INNKALLING. Innkalling med saksliste og sakspapir er gjort tilgjengeleg heimesida

Transkript

1 INNKALLING Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunetunet Møtedato: Tid: kl.16:00 Forfall eller inhabilitet: Grunngjeve forfall til møtet, eller inhabilitet, må meldast snarast råd til eller ekspedisjonen tlf Administrasjonen kallar inn varamedlem. Varamedlemmer møter berre etter særskild innkalling. Innkalling med saksliste og sakspapir er gjort tilgjengeleg heimesida Eikelandsosen, Hans Ekeberg Leiar Bjørn Vik Solheim Ansvarleg sekretær 1

2 Sakliste Sak nr. Tittel 007/2018 Godkjenning av møteprotokoll 008/2018 Skriv og meldingar 009/2018 Løypemelding varsling 010/2018 Reglement for telefon- og digital godtgjersle i Fusa kommue 011/2018 Eventuelt 2

3 Sakshandsamar: Bjørn Vik Solheim Arkivsaksnr: 18/391 Journalpostnr: 18/2399 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 007/ Godkjenning av møteprotokoll Møteprotokoll frå møte vert godkjent. 3

4 Sakshandsamar: Bjørn Vik Solheim Arkivsaksnr: 18/391 Journalpostnr: 18/2446 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 008/ Skriv og meldingar Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Skriv og meldingar vert teke til orientering. a) Retningsliner for adm-utv, vedlegg i innkalling til felles møte b) Omstillingsavtale for Os og Fusa kommunar, vedlegg ligg i innkalling til felles møte. 4

5 Sakshandsamar: Bjørn Vik Solheim Arkivsaksnr: 18/404 Journalpostnr: 18/2439 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 009/ Løypemelding varsling Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Administrasjonsutvalet tek orienteringa til etterretning. Saksframstilling: Vedtaksmynde: Administrasjonsutvalet Saksdokument: Vedlegg: Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Det er vert vist til saksutgreiing i sak 5/2017 og 004/2018 til administrasjonsutvalet. Rådmannen gjev ei orientering om status i møtet. 5

6 Sakshandsamar: Bjørn Vik Solheim Arkivsaksnr: 17/1974 Journalpostnr: 18/2143 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 010/ Reglement for telefon- og digital godtgjersle i Fusa kommue Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Reglement for telefon og digital godtgjersle i Fusa kommune vert vedteke slik det ligg føre. Saksframstilling: Vedtaksmynde: Kommunestyret Saksdokument: Vedlegg: Sjå nederst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar/vurdering: Fusa kommune har ikkje hatt eit oppdatert reglement for telefon og digital godtgjersle. i 2006 det kom det nye reglar frå Skatteetaten som vart informert om. Dette skulle vera grunnlag for kommunen si tildeling og innrapportering. Dette gikk i stor grad på om ein mobiltelefon var nødvendig i arbeidstida og evt. etter arbeidstid. Avhengig av kva løysing ein har, vil ein kunne få skatt for fordel ved bruk av mobiltelefon. Dette reglementet er gamalt og har hatt fokus på bruk av mobiltelefon, medan det i dag finst mange forskjellige verktøy. Dersom ein ikkje har rett til å ta med telefonen pga tenestlege dokumenterte behov, må ein skriva under eit skjema om at telefonen vert lagt igjen på arbeidsplassen. Fram mot å bli Bjørnafjorden kommune i 2020, er det mange avtalar, reglement og mykje meir som skal gjerast. Nokre justeringar er gjort i nytt framlegg til reglement, men er i hovudsak likt Os sitt. 6

7 Det er viktig at leiar gjer gode vurderingar om og kven som treng mobiltelefon og særlig utanom vanleg arbeidstid. Det er nettopp skrive under på ein avtale med Telenor med lågare kostnader og betre dekning. Dette er i samarbeid med ca. 30 kommunar. Framlegget til reglement er på eit overordna nivå, og utviklinga her går særs raskt. Reglement for kjøp og bruk av mobilar/nettbrett og VPN-løysing/fjernpålogging m.fl. Formål med reglementet: å sikre korrekt bruk og kjøp av mobilar/ nettbrett og VPN-løysing/fjernpålogging at alle har eit personleg ansvar ved bruk av mobiltelefon betalt av arbeidsgjevar å skilje mellom jobb og privat bruk av mobile tenester Mobilar/nettbrett kjøp og bruk: Fusa kommune dekker mobilar/nettbrett og abonnement for stillingar som krev dette. Tenestelege behov skal leggjast til grunn for vurderinga av behovet. Einingsleiar i Fusa melder inn og vurderer kven som skal ha frå sitt område. Skjema for mobiltelefon må vera utfylt ved bestilling av telefon. Mobilar/nettbrett er Fusa kommune sin eigedom. Det er forventa at levetida for mobil/nettbrett hos Fusa kommune er 2 år. Ved levetid kortare enn dette som skuldast skade eller tap av mobil/nettbrett, må den tilsette betale eigenandel (yngre enn 1 år er 80%, 1-2 år er 50%) av kostpris ved kjøp av ny mobil/nettbrett. Det må i kvart tilfelle vurderast om skade skuldast uforsiktig bruk eller ikkje. Sluttar den tilsette i kommunen og vil behalde mobil/nettbrett vert dette innberetta i samsvar med skatteetaten sine reglar. I korte trekk medfører dette eigenandel på utstyr yngre enn 1 år er 80%, 1-2 år er 50%, 2-3 år er 20% og eldre enn 3 år er 500 kr. Kommunale abonnement: Kommunen har avtale med Telenor på ulike abonnement. IKT vel i samråd med brukar kva abonnement ein skal tinga, for at kostnaden skal vere lågast mogleg. Fylgjande vert dekka av arbeidsgjevar i abonnementet i tillegg til abonnementskostnader: «Bedrift Total Netto»: Fri tale, SMS og datatrafikk i Noreg, inkl. spesialnummer «Bedrift»: 1500 min tale, 300 SMS, 30 MMS, 2 GB data i Noreg, inkl spesialnummer Døme på tenester som ikkje vert dekka av arbeidsgjevar, og som vert trekt i løn kvar månad: Innhaldstjenester Kjøp av varer og tjenester: Kinobilletter, parkering, godteri, brus, apper, togbilletter, teletorgnummer osv. Opplysningstenester Mobilt bedriftsnett (MBN) frå Telenor, har gratis 1881 via egen app som skal nyttast Mobildata Databruk utover spesifisert datapakke inkludert i abonnement Min sky 25 GB Utland Bruk i utland ut over kr. 100 pr mnd. blir trekt frå den tilsette si løn Dersom den tilsette har tenesterelaterte utlegg må dette refunderast via vanleg reiserekning. 7

8 VPN-løysing (arbeid frå heimen)/fjernarbeid Forskrift til arbeidsmiljølova av 5. juli 2002 nr 715 regulerer arbeid som vert utført i arbeidstakaren sin heim. Heimearbeid av kortvarig eller tilfeldig art fell utanfor føresegnene i forskrifta. Ved heimekontor/fjernarbeid av eit visst omfang skal det gjerast skriftleg avtale med den einskilde medarbeidar. I Fusa kommune er det ikkje utarbeida retninglinjer for heimekontor. Leiar har i særskilde høve godkjent at ein arbeidstakar gjer delar av arbeidet heime/nyttar fjernarbeid. Det er ofte omsyn til omsorg for barn eller andre pårørande, eigen sjukdom m.m. som ligg til grunn når leiar kan godkjenna dette. VPN-løysing skal vera ei løysing for dei med særskild behov for dette, og ikkje som permanent ordning. Leiar må godkjenna behov for VPN-løysing, melda til IT kven det gjeld og tidsrommet vedkomande skal ha denne tilgangen. Ei VPN-løysing er meir enn ei løysing å jobba heimefrå, men ein fleksibel og fullverdig løysing for å kunne jobba kvar som helst med full tilgong til alle program. Evaluering Reglementet skal evaluerast og reviderast i samanheng med kommunereforma. IT-leiar er ansvarleg for evalueringa. Vedlegg: Reglement for telefon- og digital godtgjersle i Fusa kommune Reglement for kjøp og bruk av mobilar/nettbrett og VPNløysing

9 Sakshandsamar: Terje Raunsgard Arkivsaksnr: 17/1974 Journalpostnr: 17/12810 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 040/ Administrasjonsutvalet 003/ Reglement for telefon- og digital godtgjersle i Fusa kommune Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen skal utarbeida eit overordna reglement for telefon- og digital godtgjersle i Fusa kommune. Administrasjonsutvalet : Handsaming: Jan B. Landøy fremja følgjande fremlegg til vedtak: Rådmannen skal utarbeida eit overordna reglement for telefon- og digital godtgjersle i Fusa kommune til neste møte i administrasjonsutvalet. Framlegget til Jan B. Landøy vart samrøystes vedteke. ADM- 003/2018 Vedtak: Rådmannen skal utarbeida eit overordna reglement for telefon- og digital godtgjersle i Fusa kommune til neste møte i administrasjonsutvalet. Saksframstilling: 9

10 Vedtaksmynde: Kommunestyret Saksdokument: Vedlegg: Sjå nedst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: I sak om reglement for godtgjersle til folkevalde, gjorde kommunestyret fylgjande vedtak: KOM- 030/2017 Vedtak: Del A Ordførar får dekka forsikringspremien for godtgjersle dei første 16 dagane i sjukemeldingsperioden. Krav om sjukepengar må ordførar retta direkte til Nav etter reglane for frilansar. Fusa kommune dekkjer differansen mellom 6xG og full godtgjersle for heile perioden. Eventuelt for mykje utbetalt godtgjersle må ordførar betala tilbake. Del B Fusa kommune vedtek vedlagde reglement slik det ligg føre i referat frå møtet i arbeidsgruppa Sak om reglement for telefon- og digital godtgjersle i Fusa kommune må fremjast til kommunestyret via administrasjonsutvalet. Fusa kommune har ikkje eit oppdatert regelement for godtgjersle for telefon. Praksis er at ordførar får dekka sine utgifter til tenestetelefon / mobiltelefon. Det vert ikkje ytt godgjering for telefonbruk til andre politisk valde representantar. I administrasjonen er det i hovudsak to ulike ordningar. Kontortelefon / tenestetelefon i arbeidstida Fastmontert kontortelefon har vi på dei fleste kontor. Ein del av dei som har arbeidet sitt delvis på kontor og delvis på farten har også mobiltelefon. Desse telefonane skal liggja att på kontoret når arbeidsdagen er slutt. Det er eit eige skjema som skal fyllast i denne samanheng, fordi denne type mobiltelefonar ikkje skal skattast for. «Fri telefon» Fri telefon betyr i denne samanheng at arbeidsgjevar betaler for telefonkostnadane. Det er ei skattepliktig yting som vert lagt inn i lønssystemet vårt. Dei som har slik telefon skal vera tilgjengeleg også ut over arbeidstid og har såleis også underforstått akseptert at ein kan blik kontakta av publikum eller arbeidsgjevar ut over arbeidstida. Rådmann, assisterande rådmann og einingsleiarane har denne type avtale. ITavdelinga og ein del andre har også slik avtale. Det er einingsleiar som har fullmakt til å avgjerda kva type mobilordning den enkelte skal ha. 10

11 Vurdering: Mobiltelefon er ikkje lenger berre til å ringja med. Det er i stor grad eit arbeidsverktøy med glidande overgangar til å kunna gjera det same som ein gjer på pc-en. Denne utviklinga går med stormskritt, og den kommunale kvardagen må vera med i denne utviklinga. I avtalen om Bjørnafjorden kommune er digitalisering eit av dei viktige arbeidsområda som det vert peika på. I denne samanheng må ein også sjå i ein større samanheng bruk av både mobiltelefon, nettbrett og pc. Når ein skal vurdera reglement for mobil- og digital godgjering i Fusa kommune, må dette difor gjerast på ein heilt annan måte enn i den tid ein fekk refundert teljarskritt på fasttelefonen. Fusa er i ferd må å inngå ny avtale for kjøp av telefoni i lag med Os kommune og ei rekkje andre kommunar. Det vil føra til innsparing i telefonutgiftene. I den samanheng er det også naturleg å sjå på kva type abonnement den enkelte har i dag og gjera ei vurdering av kva som er naudsynt framover. IT-avdelinga er i ferd med å laga eit nytt system for utrulling av pc med tilhøyrande tilgangar og programvarer. Det tek utgangspunkt i kva stilling den enkelte har. Dersom du jobbar i barnevernet, får du automatisk dei tilgangar du har bruk for. Dersom du er lærar, får du andre tilgangar. Dette vil gjera det lettare å halda oversikt og lettare å vedlikehalda. Tilgangane vert gitt ut frå stilling og ikkje som personleg tilknyting. Det same systemet ser vi for oss også knytt til mobiltelefon. Då vil ein ha eit ryddig og oversiktleg system. I tillegg til dette treng vi overordna retningsliner for kven som skal ha kva type abonnement / telefon. Vedlagt ligg gjeldande telefonreglement for Os kommune. Noko liknande må ein utarbeida for Fusa kommune. Rådmannen vil utarbeida eit overordna reglement til neste møte i administrasjonsutvalet. Vedlegg: Reglement for kjøp og bruk av mobilar/nettbrett og VPNløysing

12 Reglement for kjøp og bruk av mobilar/nettbrett og VPN-løysing Formål med reglementet: å sikre korrekt bruk og kjøp av mobilar/ nettbrett og VPN-løysing at alle har eit personleg ansvar ved bruk av mobiltelefon betalt av arbeidsgjevar å skilje mellom jobb og privat bruk av mobile tenester Mobilar/nettbrett kjøp og bruk: Os kommune dekker mobilar/nettbrett og abonnement for stillingar som krev dette. Tenestelege behov skal leggjast til grunn for vurderinga av behovet. Kommunalsjef/einingsleiar melder inn kven som skal ha frå sitt område. Skjema for mobiltelefon må vera utfylt ved bestilling av telefon. Mobilar/nettbrett er Os kommune sin eigedom. Det er forventa at levetida for mobil/nettbrett hos Os kommune er 2 år. Ved levetid kortare enn dette som skuldast skade eller tap av mobil/nettbrett, må den tilsette betale eigenandel (yngre enn 1 år er 80%, 1-2 år er 50%) av kostpris ved kjøp av ny mobil/nettbrett. Det må i kvart tilfelle vurderast om skade skuldast uforsiktig bruk eller ikkje. Sluttar den tilsette i kommunen og vil behalde mobil/nettbrett vert dette innberetta i samsvar med skatteetaten sine reglar. I korte trekk medfører dette eigenandel på utstyr yngre enn 1 år er 80%, 1-2 år er 50%, 2-3 år er 20% og eldre enn 3 år er 500 kr. 12

13 Kommunale abonnement: Kommunen har avtale med Telenor på ulike abonnement. IKT vel i samråd med brukar kva abonnement ein skal tinga, for at kostnaden skal vere lågast mogleg. Fylgjande vert dekka av arbeidsgjevar i abonnementet i tillegg til abonnementskostnader: «Bedrift Total Netto»: Fri tale, SMS og datatrafikk i Noreg, inkl. spesialnummer «Bedrift»: 1500 min tale, 300 SMS, 30 MMS, 2 GB data i Noreg, inkl spesialnummer Døme på tenester som ikkje vert dekka av arbeidsgjevar, og som vert trekt i løn kvar månad: Innhaldstjenester Kjøp av varer og tjenester: Kinobilletter, parkering, godteri, brus, apper, togbilletter, teletorgnummer osv. Opplysningstenester Mobilt bedriftsnett (MBN) frå Telenor, har gratis 1881 via egen app som skal nyttast Mobildata Databruk utover spesifisert datapakke inkludert i abonnement Min sky 25 GB Utland Bruk i utland ut over kr. 100 pr mnd. blir trekt frå den tilsette si løn Dersom den ansatte har tenesterelaterte utlegg må dette refunderast via vanleg reiserekning. VPN-løysing (arbeid frå heimen) Forskrift til arbeidsmiljølova av 5. juli 2002 nr 715 regulerer arbeid som vert utført i arbeidstakaren sin heim. Heimearbeid av kortvarig eller tilfeldig art fell utanfor føresegnene i forskrifta. Ved heimekontor av eit visst omfang skal det gjerast skriftleg avtale med den einskilde medarbeidar. Ingen i Os kommune har skriftleg avtale om heimekontor. Leiar kan i særskilde høve, og for eit avgrensa tidsrom, godkjenna at ein arbeidstakar gjer delar av arbeidet heime. Det er ofte omsyn til omsorg for barn eller andre pårørande som ligg til grunn når leiar kan godkjenna dette. Det er då ikkje snakk om faste ordningar, men for kortare tid. VPN-løysing skal vera ei løysing for dei med særskild behov for dette, og ikkje som permanent ordning. Leiar må godkjenna behov for VPN-løysing, melda til IT kven det gjeld og tidsrommet vedkomande skal ha denne tilgangen. Evaluering Reglementet skal evaluerast og reviderast i løpet av første halvår kvart år. IT-sjefen er ansvarleg for evalueringa. 13

14 Sakshandsamar: Bjørn Vik Solheim Arkivsaksnr: 18/405 Journalpostnr: 18/2443 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 011/ Eventuelt Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Saksframstilling: Vedtaksmynde: Saksdokument: Vedlegg: Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Vurdering: 14