ELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE

Transkript

1 ELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE Oppdatert:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. INNLEDNING INNHOLD I ELEVMAPPER TILGANG TIL OPPLYSNINGER I MAPPEN Rett til innsyn for foresatte/elev Bruk av mappen i opplæringsøyemed Oppbevaring av elevmapper Sikkerhet OVERFØRING AV OPPLYSNINGER TIL NY SKOLE Barnehage - barneskole Barneskole ungdomskole Bytte av skole Ungdomsskole videregående skole Flytting til annen kommune Overføring til privat skole HVOR LENGE SKAL OPPLYSNINGER I ELEVMAPPER OPPBEVARES ELEKTRONISK ARKIVERING (ephorte) Ny saksbehandler i ephorte ved overflytting til ny skole AVLEVERING TIL ARKIVDEPOT Elevmapper fra ungdomsskolene Elevmapper fra barneskolene VEDLEGG VEDLEGG 1 OVERFØRING AV INFORMASJON MELLOM BARNEHAGE OG BARNESKOLE VEDLEGG 2 OVERFØRING AV INFORMASJON MELLOM BARNESKOLE OG UNGDOMSSKOLE VEDLEGG 3 - OVERFØRING AV INFORMASJON MELLOM GRUNNSKOLER I NES KOMMUNE VEDLEGG 4 OVERFØRING AV INFORMASJON MELLOM UNGDOMSSKOLE OG DEN VIDEREGÅENDE SKOLE VEDLEGG 5 MERKING AV ARKIVBOKS VEDLEGG 6 EKSEMPEL PÅ AVLEVERINGSLISTER - UNGDOMSSKOLENE VEDLEGG 7 NETTSTEDER Elevmapper s. 2

3 1. INNLEDNING Vedlagte retningslinjer har som mål å gjøre det mulig for skolene å ha et riktig og likeartet system for bruk av elevmappene både på den enkelte skole, når eleven skifter skole og ved overlevering til fjernarkiv. Bruk av fjernarkivet gjelder for elevmapper før innføringen av elektronisk arkiv (ephorte) for elevmapper i grunnskolen den Store deler av denne veilederen gjelder både elevmapper som helt eller delvis er lagret i arkiver ved den enkelte skole, og elevmapper som er lagret elektronisk (ephorte). Kapittel 6 er særlig ment for elektronisk lagring av elevinformasjon. Denne veilederen må benyttes som en veileder på en slik måte at både manuell lagring ved den enkelte skole og elektronisk lagring er i tråd med hensikten i veilederen. Det skal opprettes en elevmappe pr. elev, og det er et mål at elevmappen følger eleven gjennom hele barne- og ungdomsskolen. Elevmappen skal inneholde opplysninger som dokumenterer den enkeltes elev skolegang (ev. rød mappe), og nødvendige opplysninger til hjelp for videre opplæring ved bytte av skoler (ev. grønn mappe). Retningslinjene er utformet med det mål for øye både å ivareta hensynet til den enkelte elevs personvern, samt kommunens behov for dokumentasjon, plikt til arkivering og informasjon for å kunne gi et godt opplæringstilbud. Disse hensyn vil kunne komme i konflikt, og det er nødvendig at en ved bruk av retningslinjene ivaretar alle disse hensyn på en best mulig måte. Elevmappene utgjør et personregister, og skal følge reglene i personopplysnings-loven. Behandlingsansvarlig for elevmappene er rektor ved den enkelte skole. 2. INNHOLD I ELEVMAPPER Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en elev skal arkiveres på ett sted, i elevmappen. Dokumenter med samlede oversikter over flere elever så som karakterlister, fraværslister m.m. oppbevares sentralt på hver skole. Fra skal all slik dokumentasjon lagres i kommunens elektroniske arkiv (ephorte). Elevmappen inneholder korrespondanse og andre dokumenter som vedrører forhold knyttet til den enkelte elev, og som er av vesentlig betydning for denne. Dokumenter som er journalført i kommunens elektroniske arkiv (ephorte) og som omhandler den enkelte elev, kan tas ut i papirkopi og legges i elevmappen. Ved saksbehandling av saker som berører flere elever, og der dokumenter utarbeides for den interne saksforberedelse, legges bare kopi av de dokumenter som omhandler den enkelte elev i deres respektive elevmapper. Reglene for elevmapper omfatter også alle elever med særskilt opplæring for språklig minoriteter samt elever på kommunens alternative skoler. Elevmappene vil, der eleven har gått i barnehage, og der foreldrene har gitt sitt samtykke, inneholde overføringsskjema mellom barnehage og barneskole (vedlegg 1). Elevmapper s. 3

4 Eksempler på dokumenter som legges i elevmappen Omfanget av dokumentasjon vil variere med den enkeltes elevs opplæringssituasjon. Navn, adresse og fødselsnummer Navn på foreldre/foresatte Overføringsskjema vedrørende overføring av informasjon mellom barnehage og barneskole (vedlegg 1) Overføringsskjema vedrørende overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole (vedlegg 2). Foreldre (2A) og kontaktlærerskjema (2B) * 1 Overføringsskjema vedrørende overføring av informasjon mellom grunnskoler i Nes (vedlegg 3). Foreldre (3A) og kontaktlærerskjema (3B) * 1 Overføringsskjema vedrørende overføring av informasjon mellom ungdomsskole og videregående skole (vedlegg 4) Skriftlig dokumentasjon av fravær hvert halvår, jmf. Forskrift til opplæringsloven Dokumentasjon på at underveisvurdering er gitt, jmf. Forskrift til opplæringsloven 3-11 til trinn; Skriftlig halvårsvurdering med karakter i fag og i orden og oppførsel, jmf. Forskrift til opplæringsloven 3-13 og Resultat fra kartleggingsprøver og nasjonale prøver(elevrapport fra PAS) Enkeltvedtak * 2 Klager Spesialpedagogiske tiltak Individuelle læreplaner Pedagogiske rapporter/halvårsrapporter Sakkyndig vurdering Livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn (R) Misbruk av rusmidler i skoletiden (R) Helseforhold, medisinering (R) Disiplinære forhold (R) Melding til og korrespondanse med barnevernet (R) Korrespondanse, notater, søknader og tillatelser vedrørende eleven (R) Skademeldinger til trygdeverket/forsikringsselskap (R) * 1 Dersom samtykke til overføring av opplysninger ikke gis, kan bare opplysninger som er nødvendig for elevens videre skolegang overføres, se nærmere under punkt 5. * 2 Enkeltvedtak kan omfatte ulike forhold som morsmålsundervisning, skoleskyss, tospråklig (R) fagopplæring, permisjon, utvisning, SFO plass m.m. Dokumenter som det er naturlig å legge i RØDT omslag 3. TILGANG TIL OPPLYSNINGER I MAPPEN Det vil være taushetsbelagte opplysninger i elevmappen som medfører at det stilles særlige krav både til bruk og oppbevaring av mappen. Elevmapper s. 4

5 3.1. Rett til innsyn for foresatte/elev Eleven har som utgangspunkt rett til innsyn i egen elevmappe, og det samme gjelder foresatte. Rett til innsyn følger av reglene om partinnsyn i forvaltningsloven og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningsloven 18. Innsyn kan begjæres muntlig eller skriftlig, innsyn skal som utgangspunkt gis ved at mappen leses i skolens lokaler. På anmodning kan kopi av dokumenter utleveres, kopier av sensitiv informasjon skal leveres personlig til mottaker eller sendes i ordinær post, ikke over faks eller pr. e-post Bruk av mappen i opplæringsøyemed Elevmappen skal bare lånes ut til ansatte som konkret jobber med eleven. Ingen elevmapper må fjernes fra elevarkivet uten at dette er registrert med dato og låntaker. Elevmappen skal ikke lånes ut til andre virksomheter i kommunen, og skal heller ikke tas med utenfor skolens administrasjonslokaler Oppbevaring av elevmapper Elevmapper skal oppbevares i låsbart arkivskap på skolens kontor utilgjengelig for andre enn rektor og de som konkret jobber med eleven Sikkerhet Ved kopiering av informasjon fra elevmapper, skal denne informasjonen sikres slik at denne ikke blir tilgjengelig for andre enn de som har tilgang til slik informasjon. Etter bruk skal informasjonen, utskriften, makuleres. Dette kan for eksempel gjelde IOP-er og enkeltvedtak. 4. OVERFØRING AV OPPLYSNINGER TIL NY SKOLE Det er et mål for behandling av elevmapper at det bare finnes en mappe for hver elev, og at elevmappen følger eleven ved bytte av eller overgang til ny skole. Ved at alle opplysninger er samlet i en mappe øker muligheten for gjenfinning og effektiv bruk av opplysningene, samtidig som det gir den enkelte økt mulighet for kontroll med egne personopplysninger. I den grad en elevmappe inneholder sensitive personopplysninger, eller opplysninger som ikke er nødvendige for elevens videre skolegang vil det kreves samtykke fra foresatte/elev for overføring av slike opplysninger mellom skoler. Elevmapper s. 5

6 Det er laget egne rutiner for overgangene i opplæringsløpet som omfatter overføring av informasjon om den enkelte elev ved overgang barnehage/barneskole, barneskole/ungdomsskole og ungdomsskole/videregående skole, samt ved overføring av informasjon ved flytting mellom skoler i og utenfor kommunen. Overføring av elevmapper skal skje i overensstemmelse med disse rutinene. Ved overføring av opplysninger fra barnehage til skole og ved overføring av elevmapper fra barneskole til ungdomskole eller ved flytting mellom skoler skal det innhentes samtykke til slik overføring. Samtykke til overføring av opplysninger gis på overføringsskjema som legges i elevmappen (vedlegg 2 eller 3). Frem til barnet fyller 15 år er det barnets foresatte som gir samtykke til overføring av opplysninger. Elever over 15 år bestemmer selv i spørsmålet om overføring av opplysninger. Ved behov for overføring av opplysninger til videregående skole benyttes overføringsskjema (vedlegg 4). 4.1 Barnehage - barneskole Ved overføring av opplysninger fra barnehage til barneskole kreves samtykke fra foresatte. Se vedlegg Barneskole ungdomskole Ved overgang barneskole/ungdomsskole benyttes skjema for overføring av opplysninger vedlegg 2, og samtykke til overføring av opplysninger innhentes og gjennomgås i forbindelse med overføringssamtalen. Overføring av opplysninger etter samtykke Ved overføring av elevmappen skal denne ryddes. De dokumenter det er nødvendig for den nye skolen å ha innsyn i av hensyn til elevens videre opplæring, skal samles i eget GRØNT omslag. Dette vil særlig gjelde følgende dokumenter; Alle elever Overføringsskjema vedrørende overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole (vedlegg 2). Kontaktlærerskjema (2C) og eventuelt foreldreskjema (2A) og elevvurdering (2B) Utviklingssamtaleskjema fra 7. trinn Kartleggingsprøver som er gjort på 7. trinn (eksempel LOGOS kartlegging) Informasjon om elever som har fått dysleksidiagnose Kartlegginger samt eventuelt samtykke- og anbefalingsskjema for grunnleggende norsk og/eller tospråklig fagopplæring (Elever i grunnskolen med annet morsmål enn norsk og samisk). Nødvendige helseopplysninger Elever med enkelt vedtak Aktuelle dokumenter som nevnt over for alle elever og Sakkyndig vurdering Individuell opplæringsplan (IOP) Halvårsplan og evaluering for 7. trinn Elevmapper s. 6

7 De øvrige dokumenter i elevmappen som er arkivverdige, se nedenfor under punkt 5, legges i elevmappen i RØDT omslag. Det skal ved overføring av opplysninger til ny skole tas personvernhensyn. Dokumentasjon vedrørende disiplinære forhold skal som hovedregel derfor legges i RØDT omslag med mindre flytting skyldes nettopp slike forhold. Der bare elektronisk elevmappe eksisterer, overføres hele elevmappen etter samtykke fra de foresatte. I det elektroniske arkivsystemet er tilgangen sterkt begrenset og rektor kan styre all innsikt her. Dersom samtykke til overføring av opplysninger ikke gis. Forvaltningsloven 13 b nr 3 åpner for at opplysninger kan formidles fra barneskole til ungdomsskole innen kommunen, men personopplysningsloven begrenser adgangen til å overføre personopplysninger uten samtykke. Bare opplysninger som er nødvendige for elevens videre skolegang kan overføres uten samtykke. Opplysninger om helseforhold og oppførsel/disiplinære forhold krever samtykke for overføring til ny skole. Der det ikke gis samtykke til overføring av opplysninger, avgjør rektor ved den enkelte skole hvilke opplysninger som skal overføres ungdomsskolen. Det er kun opplysninger som er nødvendige for den videre skolegang, og som ikke er personsensitive som kan overføres. Disse opplysningene legges i GRØNT omslag og overføres til ungdomsskolen. Dokumenter som utgjør RØDT omslag, anses ikke nødvendige for den videre opplæring og kan ikke overføres uten samtykke. Opplysninger om helseforhold, religion og disiplinære forhold vil heller ikke kunne overføres uten samtykke. Det kan gjøres unntak fra kravet om samtykke for opplysninger om oppførsel og disiplinære forhold dersom bytte av skole skyldes nettopp disse forhold. Der det ikke gis samtykke til overføring av opplysningene, legges all dokumentasjon som ikke er nødvendig eller som krever særlig samtykke, sammen med øvrig dokumentasjon i RØDT omslag som tas ut av elevmappen og arkiveres ved den opprinnelige skole. Disse dokumentene sendes så til arkivering i kommunens arkivdepot når den øvrige elevmappen sendes fra ungdomsskolen for deponering i sentralt arkiv, dvs. 13 år etter overgang til ungdomsskole, se punkt 7. Her må barneskole og ungdomsskole koordinere arkiveringen! Rektorene ved barneskolene er ansvarlig for å kontakte ungdomsskolene innen 15. juni hvert år for å foreta en felles arkivering til kommunens arkivdepot Bytte av skole Ved bytte av skole på barnetrinn eller ungdomstrinn, følger hele mappen ferdig ryddet over til ny skole. Det skal innhentes samtykke før slik overføring skjer, og overføringsskjema (vedlegg 3A og/eller 3B) skal legges i mappen. For øvrig følges reglene for overgang barneskole ungdomsskole, punkt 4.2. Reglene gjelder tilsvarende ved bytte til/fra kommunens alternative skoler. Elevmapper s. 7

8 4.4. Ungdomsskole videregående skole Ved overføring av opplysninger fra elevmappen til videregående skole kreves samtykke. Ved nødvendig informasjonsutveksling utover det eleven selv har fylt ut av tilleggsopplysninger på benyttes standard overføringsskjema (vedlegg 4) Flytting til annen kommune Det kreves samtykke fra foreldrene for overføring av opplysninger til skole i annen kommune. Ved samtykke oversendes kopi av nødvendige dokumenter til ny skole. Originaldokumenter oppbevares i elevmappen slik at elevens skolegang i Nes kommune kan dokumenteres. Elevmappen sendes til arkivering i depot tilsvarende de øvrige mapper på samme trinn, dvs. 10 år etter at eleven går ut av ungdomsskolen (punkt 6) Overføring til privat skole Ved overføring til privatskole følges reglene for overføring av opplysninger til annen kommune i punkt HVOR LENGE SKAL OPPLYSNINGER I ELEVMAPPER OPPBEVARES Elevmappene skal oppbevares i 10 år på skolen etter at eleven har gått ut av grunnskolen. Deretter skal elevmappene avleveres til kommunens arkivdepot og oppbevares for alltid, jf arkivloven 9 og personopplysningsloven 28. Se egne rutiner for avlevering nedenfor under punkt 7. Det ryddes i mappene underveis. Følgende liste gir anvisning på hva som skal kasseres: Innskrivningsskjemaer oppbevares i ett år etter skolestart. Rutinemessige saker om skoleskyss kasseres etter skoleslutt. Dubletter av dokumenter Kladdenotater, gule lapper, osv. All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet makuleres eller brennes. 6. ELEKTRONISK ARKIVERING (ephorte) Nes kommune har et elektronisk arkiveringssystem (ephorte). Dette skal også benyttes av grunnskolene i Nes fra vinteren I første omgang vil rektor og sekretær ha tilgang til systemet. Elevmapper s. 8

9 Fra vil denne elektroniske dokumentasjonen være lagret hos IKA (interkommunalt arkivdepot) Alle grunnskoleelevene i Nes kommune skal ha en elektronisk elevmappe i ephorte (se mal for dette). Følgende informasjon skal ligge i de elektroniske elevmappene (unntatt offentlighet): henvisning til Pt sakkyndige vurderinger enkeltvedtak klager på enkeltvedtak ½ årsrapporter/iop utskriving/innskriving av elever i grunnskolen flyttemelding vitnemål fra ungdomsskolen (EN MAPPE for alle vitnemål for hvert årskull) karakterprotokoll klasselister arkivverdig korrespondanse (brev, e-post og lignende) o elevsaker o andre saker søknad og vedtak om permisjon/skolefri SFO søknad, vedtak og oppsigelse diverse overføringsskjemaer helsesaker (herunder skademeldinger) (R) Livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn Misbruk av rusmidler i skoletiden Helseforhold, medisinering Disiplinære forhold Melding til og korrespondanse med barnevernet Korrespondanse, notater, søknader og tillatelser vedrørende eleven Videre er det naturlig at all annen inngående og utgående korrespondanse vedrørende eleven ligger i elevmappa. Mal for elevmapper: (unntatt offentlighet) Sak: 201x/xxxx: (genereres automatisk ved nye mappe) Navn på saksmappen: Elevmappe <skolens fulle navn> - <elevens navn> < f.dato 6 siffer uten punktum> (navn og dato skal alltid markeres som skjermet tekst) Eks.: Elevmappe Auli skole - Ola Normann Elevmapper s. 9

10 Mal for vitnemålmapper: (unntatt offentlighet) Sak: 201x/xxxx: (genereres automatisk ved nye mappe) Navn på saksmappen: Elevmappe - Vitnemål <skolens navn>, < årstall> 6.1 Ny saksbehandler i ephorte ved overflytting til ny skole I ephorte er det en saksbehandler for hver mappe. Det betyr at når en elev bytter skole innen Nes kommune må også ny saksbehandler settes på denne elevens elevmappe i ephorte. Dette gjøres ved at ny skole varsler dokumentsenteret i Nes kommune om ny saksbehandler for elevmappen. Det må også dokumenteres at nåværende informasjon i elevmappen kan eller kan ikke videreføres til den nye skolen. Elevmapper s. 10

11 7. AVLEVERING TIL ARKIVDEPOT Nes kommune vil innen være en godkjent arkivinstitusjon for mottak av personregistre/personmapper. Dette innebærer at elevmapper leveres til kommunens arkivdepot for endelig oppbevaring der. Alle elevmapper avleveres til arkivdepotet 10 år etter at eleven har gått ut av grunnskolen. De elevmapper som bare er elektroniske, inngår ikke i denne rutinen. 7.1 Elevmapper fra ungdomsskolene Den årlige avleveringen foretas i høsthalvåret, nærmere bestemt i løpet av oktober måned. Det tas kontakt med arkivtjenesten for kommunen, Dokumentsenteret, i god tid for å avtale selve overleveringen av materialet. Elevmappene inneholder GRØNT omslag samt RØDT omslag når skolen har mottatt dette. Elevmapper fra barneskolen, som ikke er blitt overført til ungdomskolen (RØDT omslag) sendes til arkivering i kommunens arkivdepot når den øvrige elevmappen sendes fra ungdomsskolen for deponering i sentralt arkiv, dvs. 13 år etter overgang til ungdomsskole, se punkt 7. Her må barneskole og ungdomsskole koordinere arkiveringen slik at en felles mappe går til arkivdepotet! Ved avlevering skal mappene være: Ryddet; binders, plastomslag og annet overflødig materiale skal være fjernet Behandlet etter reglene for bevaring og kassasjon Ordnet etter klasse og elevens etternavn/fornavn Listeført Pakket i merkete arkivbokser Elevmapper s. 11

12 Hver arkivboks (bruk godkjente arkivbokser - se vedlegg 5) merkes med blokkbokstaver, og det brukes lysbestandig tusj: Nes kommune Skolens navn Elevmapper Skoleslutt og årstall Klasse Boksnummer (f. eks. nr. 1/5) Årstall for overføring til kommunens arkivdepot Skjemaet avleveringsblankett avlevering til fjernarkivet fylles ut og følger arkivboksene. Eksempel på utfylling av skjemaet er vist i vedlegg 6. Skolene tar vare på en kopi av skjemaet. 7.2 Elevmapper fra barneskolene Barneskolene avleverer mapper for de elever: som har flyttet til annen kommune i barneskoletiden hvor det finnes dokumenter som det ikke er gitt samtykke til overføring for Skjemaet avleveringsblankett avlevering til fjernarkivet fylles ut og følger arkivboksene. Avleveringsblanketten fylles ut som vist i vedlegg 6, og legges sammen med mappene. Skolene tar vare på en kopi av skjemaet. Elevmapper s. 12

13 8. VEDLEGG VEDLEGG 1 OVERFØRING AV INFORMASJON MELLOM BARNEHAGE OG BARNESKOLE Rutinebeskrivelse m/overføringsskjema (se Skole og barnehagesjefens plan for overganger ) VEDLEGG 2 OVERFØRING AV INFORMASJON MELLOM BARNESKOLE OG UNGDOMSSKOLE Rutinebeskrivelse m/overføringsskjema (se Skole og barnehagesjefens plan for overganger ) VEDLEGG 3 - OVERFØRING AV INFORMASJON MELLOM GRUNNSKOLER I NES KOMMUNE Rutinebeskrivelse m/overføringsskjema (se Skole og barnehagesjefens plan for overganger ) VEDLEGG 4 OVERFØRING AV INFORMASJON MELLOM UNGDOMSSKOLE OG DEN VIDEREGÅENDE SKOLE Rutinebeskrivelse m/overføringsskjema (se Skole og barnehagesjefens plan for overganger ) Elevmapper s. 13

14 VEDLEGG 5 MERKING AV ARKIVBOKS Følgende merking skal følge alle arkivbokser. Hver enkelt ungdomsskole overfører eleven sine elevmappe til denne arkivboksen ved skoleslutt det året eleven slutter ved skolen. Fremst i arkivboksen skal det ligge en avleveringsliste (se vedlegg 6). NES KOMMUNE ELEVMAPPER X UNGDOMSSKOLE AVGANGSÅR: 2011 KLASSE: 10A BOKS NR.: 1/5 Arkivmappene pakkes i arkivbokser. Arkivboksene skal være 9,5 cm brede i A4 eller folioformat. Folioformat er en størrelse mellom A3 og A4 som var mye brukt før Det finnes tynnere bokser å kjøpe ved behov. Denne modellen uten hull anbefales. TIL ARKIVDEPOT: 2021 Ved bruk av etiketter plasseres alle disse i samme høyde fra arkivboksens overkant (10 cm). Etiketter limes på boksen. Tape må ikke brukes. Etiketten limes på den smale siden. Elevmapper s. 14

15 VEDLEGG 6 EKSEMPEL PÅ AVLEVERINGSLISTER - UNGDOMSSKOLENE Avleveringsblankett avlevering til fjernarkivet Avleveringsliste fra: <skolens navn> Avgangsår: <år> Boksnr.:../.. Etternavn Fornavn Født Sluttdato Årstrinn Klasse Kontaktlærer Kommentar Etternavn Fornavn f.dato A Kari Normann Etternavn Fornavn f.dato A Kari Normann Etternavn Fornavn f.dato A Kari Normann Flyttet Ullensaker Etternavn Fornavn f.dato A Kari Normann Etternavn Fornavn f.dato A Kari Normann Flyttet Oslo. Ikke samtykke til overføring VEDLEGG 7 NETTSTEDER Riksarkivaren Arkivloven Forskrift om offentlig arkivering Riksarkivarens forskrift Elevmapper s. 15