REGLEMENT OM ELEKTRONISK KOMMUNIKASJONSTENESTE FOR MØRE OG ROMSDAL FYLKE.

Transkript

1 REGLEMENT OM ELEKTRONISK KOMMUNIKASJONSTENESTE FOR MØRE OG ROMSDAL FYLKE. 1. GENERELT 1.1 Føremål Møre og Romsdal fylke har som mål å yte god service og vere tilgjengeleg for innbyggarane i fylke og for fylket sine samarbeidspartnarar. Dette reglementet skal regulere ordningar for tildeling av og kompensasjon for bruk av elektronisk kommunikasjonsteneste. Reglementet skal sikre at arbeidstakarar i Møre og Romsdal fylke får ei mest mogleg lik handsaming. Reglementet skal sikre at godtgjersle til arbeidstakarar og innrapportering til skatteetaten er i samsvar med til ei kvar tid gjeldande skattereglar. 1.2 Omfang Tildeling av og kompensasjon for bruk av elektronisk kommunikasjonsteneste blir gitt når det er i fylket si interesse at arbeidstakar har hjelpemidla av omsyn til tenesta eller funksjonen den enkelte skal ivareta. 1.3 Kven reglementet gjeld for. Reglementet gjeld for tilsette i Møre og Romsdal fylke. 2. AVGJERDSMYNDE 2.1 Kven avgjer Med mindre overordna leiar har fastsett noko anna, avgjer leiar (t.d. avdelingsdirektør, rektor) for den enkelte driftseining spørsmål om tildeling av og økonomisk kompensasjon for bruk av elektronisk kommunikasjonsteneste for tilsette i eiga eining. Saker som gjeld leiarane blir avgjort av neste leiarnivå. 2.2 Oversikt over brukarar omfatta av ordninga Den enkelte driftseining må til ei kvar tid ha tilgjengeleg oversikt over kven som er omfatta av ordninga. Det er utarbeidd avtaleskjema som skal nyttas. Avtaleskjema skal vere underskrive av både arbeidstakar og leiar i den aktuelle eininga. Eitt eksemplar skal sendas lønsgruppa i økonomiseksjonen (for tilvisning), eitt skal oppbevaras på eininga / personalmappe og det tredje skal arbeidstakaren ha. 1

2 3. ØKONOMISK KOMPENSASJON 3.1 Alternative modellar for godtgjering Reglementet legg opp til to alternative hovudmodellar for godtgjering. Berre eitt alternativ kan veljast i forhold til den enkelte medarbeidar. I tillegg kan det unntaksvis for særskilde grupper gis dekning for breiband. Hovudregelen, lønshonorarmodellen, er ei fast månadleg godtgjering utbetalt som eit lønshonorar med alternative satsar ut i frå vurdering av behov. Val av sats må kome fram basert på skjønnmessige overslag over data-/tenestetelefonutgifter vedkommande arbeidstakar må kunne forvente å få i løpet av eit år, med like månadlege utbetalingar. Det andre alternativet er at arbeidsgivar held mobil og eventuelt anna utstyr, og dekkjer faktiske utgifter etter rekning/faktura. Sistnemnte alternativ skal berre kunne nyttas unntaksvis der det kan vere vanskeleg å bruke lønshonorarmodellen, jf. pkt Uavhengig av kva alternativ som blir valt vil ikkje fast heimetelefon lenger bli dekka. 3.2 Lønshonorarmodellen Lønshonorarmodellen er todelt og inneheld fire alternative satsar. Dei to høgaste satsane, jf. pkt , skal brukast i høve til leiarar og medarbeidarar som har vesentlege utgifter i samband med tenesterelatert bruk av elektronisk kommunikasjonsutstyr. Dei to lågaste satsane, jf. pkt , skal brukast i høve til medarbeidarar som brukar sitt private kommunikasjonsutstyr og som må pårekne mindre utgifter i samband med tenesterelatert bruk. Lønshonorarmodellen er også å sjå på som ein viss kompensasjon for at arbeidstakar fast eller i periodar må vere tilgjengeleg utanom ordinær arbeidstid. Det skal kome tydeleg fram av lønsslippen at lønshonoraret er ein ekstra kompensasjon/godtgjering for å halde og bruke elektronisk kommunikasjonsteneste. Honoraret blir innberetta som løn. Fylkesdirektøren vurderar justering av satsane 1 gong årleg (pr ) i forhold til den generelle prisutviklinga for denne typen tenester Lønshonorar høg og mellomhøg sats Medarbeidarar som fyller vilkåra til honorar etter høg eller mellomhøg sats kjem inn under vilkåra for tenestetelefon og er dermed også omfatta av eventuelle avtalar Møre og Romsdal fylke måtte ha med operatørar for levering av elektronisk kommunikasjonsteneste til tilsette. Møre og Romsdal fylke skal stå som eigar og ha ansvar for innkjøp av utstyr til dei medarbeidarane som får honorar etter høg eller mellomhøg sats, jf. pkt Abonnementa skal og vere registrert på fylke som juridisk eigar hjå den operatøren fylke har avtale med. Etter avtale med operatør skal faktura både for privat og tenesterelatert forbruk sendast direkte til arbeidstakar som betalar. Møre og Romsdal fylke utbetalar månadleg lønshonorar for tenesterelatert forbruk etter følgjande satsar og vurderingskriterium: 2

3 A. Høg sats - kr 1 000,- Arbeidstakar i leiande stillingar, til dømes avdelingsdirektørar og rektorar, som har stort reiseomfang og som har særleg stort krav om å vere tilgjengeleg, og som må pårekne mange utgåande samtalar. B. Mellomhøg sats- kr 650,- Arbeidstakar som er mykje på oppdrag utanom kontoret i arbeidstida og som har stort krav om å vere tilgjengeleg, og som påreknar noko utgåande samtalar også utanfor ordinær arbeids-/kontortid Lønshonorar mellomlåg og låg sats Mellomlåg eller låg sats skal nyttast som kompensasjon til medarbeidarar som brukar privat elektronisk kommunikasjonsutstyr i samanheng med tenesta. Medarbeidarar som får honorar etter desse satsane fyller ikkje vilkåra for tenestetelefon. Abonnement kan difor heller ikkje knytast opp mot eventuelle avtalar Møre og Romsdal fylke måtte ha med operatørar for levering av elektronisk kommunikasjonsteneste. Medarbeidarane betalar både for innkjøp av utstyr og bruk av kommunikasjonstenestene. Som kompensasjon for dette utbetalar Møre og Romsdal fylke månadleg lønshonorar etter følgjande satsar og vurderingskriterium: C. Mellomlåg sats - kr 300,- Arbeidstakar som har noko reiseverksemd eller er mobile i arbeidssituasjonen og som må vere tilgjengelege utanom ordinær arbeidstid, til dømes vaktmeistrar. D. Låg sats - kr 125,- Arbeidstakar som er mobile i sin arbeidssituasjon og som må vere tilgjengelege, men som har avgrensa med utgåande samtalar der fasttelefon eller anna kommunikasjonsutstyr på arbeidsplassen ikkje kan nyttast, til dømes kontaktlærarar og rådgjevarar Tillegg for breiband Tillegg for breiband - kr 400,- Arbeidstakar som har særleg behov for å kunne utføre feilrettingar av fylket sitt datanett direkte frå si eiga datamaskin heime kan få utbetalt eitt månadleg lønshonorar på kr. 400,-. Arbeidstakar ber sjølv alle kostnader til utstyr og abonnement. Tillegget skal berre gis unntaksvis og skal vere godkjent av fylkesdirektøren. 3.3 Fylket held mobil og betaler heile eller delar av kostnadane Fylket kjøper inn tenestemobil og dekkjer dei faktiske utgiftene til abonnement etter rekning/faktura. Det kan også under denne ordninga avtalast ei delt utgiftsdekning mellom arbeidsgivar og arbeidstakar. Ordninga følgjer dei nye skattereglane for elektronisk kommunikasjonsteneste. Denne modellen er meint for driftseiningar der fasttelefon er erstatta med mobiltelefon, eller der arbeidstakar har spesielle tenesterelaterte behov som ikkje kan dekkjast etter lønshonorarmodellen, jf. pkt Tildeling etter pkt. 3.3 skal vere godkjent av fylkesdirektøren. 3

4 4. INNKJØP OG TILDELING AV UTSTYR 4.1 Innkjøp av elektronisk kommunikasjon Fylket kjøper inn tenestemobil til medarbeidarar som får lønshonorar etter høg eller mellomhøg sats, jf. pkt alternativ A og B. Arbeidsgivars dekning ved innkjøp er avgrensa til kr Innkjøpskostnader utover dette må eventuelt dekkjast av arbeidstakar sjølv. Med mindre det er feil eller skade på utstyret vil ikkje arbeidsgivar dekkje kostnader til innkjøp av mobil oftare enn 3. kvart år. Eventuell kompensasjon frå avtalepartnar godskrivas fylket. Der det blir utbetalt lønshonorar etter låg og mellomlåg sats eller tillegg for breiband, jf. pkt og 3.2.3, blir kostnader til innkjøp av elektronisk kommunikasjonsutstyr dekt av arbeidstakar. 4.2 Utlån av mobiltelefon Arbeidstakarar som har behov for mobiltelefon for kortare periodar i samband med t.d. tenestereise, kan disponere mobiltelefon for utlån. 5. BUDSJETTMESSIG DEKNING 5.1 Dekning Kostnader ved tildeling av og kompensasjon for bruk av elektronisk kommunikasjonsteneste må dekkast innafor sektoren eller den enkelte driftseininga sine driftsbudsjett. 6. ENDRINGAR 6.1 Overgang til annan funksjon/stilling. Endring av tilsetjingstilhøve Når ein arbeidstakar går over i annan funksjon/stilling eller stillinga sine oppgåver og innhald blir endra, skal tildeling av og økonomisk kompensasjon for bruk av elektronisk kommunikasjonsteneste vurderast på nytt. 6.2 Arbeidstakar sluttar/permisjon m.m. Når arbeidstakar sluttar, går ut i uløna permisjon, lengre løna permisjonar enn 3 månadar, eller ikkje lenger fyller kriteria for tildeling, skal kompensasjonen opphøyre ved endrings- /sluttdato. Dette gjeld også ved sjukmeldingar der arbeidstakar er ute av teneste i meir enn 3 månader. Om arbeidsgivar held mobiltelefon som den tilsette disponerar, skal mobiltelefonen leveras attende ved endringsdato. 6.3 Reglementet gjeld frå Reglement for tildeling av elektronisk kommunikasjonsteneste trer i kraft frå Alle gamle avtalar går ut frå same dato, då dette reglementet erstattar alle tidlegare avtalar. 4

5 Reglementet er tilpassa dei nye skattereglane som vart gjort gjeldande 1. jan Endring av reglementet Reglementet kan endrast av fylkesdirektøren etter at det på førehand er gjennomført drøftingar med arbeidstakarorganisasjonane. Fylkesdirektøren har fullmakt til å gjere oppdateringar i reglementet på bakgrunn av endringar i lover, forskrifter, skattereglar m.m. Fylkesdirektøren har også fullmakt til å tolke og gjere unntak frå retningslinene ved særskilde vurderingar. Reglementet er godkjent etter drøftingar med tillitsvalte på statleg side den og behandling i Hovudsamarbeidsutvalet , sak 18/07. Reglementet er sist oppdatert

6 Avtale om elektronisk kommunikasjonsteneste i arbeidsforhold Det er i dag inngått følgjande avtale om elektronisk kommunikasjonsteneste mellom Møre og Romsdal fylke (arbeidsgivar) og arbeidstakar. Viser til reglement om elektronisk kommunikasjonsteneste i arbeidsforhold. Arbeidstakars namn: Personnr: Avdeling/driftseining: Arbeidsgivar har tilbydt følgjande alternativ som arbeidstakar har godtatt (set kryss ): 3. 2 Hovudregel - lønshonorarmodellen: Lønshonorar høg og mellomhøg sats Møre og Romsdal fylke skal stå som eigar og har ansvar for innkjøp av utstyr til dei medarbeidarane som får honorar etter høg eller mellomhøg sats. Abonnementa skal og vere registrert på Møre og Romsdal fylke som juridisk eigar hjå den operatøren fylke har avtale med. Faktura for privat og tenesterelatert forbruk sendast heim til arbeidstakar som betalar. Ved eventuelle misleghald av fakturabetaling, kan arbeidsgivar trekke arbeidstakar i løn. A. Høg sats: 1000 kr pr mnd Arbeidstakar i leiande stillingar, til dømes avdelingsdirektørar og rektorar, som har stort reiseomfang og som har særleg stort krav om å vere tilgjengeleg, og som må pårekne mange utgåande samtalar. B. Mellomhøg sats: 650 kr pr mnd Arbeidstakar som er mykje på oppdrag utanom kontoret i arbeidstida og som har stort krav om å vere tilgjengeleg, og som påreknar noko utgåande samtalar også utanfor ordinær arbeids-/kontortid. Lønshonorar mellomlåg og låg sats Arbeidstakar som får honorar etter mellomlåg og låg sats fyller ikkje vilkåra for tenestetelefon, og abonnement kan difor ikkje knytast opp mot ev avtalar Møre og Romsdal fylke måtte ha. Arbeidstakar betalar både for innkjøp av utstyr og bruk av kommunikasjonstenestene. C. Mellom låg sats: 300 kr pr mnd Arbeidstakar som er har noko reiseverksemd eller er mobile i arbeidssituasjonen og som må vere tilgjengelege utanom ordinær arbeidstid, til dømes vaktmeistrar. D. Låg sats: 125 kr pr mnd Arbeidstakar som er mobile i arbeidssituasjon og som må vere tilgjengelege, men som har avgrensa med utgåande samtalar der fasttelefon eller anna kommunikasjonsutstyr på arbeidsplassen ikkje kan nyttast, til dømes kontaktlærarar og rådgjevarar. Tillegg for breiband skal berre gis unntaksvis og skal vere godkjent av fylkesdirektør. Tillegg for breiband: 400 kr pr mnd Arbeidstakar som har særleg behov for å kunne utføre feilrettingar av fylket sitt datanett direkte frå si eiga datamaskin heime. Arbeidstakar ber alle kostnadar til utstyr og abonnement. Godtgjeringane blir innrapportert som løn Fylket held mobil og betaler fakturaen. Ordninga skal vere godkjent av fylkesdirektøren Ordninga er meint på arbeidstakarar med behov som ikkje kan dekkast etter alternativ A. Innkjøp av mobil og faktura blir dekt av fylket, inkl. privat bruk. Ordninga følgjer dei nye skattereglane for elektronisk kommunikasjon og gir ein skattemessig påplussing av inntekta med inntil kr/år (et abonnement) eller inntil 6000 kr/år (to el. fleire abonnement). Beløpa er basert på skattesatsar for Denne avtalen gjeld frå til Ved endringar og opphør, sjå elles reglementets pkt. 6. Arbeidsgivar Tilvisar Arbeidstakar 6