KDRS 12.juni Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Transkript

1 KDRS 12.juni 2012 Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner Ivar Wessel Thomassen, direktør ACOS AS

2 Vi ser nærmere på 1. Kort om ACOS AS 2. Kort om ACOS Dokumenthåndtering 3. Hvordan tenker vi i ACOS? 4. Hva gjør vi i praksis for våre kunder? 5. Hva tror vi om fremtiden? Spørsmål og svar underveis WebSak Innføringsprosjekt v/sven Thore Prytz

3 Kort om ACOS AS Startet i 1997 Hovedkontor Bergen (Straume) Distriktskontor Oslo, Over 100 ansatte Et av vestlandets største utviklingshus Utvikler og eier all programvare selv Fokus på å levere hyllevare Vunnet over 50% av alle anbud de siste 3 årene Firma eid av de ansatte +35 % av Nets Norway (BBS) Omsette for 86,4 mill i 2011 Vært Gaselle bedrift 5 år på rad ( ) Trippel A hos Dun & Bradstreet i 10 år på rad

4 Kort om ACOS Snitt alder ca. 36 år 57 menn og 45 kvinner Stor utviklingsstab Setter kundestøtte høyt Lav turnover Ingen lån/gjeld (annet enn kortsiktig) Solid bygget firma som tenker langsiktig

5 Våre kontorer Bergen (Hovedkontor) Straume Teknologisenter Oslo Greve Wedels Plass

6 Utvikling siste 15 år Programvare og applikasjoner Arbeidsted og tilgang Kanaler BEST/EDU Politikerportal

7 Produktene våre Dokumenthåndtering Levekår - Fagsystem Portal Portal og selvbetjeningsløsninger Konsulenttjenester og rådgivning

8 Noen av kundene våre

9 Noen av våre nyeste kunder

10 Dokumenthåndteringskonseptet Portal Innsyn og OEP Selvbetjening Intranett og SharePoint Innsyn kontroll modul og OEP Eksport Sak/arkiv Mottak

11 ACOS Dokumenthåndtering 2012 WebSak Basis 6.8.xxx Utvalg / SRU Plan, Bygg, prosess Styre- og politikerportal Registrering Mottak MS Office Tillegg WebSak Fokus 2.x.x (Office2007/10) Kryptering Kryptering Ansettelse OEP / Innsyn Ekspedering (BEST/EDU) WebSak Sharepoint Kryptering WebSak Kjerne (Noark5) Integrasjon N5WS m.m. Dokument fletteserver Kryptering WebSak database (SQL 2005/8) Fillager (valgfri) Dokumentbehandler

12 Ulike inngangsporter til arkivet Arkiv/admin klient Integrasjon mot fagsystemer IT/sikkerhet Møtebehandling Kontorsjef/ arkivet Skjemamottak Fokus klient Kunde/Innbygger Innsyns klient WebSak NOARK 5 database N 5 Kjerne M E L L O M L A G Mobile klienter Saksbehandlere/ledere Skjemamottak Media Sharepoint klient Prosjektgruppen Politikere/styre Styreportal og andre portaler

13 Skjemamottak Arkiv/admin klient S O A Kontrakts arkiv Administrativt arkiv Personal arkiv Fokus klient SharePoint klient M E L L O M L A g WebSak NOARK 5 database Styreportal og andre portaler Eiendoms arkiv Styre arkiv Innsyns klient Integrasjon mot fagsystemer Kunde arkiv

14 Optimal løsning Dokumenthåndtering har aldri vært enklere Slå sammen løsninger i en kjent skjermflate

15

16 Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Status arkivfaget?

17 Verden sett fra Riksarkivet Papir Elektronisk Arkivdanning - offentlig/privat Tilsyn Kontakt Tilsyn, veiledning Standardisering B/kvurdering B/kvurdering Avlevering Depotfunksjoner og brukertjenester Konservering Fysisk kontroll Katalogisering Testing, langtidslagring, vedlikehold Digitalisering Brukerhenvendelser Nettkataloger Aktiv formidling Arkivskapernes ansvar Arkivverkets ansvar Arkiv på nettet Øivind Kruse, Riksarkivet - april 2012

18 Hva kan ACOS bidra med? Rådgiving og bistand Gjennomgang av databasen Lokalisering av mangler Utarbeide arbeidslister for rydding Konvertering av dokumenter til arkivformat Bistand til opprydding(scriptkjøring) Opprettelse av historisk database Backup av driftsdatabase Gjenopprettes som Arkivdeler som er periodisert beholdes. De andre slettes Kopiering av historiske arkivdeler hvis ønskelig.

19 Avlevering av databaser Prosessen 1. Noark 4 eller Noark 5-format? 2. Gjennomgang av databasen avslutning av saker. 3. Overføring av databasen til ACOS 4. Uttrekk av data med ACOS Avlevering 5. Validering av uttrekk med ARKN4 dersom Noark4-avlevering. 6. Overlevering av uttrekk med rapport til kunde. Omfang Omfang og pris baseres på gjennomgang Avlevering til Noark 4 kan være krevende

20 WebSak mot Noark5 Utviklingsfase i fart!

21 Avlevering Hva er avlevering? Avlevering betyr at et avsluttet arkiv, eller deler av et arkiv, overføres til et arkivdepot. Arkivet kan være på papir eller i digital form. For statlige arkiv overtar samtidig Riksarkivaren råderetten, mens for kommunale arkiv ligger ansvaret fortsatt hos administrasjonssjefen.

22 Deponering Hva er deponering? Når en arkivperiode i elektronisk sak- og arkivsystem er avsluttet, skal en elektronisk sikkerhetskopi av journalen oversendes til arkivdepot for deponering. Arkivskaperen beholder råderetten og ansvaret for materialet til avlevering skjer. Ved elektronisk arkiv skal dokumenter i arkivformat også deponeres.

23 Avleveringsplikt Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagt ned eller har avsluttet sin virksomhet (avsluttet arkiv), skal avleveres til arkivdepot. Kostnadene knyttet til avlevering skal dekkes av det avleverende organet. Avleveringsplikten gjelder uavhengig av lovpålagte bestemmelser om taushetsplikt.

24 Produksjon av N5 uttrekk

25 Avlevering Noark 4.1 format vs Noark5 Avlevering av data fra tidligere WebSak versjoner på Noark5 format Distribusjon av avleveringsprogram

26 Avlevering/deponering med bistand fra ACOS Forprosjekt (1 dag) for Generell gjennomgang av hva som skal gjøres og av hvem Ansvar og fremdrift Planlegging og estimering Tips og rådgivning Evt. kartlegging av behov for nødvendig utstyr som må stilles til disposisjon

27 Avlevering/deponering med bistand fra ACOS Hos kunde: 1. Avslutte saker og arkivdeler som skal avleveres. (kunden utfører dette på base i egne lokaler) 2. Evt. konvertering av dokumenter til PDF settes opp av ACOS konsulent hos kunde Programmet kjøres evt. om natten. Praktisk gjennomføring 3. Kunden tar backup av driftsdatabasen og restorer denne for oversendelse til ACOS. 4. Kunden legger backup på ekstern harddisk og sender rekommandert til ACOS. Hos ACOS: 5: ACOS kjører uttrekk og tester i Arkn4. 6: ACOS sender ekstern harddisk tilbake til kunde med uttrekk som avleveres Riksarkivet i Noark4 format Hos Riksarkivet og/eller et IKA : 7: Riksarkivet godkjenner eller godkjenner ikke uttrekket.

28 Konverteringsstatus så langt i 2012

29 Oppsummering Som NOARK leverandør har vi systemer for arkivdanning og tjenester for dette som hovedfokus og forretningsmodell Som NOARK leverandør har vi systemer for produksjon av strukturert, standardisert og godkjente uttrekk for avlevering iht både NOARK 4.1 og NOARK 5.3 ACOS tilbyr strukturert datafangst og digitalisering av papir i samarbeid med NETS og Dansk Skanning For deponering, oppbevaring og forvaltning av både manuelle og elektroniske arkiv samarbeider ACOS med NETS Alle IKA kan fritt bruke vår programvare til eget bruk og til bruk overfor våre kommunekunder

30 Spørsmål Still spørsmål eller noter deg disse for senere svar og/eller diskusjon

31 PAUSE Vann! Hvor var toalettet? KAFFE? Tørst eller? Dette var gøy Har du hørt at.? Fokus? Hva er det? Hvor var toalettet?

32