andre som er fylkets representantar i selskap, stiftingar mv. Likevel svarar 33 % at dei ikkje har fått opplæring i samband med styreveret sitt. Vi veit ikkje årsaka til dette, men det kan kome av utskifting av styremedlemmar i perioden. Folkevalde som har permisjon frå vervet sitt, eller under opplæringa, kan være ei anna årsak. KS har i sine anbefalingar om eigarskap uttalt at fylkestinget bør bli gitt ytterlegare tid til kompetanseutvikling gjennom eigarskapsseminar/kurs etter 2 år i valperioden. Fylkeskommunen har rutine for å gjennomføre dette i starten av valperioden og ikkje seinare. 71 % av dei spurte meiner at opplæringa var tilstrekkeleg til å utøve vervet sitt på ein forsvarleg måte Eigarstyring Dei aller fleste svarar at dei i stor eller nokon grad har vore ansvarleg for å opptre i tråd med fylkeskommunen sine eigarinteresser i selskapet dei representerer. Kun ein svarar i liten grad på dette spørsmålet. Dei aller fleste opplever og at fylkeskommunen har ein strategi og tydeleg føremål med eigarskapet. 6

9 Det er litt færre som meiner at fylkeskommunen har tydelege eigarkrav til styring av selskapet Det er svært varierande i kva grad ein fekk nok styringssignal til å utøve vervet sitt. Undersøkinga viser også at mykje av signala skjer gjennom meir uformell dialog mellom fylkeskommunen og dei som har verva. Ser vi på kven som blir rådspurt når ein er usikker er dette administrasjonen og politisk leiing/partigruppa som blir brukt i størst grad. 7

10 Etiske retningslinjer Alle som har svart på undersøkinga seier dei kjenner til fylkeskommunen sine etiske retningslinjer. Meir enn 90 % i stor eller nokon grad. Likevel svarar 43 % at fylkeskommunen i liten grad informerer om desse. Det er svært varierande i kva grad den enkelte representant har opplevd etiske utfordringar. 8

11 Utøving av styrevervet Det er svært varierande i kva grad den enkelte representant oppfattar fylkeskommunen som tydeleg på ansvar og mynde som er knytt til vervet deira. Det same ser vi med omsyn på om det er retningslinjer for utøving av vervet. Likevel er det ikkje nokon av representantane som opplever dette som eit stort problem. 9

12 Alle ynskjer slike retningslinjer, dei aller fleste i stor eller nokon grad Oppfølging og evaluering 38 % svarar at det blir gjennomført evaluering av styret sitt arbeid, like mange at det ikkje blir gjennomført. 52 % svarar at dei synes fylkeskommunen si oppfølging av eigarskapet i stor grad er tilstrekkelig og 38 % i nokon grad. 10

13 Vår vurdering: Spørjeundersøking samsvarar med vår gjennomgang at eigarskapsoppfølginga har eit forsvarleg nivå. Svært mange opplever at fylkeskommunen har strategi og tydeleg føremål med eigarskapen. På nokre områder kan det være behov for meir fokus og opplæring. Dette gjeld til dømes etiske retningslinjer der 43 % svarar at det i liten grad blir gitt informasjon. Alle som har svara ynskjer og retningslinjer for utøving av styrevervet Selskapskontroll etter kommunelovas 80 Vår gjennomgang viser etter vårt syn ikkje noko behov for selskapskontroll etter Fylkesrådmannen sitt svar på rapporten Fylkesrådmannen har i notat kommentert rapporten, se vedlegg nr 2. Det framgår av notatet at rådmannen ikkje ønskjer å legge opp til meir oppfølging enn det kommunelova gir heimel for og det nivået dei har lagt seg på hittil. 11

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26