Reglement for tildeling og bruk av mobiltelefon og nettbrett

Transkript

1 Servicesenteret Reglement for tildeling og bruk av mobiltelefon og nettbrett Innhold Reglement for tildeling og bruk av mobiltelefon og nettbrett Reglementets virkeområde Hensikten med reglementet Hvem reglementet gjelder for Hjemmel og gyldighet Hjemmel Gyldighet Revisjon Innhold Avgjørelsesmy ndighet Mobiltelefon ordninger Hvordan påvirker mobiltelefonen din skatt og lønn..... Utvalg av mobiltelefon Abonnementstyper Ansattes vilkår og plikter Apper Bruk i ferier og i utlandet Innholdstjenester Oversikt over eget forbruk Endring i ansettelsesforhold Tap eller skade på mobil enhet Utskifting av mobil/nettbrett Virksomhetens vilkår og ansvar Andre relevante dokumenter Alta kommune Besøksadresse: Sandfallveien 1 Postadresse: PB 10, 9506 Alta, Telefon: Org.nr

2 1. Reglementets virkeområde 1.1. Hensikten med reglementet Dette reglementet inneholder retningslinjer for tildeling og bruk av mobiltelefon, nettbrett og abonnemen t. Benevnelse mobiltelefon blir heretter benyttet som fellesbetegnelse for både mobiltelefon og nettbrett m/ sim kort. 1.. Hvem reglementet gjelder for Reglementet gjelder for ansatte i Alta kommune som har mobiltelefon, nettbrett og/eller abonnement betalt av arbeidsgiver. Samt ansatte som får refundert deler av sitt private mobilabonnement av arbeidsgiver. Rådmannen, eventuelt den som har fått delegert slik fullmakt avgjør om du har behov for mobiltelefon /nettbrett i din jobb, samt hvilken telefon /nettbrett, abonnementstype og eventuelle tilleggstjenester du skal ha.. Hjemmel og gyldighet.1. Hjemmel Reglementet er vedtatt av rådmannen xx.xx.xxxx.. Gyldighet Reglementetrer i kraft fra og med xx.xx 017, og gjelder inntil videre.. Revisjon Reglementet revideres av S ervicesenteret. Innhold.1. Avgjørelsesmyndighet Mobiltelefon er et vanlig og nødvendig arbeidsverktøy. Rådmannen, eventuelt den som har fått delegert slik fullmakt, avgjør hvem som kan tilstås mobiltelefon. Mobiltelefon dekkes dersom arbeidsgiver anser at det er tjenstlig be hov for det. Med tjenstlig behov menes stillinger som er av en slik art at betydelige deler av arbeidet utføres utenfor fast arbeidsplass, eller at stillingen er av en slik art at det er behov for å ivareta oppgaver og ansvar også utenom ordinær arbeidstid... Mobiltelefon ordninger Alta kommune har tre ulike ordninger for mobiltelefon 1. Avtale med arbeidstaker om at mobiltelefon til tjenstlig bruk er finansiert av arbeidsgiver. Her stiller Alta kommune mobiltelefon til rådighet og dekker abonnements kostnader som følger: a. Kjøp av mobiltelefon i henhold til Alta kommunes rammeavtale og b. Fast abonnement knyttet til data, tale og sms.. Avtale med arbeidstaker om at mobiltelefon til tjenstlig bruk i arbeidstiden er finansiert av arbeidsgiver (Mobilen igjen på jobb). Når arbeidstakeren ikke skal benytte mobiltelefonen privat må mobiltelefonen legges igjen på jobben ved arbeidstidens slutt. Arbeidsgiver må kontrollere at det skjer. Side

3 . Privat mobiltelefon til tjenstlig bruk (Utgiftsrefusjon). Ansatte som bruker pri vat mobiltelefon i jobb sammenheng betaler selv fakturaen fra mobilselskapet og leverer bilag om utgiftsrefusjon m/kopi av betalt faktura til arbeidsgiver, som refunderer avtalt beløp over lønn. En forutsetning for ordningen er at den ansatte gjør sitt private nummer tilgjengelig for oppføring på Alta kommunes sentralbord. For detaljer om refusjon satser se «Rutine for Elkom» bakerst i dette reglement... Hvordan påvirker mobiltelefonen din skatt og lønn Arbeidsgivers mobiltelefon er innberetningsp liktig og ansatte beskattes av det beløpet myndighetene til enhver tid bestemmer. Skattemessig innberetning vil være etter de til enhver tid gjeldende skatteregler (p.t. inntil kr. 9, - av dette skattes du etter gjeldende skattesats). Dersom du har jobbtelefon som du ikke tar med deg hjem (alt.), skal du ikke beskattes for dette... Utvalg av mobiltelefon Alta kommune har et avgrenset utvalg av mobil telefoner innenfor tre kategorier; avansert smartphone, enkel smartphone og tr adisjonell mobil. Ved valg av mobiltelefon modell oppfordres bestiller til å vise n økternhet og velge en modell som er tilfredsstillende utfra hva den skal brukes til..5. Abonnementstyper Alta kommune har følgende standard abonnement i vår rammeavtale (For tiden Telenor) Type Data inkludert i Norge Ringeminutter i Norge SMS MMS Pris/mnd Pris/år S (Standard) 1GB , - 158, - M 5GB , - 08, - L 15GB , - Merk at dersom du får melding om at du er i ferd med å overskride grensen for datatrafikk for perioden, må du avtale med din leder om eventuelt bytte til større abonnement. Det er store kostnader forbundet med å gå utover avtalt mengde datatrafikk som er i abonnementet.. Ansattes vilkår og plikter.1. Apper Kjøp og bruk av apper betales med privat kredittkort... Bruk i ferier og i utlandet Bruken av arbeidsgivers mobiltelefon i utlandet er den ansattes ansvar. Både ved jobboppdrag og ferie i utlandet er det viktig at alle har e t bevisst forhold til bruk av datatrafikk. I noen land kan selv liten trafikk bli svært dyr. Hovedregel er at dataroaming skal slås av når man forlater Norge, og at man benytter seg av wifi - nett der det er mulig. Telefonregninger skal ikke være vesentlig h øy ere ved ferie enn ellers i året. Side

4 .. Innholdstjenester Det skal ikke kjøpes innholdstjenester når Alta kommune står som eier av mobilabonnement. Dersom det likevel blir kjøp t innholdstjenester er den ansatte selv ansvarlig for å melde fra og be om trekk for kjøpet. In nholdstjenester kan være nummersøk, betaling for annonser, kjøp av musikk, kjøp i brus/godteri - automater, parkering og betaling for bomringpasseringer. Andre eksempler på innholdstjenester er avstemming på radio/tv, banktjenester, donasjon ti l frivillige organisasjoner, billettkjøp, ringetoner, spill eller apps kjøpt via Google Play... Oversikt over eget forbruk Regningene kontrolleres og attesteres av nærmeste leder, men den ansatte plikter selv å ha oversikt over eget forbruk. Ved avvik eller store endringer i forbruket forventes det at den ansatte informerer sin leder om dette. Ved høyt forbruk utenom tjenstlig behov kan arbeidsgiver kreve at arbeidstaker selv betaler overforbruket. Den ansatt e kan holde oversikt over eget forbruk på leverandøren side. Endring i ansettelsesforhold Ved langvarig permisjon og sykefravær skal disponering og bruk av arbeidsgivers mobiltelefon/opprettholdelse av avtale om bruk av privat telefon avklares med nærmeste leder. Nb! Ved ulønnet permisjon må ordning med mobiltelefon til tjenstlig bruk finansiert av arbeidsgiver (alt 1) opphøre i permi sjonstiden, fordi det da ikke vil være lønnsutbetaling som dekker skatt av fordelen. Når ansatte slutter i den funksjonen/stillingen hvor han/hun er tilstått mobiltelefon, kan vedkommende overta telefonnummeret vederlagsfritt. Mobiltelefonen leveres tilbake til arbeidsgiver eventuelt kjøpes ut etter gjeldende satser i Forskrift om takserin gsregler : Fordel ved erverv av datautstyr og mobiltelefon brukt i arbeidsforhold..6. Tap eller skade på mobil enhet Dersom utstyr blir skadet, ødelagt eller slutter å fungere som resultat av normal bruk vil det bli skiftet ut. Uaktsom skade kan medføre erstatningsansvar. Dersom utstyr blir stjålet vil det bli erstattet først når tyveriet er politianmeldt av den ansatte..7. Utskifting av mobil/nettbrett Levetiden på en mobil enhet kan variere fra modell til modell og fra person til person, avhengig av kvalitet og bruk. Utskifting av utstyr skal normalt først gjøres når den gamle enheten er utslitt og har feil eller mangler som ikke er lønnsom å reparere. For spesielle funksjoner kan det være nødvendig å bytte utstyr oftere. Dette avgjøres i hvert tilfelle av rådmannen eller den som har fått delegert slik fullma kt. 5. Virksomhetens vilkår og ansvar Bestillinger Anskaffelser gjøres i henhold til gjeldende innkjøpsavtale. Bestilling av mobiltelefon skal gjøres av leder som sende r mail til : brukerstotte.ikt@alta.kommune.no med informasjon Side

5 om hva som bestilles, hvem som skal bruke telefonen, avdeling og hvilket ressursnummer som skal attestere faktura en. Ved utskift ing av mobiltelefon skal d en gamle leveres IKT avdelingen for formattering /gjenbruk eller kjøpes ut av ansatte etter gjeldende satser. Oppfølging Den enkelte virksomhet skal ha oversikt over sine mobiltelefoner og abonnementer samt avtale med den enkelte. Ved tilgang, endringer og avgang skal virksomheten melde fra til lønn. Ved attestasjon av faktura skal forbruk på det enkelte abonnement kontrolleres. Rapporter Servicesenteret vil med jevne mellomrom produser e statistikk over forbruk både på A lta kommune, avdeling og individnivå. Rådmannen avgjør hvordan rapportene skal distribueres og følges opp. 6. Andre relevante dokumenter Se E tiske r etningslinjer og n ettve tt regler som også gjelder for telefonbruk. Øvrige dokumenter som vedrører dette reglement : 1. Etiske r etningslinjer og nettvettregler. Gjeldende innkjøpsavtale. Forskrift om takseringsregler. Rutiner Elkom Alta kommune 5. Personalmelding Side 5