Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Transkript

1 Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

2 FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING AV DOKUMENTER I BARNEMAPPE... 4 UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN... 5 UTLÅN... 5 OVERFØRING... 5 INNSYN... 5 OVERSENDING AV KOPIER... 5 VED FLYTTING TIL ANNEN KOMMUNE ELLER BYTTE AV BARNEHAGE... 5 BRUK AV TELEFAKS VED OVERFØRING AV OPPLYSNINGER OM ET BARN... 5 BRUK AV E-POST VED OVERFØRING AV OPPLYSNINGER OM ET BARN... 6 ARKIVERING AV BARNEMAPPER... 6 ARKIVERING... 6 AKTIVT ARKIV... 6 BORTSETTINGSARKIV... 6 ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON... 7 ARKIVBEGRENSNING... 7 KASSASJON OG BEVARING... 7 AVLEVERING AV BARNEMAPPER TIL BYARKIVET... 7 TIDSPUNKT FOR AVLEVERING... 7 ANSVAR FOR AVLEVERING... 7 PAKKING, MERKING OG RENGJØRING AV BARNEMAPPER... 7 TILBAKELÅN... 7 IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE... 7 IVERKSETTING... 7 REVIDERING AV RETNINGSLINJENE

3 FORMÅL Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk i Drammen kommune for håndtering av papirbaserte barnemapper i de kommunale barnehagene, og innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. VIRKEOMRÅDE Retningslinjene gjelder for barnemapper som blir behandlet ved den kommunale barnehage etter lov av 17. juni 2005 nr. 64 om barnehager (barnehageloven). DEFINISJONER Med barnemappearkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om det enkelte barn i barnehagen, og der informasjonen er ordnet alfabetisk etter barnets etternavn i egne papirbaserte barnemapper. Med barnemappe menes fysiske arkivmapper i barnemappearkivet på det enkelte barn. Drammen kommune har ikke godkjent elektronisk arkiv etter Riksarkivarens retningslinjer. All arkivverdig informasjon som skal tas vare på om det enkelte barnehagebarn må derfor være papirbasert. Dokumenter som produseres elektronisk i barnehagesystemet Oppad må skrives ut på papir og arkiveres i barnemappen. PERSONREGISTRE Behandling av personopplysninger i barnehagene skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i barnemappene er tilgjengelig for ansatte i barnehagen i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf. forvaltningslovens 13 b, pkt 3). Behandlingsansvarlig for barnemappene etter personopplysningslovens 2 er styrer i den enkelte kommunale barnehage. Dette ansvaret er delegert styrerne fra daglig leder i Drammen Barnehager KF. Opplysninger om håndtering av personopplysninger gis av styrer. OPPRETTING AV BARNEMAPPE Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om et barn skal arkiveres på ett sted, i barnemappen. I hver barnehage skal det være et felles barnemappearkiv (ikke avdelingsvise arkiv). Hver barnehage skal opprette barnemappe på alle barn som har vedtak om barnehageplass, og det skal kun opprettes en mappe pr. barn. Fagsystemet Oppad registrerer og bevarer elektronisk informasjon om det enkelte barn og foresatte. Oppad skal vurderes bevart på lik linje med alle andre fagsystemer i Drammen kommune. Ordningsprinsipp Hver barnemappe skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, der det benyttes alfabetisk inndeling etter barnets etternavn. Navnet på mappen påføres på denne måten: Etternavn, Fornavn. Fødselsdato benyttes for å skille barn med samme for- og etternavn. Personnummer benyttes for å skille barn med samme for- og etternavn samt fødselsdato. Innhold i barnemappe I den fysiske barnemappen skal det ligge følgende dokumenter: Rødt omslag, dokumenter som skal bevares for ettertiden Enkeltvedtak (tilbud) om barnehageplass Kopi av søknad på barnehageplass med eventuelle vedlegg 3

4 Kontrakt og samtykkeerklæringer Henvisning til PPT og andre instanser Søknad/halvårsrapport om spesialpedagogisk hjelp Individuelle opplæringsplaner/halvårs-rapport (herunder sakkyndig vurdering PPT) Referat fra ansvarsgruppemøter Referat fra foreldresamtaler og konferanser Kopi av bekymringsmelding til barnevernet Kartlegging/observasjoner Skademeldinger og skaderapportering til forsikringsselskapet Individuell plan (kopi av alle) Søknad om utsatt eller framskutt skolestart Dokumenter/arbeidsdokumenter utformet av personalet ved mistanke om omsorgssvikt eller i saker der sosialtjenesten er involvert 1 Blått omslag, skal bevares i to år etter sluttdato Søknad om innsyn i barnemappe (skriftlig søknad) Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av barnehage Helseskjema Skjema/referat fra oppstartssamtale Generelle tillatelser Samtykke til overføring av personopplysninger til annen kommune eller annen barnehage i Drammen kommune Grønt omslag, skal bevares i to år etter sluttdato Interne notater eller arbeidsdokumenter utformet av personalet, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få, betydning for det tilbudet barnet får i barnehagen. Arbeidsdokumenter Kopier av dokumenter som er til orientering for barnehagen Journalføring av dokumenter i barnemappe I arkivforskriftens 2-6 er det gitt bestemmelser om at i sak- og arkivsystemet skal ethvert offentlig organ registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova 4 må regnes som saksdokumenter, dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres; 1) de skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon. Barnehagen må derfor utvise et visst skjønn i forhold til hva som skal journalføres, men det nevnes her eksempler på dokumenter som skal journalføres: 1. Enkeltvedtak (tilbudsbrevet) vedrørende barnehageplass 2. Faguttalelser fra f. eks PPT som fører til tiltak 3. Enkeltvedtak om spesialundervisning 4. Kontakt med barnevernet Dokumenter som mottas i barnehagen og som er gjenstand for saksbehandling, sendes til Drammen barnehage KF for journalføring, skanning og arkivering. 1 Etter barnehagelovens 22 har ansatte i barnehagen uten at taushetsplikten er til hinder for det, opplysningsplikt til barnevernet når man har grunn til å tro at barnet blir mishandlet i hjemmet eller at det foreligger andre alvorlige former for omsorgssvikt. Etter barnehagelovens 21 skal barnehagepersonale gi sosialtjenesten bistand i klientsaker. 4

5 UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN Utlån Barnemappe skal kun lånes ut til ansatte som konkret jobber med barnet. Andre ansatte har ikke tilgang til barnemappen. Ingen barnemapper må fjernes fra arkivet uten at utlån er registrert. Utlån gjøres på følgende måte: ved å fylle ut utlånskort påført barnets for- og etternavn, låntakers navn og dato for utlån. Utlånskortet legges på saken i arkivet som informasjon om hvem som har lånt saken, og tas ut når barnemappen leveres tilbake. Barnemappen skal ikke lånes ut til andre barnehager eller enheter i kommunen, og skal heller ikke tas med utenfor barnehagens lokaler. Overføring I tråd med prinsippet om at det primært skal være en barnemappe på hvert barn i Drammen kommune, skal barnemappen følge barnet ved bytte av (kommunal) barnehage innen kommunen. Bare opplysninger som er nødvendig for barnets videre utvikling skal overføres. Dette betyr at barnehagene i enkelte tilfeller fortsatt vil ha en barnemappe der det ligger opplysninger om for eksempel familiære forhold mens andre opplysninger er overført til en ny barnehage og dermed til en ny barnemappe. Det anbefales at barnemapper som skal overføres til en annen kommunal barnehage i Drammen gjennomgås og ryddes før overføring. Innsyn Krav om innsyn i barnemapper behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens 18-20, samt etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens 18. Barnets foresatte har som hovedregel rett til innsyn i barnemappen. Dokumenter som er utarbeidet for den interne saksforberedelse kan unntas fra innsyn. Det skal praktiseres merinnsyn, jf. offentleglovas 11. På anmodning kan partene få tilsendt kopi av de saksdokumentene som de har krav på innsyn i. For å vurdere krav om innsyn skal barnehagen motta skriftlig henvendelse om dette, samt at svar fra barnehagen skal gis skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse. Oversending av kopier Kopier som inneholder sensitive opplysninger etter personopplysningsloven (opplysninger om; rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i fagforeninger) skal sendes som ordinær post. Oversendelse av hel barnemappe (også kopi av en hel mappe) skal sendes med internpost dersom det er til en annen kommunal barnehage, og som rekommandert post dersom det er til andre barnehager i eller utenfor Drammen. Ved flytting til annen kommune eller bytte av barnehage Med samtykke fra foreldre eller foresatte kan opplysninger om et barn overføres til annen privat eller kommunal barnehage i Drammen eller i andre kommuner. Det skal da kun oversendes kopi av de dokumenter i barnemappen som er nødvendig for barnets videre utvikling. Samtykke til slik oversendelse skal gis skriftlig. Opplysninger om familiære forhold skal ikke overføres til ny barnehage, med mindre det foreligger samtykke. Bruk av telefaks ved overføring av opplysninger om et barn Man skal som hovedregel aldri sende personsensitive opplysninger over telenettet. Dette fordi telefaksen benytter åpne telelinjer det er enkelt å avlytte, og fordi avsender lett kan sende opplysningene til feil adressat. 5

6 Hovedregelen bør kun fravikes dersom det er av vital betydning for barnet eller saken at slike opplysninger utleveres straks. I slike tilfeller bør følgende prosedyre følges: Det lages en arbeidskopi av originaldokumentene Personopplysninger om barnet sladdes fra arbeidskopien Arbeidskopien sendes over telefaks Mottaker må bekrefte telefonisk at opplysninger er kommet frem Arbeidskopien skal makuleres etter overføringen Navn på den som har godkjent forsendelsen noteres på eget ark i barnemappen Bruk av e-post ved overføring av opplysninger om et barn Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter elektronisk. Kreves likevel dette av foreldre eller foresatte skal man forsikre seg om at dokumentet er forskriftsmessig sikret ved kryptering der dette er innført i de interne sikkerhetsrutinene. Er ikke rutiner for bruk av kryptert e- post innført skal dokumentet anonymiseres før det blir sendt. Ved overføring av dokumenter skal navnet på den som har godkjent overføringen alltid noteres på barnemappen. ARKIVERING AV BARNEMAPPER Arkivering Barnemapper skal arkiveres som en egen arkivserie. Mappene skal være ordnet alfabetisk etter etternavn, i låsbare og brannhemmende arkivskap. Aktivt arkiv I aktivt arkiv (dagligarkiv) skal det bare oppbevares barnemapper for barn som går i barnehagen. Bortsettingsarkiv Arkivansvarlig i barnehagen (styrer) har ansvar for at bortsetting av barnemapper skjer etter gjeldende retningslinjer. Mappe på barn som ikke lenger går i barnehagen skal overføres til bortsettingsarkivet, og det anbefales at dette skjer umiddelbart etter at barnet har sluttet. Arkivansvarlig har ansvaret for at bortsatte barnemapper er renset for arkivfremmede gjenstander som gummi, binders, plastikk etc. Ordningsprinsippet i bortsettingsarkivet skal primært være alfabetisk etter barnets etternavn og fornavn, og sekundært etter år. Inndeling i år skal gjøres for å vite hvilke barnemapper det skal ryddes i, og hvilke barnemapper som skal avleveres til byarkivet. Adgang til bortsettingsarkivet skal tilfredsstille arkivforskriftens 4-9, tredje ledd: Bygningsdelar som avgrensar arkivlokalet, skal vere utforma slik at arkivmaterialet er fullgodt sikra mot innbrot og mot at uvedkomande elles kan sleppe inn. Spesialrom for arkiv skal vere sikra med særskild innbrotsalarm. Kontorrom der ein har arkiv, skal gå inn i det ordinære tryggingsopplegget for bygningen. Offentlege organ skal ha reglar for kven som har tilgjenge til arkivlokale. Personalet gis adgang til arkivlokalet av arkivansvarlig i barnehagen. 6

7 ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet brennes eller makuleres. Arkivbegrensning Det skal til enhver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriftens Etter at barnet har sluttet i barnehagen, skal barnemappen inneholde dokumentasjon av barnehagens lovpålagte tilbud, herunder tiltak som er satt i verk overfor barnet, etter de retningslinjer som er nevnt i dette dokumentet. Arkivansvarlig i barnehagen har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendige dokumenter blir arkivert for fremtiden. Kassasjon og bevaring I mangel av nasjonale retningslinjer for bevaring av barnemapper skal disse mappene i sin helhet bevares, men etter at arkivbegrensing er gjennomført. Etter arkivlovens 22 kan det medføre straffeansvar hvis man utfører uhjemlet kassasjon. AVLEVERING AV BARNEMAPPER TIL BYARKIVET Tidspunkt for avlevering Barnehagene skal avlevere sine barnemapper til byarkivet når de er å regne som avsluttet, og senest fem år etter at barnet sluttet. Avleveringen skal skje etter avtale med byarkivet. Ansvar for avlevering Styrer har ansvar for at avlevering utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av kommunalt arkivmateriale. Ved avlevering blir ansvaret for barnemappene overført til byarkivet, som også tar seg av alle henvendelser knyttet til barnemappene. Pakking, merking og rengjøring av barnemapper Barnemappene skal primært avleveres i stående arkivbokser (A-4 format), og all merking av bokser skal være gjort med blyant: Navn på barnehage Barnemapper, alfabetisert fra-til Tidsrom (sluttår) Tilbakelån Tilbakelån skal skje etter nærmere avtale mellom den enkelte barnehage og byarkivet. IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE Iverksetting Disse retningslinjene er sendt på høring november 2008 til alle kommunale barnehager i Drammen kommune. Retningslinjene er behandlet administrativt av styret i Drammen Barnehager KF Retningslinjene iverksettes fra

8 Revidering av retningslinjene Retningslinjene skal tas opp til revidering årlig, eller når vesentlige endringer i lovverk eller ansvarsforhold gjør det påkrevet. Ansvarlig for revidering er daglig leder for Drammen barnehager KF når det gjelder barnehagefaglige saker, og byarkivaren når det gjelder arkivfaglige saker. Større revideringer skal forelegges styret i Drammen barnehager KF for godkjenning. Mindre endringer, og endringer av rutinemessig karakter kan gjøres av daglig leder Drammen barnehager KF eller byarkivaren. 8