Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Transkript

1 KDRS samling Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv tjenesteproduksjon

2 HVA VIL VISMA MED ARKIV Veldig mange leveranser av fagsystem Betyr en enorm tjenesteproduksjon i de ulike fagenhetene Fagsystemene er fullstendig dokumentbærende, all dokumentproduksjon skjer her Bevaring for ettertiden viktig bare innen sikker sone.

3 Arkivering fundament i Visma sitt målbilde Arkiv viktig fundament for Visma sitt mål om helhetlige løsninger

4 Sakarkiv Byggesak/Møte utvalg, skanning m.m.) Skole Barnehage System Y Profil Velferd Familia etc.. System Y Intern sone B - mot kommunens sak-/arkivsystem Arkivar: Utfordring med å ha oversikt i sikker R sone A Sikker sone N N App.service N4WS Noark4-Arkiv M Dagens situasjon: Papirarkiv i sikker sone X Y SpesPed U R

5 Sakarkiv Byggesak/Møte utvalg, skanning m.m.) Skole Barnehage System Y Profil Velferd Familia etc.. System Y Intern sone - mot kommunens sak-/arkivsystem Oppfyller myndighetskrav til arkivering B R A Sikker sone - en Lettere Noark5-kjerne for arkivar for alle å system holde oversikt N X Noark4-Arkiv Y N4WS SpesPed N M U Ønsket situasjon? Fullelektronisk Dataflyt (Noark5) arkiv også i sikker sone Visma Samhandling Arkiv Profil Velferd Familia App.service Sys Y R

6 Sakarkiv Byggesak/Møte utvalg, skanning m.m.) Skole Barnehage System Y Profil Velferd Familia etc.. System Y Intern sone - mot kommunens sak-/arkivsystem B R A Sikker sone - en Noark5-kjerne for alle system N N App.service X Noark4-Arkiv Y N4WS SpesPed M U R Visma Samhandling Arkiv Profil Dataflyt (Noark5) Velferd Familia Sys Y En frittstående arkivkjerne for alle system

7 Profil Velferd Familia etc.. Intern sone - mot kommunens sak-/arkivsystem Arkivar daglig involvert Sak/arkiv - Saksbehandling og arkivering i intern sone B R Visma tilbyr hele prosessen A med arkivering i N sikker sone. N Ikke bare en frittstående arkivkjerne M U R Sikker sone - en Noark5-kjerne for alle system Dataflyt (Noark5) Arkivkjerne Saksbehandling som i dag i fagsystemene Arkivering skjer som forventet dataflyt inkludert Arkivar sine behov dekket - Oppretter arkivdeler - Periodiserer - Deponerer - Avleverer - Kontroll ved behov

8 Dataflyt inkludert Saksbehandler Arkivar Skanning Pixedit som benyttes i dag av sak-/arkiv system i intern sone Inn i fagsystem Fagsystem Brukergrensesnitt Automatisk uttrekk når ferdigmeldt Sjekker om ferdigmeldte dokumenter f.eks. hvert 5 min. Tjenestegrensesnitt iht Noark5- standard Frittstående Noark5- kjerne Avlevering til depot Page 8

9 Strukturering i arkivet Arkiv i sikker sone Profil Profil Mappe Profil «løpenr» 121 Ett arkiv i sikker sone En arkivdel pr fagsystem En arkivmappe pr «bruker» m/fnr som arkivnøkkel Arkivverdige journalnotat som «registrering» «Journalnotat» Dokument Sak Enkeltdokument ikke tilknyttet en sak som journalpost Alle dokument til en sak i saksmappe Sakstype som sekundær arkivnøkkel Page 9

10 Arkivar felles brukergrensesnitt fra alle fagsystem Saksbehandler Arkivar Skanning Avtale med Techsoft. Pixedit som i dag benyttes mot 95% av sak/arkiv system i intern sone Inn i fagsystem Fagsystem VSA Automatisk uttrekk når ferdigmeldt Tjenestegrensesnitt iht Noark5- standard Sjekker om ferdigmeldte dokumenter f.eks. hvert 5 min. Avlevering depot Page 10

11 Tabelluttrekk som supplement Fått «opplevelsen» av at papirarkiv ofte ikke er komplette Derfor vil Visma jobbe for at også tabelluttrekk kan være et supplement ved overgang til helelektronisk arkiv I tillegg et supplement for fagsystem som inneholder EPJ (elektronisk pasient journal) inntil norsk helsearkiv er etablert Tabelluttrekk vil være etter avtale mellom kommune og arkivdepot Naturlig at leverandører samarbeider med arkivdepot ene for å tilrettelegge for tabelluttrekk Page 11

12 Hvorfor ikke benytte kommunens sak-/arkiv system i sikker sone Sak-/arkiv representerer Noark5 komplett løsning Fagsystem representerer Noark5 ytre kjerne Page 12

13 Hvorfor ikke benytte kommunens sak-/arkiv system i sikker sone Sak-/arkiv representerer Noark5 komplett løsning Fagsystem representerer Noark5 ytre kjerne Anbefaler ikke å legge en komplett løsning inn som Noark5 indre kjerne koblet mot fagsystem - dette fordi saksbehandlingskrav (ytre kjerne) i en komplett løsning ikke vil sammenfalle med saksbehandlingskrav (ytre kjerne) i fagsystem - dersom dette hadde vært tilfelle så hadde vi ikke hatt behov for spesialiserte fagsystem Page 13

14 Hva skal til for å komme i gang Oppdatere kommunens arkivplan vedr. sikker sone Etablere rutiner for skanning mot fagsystem i sikker sone - Pixedit fra Techsoft kan benyttes til skanning også i sikker sone Etablere arkivstruktur i sikker sone iht arkivplan Ca. 2 dagers innføring ved oppstart for første fagsystemet Utnytte muligheten arkivar nå får for oppfølging av arkiv i sikker sone Page 14

15 Autentisering for tilgang til sensitive data Page 15

16 Arkivadministrator styrer tilganger Page 16

17 Arkivadministrator oppretter primær klassifikasjon Page 17

18 ..og sekundær klassifikasjon Både primære og sekundære klasser oppdateres automatisk fra fagsystem Page 18

19 Arkivadministrator oppretter arkiv Page 19

20 og arkivdeler etter behov kobles til både primært og sekundært klassifikasjonssystem Page 20

21 En periodisert arkivdel blir automatisk avsluttet Ved periodisering overføres alle «ikke-avsluttede» mapper til ny arkivdel Funksjon for deponering og/eller avlevering skal også ligge her Page 21

22 Arkivinnhold grupperes etter registreringer eller mapper Predefinerte søk viser i dette tilfelle alle registreringer 7 siste dager Page 22

23 Enkle søk for å finne en bestemt person Linker fører deg til selve registreringen eller til mappen Pdf-ikonet til høyre lar deg åpne selve dokumentet Page 23

24 Link for å komme inn på en registrering Kun arkiverte registreringer ligger i arkivkjernen Page 24

25 Prosessen videre Mai Juni Juli August September Sørum kommune tidligpilot i produksjonsmiljø Bergen kommune tidligpilot i testmiljø Godkjenning riksarkivet Bergen ordinær pilot Os kommune pilot Odda kommune pilot Release Page 25

26 Visma Samhandling Arkiv Enkel løsning som sikrer dere godkjent fullelektronisk arkivering også i sikker sone. Designet med Noark-5 arkivkjerne adskilt fra saksbehandlingen. Saksbehandlere i fagsystem vil merke veldig liten forskjell. Visma tar fullt ansvar for å etablere dataflyt mellom fagsystem og arkivkjernen ute hos den enkelte kommune Samtidig er vi åpne og følger etablerte standarder slik at andre fagsystemleverandører kan arkivere mot Visma Samhandling Arkiv. Kommunen kan ha en arkiv-kjerne i sikker sone. Page 26

27 Visma Samhandling Arkiv oppsummering En arkivkjerne i sikker sone Frittstående arkivkjerne som betjener alle fagsystem med behov for sikker arkivering Enkel installasjon og drift slipper å administrere et helt sak-/arkivsystem i sikker sone Arkivering som forventet Saksbehandlere jobber i sitt fagsystem som i dag Ferdige koblinger gjør at dataflyten mellom fagsystem og arkivkjernen skjer som forventet Myndighetskrav til arkivering i sikker sone blir oppfylt Sikker arkivering Arkivleder har full kontroll med administrering av arkivkjernen Tilgang og skjerming styres av arkivadministrator, ingen sammenblanding mellom ulike fagsystem Avlevering Skjer elektronisk og effektivt iht Noark5-standarden Inngår i godkjenningsprosedyrene hos Riksarkivet Page 27