Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005"

Transkript

1 Siljan kommune Arkiv november 2005

2 Arkiv 2005 Innledning (2) Lovverk (3) Arkivansvar og arkivfullmakter (4) Arkivorganisering (7) Arkivordning (8) Post og arkivrutiner (11) Forbedring og utvikling av arkivet (12) Vedlegg (13) Illustrasjonsfoto 29. november 2005

3 1. Innledning 1.1 BAKGRUNN I henhold til Forskrift om offentlige arkiv av 11. desember , er alle offentlige organ pålagt å ha en arkivplan. Planen skal være en ajourført samleplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Den skal også vise hva slags instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet. Arkivplanen er ikke en plan i tradisjonell forstand. Planen skal i første rekke beskrive virkeligheten slik den er i skrivende stund. 1.2 FORMÅL Arkivplanen skal først og fremst være et verktøy som kvalitetssikrer den interne arkivforvaltningen. Den skal være et redskap til å holde oversikt over hvordan arkivet er bygget opp, hva det inneholder og hvor det fysisk er plassert. Arkivplanen gir videre en oversikt over de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen i kommunen og over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene. Arkivplanen skal også gi en oversikt over organiseringen av arkivtjenesten, ansvarsforhold og fullmakter. 1.3 OPPDATERING AV ARKIVPLANEN Offentlig organer skal til en hver tid ha ein ajourført arkivplan, jfr. Arkivlova av 4. desember 1992 nr I praksis vil det være formålstjenlig å revidere planen én gang pr. år.

4 2. Lovverk 2.1 ARKIVLOVEN Arkivloven inneholder bestemmelser om offentlige organers plikt til å ha arkiv, om disse organenes arkivansvar, om Riksarkivarens rettlednings- og tilsynsansvar og om kassasjon og bevaring av arkiv. I forskriften til arkivlovene er det gitt mer detaljerte bestemmelser om arkivorganisering og arkivsystem, arkivrutiner, oppbevaring og sikring samt regler for eldre og avslutta arkiv. 2.2 PERSONOPPLYSNINGSLOVEN Personopplysningslovens formål er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Loven skal bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger. Loven med forskrift gir bestemmelser om informasjonssikkerhet, internkontroll, informasjonsplikt, den registrertes rettigheter, melde- og konsesjonsplikt ved behandling av sensitive personopplysninger til Datatilsynet, og Datatilsynets oppgaver og sanksjonsmuligheter. Kommunens ansvar og plikter er nærmere omtalt under Kap. 3 Arkivansvar og fullmakter i punkt FORVALTNINGSLOVEN OG OFFENTLIGHETSLOVEN Forvaltningsloven inneholder bestemmelser om taushetsplikt og begrensningen av denne, og om partsoffentlighet. Arkivpersonalet har i medhold av denne loven rett til å journalføre og arkivlegge materiale som er underlagt taushetsplikt. Offentlighetsloven inneholder regler for dokumentinnsyn, bl.a i forhold til postjournal og arkiv. Postjournaler og lignende register skal være tilgjengelige for publikum. Alle brev skal registreres i postjournalen, også de som inneholder konfidensielle og sensitive opplysninger. Det skal framgå av den offentlige journalen at slike brev er mottatt og sendt, men de konfidensielle og sensitive opplysningene skal unntas fra offentlig journal. Dersom en journalenhet behandler mange enkeltsaker med sensitive personopplysninger kan det føres egen ikke-offentlig journal.

5 Publikums rett til innsyn i arkivet er ellers begrenset til enkeltsaker som må identifiseres på forhånd. 2.4 ANDRE VIKTIGE ARKIVRELEVANTE LOVER OG FORSKRIFTER De enkelte fagområder i kommunen vil være styrt av en rekke særlover og forskrifter, som gir bestemmelser om de samfunssoppgaver kommunen har ansvar for. Slike lover er f.eks opplæringsloven, plan- og bygningsloven osv. Disse lovene vil også ha betydning for arkivdanningen. Det er den faglige leder innenfor det aktuelle tjenesteområdet som har ansvaret for at bestemmelsene i dette lovverket blir ivaretatt også når det gjelder dokumentasjon i de aktuelle arkivene.

6 3. Arkivansvar og arkivfullmakter 3.1 DELEGERING AV ARKIVANSVAR Rådmannen har i følge kommunelovens 23 ansvaret for kommunens arkiv, og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Kommunestyret / formannskapet fastsetter de praktiske og økonomiske rammene for arkivarbeidet i kommune gjennom sine vedtak. I Siljan kommune er rådmannens arkivansvar delegert på følgende måte: 3.2 ARKIVLEDERS FULLMAKTER Arkivleder har det overordnede faglige ansvar for arkivtjenesten i kommunen, og er delegert fullmakt til å instruere arkivansvarlige, saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen. Arkivleder skal holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen i arkivsektoren. Arkivleder skal legge særlig vekt på disse oppgavene: - Utarbeide planer for arkivtjenesten. - Kontrollere at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med fastsatte regler. - Holde kontrollen med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret. - Gi rettledning til arkivpersonalet og ta initiativ til opplæringstiltak. - Sørge for nødvendig oppdatering/endring i arkivplanen. - Være kontaktperson med Interkommunalt arkiv (IKA Kongsberg). 3.3 ADMINISTRATIVT ARKIVANSVAR / ARKIVANSVARLIG Kommunalsjefene er delegert det administrative ansvaret for aktive arkiv og mellomarkiv i sine avdelinger. Kommunalsjefen skal peke ut en arkivansvarlig i sin avdeling, som skal passe på at avdelingen følger de retningslinjer og rutiner som er bestemt i denne arkivplanen. Lederne for skoler og barnehager er delegert det administrative ansvaret for sine aktive arkiv og mellomarkiv. Lederen kan selv fungere som arkivansvarlig, eller delegere det videre til en annen.

7 3.4 ARKIVTJENESTEN Med arkivtjenesten menes personalet i alle avdelinger som har det daglige ansvaret for journalføring og arkivarbeid. Kommunens arkivleder er den faglig overordnede for arkivpersonalet. Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjon av virksomheten i kommunen. For å oppnå dette skal arkivtjenesten: - Registrere inngående brev og andre forespørsler utenfra (journalføring). - Sikre at arkivet dokumenterer opphavet til en sak (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarer, utredelser, osv) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging). - Sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, for rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden. 3.5 BEHANDLINGSANSVARLIG ETTER PERSONOPPLYSNINGSLOVEN Personopplysningsloven fastsetter at virksomheter som behandler personopplysninger skal ha en behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig er i utgangspunktet kommunestyret ved Ordføreren. I Siljan kommune er behandlingsansvaret delegert til rådmannen, som har subdelegert dette videre til de kommunalsjefene som har fagansvaret for det aktuelle tjenesteområdet som fører personregisteret. Behandlingsansvarlig skal: - Bestemme formålet med behandlingen, og hvilke hjelpemidler som skal tas i bruk. - Sørge for at personopplysninger bare blir behandlet når dette er lovlig etter 8 og 9 i personopplysningsloven. - Sørge for at personopplysninger bare blir benyttet til fastsatte formål som er saklig begrunnet i den behandlingsansvarliges virksomhet. - Sørge for at personopplysninger ikke senere blir brukt til formål som er uforenelige med det opprinnelige formålet, med mindre den registrerte samtykker. - Sørge for at personopplysninger er tilstrekkelige og relevante for formålet med behandlingen. - Sørge for at personopplysninger er korrekte og oppdaterte, og ikke blir lagret lenger enn nødvendig ut fra formålet med behandlingen. - Gi informasjon om behandling av personopplysninger til den som ber om det. - Gi den registrerte innsyn i de opplysninger som er registrert om vedkommende og om de sikkerhetstiltakene som er iverksatt. - Rette, slette eller supplere feilaktige, mangelfulle eller unødvendige

8 personopplysninger. - Etablere planlagte og systematiske tiltak som skal sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet mht. konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger. - Etablere system for internkontroll av behandlingen av personopplysninger. - Sørge for at meldeplikt og konsesjonsplikt blir etterlevd. (Se pkt. 3.7) Personregistrene er en del av kommunens arkiv, og de retningslinjene og rutinene som er fastsatt i denne arkivplanen gjelder også for disse. 3.6 IKA KONGSBERG Siljan kommune er medlem av Interkommunalt arkiv Kongsberg. IKA Kongsberg skal arbeide for at verdifullt arkivmateriale i medlemskommunene blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål. IKA Kongsberg skal videre arbeide for effektive og rasjonelle arkivtjenester i medlemskommunene. Det er viktig at Siljan kommune utnytter de resursene som medlemskapet i IKA Kongsberg gir. Det kan avtales bistand både til enkeltsaker og til faste oppdrag til bl.a: - Tilsyn med at arkivdanningen i kommunen følger gjeldende lovverk, og utarbeidelsen av lokalt regelverk der dette må gjøres i følge forskriftene til arkivloven. - Arkivfaglig opplæring av ansatte i kommunen. - Tilsyn med at kommunens arkivrom er i forskriftsmessig stand. - Ordning og katalogisering av kommunens eldre arkiver. - Arkivdepot for personregistere som har gått ut av bruk. - Arkivdepot for saksarkiv eldre enn 25 år. 3.7 PERSONVERNOMBUD Siljan kommune har oppnevnt personvernombud. Virksomheter som har personvernombud kan, etter søknad til Datatilsynet, få unntak fra meldeplikten. Datatilsynet stiller minimumskrav til hvilke oppgaver personvernombudet i så fall skal ha. Ved virksomheter som er unntatt meldeplikten til Datatilsynet skal behandlingsansvarlig melde sin bruk av personopplysninger til personvernombudet. Personvernombudets rolle er å bistå behandlingsansvarlig i arbeidet med å ivareta personvernet. Datatilsynet anbefaler at det opprettes avtale mellom behandlingsansvarlig og personvernombudet som konkretiserer oppgavene.

9 4. Arkivorganisering 4.1 ORGANISASJONSKART SILJAN KOMMUNE Rådmann Administrasjon og fellestjenester Oppvekst og kultur Helse Sosial og barnevern Pleie og omsorg Miljø og utvikling 4.2 ARKIVSTRUKTUREN I KOMMUNEN Oversikt over arkivskapere i kommunen ARKIVSKAPER DOKUMENTASJON I ARKIVET MERKNADER AVDELING FOR ADMINISTRASJON OG FELLESTJENESTER Sentralt saksarkiv for hele kommuneadministrasjonen Skattearkiv Journalenhet sak/arkiv Fagsystem AVDELING FOR MILJØ OG UTVIKLING Eiendomsarkiv (Gårds- og bruksnr. arkiv) Spesialarkiver Fagsystemer Kart AVDELING FOR SOSIAL OG BARNEVERN Klientsaker etter barnevernloven Klientsaker etter sosialtjenesteloven Journalenhet fagsystem AVDELING FOR PLEIE- OG OMSORG Brukertjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven Journalenhet fagsystem PPT-KONTOR Pedagogisk-psykologiske tjenester etter Manuell journal grunnskoleloven HELSEAVDELINGEN Primærhelsetjenesten etter kommunehelseloven Journalenhet fagsystem GRUNNSKOLER: Siljan ungdomsskole Midtbygda skole Opdalen skole Austad Skole Administrasjon av skolen, undervisning etter grunnskoleloven Manuell journal BARNEHAGER: Loppedåpan barnehage Administrasjon av barnehagen, opphold i barnehagen Journalenhet sak/arkiv

10 5. Arkivordning 5.1 OPPBYGGING AV ARKIVET Hver arkivskaper i kommunen skal ha sitt eget arkiv (enkeltarkiv). Et arkiv skal oppbevares som en separat enhet, og ikke blandes sammen med andre arkiver. De vanligste arkivseriene er: Møtebøker inneholder referater fra møtene i styrer og utvalg. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som trengs for å tolke vedtakene som er gjort. En skal derfor referere saksfremstilling, anbefalinger, forhandlinger og vedtak i hver enkelt sak. Når det blir vist til saksvedlegg, skal disse enten refereres eller tas med som vedlegg i møteboka. Møtebøker skal bindes inn. Dersom det er nødvendig for å dokumentere at en møtebok er fullstendig, må sidene pagineres. Møtebøker skal bindes i passelige enheter. Administrative vedtak skal føres i egne vedtaksbøker. Disse skal behandles på samme måte som møtebøkene. Arkivskapere med manuell journalføring må føre kopibøker. Kopibøker er en kronologisk samling gjenparter av brev som er sendt ut fra en arkivskaper. Brevkopiene i kopiboka skal være kopiert fra signert original. Administrasjoner som ofte behandler konfidensielle saker bør ha to kopibokserier, en for offentlige saker og en for ikke-offentlige saker. Postjournalen registrerer inn- og utgående korrespondanse hos en arkivskaper. I kommunen finnes både elektroniske og manuelle journaler. Når det gjelder krav til journalen og rutiner for føringen vises det til egen rutinebeskrivelse for postbehandling og arkiv. Alle arkivskapere skal føre postjournal. Saksarkivet inneholder saker som er behandlet i en administrasjon og er ordnet etter kommunens arkivnøkkel. Alle arkivskapere skal ha saksarkiv og bruke felles arkivnøkkel. Saksarkiveringen i kommunen bygger på delt arkivansvar, slik at ansvaret for varig oppbevaring av saker er lagt til den avdelingen som har hatt ansvaret for saksbehandlingen. Saksarkivet skal deles i perioder på fire år. Spesialarkiv inneholder saksdokumenter som er ordnet etter andre systemer enn arkivnøkkelen (som regel objektordning etter, f,eks. fødselsdato, alfabet eller gårdsog bruksnummer). Spesialserier som inneholder personopplysninger er underlagt Personopplysningsloven med forskrift. Som hovedregel er det meldeplikt for slike register til Datatilsynet. Regler for innhold, bruk og oppbevaring av personregistrene fremgår av loven med forskrift.

11 5.2 ARKIVVERDIG / IKKE ARKIVVERDIG MATERIALE Materiale som dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper blir regnet som arkivverdig materiale, og skal tas vare på. I arkivplanen blir dette kalt sakspost. Annet materiale er i utgangspunktet ikke arkivverdig. Det gjelder f.eks rundskriv og utskrifter som kommer fra andre instanser, og som avsenderen har arkivansvaret for. Dette kalles i arkivplanen for informasjonspost. Informasjonspost skal oppbevares så lenge en har praktisk nytte av det, og skal deretter kastes. 5.3 ARKIVBEGRENSING OG KASSASJON Arkivbegrensning vil si at informasjonspost verken skal journalføres eller arkivlegges. Arkivbegrensingen skal være en integrert del av det daglige arkivarbeidet. Postrutinene skal sikre at bare arkivverdig materiale blir journalført og arkivert. Det er utarbeidet egen rutinebeskrivelse for postbehandling og arkiv. 5.4 AKTIVT ARKIV, MELLOMARKIV OG FJERNARKIV For inneværende kommunevalgperiode har Siljan kommune både papirbasert og elektronisk sentralt saksarkiv. Fra og med neste valgperiode vil saksarkivet kun være elektronisk PAPIRBASERT VERSJON Arkivordningen for papirbaserte arkiver i Siljan kommune bygger på skille mellom aktivt arkiv, mellomarkiv og fjernarkiv. Det aktive arkivet inneholder saker som har vært,- eller er, til behandling i inneværende valgperiode. Mellomarkivet skal inneholde materiale fra forrige valgperiode. Fjernarkivet skal inneholde materiale yngre enn 25 år, som ikke har vært i aktivt bruk de siste to valgperiodene ELEKTRONISK VERSJON Det elektroniske saksarkivet blir etter periodisering lagt i en historisk database som bare har lesetilgang.

12 5.5 PERIODEDELING I ARKIVET PAPIRBASERT VERSJON Arkivordningen av kommunens saksarkiver bygger på fireårige arkivperioder som samsvarer med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Saksarkivene skal deles i fysiske enheter som følger arkivperiodene. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal det avsluttede arkivet fra perioden overføres til mellomarkiv. Etter en periode i mellomarkivet skal arkivmaterialet avleveres til fjernarkiv ELEKTRONISK VERSJON Ved tradisjonell arkivordning er dagligarkivet og mellomarkivet lett tilgjengelig. Tilsvarende ordning legges til grunn for det elektroniske arkivet, og innebærer at aktiv database går over to valgperioder. Dersom det gjøres organisatoriske endringer i kommunen som fører til at arkivskapere blir delt eller slått sammen, skal arkivene etter de nedlagte arkivskaperne avsluttes og overføres til kommunens fjernarkiv. Den nye administrasjonen som blir skapt av omorganiseringen vil bli en ny arkivskaper som må bygge opp et nytt enkeltarkiv. Aktive saker kan overføres til det nye enkeltarkivet SPESIALARKIVER Spesialarkivene skal normalt ikke deles i arkivperioder. Mapper som ikke lenger er i bruk skal skilles ut fra det aktive arkivet, i samsvar med retningslinjer for den spesialserien det gjelder KASSASJON Før avlevering til fjernarkiv skal det gjennomføres kassasjon i arkivet. Kassasjon vil si å fjerne og ødelegge arkivlagt materiale. Arkivlagt materiale kan i følge gjeldende lovverk kasseres bare etter samtykke fra Riksarkivaren eller den han har gitt fullmakt. Rutiner for kassasjon vil bli utarbeidet når det foreligger klare retningslinjer fra Riksarkivaren. 5.8 DEPONERING Arkivdeler tilknyttet saksarkivet skal deponeres i henhold til depotavtale med IKA Kongsberg.

13 5.9 ARKIVUTSTYR OG ARKIVLOKALE PAPIRBASERTE ARKIVER Kommunale arkivskapere skal bare bruke godkjent permanent papir (ISO 9706) til saksdokumenter, i møtebøker og kopibøker. Skriveutstyr, kopimaskiner og skrivere skal produsere lysekte skrift. Spesialpapir for telefaks og resirkulert papir er ikke permanent, og må ikke legges sammen med arkivdokumenter. Arkivlokalet skal oppfylle arkivforskriftens krav til sikring mot brann, fukt og uautorisert tilgang. Arkivutstyr som saksomslag og lignende skal være av en slik kvalitet at det ikke påfører arkivdokumentene skader. Arkivlokalet skal tilfredstille arkivlovens forskrift. Aktivt arkiv og mellomarkiv kan oppbevares i kontorlokaler når disse tilfredsstiller de generelle sikringskravene. Fjernarkiv skal oppbevares i spesialrom for arkiv ELEKTRONISK ARKIV Kravspesifikasjon for elektroniske arkiver er gitt ved NOARK-4 standarden, med oppdateringer. (NOARK-4.1) Sak/arkivsystemet vårt er godkjent i henhold til NOARK- 4. NOARK-4 stiller imidlertid krav til filformat ved avlevering og Riksarkivaren stiller krav til lagringsmedium. Det skal brukes CD-plater eller magnetbånd av god kvalitet. Standard arkivmedium i henhold til retningslinjer for deponering hos IKA er CD-R med 650 mb, 74 min. kapasitet.

14 6. Post og arkivrutiner For å sikre at lover og forskrifter blir fulgt i kommunens arkivdanning er det utarbeidet felles standardiserte rutinebeskrivelser etter mal fra IKA Kongsberg. Siljan kommune har rutinebeskrivelser innenfor følgende områder: Område Postbehandling Journalføring Arkivering Kassasjon Avlevering Dokument Postbehandling Postliste Journalføring generell rutine Avtale- og verdidokumenter Barnehageopptak Byggesak Delingssaker Skanning Rutinebeskrivelse for arkivering av personalsaker Utlysing av stillinger Rutinebeskrivelse for arkivering av elevmapper i grunnskolen Rutinebeskrivelse for arkivering av klientmapper i PPT Rutinebeskrivelse for arkivering av klientmapper i barnevernet Rutinebeskrivelse for arkivering av brukermapper innenfor pleie og omsorg. Konvertering til arkivformat I henhold til anbefaling fra IKA Kongsberg avventes kassasjon inntil det foreligger nye retningslinjer. Avtale med IKA Kongsberg Materialet kan inntil videre leveres uordnet. Rutine utarbeides i 2006.

15 7. Forbedring og utvikling av arkivet 7.1 OMRÅDER MED FORBEDRINGSBEHOV Personregister I følge lovverket skal personmapper som er ute av administrativ bruk enten avleveres til godkjent arkivinstitusjon eller anonymiseres/makuleres. Behandlingsansvarlig(e) er ansvarlig for avlevering i henhold til avtale med interkommunalt arkiv, (IKA Kongsberg). Skolene har elevkort som ikke er overført bortsettingsarkiv og /eller avlevert. Siljan kommune har meldepliktige personregister. Kommunen har nå personvernombud og det er nødvendig å utarbeide nye rutiner for meldeplikten. Tiltak: Det må gjøres en kartlegging av skolenes personregister. Behandlingsansvarlig må gis informasjon og veiledning om videre fremdrift. Det må utarbeides nye rutiner i forhold til meldepliktige personregister. Kompetanse/Opplæring For å sikre at arkivene får den kvaliteten som kreves er det nødvendig at de som arbeider i arkivtjenesten og saksbehandlere har nødvendig kunnskap om regler og rutiner. Tiltak: Tilstrekkelig opplæring i arkivrutiner og kontorstøttesystemer må innarbeides som en del av introduksjonspakken når vi tilsetter nye medarbeidere. Servicekontoret skal være pådriver for kompetanseøkning og sette i verk relevante tiltak. Arkivhistorikk Arkivplanen skal inneholde oversikt over organisering og arkivering siden tidenes morgen. Dette er et ressurskrevende arbeid som det ikke har vært mulig å sette i gang ennå. Tiltak: Arbeidet med historisk oversikt skal settes i gang i 2006.

16 7.2 UTVIKLING AV KOMMUNENS ARKIV BORTSETTINGSARKIVET Lokalet kan, med relativt begrenset innsats, settes i stand i henhold til 4-3 til 4-9 i Forskrift om offentlige arkiv, jfr. også Kap C til 4-12 i samme forskrift, Krav til arkivlokale i eksisterende bygningar. Det er også behov for å øke kapasiteten, slik at antall hyllemeter er tilpasset arkivomfanget for 25 års lagring. Arkivmateriale eldre enn 25 år deponeres hos IKA Kongsberg i henhold til inngått avtale. Arbeidene er planlagt utført i første halvdel av KOMPETANSE I ARKIVTJENESTEN Nåværende arkivlov ble iverksatt i 1992, tilhørende forskrift i 1998 og utfyllende forskrift i Fagområdet arkiv er i stadig utvikling, spesielt med tanke på ny teknologi. Dette stiller krav til kunnskapsnivået i arkivtjenesten i kommunen. Kunnskapsnivået er i dag varierende og til dels ikke oppdatert. I løpet av 2006 bør det arrangeres en samling med eksterne og interne undervisningskrefter for å sette fokus på fagområdet, oppdatere og løfte det generelle kunnskapsnivået til arkivtjenesten.

17 8. Vedlegg ARKIVOVERSIKT RUTINEBESKRIVELSE FOR POSTBEHANDLING OG ARKIV RUTINEBESKRIVELSE FOR SKANNING AV SAKSDOKUMENTER RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVERING AV PERSONALSAKER RUTINEBESKRIVELSE-FLYTTING TIL MELLOM- OG BORTSETTINGSARKIV RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVERING AV KLIENTMAPPER I BARNEVERNET RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVERING AV KLIENTMAPPER I PPT RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVERING AV ELEVMAPPER I SKOLEN RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVERING AV BRUKERMAPPER I PLEIE OG OMSORG RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVERING AV AVTALER OG VERDIDOKUMENTER ANSVARSFORHOLD I SAK/ARKIVSYSTEMET AVTALE OM DEPONERING AV ARKIVMATERIALE KATALOG OVER AVLEVERT MATERIALE HITTIL

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE

ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE VEDTATT AV ARBEIDSMILJØUTVALGET I SIGDAL DEN 29.03.2000, AM- SAK 00/0012. INNHOLD: 1. FORMÅL 2. LOVVERK 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 Rådmannens arkivansvar 3.2 Arkivkoordinators

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Flesberg kommune Rådmann Jon Gjæver Pedersen 3623 LAMPELAND Din ref. Vår ref. Dato 2017/90 2017/889 LILLUN 19.02.2018 Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Vi takker for godt samarbeid i forbindelse

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Revisjon av arkivloven med forskrifter

Revisjon av arkivloven med forskrifter Revisjon av arkivloven med forskrifter IKAs kontaktkonferanse 30. mai 2018 Lovverket Lov om arkiv Overordnede og grunnleggende bestemmelser om arkiv Gir kongen fullmakt til å gi utfyllende bestemmelser

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Namsos kommune Rådmann Ketil Sørvig Serviceboks 1006 7809 NAMSOS Dato 12.07.2018 Din ref. 2018/1127-5 Vår ref. 2018/1560 Saksbehandler Sigrun Rasmussen Endelig

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Telemark fylkeskommune Postboks 2844 3702 SKIEN Dato 28.06.2018 Din ref. Vår ref. 2018/2514 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lenvik kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lenvik kommune Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Lenvik kommune v/ Hennie Eidissen Dato 22.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/10662 Saksbehandler PETKRI/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg om

Detaljer

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE 2005 1 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side 1 1.2 Planens virkeområder og hensikt side 2 1.3 Rullering side 2 1.4 Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Songdalen kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Songdalen kommune Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SONGDALEN KOMMUNE Songdalsvegen 53 4645 NODELAND Dato 10.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9429 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Høringssvar ny forskrift om arkiv

Høringssvar ny forskrift om arkiv INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 16/400-9/C66&13/7 16/1984 13.01.2017 Høringssvar ny forskrift om arkiv Det vises til høringsbrev

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og varsel om mulig pålegg

Endelig tilsynsrapport og varsel om mulig pålegg Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Spydeberg kommune Sidsel Liborg Stasjonsg. 35 1820 SPYDEBERG Dato 11.06.2018 Din ref. 18/135-5 / SLI Vår ref. 2018/1285 Saksbehandler Pétur Kristjánsson

Detaljer

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune Moss kommune Postboks 175 1501 MOSS Din ref. Vår ref. Dato 17/4523-5- MAM 2017/14508 PETKRI 08.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune Arkivverket gjennomførte 10.10.2017

Detaljer

Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift. Ikrafttredelse

Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift. Ikrafttredelse Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift Ikrafttredelse 01.01.2018 Men først en gjennomgang av forskriftene Riksarkivarens forskrift Ikrafttredelse 01.01.2018 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Ørland kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Ørland kommune Returadresse Pb 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO ØRLAND KOMMUNE Rådmann Postboks 401 7129 BREKSTAD Dato 06.04.2018 Din ref 4347/2018/614/KIRAUN Vår ref. 2018/295 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Vevelstad kommune Rådhuset 8976 VEVELSTAD Dato 13.08.2019 Din ref. Vår ref. 2019/3936 Saksbehandler LILLUN/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg

Detaljer

Instruks. for deponering av personregistermateriale

Instruks. for deponering av personregistermateriale Instruks for deponering av personregistermateriale Arkiv i Nordland 2004 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Hvilke arkiv skal deponeres?... 3 1.3 Når skal arkivene avleveres/deponeres?...

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lindesnes kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lindesnes kommune Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO LINDESNES KOMMUNE Rådhusveien 9 4520 LINDESNES Dato 21.11.2018 Din ref. Vår ref. 2018/10045 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg

Detaljer

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Fræna kommune Rådhuset 6440 ELNESVÅGEN Din ref. Vår ref. Dato 2017/2100-6 2017/12141 THOOVE 26.02.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Vi takker for godt samarbeid i forbindelse med tilsynet.

Detaljer

Nye arkivforskifter. Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018

Nye arkivforskifter. Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018 Nye arkivforskifter Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018 Forskrift om offentlege arkiv Ny arkivforskrift ble vedtatt av Kongen i statsråd 15. desember 2017 og forskriften har hjemmel i arkivloven

Detaljer

Arkivplan. Fylkesarkivet 27. november Fylkesarkivet i Oppland

Arkivplan. Fylkesarkivet 27. november Fylkesarkivet i Oppland Arkivplan Fylkesarkivet 27. november 2008 Arkivplan Hvorfor arkiv planlegging? Mengdeproblemet Årlig dok. tilvekst ca. ca. 9 cm cm pr. pr. innbygger Kassasjon og og arkivplanlegging kan redusere denne

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Meldal kommune Rådmann Postboks 8 7338 MELDAL Dato 30.04.2018 Din ref. 18/247-7/HETA Vår ref. 2018/1083 Saksbehandler Thomas Øverby Endelig tilsynsrapport

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Åfjord kommune Rådmann 7170 ÅFJORD Dato 24.05.2018 Din ref. 4302/2018/057/8MOSK Vår ref. 2018/1280 Saksbehandler Thomas Øverby Endelig tilsynsrapport og

Detaljer

Hva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis

Hva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis Hva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis Pétur Kristjánsson, seniorrådgiver, Seksjon for dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket IKAMR Kontaktkonferansen 29. mai 2018 1 Organisering av Arkivverket

Detaljer

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Ski kommune Postboks 3010 1402 SKI Dato 24.04.2018 Din ref. 18/538-22 Vår ref. 2018/1072 Saksbehandler Jon Sandven Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden.

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på neste nederst på siden. Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets spørreskjema er noe

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/847 Dato for tilsyn: 19.04.2017 Rapportdato: 16.05.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune

Saksframlegg. Trondheim kommune Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding

Detaljer

KOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING. FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet?

KOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING. FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet? KOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet? 1 Sammenslåingsfasen Arkivverkets tilsynsvirksomhet og utfordringer i kommunal sektor Den

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Reviderte forskrifter pr : Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift

Reviderte forskrifter pr : Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift Reviderte forskrifter pr. 01.01.2018: Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift Kommentar til prioritering av arbeid nå. Geir Magnus Walderhaug, Region øst Arkivforskriften - lite nytt Litt mindre detaljert

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

ARKIV. Kvæfjord kommune

ARKIV. Kvæfjord kommune ARKIV Kvæfjord kommune Kvæfjord kommune 3.100 innbyggere Stor kommunal virksomhet etter overtakelsen av ansvaret for tjenester til tidligere beboere ved Trastad gård. Kvæfjord kommune organisasjonskart

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Hamarøy kommune - ny utsendelse

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Hamarøy kommune - ny utsendelse Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Hamarøy kommune Oppeid 8294 HAMARØY Dato 03.01.2019 Din ref. Vår ref. 2018/12883 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Askim kommune

Tilsyn med arkivene i Askim kommune Tilsyn med arkivene i Askim kommune Endelig tilsynsrapport Tilsynsdato: 2.11.2017 Tilsynsgrunnlag: Arkivloven, arkivforskriften, Riksarkivarens forskrift, mottatt dokumentasjon fra kommunen, rapport fra

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Hobøl kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Hobøl kommune Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Hobøl kommune Elvestad 1827 HOBØL Dato 09.01.2019 Din ref. Vår ref. 2018/11522 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer

Detaljer

ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE 1 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL A: ORGANISERING OG ANSVAR 1. Politisk organisering 4 2. Administrativ organisering 4 3. Arkivorganisering 4 3.1. Organisering av arkivtjenesten 4 3.2.

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune

Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn

Detaljer

Arkivplan og internkontroll Merarbeid eller samarbeid?

Arkivplan og internkontroll Merarbeid eller samarbeid? Arkivplan og internkontroll Merarbeid eller samarbeid? Norsk Arkivråd 20. mars 2018 Avdelingssjef Karin Gjelsten Bergen byarkiv NA 20. mars 2018 1 Agenda: 1. Litt om arkivplan 2. Litt om internkontroll

Detaljer

AVLEVERING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIV TIL ARKIV TROMS

AVLEVERING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIV TIL ARKIV TROMS Til alle deltakerkommunene i Arkiv Troms AVLEVERING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIV TIL ARKIV TROMS Avleveringsplikt Alle arkivskapere i kommunen skal i tråd med arkivforskriftens bestemmelser avlevere eldre

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO HELSE SØR-ØST RHF Postboks 404 2303 HAMAR Dato 12.08.2019 Din ref. Vår ref. 2019/1181 Saksbehandler MARERV/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg

Detaljer

Deponering 43 Elektroniske arkiv - instruks for oppfyllelse av krav Interne ansvarsforhold og rutiner Oppbygning og bruk av det

Deponering 43 Elektroniske arkiv - instruks for oppfyllelse av krav Interne ansvarsforhold og rutiner Oppbygning og bruk av det Innhold Arkivplan for Søgne kommune 2 Organisering/Ansvar 3 Ansvar og fullmakter 4 Rådmannens arkivansvar 5 Arkivleders ansvar 6 Arkivtjenestens ansvar 7 Depottjenestens ansvar 8 Behandlingsansvarlig for

Detaljer

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS Instruks for avlevering av eldre arkiv 2012 FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til IKA Finnmark IKS er utarbeidet med hjemmel i Forskrift

Detaljer

Reviderte forskrifter pr : Arkivforskriften - Riksarkivarens forskrift. Kommentar til endringer og prioritering av arbeid framover.

Reviderte forskrifter pr : Arkivforskriften - Riksarkivarens forskrift. Kommentar til endringer og prioritering av arbeid framover. Reviderte forskrifter pr. 01.01.2018: Arkivforskriften - Riksarkivarens forskrift Kommentar til endringer og prioritering av arbeid framover. Presentasjon for Norsk Arkivråd region sør 10. september 2018

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SIRDAL KOMMUNE Tonstadveien 28 4440 TONSTAD Dato 19.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/19903 Saksbehandler LILLUN/DOFO Endelig tilsynsrapport og

Detaljer

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune

Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune Arkivplan Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012 Harstad kommune INNHOLD 1 ARKIVPLANENS FORMÅL OG INNHOLD... 1 2 GJELDENDE LOVER OG FORSKRIFTER... 2 2.1 LOV OM ARKIV... 2 2.2 PERSONOPPLYSNINGSLOVEN...

Detaljer

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Målsettinger og tiltak for arbeidet fremover: Handlingsplanen skisserer hovedoppgavene for IKAN i tråd med vedtektene og de føringer IKANs

Detaljer

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER 1.0 Innledning 1.1 Definisjon av personopplysninger 1.2 Behandlingsansvarlig 1.3 Vilkår for å behandle personopplysninger 1.3.1 Samtykke 1.3.2 Krav om informasjon 1.3.3

Detaljer

Instruks for deponering for personregistermateriale

Instruks for deponering for personregistermateriale Av IKA Finnmark IKS 2012 Instruks for deponering for personregistermateriale IKA Finnmark IKS, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund, Loppa, Måsøy,

Detaljer

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet om offentlige arkiv 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet 1. Arkivloven med forskrifter (arkivregelverket) 2. Mindre detaljregulering overordnede og funksjonelle krav 3. Tilpasning til digital

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Trondheim kommune Munkeg. 1 7004 TRONDHEIM Dato 20.08.2018 Din ref. Vår ref. 2018/2914 Saksbehandler Pétur Kristjánsson Endelig tilsynsrapport og varsel

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Retningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv. Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver

Retningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv. Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver Retningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver Ny arkivforskrift pr 01.01.18 Har vært lite revidert siden 1999 Tilpasset digitaliseringen

Detaljer

Arkiv Kommunestyrets vedtak 19. juni 2018

Arkiv Kommunestyrets vedtak 19. juni 2018 Arkiv 2018 Kommunestyrets vedtak 19. juni 2018 Innledning... 2 Formål... 2 Organisering... 3 Arkivansvar og fullmakter... 9 Regelverk... 11 Sikkerhet... 12 2 Innledning I henhold til Forskrift om offentlig

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune

Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4153 Dato for tilsyn: 28.4.2017 Sted: Oppdal rådhus Rapportdato: 30.10.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Arkivplan - internkontroll

Arkivplan - internkontroll Arkivplan - internkontroll Pål Mjørlund Kommunearkivkonferansen 2018 Disposisjon Hvorfor har vi internkontroll? Kvalitet i arkiv Verktøy for å sikre internkontroll Hva er internkontroll? Rådmannens internkontroll

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Audnedal kommune Konsmogarden 6 4525 KONSMO Din ref. Vår ref. Dato 2017/14356 MARERV 29.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Vi takker for godt samarbeid i forbindelse med tilsynet.

Detaljer

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg 2003 1 INNLEDNING: Periodisering er en av de arkivrutinene som

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Norad - Direktoratet for utviklingssamarbeid Dato 18.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9704 Saksbehandler Jon Sandven Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring

Detaljer

ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER

ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER EN PRESENTASJON AV SENTRALE FUNN FRA 2018 Arkivverkets årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester ble sendt ut for syvende gang i år (2018).

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora 1 Maskinistgata 1 7042 Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 73 88 45 00 Org.nr: 971 375 965 Bank: 4435 06 06898 www.ika-trondelag.no Deres ref/dato: Vår ref: 14/270 Dato: 22.04.2014 Rapport

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,

Detaljer