INNKALLING. Innkalling med saksliste og sakspapir er gjort tilgjengeleg heimesida

Transkript

1 INNKALLING Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunetunet Møtedato: Tid: kl.16:00 Forfall eller inhabilitet: Grunngjeve forfall til møtet, eller inhabilitet, må meldast snarast råd til eller ekspedisjonen tlf Administrasjonen kallar inn varamedlem. Varamedlemmer møter berre etter særskild innkalling. Innkalling med saksliste og sakspapir er gjort tilgjengeleg heimesida Eikelandsosen, 4. desember 2017 Hans Ekeberg Leiar Bjørn Vik Solheim Ansvarleg sekretær 1

2 Sakliste Sak nr. Tittel 038/2017 Godkjenning av møteprotokoll 039/2017 Skriv og meldingar 040/2017 Reglement for telefon- og digital godtgjersle i Fusa kommune 2

3 Sakshandsamar: Erik Vangsnes Arkivsaksnr: 17/1978 Journalpostnr: 17/13123 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 038/ Godkjenning av møteprotokoll Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Møteprotokoll frå møte vert godkjent. 3

4 Sakshandsamar: Terje Raunsgard Arkivsaksnr: 17/1978 Journalpostnr: 17/12825 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 039/ Skriv og meldingar Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Saksframstilling: Vedtaksmynde: Administrasjonsutvalet Saksdokument: Vedlegg: Sjå nederst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Utvalsleiar har sendt over ein oversikt over kva saker han ynskjer å ta opp. Rådmannen har valt å leggja nokon av desse inn skriv og meldingar, fordi rådmannen oppfattar dei som meldingssaker og ikkje saker som krev sakshandsaming. 1. Skodd for framtida Adminstrasjonsutvalet gjorde fylgjande vedtak: «Rådmannen vert beden om å informera personalrådgjevar for kommunane Fuas og Os om arbeidet med Skodd for framtida som er gjennomført i Fusa.» Den som fekk tilbod om stillinga sa den frå seg før ho var byrja. Jeanette Heggland(30) er no tilsett som personalrådgjevar. Jeanette er siviløkonom av utdanning, kjem frå finansnæringa kor ho har jobba med HR og organisasjon. Jeanette bur på Os og tek til i stillinga ca

5 2. Munnleg tilbakemelding om møtet som leiar og nestleiar hadde med rådmannen Kommunereform informasjonsflyt, kommunal strategi for Bjørnafjorden kommune. Leiar ynskjer innspel frå administrasjonsutvalet. Informasjon om kommunereformen finn du på heimesida til Fusa kommune: og på fellesbloggen for kommunereforma: 4. Utlegging av manglande protokollar på heimesida til Fusa kommune. 5. Saker for administrasjonsutvalet i perioden a. At administrasjonsutvalet prøver fellesmøte med personalutvalet på Os b. osv Vurdering: 5

6 Sakshandsamar: Terje Raunsgard Arkivsaksnr: 17/1974 Journalpostnr: 17/12810 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 040/ Reglement for telefon- og digital godtgjersle i Fusa kommune Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen skal utarbeida eit overordna reglement for telefon- og digital godtgjersle i Fusa kommune. Saksframstilling: Vedtaksmynde: Kommunestyret Saksdokument: Vedlegg: Sjå nedst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: I sak om reglement for godtgjersle til folkevalde, gjorde kommunestyret fylgjande vedtak: KOM- 030/2017 Vedtak: Del A Ordførar får dekka forsikringspremien for godtgjersle dei første 16 dagane i sjukemeldingsperioden. Krav om sjukepengar må ordførar retta direkte til Nav etter reglane for frilansar. Fusa kommune dekkjer differansen mellom 6xG og full godtgjersle for heile perioden. Eventuelt for mykje utbetalt godtgjersle må ordførar betala tilbake. Del B Fusa kommune vedtek vedlagde reglement slik det ligg føre i referat frå møtet i arbeidsgruppa Sak om reglement for telefon- og digital godtgjersle i Fusa kommune må fremjast til kommunestyret via administrasjonsutvalet. Fusa kommune har ikkje eit oppdatert regelement for godtgjersle for telefon. Praksis er at ordførar får dekka sine utgifter til tenestetelefon / mobiltelefon. Det vert ikkje ytt godgjering 6

7 for telefonbruk til andre politisk valde representantar. I administrasjonen er det i hovudsak to ulike ordningar. Kontortelefon / tenestetelefon i arbeidstida Fastmontert kontortelefon har vi på dei fleste kontor. Ein del av dei som har arbeidet sitt delvis på kontor og delvis på farten har også mobiltelefon. Desse telefonane skal liggja att på kontoret når arbeidsdagen er slutt. Det er eit eige skjema som skal fyllast i denne samanheng, fordi denne type mobiltelefonar ikkje skal skattast for. «Fri telefon» Fri telefon betyr i denne samanheng at arbeidsgjevar betaler for telefonkostnadane. Det er ei skattepliktig yting som vert lagt inn i lønssystemet vårt. Dei som har slik telefon skal vera tilgjengeleg også ut over arbeidstid og har såleis også underforstått akseptert at ein kan blik kontakta av publikum eller arbeidsgjevar ut over arbeidstida. Rådmann, assisterande rådmann og einingsleiarane har denne type avtale. ITavdelinga og ein del andre har også slik avtale. Det er einingsleiar som har fullmakt til å avgjerda kva type mobilordning den enkelte skal ha. Vurdering: Mobiltelefon er ikkje lenger berre til å ringja med. Det er i stor grad eit arbeidsverktøy med glidande overgangar til å kunna gjera det same som ein gjer på pc-en. Denne utviklinga går med stormskritt, og den kommunale kvardagen må vera med i denne utviklinga. I avtalen om Bjørnafjorden kommune er digitalisering eit av dei viktige arbeidsområda som det vert peika på. I denne samanheng må ein også sjå i ein større samanheng bruk av både mobiltelefon, nettbrett og pc. Når ein skal vurdera reglement for mobil- og digital godgjering i Fusa kommune, må dette difor gjerast på ein heilt annan måte enn i den tid ein fekk refundert teljarskritt på fasttelefonen. Fusa er i ferd må å inngå ny avtale for kjøp av telefoni i lag med Os kommune og ei rekkje andre kommunar. Det vil føra til innsparing i telefonutgiftene. I den samanheng er det også naturleg å sjå på kva type abonnement den enkelte har i dag og gjera ei vurdering av kva som er naudsynt framover. IT-avdelinga er i ferd med å laga eit nytt system for utrulling av pc med tilhøyrande tilgangar og programvarer. Det tek utgangspunkt i kva stilling den enkelte har. Dersom du jobbar i barnevernet, får du automatisk dei tilgangar du har bruk for. Dersom du er lærar, får du andre tilgangar. Dette vil gjera det lettare å halda oversikt og lettare å vedlikehalda. Tilgangane vert gitt ut frå stilling og ikkje som personleg tilknyting. Det same systemet ser vi for oss også knytt til mobiltelefon. Då vil ein ha eit ryddig og oversiktleg system. I tillegg til dette treng vi overordna retningsliner for kven som skal ha kva type abonnement / 7

8 telefon. Vedlagt ligg gjeldande telefonreglement for Os kommune. Noko liknande må ein utarbeida for Fusa kommune. Rådmannen vil utarbeida eit overordna reglement til neste møte i administrasjonsutvalet. Vedlegg: Reglement for kjøp og bruk av mobilar/nettbrett og VPNløysing

9 Reglement for kjøp og bruk av mobilar/nettbrett og VPN-løysing Formål med reglementet: å sikre korrekt bruk og kjøp av mobilar/ nettbrett og VPN-løysing at alle har eit personleg ansvar ved bruk av mobiltelefon betalt av arbeidsgjevar å skilje mellom jobb og privat bruk av mobile tenester Mobilar/nettbrett kjøp og bruk: Os kommune dekker mobilar/nettbrett og abonnement for stillingar som krev dette. Tenestelege behov skal leggjast til grunn for vurderinga av behovet. Kommunalsjef/einingsleiar melder inn kven som skal ha frå sitt område. Skjema for mobiltelefon må vera utfylt ved bestilling av telefon. Mobilar/nettbrett er Os kommune sin eigedom. Det er forventa at levetida for mobil/nettbrett hos Os kommune er 2 år. Ved levetid kortare enn dette som skuldast skade eller tap av mobil/nettbrett, må den tilsette betale eigenandel (yngre enn 1 år er 80%, 1-2 år er 50%) av kostpris ved kjøp av ny mobil/nettbrett. Det må i kvart tilfelle vurderast om skade skuldast uforsiktig bruk eller ikkje. Sluttar den tilsette i kommunen og vil behalde mobil/nettbrett vert dette innberetta i samsvar med skatteetaten sine reglar. I korte trekk medfører dette eigenandel på utstyr yngre enn 1 år er 80%, 1-2 år er 50%, 2-3 år er 20% og eldre enn 3 år er 500 kr. 9

10 Kommunale abonnement: Kommunen har avtale med Telenor på ulike abonnement. IKT vel i samråd med brukar kva abonnement ein skal tinga, for at kostnaden skal vere lågast mogleg. Fylgjande vert dekka av arbeidsgjevar i abonnementet i tillegg til abonnementskostnader: «Bedrift Total Netto»: Fri tale, SMS og datatrafikk i Noreg, inkl. spesialnummer «Bedrift»: 1500 min tale, 300 SMS, 30 MMS, 2 GB data i Noreg, inkl spesialnummer Døme på tenester som ikkje vert dekka av arbeidsgjevar, og som vert trekt i løn kvar månad: Innhaldstjenester Kjøp av varer og tjenester: Kinobilletter, parkering, godteri, brus, apper, togbilletter, teletorgnummer osv. Opplysningstenester Mobilt bedriftsnett (MBN) frå Telenor, har gratis 1881 via egen app som skal nyttast Mobildata Databruk utover spesifisert datapakke inkludert i abonnement Min sky 25 GB Utland Bruk i utland ut over kr. 100 pr mnd. blir trekt frå den tilsette si løn Dersom den ansatte har tenesterelaterte utlegg må dette refunderast via vanleg reiserekning. VPN-løysing (arbeid frå heimen) Forskrift til arbeidsmiljølova av 5. juli 2002 nr 715 regulerer arbeid som vert utført i arbeidstakaren sin heim. Heimearbeid av kortvarig eller tilfeldig art fell utanfor føresegnene i forskrifta. Ved heimekontor av eit visst omfang skal det gjerast skriftleg avtale med den einskilde medarbeidar. Ingen i Os kommune har skriftleg avtale om heimekontor. Leiar kan i særskilde høve, og for eit avgrensa tidsrom, godkjenna at ein arbeidstakar gjer delar av arbeidet heime. Det er ofte omsyn til omsorg for barn eller andre pårørande som ligg til grunn når leiar kan godkjenna dette. Det er då ikkje snakk om faste ordningar, men for kortare tid. VPN-løysing skal vera ei løysing for dei med særskild behov for dette, og ikkje som permanent ordning. Leiar må godkjenna behov for VPN-løysing, melda til IT kven det gjeld og tidsrommet vedkomande skal ha denne tilgangen. Evaluering Reglementet skal evaluerast og reviderast i løpet av første halvår kvart år. IT-sjefen er ansvarleg for evalueringa. 10