Fra uttrekk til edepot

Transkript

1 Fra uttrekk til edepot Arkivledersamling Bodø

2 Er dere på dypt vann nå? Foto: dagbladet

3 Uttrekk kan sammenlignes med å stupe Foto: Stavanger byarkiv

4 Dagens hovedknagger Begrep Lover Hvordan vi vil det skal gjøres Ansvar Oppgaver Hva skal dere / Vi gjøre Utfordringer på kortsikt Veien videre

5 Begrep Avlevering Fysisk overføring av arkivmateriale og råderetten over dette materialet Deponering En fysisk overføring av arkivmateriale uten at råderetten overføres (Data)uttrekk det som skal hentes ut av et system Tabelluttrekk Strukturert innhold (datauttrekk) fra noe som kan presenteres i tabellform Avlevering = deponering = uttrekk = (innlevering?)

6 Avlevering Arkivloven 6 Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Skal til kommunalt depot! af 5-11 Kommuner skal selv fastsette krav til hvordan materialet skal behandles, men skal følge Riksarkivaren normalinstruks af

7 For dere betyr dette. Dere (kommunen) Skal avlevere (på etter eller annet tidspunkt) Gjøre dette selv Bruke IKAN Dere som arkivledere har ansvar, hva velger dere?

8 Når skal avlevering skje? Papirarkiv skal avleveres år jmfr 5-2. Hvorfor kan ikke elektroniske arkiv avleveres samtidig? For statleg arkivmateriale kan Riksarkivaren ved generelle føresegner eller enkeltvedtak fastsetje lengre avleveringsfristar av administrative omsyn eller kortare fristar av bevaringsomsyn. Kommunar og fylkeskommunar kan gjere tilsvarande vedtak i høve til eigne arkiv dersom slike endringar ikkje går ut over tryggleiken til arkivmaterialet, jf. arkivlova

9 Dette betyr for dere Data er «ferskvare», kunnskapen om innholdet samt rask utvikling i teknologi gjør at vi kan ikke vente

10 Hva sier lovverket? af Klargjering av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. For statlege organ skal data organiserast slik som det er spesifisert i Noark-standarden. Deponering skal skje straks, jf. elles føresegnene for avlevering frå statlege organ til Arkivverket, kap. V. Kommunar og fylkeskommunar skal følgje den same prosedyren eller eit anna opplegg som på fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon

11 Dette betyr Kommunene kan lage egne regler så lenge de ikke bryter viktige prinsipper Bruker dere oss må dere følge våre regler

12 Verdt å merke seg mht avlevering Historiske baser inneholder data fra avsluttede perioder, og dannes ofte som et ledd i implementering av nye systemer eller versjoner av systemer. Historiske baser faller dermed inn under arkivforskriftens 3-17, og skal deponeres straks etter at perioden er avsluttet/den historiske basen er generert. Hvis et system går ut av aktivt bruk uten at datainnholdet konverteres til et nytt system, eller dersom et organs virksomhet opphører, skal det foretas en samlet avlevering, jfr. Arkivforskriften 5-3. Register som er underlagt konsesjon fra Datatilsynet, skal avleveres når organets konsesjon opphører, dvs Fra og med gjelder det også for registre som er underlagt meldeplikt til Datatilsynet, eller hvor konsesjonen inneholder bestemmelser om sletting

13 Uttrekk skal tas av Historiske system System som skal utgå ved periodeslutt

14 Hva betyr det for dere (som arkivledere) Dere må gjøre dere ihverksette periodiseringer Lag en plan og følg den (den legges i arkivplanen) Ressurser Tid og penger Hva med fagsystem?

15 Ansvar Arkivskaper er ansvarlig for at informasjon fra arkivverdige systemer overføres til et godkjent depot, og gjeldende lover og forskrifter følges. Arkivuttrekket skal samsvare med de spesifikasjoner som er gitt i avleveringsreglementet. Arkiv i Nordland har ansvar for å sikre og bevare godkjente avleveringer/deponeringer, forplikter derfor seg til å gi råd og veiledning underveis slik at fastsatte krav oppfylles. arkivuttrekk kan returneres til arkivskaper hvis det viser seg å ha avvik

16 Hvilken tilnærming har vi? Prosessbeskrivelsen med felles rutiner finnes på nettstedet til Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) Vi etterlever krav gitt av ISO / TDR, lover og forskrifter Vi trenger å bevare data mhp autentisitet, integritet, med organisatorisk levedyktighet og finansiell bærekraft Kvalitetssikringssystem med mulighet for sertifisering

17 Prosessmodell

18 Arkivskaper (A1) (A1-1) Vite hvilke system de har (A1-2) Vite hva slags info i hvilke system som skal bevares (A1-3) Avtale innlevering (A1-4) Samle inn opplysninger (A1-5) Lage uttrekk (A1-6, A1-7) Pakke og sende

19 Oversikt (A1-1) betyr for dere IT og arkivtjeneste må vite hvilke system som brukes Ajourholde arkivplanen slik at den inneholder alle system arkivskaper har som skal avleveres til depot. Hvert system som inneholder bevaringsverdig informasjon skal ha et eller flere periodiseringsintervall. Alle avleveringspliktige datasystem som avsluttes, skal avleveres til depot. Med avsluttes menes systemet går over til kun bli brukt til oppslagsformål. Periodisering - > medfører avlevering

20 Arkivverdig? (A1-2) Hvor skapes dokumentasjon, er det arkivverdig? hvor blir det lagret, Noark godkjent? System som har arkivverdig informasjon, men ikke lagres i noark godkjent arkiv må bevares! Per definisjon et papirarkiv Dokumentasjon skrives ut og bevares på papir Dokumentasjon bevares i «sak/arkiv» Integrasjon? Rutiner? Systemet bevares med uttrekk Dispensasjonssøknad

21 Bevaringsvurdering / Kassasjon Når man tar i bruk ett system skal det ligge en vurdering i forkant om hva som skal puttes hvor i saksarkivet. Man bør organisere det slik at enten hele arkivdeler eller serier kan kasseres når den tid er aktuell. I fagsystem er dette ikke alltid mulig. Kunnskap om hva som er viktig å ta vare på, og ikke er gjerne spesialist/ bransje-kunnskap som må viderformidles/tas vare på. Alle systemer har informasjon som ikke tilhører saks- eller klientopplysningene, typiske hjelperegister. Slik informasjonen trenger vi ikke i avleveringen, og utelates ved uttrekk

22 Avtale (A1-3) Det skal foreligge avtale om elektronisk depot mellom arkivskaper/kommune og AiN før avlevering/deponering kan foretas. Enhver avlevering/deponering skal i tillegg være planlagt og avtalt. Dersom arkivskaper har systemer som skal deponeres periodevis (Noark system), skal det lages en plan for når ulike arkivdeler skal periodiseres, denne skal i arkivplanen. Det skal også meldes ifra til AiN i god tid før periodens slutt

23 Om IKAN skal brukes Depotavtale Databehandleravtale Dere skal i følge datatilsynet ha dette med alle som behandler data for dere

24 Innsamling av opplysninger (A1-4) For at det skal være mulig for andre å forstå informasjon som er avlevert fra et datasystem må arkivskaper legge ved en del dokumentasjon til avleveringen. Den dokumentasjonen det dreier seg om er: Brukerdokumentasjon* Systemdokumentasjon* Dokumentasjon av organisasjonen i den perioden avleveringen er fra. Skjema: Ulike standardskjema skal fylles ut for å sikre at vi har dokumentert uttrekket * Om vi, ikke har denne fra før. Ta skjermbilder fra de viktigste deler av systemet om dette mangler. F.eks Når det gjelder fagsystem skal arkivskaper også levere med dokumentasjon av hvilke enheter som har brukt systemet, hvilken type informasjon som er registrert (sakstyper, korrespondansetyper og lignende). HUSK For Noark system oppgi bruk, som møte/utvalg, fullelektronisk etc

25 Hvordan lage uttrekk? (A1-5) Hvilken rolle har arkivlederen? Hva tror dere at dere må gjøre? Periodisere

26 Arkiv i Nordland Bistår i variende grad i stegene (A1 Forberedelse deponering) Håndtere avtalt innlevering (A2-1) Loggføre aktivitet/operasjoner (A2-2) Motta avleveringspakke - SIP (A2-3) Registrere/katalogisere (A2-4) Kvittere (A2-5) Sjekke... mot virus, innhold, integritet (A2-6 A2-8) Gi tilbakemelding på avvik (A6-2) Langtidsoppbevare SIP (A6) Teste/validere uttrekk (A3-1.. A3-6) Gi tilbakemelding på avvik (A6-2) Lage arkivpakke AIP (A5) Langtidsoppbevare AIP (A6) (Vedlikeholde AIP (D))

27 OAIS begrep SIP AIP DIP (data)pakken som arkivskaper sender inn Arkivpakken. Det som ligger i depot Formidlingspakken

28 Utfordringer på kort sikt Ett sted mellom fagsystem pr kommune Sak/arkivsystem med x arkivdeler og y perioder som avleveres 36 kommuner i IKAN Godkjenningsprosess tar 1dag x uker Tid, mer kritisk enn penger? Pengeaspektet pr arkiv er ikke reelt. (eksterne konsulenter, statlig sektor). Start kostnad som vil minke jo flere som tar samme type uttrekk

29 Uttrekk på anbud IKA Kongsberg 2 uttrekk av ESA (Fullelektronisk) «forskningsprosjekt «via UIO Ekstern konsulent Store forskjeller på utrekket 65 / 56 xml filer. Begge er gyldig og dermed godkjennbare! 130 journalposter Store avvik dokumenter / % av dokumentene manglet Alle var oppgitt som at de var på papir (4200) Konklusjon => Vi må være med tidlig for å kvalitetsikre

30 95 tabeller 885 attributter Noark 4 datamodell Uttrekk i Noark 4 utgjør normalt tabeller Noark 4 uttrekk egner seg ikke til formidling Er lagd av og for datafolk

31 Noark

32 Arkiv Forenklet N5 arkivstruktur Arkivdel Enkel struktur - «alle» kan forstå Kan formidles Offentlig journal Løpende journal Mappe (sak) Registrering (journalpost) Dokument(er)

33 Kommunereformen - utfordringer 84% av kommunene bevarte ikke elektroniske arkiver pr 2012 Det er verre i Nordland! Den neste 5-årsperioden Etterslepet ( systemer) Muligheter? Bergen byarkiv har med stort hell faset ut gamle system, konvertert disse og spart penger på sikt

34 Løsning? Kommunene må bli selvdrevne på dette Riksarkivet er i ferd med å lage nye verktøy og hjelpemidler slik at uttrekk, testing og godkjenning foregår hos arkivskaper. «Vi» må komme i gang, snarest mulig. Dere får hjelp, råd og støtte

35 Avleveringsprosessen kort oppsummert Avtaler: Depotavtale og databehandleravtale. Avleveringen/uttrekket må dokumenteres Periodisering. Jobbe planmessig Uttrekket og tilhørende dokumentasjon må pakkes (evt også krypteres). Oversendelsesmåte må avtales. Hele opplegget er dokumentert via prosessmodell med tilhørende overordnede rutiner på vårt nettsted

36 Kontaktinformasjon Takk for meg, håper dere tør å stupe fra bassengkanten i nær fremtid Rolf B. Holte ikt rådgiver Arkiv i Nordland [email protected]