Uttrekk og bevaring av elektroniske arkiv

Transkript

1 Uttrekk og bevaring av elektroniske arkiv

2

3

4 Hvorfor bevare elektroniske arkiv? Nedfelt i arkivlovens formålsparagraf et pålegg om å sikre arkivmateriale som har rettslig verdi, forvaltningsmessig verdi eller verdi for senere forskning. Fundamentalt krav i ett samfunn basert på rettsstatlige og demokratiske prinsipper at det offentlige ivaretar et grunnleggende dokumentasjonsbehov i forhold til identitet og eiendom, samt plikten til å dokumentere handlinger overfor sine samfunnsmedlemmer. Uavgrenset av tid, og formålet er at samfunnsmedlemmene skal kunne hevde sine rettigheter og interesser i det samme tidsperspektivet. Offentlige organer har behov for effektiv tilgang til dokumentasjonen de har produsert innenfor et avgrenset men langsiktig tidsrom, bl.a. for å sikre en helhet og forutsigbarhet i saksbehandlingen.

5 Hvordan bevare elektroniske arkiv? Avlevering fra IKT-systemene baserer seg på en migrerings-strategi. Migrering vil si å flytte informasjonen i et IKT-system over på et annet format. IKT-systemene lagrer informasjonen på et databaseformat som er avhengig av hvilket databasesystem IKTsystemet bruker. Databaseformatet er et kodet format, og gjør at informasjonen ikke er lesbar uten at man har databasesystemet til å oversette den fra databaseformatet til lesbar tekst. Migreringen ved avleveringen består i at informasjonen flyttes fra databaseformatet til lesbar tekst på permanent basis. Dvs. at vi senere ikke trenger databasesystemet for å lese informasjonen i avleveringen. Dette skal være med å sikre at det skal være mulig for mennesker å lese informasjon rett ut av avleveringen uten spesielle hjelpemidler.

6 Elarkiv uttrekk - deponering/avlevering Informasjon fra et IKT-system fra en gitt tidsperiode skal overføres til IKA Møre og Romsdal sitt depot. Data må trekkes ut og lagres slik at at kvaliteten på informasjonen blir så god som mulig i depotet. Regler og krav som arkiveieren må følge ved overleveringen av informasjonen til depotet. Arkivlov Normalinstruks Krav fra depot

7 Elarkiv uttrekk - deponering/avlevering Uttrekk er informasjonen som tas ut fra et datasystem. Deponering er å sende uttrekket til depot (som sikkerhetskopi). Alevering betyr at systemet er endelig overført til depot og at arkivskaper ikke lenger har systemet i bruk. Arkivforskriften 3-17 sier at en elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode straks skal overføres til arkivdepot. Avleveringsbestemmelsene 8-5 sier at elektroniske dokumenter som er tilknyttet, skal følge med deponeringen.

8 Hvilke typer elektroniske system? Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter (arkivsystemene innenfor Noark-standardene). Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling - Klient-/pasientrettede IKT-systemer - Saksbehandlingssystemer med journalfunksjonalitet (jfr. Noark-standarden). Andre registre og databaser som dokumenterer organers saksbehandling

9 Hva er kommunas oppgave? 1. Holde oversikt over IKT-systemer som skal avleveres Fastsette når IKT-systemene skal avleveres Verktøy hos IKAMR blir systemet Betty fra Riksarkivet, som gir oppfølging av arkiv, tilsyn og utrekk fra depot mot arkivskaper. 3. Ansvar og kostnader for uttrekk av periodisert informasjon er plassert hos kommuna som arkivskaper. IKAMR vil som depot bistå etter behov.

10 SIP Mottakskontroll Dias-modell Adgang etc Testing Standard operasjoner AIP AIC I ngest (SIP) (DIP) Admin Rapportering Innhenting Pakking Innlegging Magasin Storage Access Søk Uthenting Magasinkontroll 5 ASTA DIP Magasinstyringssystem (m/san el.)

11

12 Elektroniske arkiv 1. Arkivskaper kommuna: - Elektroniske system - arkivplan.no 2. Depot IKA Møre og Romsdal - Asta, kataloginformasjon om alle arkiv. - Arkivportalen, formidling av arkiv. - Betty, oppfølging av arkiv, tilsyn, planlegging av uttrekk. - ESSArch, depotstyringsystem for elektroniske arkiv. - URD, Universell RelasjonsDatabase Arbeide med uttrekk, test/validering, lage uttrekk, formidling.