Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Transkript

1 Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver til arkivdepot i IKA Møre og Romsdal. Generelt Avlevering innebærer at IKA Møre og Romsdal overtar ansvar over materialet (jf. lov om arkiv 10), herunder ansvaret for alt videre teknisk vedlikehold og de tekniske konverteringer som senere kan være nødvendige. Når arkivmateriale deponeres (overføres som depositum), beholder vedkommende organ det fulle ansvar. Den kopi av materialet som er deponert i IKA Møre og Romsdal, bevares utilgjengelig for bruk. Organet har fortsatt det hele og fulle ansvar for materialet, og må vedlikeholde det aktuelle IT-systemet og betjene egne brukere (klienter) inntil den formelle avleveringen har funnet sted. Et organ som deponerer elektronisk arkivmateriale, kan følgelig ikke slette arkivdata i sitt IT-system. Ved deponering og avlevering av elektronisk materiale skal definerte data migreres ut fra systemene. IT systemene i seg selv er derfor ikke gjenstand for bevaring. Med arkivuttrekk menes et definert sett av tabeller som er migrert ut av et system, som til sammen utgjør det som anses for å være den bevaringsverdige informasjon i systemet. Systemer som skal deponeres/avleveres For bevaring prioriteres generelt arkivuttrekk fra følgende kategorier av IT-systemer: 1. Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter 2. Andre registre og databaser som dokumenterer organers saksbehandling 3. Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling Kommuner oppfordres til å ta kontakt med IKA Møre og Romsdal for rådføring med hensyn til bevaring og kassasjon av elektronisk arkivmateriale. Med utgangspunkt i den tekniske organisering og gjennomføring av migrering, skiller IKA Møre og Romsdal mellom deponering fra systemer som følger Noark-4 standard, og øvrige systemer. Side 1 av 6

2 Arkivuttrekk fra systemer som følger Noark-4 I henhold til arkivforskriften 3-17 skal arkivuttrekk fra elektroniske journaler, inkludert eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter, deponeres i arkivdepot straks en journal- eller arkivperiode - vanligvis en valgperiode - er avsluttet. Periodiske avleveringer fra Noark-4 skal følge spesifiserte krav i Noark-4.1, kap. 15 (Formater for utveksling og avlevering) Periodiske uttrekk fra Noark 4-systemer Journalopplysningene skal eksporteres fra databasen som tabelluttrekk fra hele arkivperioder, jf. reglene for periodisering og bortsetting i Noark 4.1. Uttrekket skal omfatte: 1. En eller flere avsluttede hele arkivdeler 2. Eventuelle elektroniske saksdokumenter som er tilknyttet journalpostene 3. Rapporter a. Journal (jfr. Kapittel i Noark 4) b. Saks- og dokumentoversikt (jfr. Kapittel ) Ved avlevering og deponering skal tilknyttede elektroniske saksdokumenter overføres sammen med uttrekket fra Noark-systemets tabeller også når de elektroniske dokumentene bare utgjør en del av saksarkivet. Den del av saksarkivet som består av dokumenter på papir, skal først følge som ledd i den ordinære avleveringen når materialet er ca år gammelt. Til uttrekk som er produsert av et system basert på Noark-4 skal det også følge med spesifikk dokumentasjon fra systemleverandøren som beskriver hvilke deler av Noark-4 som er inkludert i systemet. Arkivuttrekk fra øvrige systemer For arkivuttrekk fra øvrige systemer skal Riksarkivarens metadata standard - ADDMML (Archives Data Description and Manipulation Markup Language) følges. Dette gjelder også for systemer som følger Noark-3/Koark standard. XML (Extenisble Markup Language) skal benyttes som format for tabelluttrekk. Produserer organet arkivuttrekk selv, eller benytter eksterne konsulenter til dette arbeidet, skal IKA Møre og Romsdals retningslinjer for produksjon av metadata iht. ADDMML følges (Vedlegg 1). Historiske baser Historiske baser inneholder data fra avsluttede perioder, og dannes ofte som et ledd i implementering av nye systemer eller versjoner av systemer. Historiske baser faller dermed inn under arkivforskriftens 3-17, og skal deponeres straks etter at perioden er avsluttet/den historiske basen er generert. Side 2 av 6

3 Ansvar Kommunen er selv ansvarlig for å følge arkivlovens forskrifter med hensyn til når deponering og avlevering skal gjennomføres. Dette gjelder både for periodiske arkivuttrekk fra systemer som følger Noark-4 standard, og deponering og/eller avlevering fra øvrige systemer. IKA Møre og Romsdal vil gjennomføre kvalitetskontroll av alle arkivuttrekk. Det er imidlertid arkivskaper sitt ansvar at arkivuttrekket samsvarer med de spesifikasjoner som er gitt i avleveringsreglementet. IKA Møre og Romsdal kan returnere arkivuttrekk til arkivskaper, hvis arkivuttrekket viser seg å ha avvik. Bruk av tjenester knyttet til produksjon av arkivuttrekk IKA Møre og Romsdal kan tilby teknisk bistand ved migrering og dokumentasjon av data, dvs. produksjon av arkivuttrekk. For at IKA Møre og Romsdal skal kunne yte teknisk bistand forutsettes det at organet har det aktuelle systemet i operativ drift, dvs. at systemet er vedlikeholdt og at egne brukere (klienter) fortsatt betjenes. Avleveringsprosessen Organet må selv ta initiativ til å avtale tidspunkt for avlevering/deponering. Hvis organet har systemer som skal deponeres periodevis (systemer basert på Noark-4 og historiske baser) plikter organet å melde fra til IKA Møre og Romsdal ved innføring av slike periodiseringsrutiner. Organet skal i god tid før periodens slutt avtale tidspunkt for periodisk avlevering. Når arkivuttrekket er kommet IKA Møre og Romsdal i hende, vil organet motta en mottakskvittering. IKA Møre og Romsdal vil gjennomføre en kvalitetskontroll av det aktuelle arkivuttrekket så raskt som mulig etter mottak. Etter gjennomført kvalitetskontroll vil organet få tilbakemelding om deponeringen. Hvis det kan påvises avvik i arkivuttrekket, dette kan være avvik fra spesifikasjonene i Noark-4.1 kap. 15 for arkivuttrekk fra Noark-4 system, eller avvik fra metadatastandarden ADDMML og IKA Møre og Romsdals retningslinjer for dokumentasjon av metadata, kan IKA Møre og Romsdal returnere arkivuttrekket til det aktuelle organet. IKA Møre og Romsdal vil så langt som mulig rette opp eventuelle avvik i mottatte arkivuttrekk. Når arkivuttrekket er kvalitetssikret, og deponert vil arkivskaper få tilsendt en deponeringskvittering. Arkivuttrekket vil da bli oppbevart som en arkivkopi. Etter at deponeringen er gjennomført kan materialet avleveres, dvs. at IKA Møre og Romsdal overtar ansvar over materialet, herunder ansvaret for alt videre teknisk vedlikehold og de tekniske konverteringer. Arkivskaper må da kontakte IKA Møre og Romsdal for å få en bekreftelse på avleveringen. Side 3 av 6

4 Tilgjengeliggjøring og formidling IKA Møre og Romsdal skal sørge for hensiktsmessige fremfinningsmuligheter for avleverte data. Journaler, fulltekstdokum fyll ut Side 4 av 6

5 Vedlegg1: Spesielle retningslinjer for dokumentasjon av metadata (ADDMML) Dokumentasjon av metadata iht. ADDMML.dtd kan produseres ved hjelp av ARKADUKT. ARKADUKT er et åpent tilgjengelig verktøy som er utviklet og vedlikeholdt av Riksarkivet. Utover de begrensninger som ligger til grunn i ADDMML.dtd, har IKA Møre og Romsdal utviklet lokale retningslinjer for arkivuttrekk. Metadata standarder for IKA Møre og Romsdal IKS <!-- Nivaa 1: REFERANSE, STRUKTUR, PROSESSER --> Arkiv ID (ar_id CDATA #REQUIRED) o Entydig identifikator for arkivet skal være domenenavn, f.eks. "ikamr.no" System ID (sy_id CDATA #REQUIRED) o Entydig identifikator for systemet, f.eks. K2000 <!-- Nivaa 2: DATASETT (mengden av datafiler (tekstfiler) tilhoerende et versjonssett av datauttrekket) --> Dataset ID (ds_id CDATA #REQUIRED) o Entydig identifikator for datasettet, Arkiv ID/System ID/løpenummer (ikamr.no/k2000/1) Beskrivelse av datasett(ds_descr (#PCDATA)) o Beskrivelse av versjons-/datasettets innhold skal være utfyllende Format (format (#PCDATA)) o Format for tabelldata skal være XML (Extensible Markup Language) Postskille (recsep (#PCDATA)) o Postskille i filene skal være "NO" (=intet fysisk postskille) <!-- Nivaa 3: FIL --> Navn (name CDATA #REQUIRED) / path (CDATA #REQUIRED) o Det skal benyttes relative path Beskrivelse av fil (fi_descr (#PCDATA)) o Beskrivelse av filens innhold skal være utfyllende. <!-- Nivaa 5: FELT (eg. felttype) --> Felt beskrivelse (ft_descr (#PCDATA)) o Alle felt skal gis god beskrivelse av hva feltets innhold betyr Side 5 av 6

6 Organisering av data på lagringsmedium Data som oversendes til deponering skal lagres på CDR. Alle data skal lagres i en mappe på rot nivå som heter ARKIV. Består arkivuttrekket av flere CD er skal mappen også være nummerert (ARKIV1, ARKIV2.). Mappen ARKIV skal inneholde følgende filer; 1. addmml.dtd Riksarkivarens dtd skal følge alle deponeringer. 2. METADATA.XML Metadatane som er produsert på grunnlag av addmml.dtd skal ha filnavn i uppercase (store bokstaver). Alle metadata filer skal være validert mot addmml.dtd. 3. tabellnavn.xml Tabeller skal eksporteres som filer, hvor hver tabell som skal bevares skal representerer en XML fil. XML filen skal ha samme navn som tabellen. Hvis tabellfilen er splittet, skal filen i tillegg til tabellnavnet være nummerert. (sak1.xml, sak2.xml) Konvertering av data Tabeller skal konverters fra databasen som XML filer. Eventuelle fulltekstdokumenter i databasen, eller i filstrukturer er i utgangspunktet ikke bevaringverdige så lenge disse dokumentene også er arkivert i et papirbasert arkiv. Alle felt som forekommer i tabellen skal også skrives ut i XML filene, dvs. også tomme felt. Distribusjon av data til depot Arkivuttrekk skal enten fysisk overleveres, eller sendes rekommandert til IKA Møre og Romsdal IKS. ADDMML.dtd - Versjon 7.3 ( ) skal benyttes ( Dokumentasjonsverktøy: ARKADUKT (åpent tilgjengelig verktøy) Side 6 av 6