REGLEMENT OM MOBIL TENESTETELEFON FOR TILSETTE I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE Forslag til drøfting i HSAMU / Sist oppdatert

Transkript

1 REGLEMENT OM MOBIL TENESTETELEFON FOR TILSETTE I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE Forslag til drøfting i HSAMU / Sist oppdatert GENERELT Dette reglementet gjeld for alle tilsette og skal regulere ordninga for kjøp/støtte til kjøp samt dekning av utgifter til mobil tenestetelefon for fylkeskommunalt tilsette. Reglementet sikrar og at rapportering til skatteetaten er i samsvar med til ei kvar tid gjeldande skattereglar (sjå merknad 1) Kven avgjer Det er avdelingssjef/rektor/overtannlege for den enkelte driftseininga som avgjer kven som får støtte til mobil tenestetelefon. 2. VILKÅR FOR TILDELING Fylkeskommunen har lagt til rette digitale løysingar for samordna kommunikasjon. Dette inneber at tilsette har tilgang på tale- (telefon), video- og chat-funksjon gjennom sin arbeidspc. Det er ikkje alle tilsette som har behov for mobiltelefon i tillegg til nemnde standardutstyr. Arbeidsgivar vurderer det likevel som nødvendig at enkelte, ut i frå roller eller arbeidssituasjon, har behov for mobiltelefon for å løyse arbeidsoppgåvene sine i og utanfor ordinær arbeidstid. Den som kjem inn under eit eller fleire av vilkåra nedanfor kan etter ei konkret vurdering tildelast mobil tenestetelefon Tilgjengeleg utanfor arbeidstid Tilsette som er forventa å kunne vere tilgjengeleg utanfor normal arbeidstid. Dette vil gjelde leiarar med personalansvar og tilsette som har t.d. beredskapsfunksjonar, ITdrift, bygningsdrift, sentrale media- og kommunikasjonsfunksjonar Reiseverksemd Tilsette med mykje reiseverksemd Stor mobilitet på arbeidsplassen Tilsette som har stor grad av mobilitet i sin arbeidssituasjon, og som ikkje vil vere tilgjengeleg nok gjennom dei ordinære løysingane for samordna kommunikasjon. Med bakgrunn i dette er det vurdert at undervisningspersonale bør ha mobil tenestetelefon (sjå merknad 2).

2 3. TILDELING AV ABONNEMENT OG ØKONOMISK KOMPENSASJON FOR KJØP AV UTSTYR 3.1. Abonnement Møre og Romsdal fylkeskommune står som juridisk eigar av abonnementet. Arbeidsgivar betalar eit grunnabonnement til fri bruk av tale og sms, samt fri bruk av data innafor dei rammer som til ei kvar tid gjeld, - sjå NB! Web-linken må oppdaterast Møre og Romsdal fylkeskommune har rett til å bruke mobilnummeret på sine nettsider. Det blir føretatt lønnstrekk for privat bruk av mobil etter definerte kriterier Kjøp av mobiltelefon, eller økonomisk støtte til kjøp av mobiltelefon Arbeidsgivar dekker utgifter til kjøp av mobiltelefon og deksel/etui etter den til ein kvar tid gjeldande sats fastsett av fylkesrådmannen. Oppdatert sats finn ein på NB! Web-linken må oppdaterast Kjøp av mobiltelefon/deksel/etui (jf. merknad 3) som skal være eigd av arbeidsgjevar skal gjerast gjennom fylkeskommunen sine rammeavtalar og med dei rabatterte prisane avtalane gir. Dersom ein arbeidstakar ønsker å kjøpe ein annan eller dyrare mobil enn det den økonomiske støtta dekker, må han/ho sjølv kjøpe sin eigen telefon. Det er den tilsette som i desse høva sjølv står som eigar av telefonen og ber den fulle risiko for skader på eller tap av telefonen (jf. merknad 4 om rapportering til skatteetaten). Under føresetnad av at arbeidstakaren går til innkjøp av ein telefon som minimum dekkjer dei krav arbeidsgjevar har sett med omsyn til funksjonar og informasjonssikkerheit, vil arbeidstakaren kunne få utbetalt eit tilskott til kjøp av telefon i samsvar med satsen omtalt i 1. kulepunkt. I tillegg vil arbeidsgjevar dekke abonnementskostnader etter pkt Arbeidstakar får tildelt mobiltelefon kvart 3. år. kjøpe / alternativt støtte til kjøp av mobiltelefon 3. kvart år Skade på fylkeskommunalt eigd mobiltelefon Det er forventa at arbeidstakar tek godt vare på mobiltelefonen. Om ein likevel skulle vere så uheldig å få skade på mobiltelefonen, dekker arbeidsgivar eventuelle reperasjonar. Ved skade på mobiltelefonen skal arbeidsgivar kontaktast. Det er eigne rutinar for bestilling av reparasjon. Det skal alltid bli undersøkt om skaden kan bli dekt gjennom ordinær garantiordning, før reparasjon blir bestilt (jf. merknad 3) Skade på mobiltelefon eigd av arbeidstakar Skade/tap av mobiltelefon kjøpt i samsvar med pkt. 3.2, 3. og 4. kulepunkt vert ikkje dekt

3 4. VILKÅR FOR BRUK 4.1. Skriftleg avtale Tildeling av mobil tenestetelefon og abonnement skal nedfellast i skriftleg avtale mellom arbeidstakaren og arbeidsgivaren. Standard avtaleskjema skal brukast (jf. merknad 5) Sikkerheit Arbeidstakaren må, også når mobiltelefonen er eigd av arbeidstakaren, rette seg etter dei krav og rutinar som til ei kvar tid blir fastsett av arbeidsgivaren for å innfri krava til informasjonstryggleik (jf. merknad 6). 5. BUDSJETTMESSIG DEKNING 5.1. Dekning Kostnader til støtte for kjøp av mobiltelefon og betaling av abonnement, skal dekkast innafor sektoren eller den enkelte driftseininga sitt driftsbudsjett. 6. FAKTURAKONTROLL 6.1. Fakturakontroll for abonnement For å kunne skilje mellom privat- og tenesterelatert bruk har vi eit system for fakturakontroll. Dette er ei automatisert teneste for kostnadsdeling mellom fylkeskommunen og den tilsette (sjå merknad 7). Det er berre bruk av definerte nummer som t.d. kjøp av varer/tenester og ved bruk i utlandet blir sett på som privat bruk. Arbeidsgivar vil ikkje ha innsyn i telefonbruken utover det beløpet som er knytt til ovanståande kulepunkt. Det vil bli gjort ei vurdering av kva tilsette kan få dekt av bruk i utlandet, når dette er grunna nødvendige arbeidsoppgåver. 7. ENDRINGAR I ARBEIDSFORHOLD 7.1. Overgang til annan funksjon / stilling eller endring av tilsettingstilhøve Når ein arbeidstakar går over i annan funksjon/stilling, eller stillinga sine oppgåver og innhald blir endra, skal grunnlaget for tildeling av mobil tenestetelefon vurderast på nytt Permisjonar Når arbeidstakar går ut i uløna permisjon må arbeidstakaren dekke alle abonnementskostnadane sjølv. Abonnementet blir vidareført så lenge arbeidstakaren er i permisjon og tilsettingsforholdet ikkje er avslutta Når arbeidstakar sluttar Sluttar arbeidstakaren i sitt tilsettingsforhold i fylkeskommunen vil abonnementet knytt til tenestetelefonordninga bli avslutta. Om det er ønskeleg, vil sjølve telefonnummeret kunne overførast gjennom eit eigarskifte. Vedkommande må då opprette eit nytt privat abonnement på same nummer.

4 8. UTKJØP / INNLEVERING 8.1. Utkjøp av mobiltelefon Arbeidstakar som sluttar i fylkeskommunen eller ikkje lenger fyller vilkåra for mobil tenestetelefon, kan «kjøpe» ut mobiltelefon eigd av arbeidsgivaren. Arbeidstakar må då betale restverdien av fylkeskommunen sin kjøpskostnad. Summen blir redusert/avskrive etter gjeldande takseringsreglar (jf. merknad 8). Sjå også pkt. 4.2 om informasjonstryggleik Innlevering av mobiltelefon Når ein arbeidstakar slutter eller skal skifte ut mobiltelefon eigd av arbeidsgivar (jf. pkt. 3.2, første og siste kulepunkt), skal den innleverast til arbeidsgivaren. Sjå også pkt. 4.2 om informasjonstryggleik. 9. VERKNADSPERIODE 9.1. Reglementet gjeld frå Reglementet om mobiltelefoni trer i kraft frå dd.mm Fylkesrådmannen fastsett naudsynte overgangsordningar, herunder tidspunkt for når nye avtalar skal vere på plass (sjå merknad 9) Endring av reglementet Reglementet kan bli endra av fylkesrådmann etter at det på førehand er gjennomført drøftingar med arbeidstakarorganisasjonane i Hovudsamarbeidsutvalet (HSAMU). Fylkesrådmannen gjer endringar/oppdateringar i reglementet utan drøftingar i HSAMU på bakgrunn av endringar i lover, forskrifter, skattereglar m.m. Fylkesrådmann eller den har gjev mynde har også kompetanse til å tolke/avklare reglementet, herunder i særlege høve å gjere unntak frå retningslinene. Reglementet er fastsatt av fylkesrådmannen den dd.mm.2018.

5 Merknadar Merknad 1) Reglementet er tilpassa skattereglane av arbeidsgivarfinansiert elektronisk kommunikasjon (EKOM) som vart gjort gjeldande 1. januar Arbeidstakar som får dekt ein eller fleire EKOM-tenester har ein skattepliktig fordel (sjablonregelen), som blir rapportert inn på arbeidstakaren. Merknad 2) Denne gruppa er mobile mellom klasserom/verkstad, har felles arbeidsrom med andre og har deler av arbeidstida si utanfor arbeidsplassen («ubunden tid»). Mange har også funksjonar som kontaktlærar og rådgivar som krev at ein i stor grad må vere tilgjengelege for elevar og føresette utanfor arbeidstida. Skoleadministrative system for fråværsføring m.v. gjer også at mobil tenestetelefon er tenleg. Merknad 3) Det blir sterkt tilrådd å skaffe etui / deksel til mobilen då dette kan bidra til å redusere omfanget på skader, spesielt det som gjeld knust skjerm. Merknad 4) Tilskot til kjøp av mobiltelefon, jfr. pkt. 3.2, 4. og 5. kulepunkt, vert utbetalt som lønn og innrapportert til skatteetaten. Merknad 5) Eitt eksemplar av signert avtaleskjema skal sendast til lønsgruppa i økonomiseksjonen, eitt eksemplar skal oppbevarast på eininga / personalmappa og det tredje eksemplaret skal arbeidstakaren ha. Samla oversikt over kven som har mobil tenestetelefon vil vere tilgjengeleg frå fylkeskommunen sitt løns- og personalsystem. Merknad 6) For å kunne ha eit tenestetelefonabonnement gjeld det krav til informasjonstryggleik. Det er ein føresetnad at passord/pinkode skal nyttast. Telefonen, også den som er eigd av arbeidstakar, skal settast opp med jobbrelatert programvare som sikrar forsvarleg handtering av jobbrelaterte data. Arbeidsgivar skal deaktivere jobbrelatert innhald og programvare når telefonen ikkje lenger skal nyttast som tenestetelefon. Arbeidsgivar vil ikkje ha tilgang til andre data enn dei som ligg i den jobbrelaterte programvaren. Det vil bli utarbeidd eit eige rammeverk som regulerer dette. Rammeverket blir eit vedlegg til reglementet for mobil tenestetelefon og vil inngå som ein del av avtaleformularet som skal signerast av kvar enkelt med mobilt tenestetelefonabonnement. Merknad 7) Faktura for alle abonnement som fylkeskommunen er juridisk eigar av, går direkte til fylkeskommunen sitt fakturamottak ein gong kvar månad og heile fakturaen blir betalt. På same tid får fylkeskommunen tilsendt ei lønstrekkfil som går direkte til overføring i lønssystemet. Arbeidstakar vert trekt i løn for den private bruken, og får ein e-post frå operatøren med oversikt over det han/ho blir trekt for. Arbeidstakar kan dessutan sjølv gå inn på sin side (knytt til telefonnummer) for å kontrollere kva forbruk som er registrert på vedkommande. Merknad 8) Takseringsreglar ved utkjøp av mobiltelefon m.m. er f.t. slik: Fordel ved erverv av datautstyr og mobiltelefon brukt i arbeidsforhold Fordel ved erverv av datautstyr og mobiltelefon brukt i arbeidsforhold, settes til differansen mellom markedsverdi og det vederlag den ansatte har betalt for datautstyret/mobiltelefonen. Kan ikke annen verdi spesifikt påvises, legges følgende markedsverdi til grunn: Utstyr som er mindre enn 1 år gammelt: 80 prosent av opprinnelig kostpris Utstyr som er mellom 1 og 2 år gammelt: 50 prosent av opprinnelig kostpris Utstyr som er mellom 2 og 3 år gammelt: 20 prosent av opprinnelig kostpris Utstyr som er 3 år eller eldre: kr 500 (inklusive merverdiavgift) Med opprinnelig kostpris menes arbeidsgivers faktiske anskaffelseskostnader, inklusive merverdiavgift og fratrukket eventuelle rabatter. Merknad 9) Det er naudsynt med overgangsordningar for å kunne handtere tidlegare inngåtte avtalar, samt gjere vurderingar for tildeling av nye avtalar m.m. Fylkesrådmannen legg til grunn at nye avtalar skal vere på plass innan 1 år etter at reglementet for mobil tenestetelefon er godkjent.