Retningslinjer for mobiltelefon i Oppland fylkeskommune

Transkript

1 jhjhjhhjhjhjhjh HR-enheten Retningslinjer for mobiltelefon i Oppland fylkeskommune Vedtatt i FR-sak 1125/08, endret i FR-sak 830/09, 1462/12 og 115/15 1 Generelt 1.1 Formål Oppland fylkeskommune har som mål å yte god service og være tilgjengelig for innbyggere og samarbeidspartnere. Disse retningslinjene regulerer tildeling av mobiltelefon, og skal sikre at arbeidstakerne får en rimelig kompensasjon for utgifter i forbindelse med tjenestelig bruk. 1.2 Hovedprinsipper Hovedprinsippene for dekning av mobiltelefon i Oppland fylkeskommune: Mobiltelefon skal bare tilstås i de tilfeller det anses nødvendig av hensyn til tjenesten og skal være basert på en nøye vurdering av faktiske behov Ved endring av en stillings funksjon eller plassering i organisasjonen skal ordningen opphøre for vedkommende ansatte, dersom det faktiske behovet ikke lenger er til stede Det skal foretas innberetning til skattemyndighetene etter gjeldende regler. Eventuell privat fordel skal innberettes ut fra arbeidstakers bruk av mobiltelefon i stillingen og privat, jfr Skatteloven 5-11 og Alle ledd i organisasjonen har medansvar for at det inngås korrekte avtaler med de ansatte og at innberetning til skattemyndighetene skjer i samsvar med gjeldende regler. 2 Tjenestemobiltelefon 2.1 Hovedprinsipper Som en hovedregel skal behovet for tjenestetelefon dekkes gjennom mobiltelefonordningen. Følgende prinsipper legges til grunn Ingen stillinger eller ansatte skal gis utgiftsdekning til mer enn ett telefonabonnement Fylkeskommunen tegner abonnement og kjøper inn mobiltelefon Retningslinjer mobiltelefon Sist oppdatert: Side 1

2 Det inngås skriftlig avtale med den enkelte ansatte om mobiltelefon For ansatte som skal benytte mobiltelefonen til privat bruk gjelder i tillegg Faktura adresseres til og betales av mobiltelefoninnehaver privat Det gis en fast månedlig utgiftsdekning for mobiltelefonutgifter etter forhåndsdefinerte satser 2.2 Innkjøp av mobiltelefon Kjøp av mobiltelefon gjøres av den enkelte fagenhet/skole blant de standardmodellene som fylkeskommunen har inngått avtale om iht gjeldende innkjøpsavtale hos avtalt leverandør. Med mindre det er feil eller skade på utstyret, vil ikke arbeidsgiver dekke kostnader til innkjøp av mobiltelefon oftere enn hvert 3. år. Redusert innkjøpspris iht fylkeskommunale innkjøpsavtaler godskrives fylkeskommunen. Servicesenteret holder oversikt over innkjøpte mobiltelefoner, herunder modell og innkjøpspris. 2.3 Tegning av abonnement Abonnementsavtale for mobiltelefon skal inngås av fylkeskommunen iht gjeldende innkjøpsavtale. Type abonnement skal være i tråd med gjeldende avtalen med teleleverandør. Ved tegning av abonnement, benyttes Bestillingsskjema for kjøp av mobiltelefon og abonnement, som fylles ut, godkjennes av leder og sendes til Servicesenteret. Tegning av og endringer i abonnementene gjøres av Servicesenteret. Servicesenteret holder oversikt over inngåtte abonnementer og hvem som til enhver tid disponerer disse. 2.4 Betaling av faktura Faktura fra teleleverandør, som omfatter fast avgift og arbeids- og privatbruk, adresseres til og betales av den ansatte som disponerer fylkeskommunal tjenestemobiltelefon. Da fylkeskommunen vil stå som juridisk eier av abonnementet, vil eventuell purring og inkassokrav blir sendt fylkeskommunen. I slike tilfeller vil fylkeskommunen foreta trekk i lønn for tilsvarende beløp. 2.5 Utgiftsdekning Ansatte i stilling som kommer inn under fylkeskommunens mobiltelefonordning, utbetales en månedlig godtgjøring til dekning av arbeidsrelaterte utgifter, ut fra en konkret behovsvurdering. Valg av godtgjøringssats må komme fram basert på et skjønnsmessig overslag over telefonutgifter vedkommende stilling/arbeidstaker må kunne forvente å få i løpet av et år, med like månedlige utbetalinger, jfr godtgjøringssats 1-2. For stillinger med et beskjedent behov for mobiltelefon i arbeidstiden og/eller ut over ordinær arbeidstid, kan det alternativt inngås avtale om at arbeidstaker holder mobiltelefon og abonnement Retningslinjer mobiltelefon Sist oppdatert: Side 2

3 selv, og får en fast månedlig utgiftsdekning, jfr godtgjøringssats 4-5. Ordningen kan også brukes dersom arbeidstaker i kortere eller lengre perioder må være tilgjengelig utenom ordinær arbeidstid Godtgjøringssatser fylkeskommunale abonnement Satsene justeres i tråd med den generelle prisutvikling for denne type tjenester. Eventuell differensiert godtgjøring ut over satsene 1-2 kan gis ved dokumentert høyere tjenestelige utgifter. Vedtak fattes i slike tilfeller av fylkesrådmannen, se pkt 4. Godtgjøringssats 1 - kr pr år Satsen brukes for ledere og spesielle stillinger som har vesentlige utgifter i forbindelse med arbeidsrelatert bruk av mobiltelefon. Dette gjelder stillinger som har stort reiseomfang og som har særlig stort krav om å være tilgjengelig, og som må påregne mange utgående samtaler. Arbeidstaker som fyller vilkårene vil være omfattet av eventuelle avtaler Oppland fylkeskommune måtte ha med leverandør av teletjenester (herunder bindingsrabatt). Abonnementet skal være registrert med fylkeskommunen som juridisk eier. Etter avtale med leverandør skal faktura både for privat og tjenesterelatert forbruk sendes direkte til arbeidstaker, som sørger for at faktura blir betalt. Fylkeskommunens skal stå som eier og ha ansvar for innkjøp av mobiltelefonen. Godtgjøringssats 2 - kr pr år Satsen brukes for ledere og stillinger som har vesentlige utgifter i forbindelse med arbeidsrelatert bruk av mobiltelefon. Dette gjelder stillinger som har mange oppdrag utenfor arbeidsstedet i arbeidstiden, har stort behov for å være tilgjengelige og som kan påregne en del utgående samtaler også utenfor ordinær arbeidstid. Arbeidstaker som fyller vilkårene vil være omfattet av eventuelle avtaler Oppland fylkeskommune måtte ha med leverandør av teletjenester (herunder bindingsrabatt). Abonnementet skal være registrert med fylkeskommunen som juridisk eier. Etter avtale med leverandør skal faktura både for privat og tjenesterelatert forbruk sendes direkte til arbeidstaker, som sørger for at faktura blir betalt. Fylkeskommunens skal stå som eier og ha ansvar for innkjøp av mobiltelefonen Godtgjøringssats privat abonnement Godtgjøringssats 4 - kr pr år Godtgjøringssats 5 kr pr år Satsene brukes for stillinger som må påregne mindre utgifter i forbindelse med tjenesterelatert bruk av mobiltelefon, men som ikke fyller vilkårene for fylkeskommunal mobiltelefon og som bruker sitt private abonnement og mobiltelefon. Medarbeider betaler både for innkjøp og bruk av telefon. Retningslinjer mobiltelefon Sist oppdatert: Side 3

4 Dette gjelder stillinger som har noe reisevirksomhet eller er mobile i arbeidssituasjonen og som må være tilgjengelige utenom ordinær arbeidstid, men som har avgrenset antall utgående samtaler utenfor arbeidsstedet/utenom ordinær arbeidstid. 2.6 Opphør av mobiltelefonordning (mobiltelefon som brukes privat) Når arbeidstaker slutter, går ut i ulønnet permisjon, lønnet permisjon ut over 3 måneder, eller ikke lenger fyller kriteriene for tildeling, skal kompensasjonen opphøre ved endrings-/sluttdato. Dette gjelder også ved sykmeldinger der arbeidstaker er ute av tjenesten i mer enn 3 måneder. Ved permisjon eller sykdom: Mobiltelefonen leveres tilbake og abonnementet disponeres av fylkeskommunen Alternativt kan arbeidstaker disponere abonnementet i permisjons-/sykdomsperioden. Fylkeskommunen står som juridisk eier av abonnementet, men den månedlige godtgjøringen blir stanset for resten av perioden Når arbeidstaker slutter velges en av følgende ordninger: 1. Mobiltelefonen leveres tilbake og abonnementet disponeres av fylkeskommunen 2. Arbeidstaker overtar abonnementet og/eller mobiltelefonen privat. Det juridiske ansvaret for abonnementet overdras til den ansatte. Det vil påløpe et oppsigelsesgebyr ved overføring av abonnementet. Dersom arbeidstaker overtar eiendomsretten til mobiltelefonen må han/hun betale markedsverdi for at beskatning skal unngås. Dersom spesifikk markedsverdi ikke kan skaffes, legges følgende takseringsregler til grunn (gjelder både mobiltelefon og datautstyr): a. Mobiltelefonens alder under 1 år: Verdien settes til 80 % av opprinnelig kostpris b. Mobiltelefonens alder er 1-2 år: Verdien settes til 50 % av opprinnelig kostpris c. Mobiltelefonens alder er 2-3 år: Verdien settes til 20 % av opprinnelig kostpris d. Mobiltelefonens alder er over 3 år: Verdien settes til kr 500 (inkl mva) 3. Abonnementet overdras til ny arbeidsgiver dersom denne har samme teleleverandør. Ny arbeidsgiver overtar det juridiske ansvaret for abonnementet. Det påløper ikke oppsigelsesgebyr. 2.7 Mobiltelefon erstatter fasttelefon på arbeidsplassen For fagenheter og skoler der fasttelefon er erstattet med mobiltelefon, gjelder ikke bestemmelsene om månedlig kompensasjon. Unntak kan også gjøres for andre spesielle situasjoner der tjenesterelaterte behov gjør at den vanlige mobiltelefonordningen ikke kan benyttes. I slike tilfeller skal fylkeskommunen også være adressat for og betale fakturaen (både faste avgifter, privatog tjenesterelatert bruk). Dersom ansatte disponerer mobiltelefonabonnementet også i fritiden/bruker den privat, skal det foretas et månedlig trekk for privat bruk. Størrelsen på beløpet skal framgå av inngått skriftlig avtale. Mobiltelefon iht dette punkt skal godkjennes av fylkesrådmannen. 2.8 Mobiltelefon som kun brukes i arbeidstiden For stillinger som kun har behov for mobiltelefon i arbeidstiden, og ikke ønsker å benytte mobiltelefonen privat, tegnes fylkeskommunalt abonnement og faktura sendes til og betales av fylkeskommunen direkte. Det inngås skriftlig avtale om at telefonen ikke kan brukes privat og at den som hovedregel skal legges igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt. Arbeidstaker vil med en slik Retningslinjer mobiltelefon Sist oppdatert: Side 4

5 avtale allikevel ha anledning til å bruke mobiltelefonen inntil 30 dager pr år ut over arbeidstid (sporadisk bruk ved tjenestereiser og andre spesielle arbeidssituasjoner). 2.9 Avtaleskjema Følgende skjema skal benyttes ved inngåelse av avtale om mobiltelefon: Avtale om tjenestemobiltelefon som kan benyttes privat: Avtalen underskrives både av arbeidstaker og arbeidsgiver. Ett eksemplar skal sendes HR-enheten/Servicesenteret for iverksetting, ett eksemplar skal oppbevares på den enkelte arbeidssted (personalmappe) og ett eksemplar skal arbeidstaker ha. Avtale om tjenestemobiltelefon som IKKE kan disponeres utenfor ordinær arbeidssituasjon: Avtalen underskrives både av arbeidstaker og arbeidsgiver. Ett eksemplar skal sendes Servicesenteret for iverksetting, ett eksemplar skal oppbevares på den enkelte arbeidssted (personalmappe) og ett eksemplar skal arbeidstaker ha. Avtale om godtgjøring bruk av egen/privat mobiltelefon: Avtalen underskrives både av arbeidstaker og arbeidsgiver. Ett eksemplar skal sendes HR-enheten/Servicesenteret for iverksetting, ett eksemplar skal oppbevares på den enkelte arbeidssted (personalmappe) og ett eksemplar skal arbeidstaker ha. Den enkelte skole og fagenhet må til enhver tid ha tilgjengelig oversikt over hvem som er omfattet av ordningene. 3 Beskatning Når fylkeskommunen står som eier av mobiltelefonabonnement og -telefon, som lånes ut til de ansatte etter behov ved tjenestereiser mv, blir det ikke foretatt innberetning til skattemyndighetene. Når fylkeskommunalt mobiltelefonabonnement disponeres fast av en ansatt/stilling også på fritiden, skal det foretas innberetning til skattemyndighetene iht gjeldende regler om skattepliktig utgiftsgodtgjørelse. Det samme gjelder for utgiftsgodtgjørelse for mobiltelefon til ansatte som bruker privat utstyr og/eller abonnement i tjenestesammenheng. 4 Diverse 4.1 Beslutningsmyndighet Beslutningsmyndigheten når det gjelder godtgjøring for mobiltelefon, ligger hos øverste administrative leder (fagenhetsleder, rektor mv) Fylkesrådmannen fatter vedtak om eventuell dekning av utgifter til andre/spesielle ordninger eller andre satser enn det som går fram av pkt Budsjettmessig dekning Kostnader ved tildeling av og kompensasjon for bruk av EK-tjenester må dekkes innenfor budsjettet ved den enkelte fagenhet og skole. Retningslinjer mobiltelefon Sist oppdatert: Side 5

6 4.3 Reglementet gjelder fra Reglementet trer i kraft Retningslinjer mobiltelefon Sist oppdatert: Side 6