Dannelsen av IKA Opplandene. Svein Amblie Fylkesarkivet 26. mai 2008

Transkript

1 Dannelsen av IKA Opplandene Svein Amblie Fylkesarkivet 26. mai 2008

2 Historikk i stikkord Hva og hvem er fylkesarkivet? Målet om dannelsen av et IKA strekker seg mange år tilbake. Målet den første tida var et IKA sammen med Statsarkivet Når ikke det lot seg realisere var ble utfallet et eget initiativ i Oppland

3 Modellen for samarbeidet Arbeidsgruppen har vurdert 4 mulige organisasjonsformer: 1. Interkommunalt samarbeid iht.kommuneloven 27a. 2. Administrativt vertskommunesamarbeid. iht.kommuneloven 28b 3. Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. 4. Interkommunalt selskap. De første mulighetene følger av kommuneloven (lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107), mens den siste følger av IKS-loven (lov om interkommunale selskap av 29. januar 1999 nr. 6). For 2 og 3 er en samarbeidsform som oppstod etter at kommuneloven ble endret med virkning fra 1. januar 2007 ved lov av 15. desember 2006 nr. 91.

4 Forutsetning for samarbeidet I samsvar med fylkesutvalgets/formannskapets innstilling fattet fylkestinget/kommunestyret slikt enstemmig V E D T A K Kommunestyret vedtar at det mellom Oppland fylkeskommune og.. kommune etableres et interkommunalt samarbeidsorgan, IKA Opplandene, med eget styre i medhold av kommunelovens 27 for å ivareta arkivfaglige oppgaver i samsvar med det framlagte forslag til vedtekter. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til vedtekter for samarbeidet IKA Opplandene. Oppnevning av medlemmer/varamedlemmer til styret skal skje i samsvar med vedtektenes 8. Kommunestyret delegerer til rådmannen oppnevningen av et styremedlem og et varamedlem i styret i samråd med de øvrige kommunene i regionen.

5 vedtekter 8 Selskapets organ. Samarbeidet skal ha et styre på inntil 11 medlemmer og like mange varamedlemmer. De deltakende kommunene innen hver region velger 1 felles styremedlem med 1 personlig varamedlem. Oppland fylkeskommune velger i tillegg 1 styremedlem med 1 personlig varamedlem. Kommunestyrene/fylkestinget har anledning til å delegere oppnevningen til administrasjonen.

6 Magasinkapasitet Magasin 1 ca 2500 hm Magasin 2 ca 3500 hm Magasin 3 ca 5000 hm Ferdig ca ordningsrom 70 m2 i bruk 1 mottaksrom 83 m2 ledig ferdig i løpet av sensommer 08.

7 Lunner Lillehammer Øystre Slidre Øyer Vågå Vestre Slidre Sør-Fron Ringebu Nordre-Land Nord-Fron Sør-Aurdal Jevnaker Gjøvik Gran Gausdal Etnedal Vang Dovre. Oppland Hyllemeter Innbyggere Kommune

8 Hedmark Kongsvinger Våler Grue Åmot Åsnes Engerdal Sør-Odal Alvdal Trysil Tynset Rendalen Stor-Elvdal SUM Elverum, (kommunestyrebehandles ) Innbyggere Hyllemeter

9 Avtaler inngått fra før Hyllemeter Lillehammer 450 Søndre Land 63 Gausdal 106 Gran 317 Vang 30 Sør Aurdal 22 Lunner 43 Våler 168 Trysil 132 Stor-Elvdal 49 Åmot 78 Sum 1458 Sum reserverte hyllemeter 2338

10 Hva inngår i avtalen Den enkelte kommune som et minimum betale et årlig beløp tilsvarende beregnet behov for plass for sine historiske arkiver. Avtalen omfatter mottak av arkivene, plassering i depot, registrering og katalogisering av arkivene i et eget godkjent datasystem. (ASTA) Det vil bli utarbeidet elektroniske arkivkataloger som viser hva arkivene inneholder. Dette er nødvendig for at ulike brukere skal kunne finne fram til relevant informasjon. Tilgang til elektronisk arkivplan ( til en årlig pris på kr. 2640,-. (Kommuner som ikke er medlem vil til sammenligning måtte betale et engangsbeløp på kr ,- pluss en årlig pris på kr. 4500,-) Publikum vil ha tilgang til arkivmaterialet gjennom at arkivet stiller til disposisjon leseplass. Saksbehandling og behandling av ulike eksterne forespørsler er og en viktig oppgave for et arkivdepot. Etter avtale med avleverende instans kan fylkesarkivet bistå kommunen i slike oppgaver. På forespørsel fra kommunen skal fylkesarkivet låne ut materiale til arkivskaper. Slikt tilbakelån kan skje pr. post, ved bruk av internett, VPN, mm. Arkivkataloger over materiale som ikke er unntatt offentlighet, vil bli gjort tilgjengelig for søk via fylkesarkivets nettsider. Kommunen kan også deponere sensitive personopplysninger/registre. Dette gjelder både elektroniske og papirbaserte. Fylkesarkivet vil også yte hjelp til kommunene i spørsmål som gjelder arkivdanning så langt kapasiteten rekker.

11 Tilbud til kommunene Hvilke andre tjenester kan fylkesarkivet tilby til kommunene? Det kan tegnes tilleggsavtale for følgende tjenester: Utvidet deponering av arkiver utover de på forhånd tildelte antall hyllemeter. Pris kr. 450,- pr hyllemeter pr. år. Avtalen omfatter for øvrig de samme tjenester som for eldre arkiver Deponering, formidling og vedlikehold av elektroniske arkiver Deponering av NOARK-4 uttrekk Prissettingen omfatter foreløpig kun deponering og vedlikehold. Vi vil senere tilby brukertjenester på avleverer elektronisk materiale, men her mangler vi foreløpig nødvendig erfaringsgrunnlag. For deponering påløper følgende kostnader: Mottak og kontroll: kr. 500,- pr time. Estimat 2 dager pr. database. Sikker lagring: 500,- pr. GB data / år Drift og vedlikehold: ,- pr. kommune / år Deponering av fagsystemer: Prissettingen omfatter foreløpig kun deponering og vedlikehold. Vi vil senere tilby brukertjenester på avleverer elektronisk materiale, men her mangler vi foreløpig nødvendig erfaringsgrunnlag. Mottak og kontroll: kr. 500,- pr time. Sikker lagring: 500,- pr. GB data / år Drift og vedlikeholdsutgifter vil variere ut fra type fagsystem