Vara: Sissel Rykhus, Dovre. Vara: Bente F. Bjørge, Ringebu

Transkript

1 Årsmelding 2013 Styret Det har vært avholdt 4 styremøter i perioden , og og Sakene til årsmøtet er sendt ut til styret for godkjenning. Styret har bestått av: Region Nord-Gudbrand Midt-Gudbrandsdal Lillehammer-regionen Gjøvik-regionen Valdres Hadeland Oppland fylkeskommune Fjellregionen Sør-Østerdalen Glåmdal Medlem + vara Medlem: Åse Amundgård, Vara: Sissel Rykhus, Dovre Medlem: Hilde Volberg, Sør Fron Vara: Bente F. Bjørge, Ringebu Medlem: Bente Huuse, Lillehammer Vara: Grete Karlsen, Lillehammer Styremedlem: Knut Viseth, Søndre Land Vara: Anne Marit Tangen, Nordre Land Medlem: Anne Kari T. Søndrol, Vang Vara: Marlyn S. Bergeid, Etnedal Medlem: Brit Kirsten Rækstad, Gran Vara: Wenche Støa, Jevnaker kommune Medlem: Tore Løkkeberg og Svein Amblie Vara: Kirsti O. Sletten Medlem: Anders Wahl, Alvdal Vara: Kari Skjulhaug, Tynset Medlem: Vivi Nysveen, Åmot Vara: Gerd Ø. Galten, Engerdal kommune Medlem: Ørjan Bue, ordfører i Åsnes Vara: Lise Selnes, Nord-Odal Oppfølging av vedtak på eiermøte 2013 Ny modell for beregning av medlemskommunenes årlige kostnad I tråd med vedtak på eiermøtet i 2013 er det fulgt opp kommunestyresak med likelydende vedtak i samtlige medlemskommuner og i fylkeskommunen. For fakturering i 2013 er følgelig ny 7 i vedtektene lagt til grunn.

2 Besøk i kommunene og gjennomførte kurs. Kommunebesøk Gjennom året 2013 er det gjennomført til sammen 30 kommunebesøk 21. januar Lom kommune 12. februar Folldal kommune 28. februar Tretten alders og sykehjem, Øyer 7. mars Trysil kommune 25. mars Sel kommune 8. april Eidskog kommune 22. april 24. april Skjåk kommune 30. april Grue kommune 14. mai Lesja og Dovre kommune 29. mai Grue kommune 30. mai Grue kommune 31. mai Nord-Fron kommune 6. juni Nord-Fron kommune 11. juni Nord-Fron (hente tannjournaler) 17. juni Trysil 20. juni Gjøvik kommune 24. juni 25. juni 9. juli Sel kommune 29. august Ringebu kommune 3. september Nord Odal kommune 11. september Etnedal kommune 18 september Sør Aurdal kommune 24. september Sel kommune 1. oktober Jevnaker kommune 17. oktober Sør-Aurdal kommune 22. oktober Gran kommune 28. oktober Våler kommune 14. november Våler kommune Deponerte arkiver 2013 Mange kommuner har ønsket å deponere arkiver i I alt 31 kommuner har stått på deponeringsliste. 26 kommuner har deponert i Vi har mottatt 280 paller som utgjør ca hyllemeter. Det har aldri før vært deponert så mye arkivmateriale på 1 år og fortsatt står det mange kommuner på venteliste som ønsker å deponere. Lom kommune 48 hm Oppland fylkeskommune 90 hm Sør-Fron kommune 24 hm Folldal kommune 60 hm Stor-Elvdal kommune 24 hm Eidskog kommune 78 hm

3 Øyer kommune Skjåk kommune Lesja kommune Dovre kommune Grue kommune Trysil kommune Sør-Aurdal kommune Åsnes kommune Nord Fron kommune Sel kommune Ringebu kommune Sel kommune Lillehammer kommune Nord Odal kommune Gran kommune Nordre Land kommune 12 hm 60 hm 30 hm 18 hm 156 hm 72 hm 18 hm 24 hm 12 hm 84 hm 66 hm 96 hm 84 hm 72 hm 14 hm 154 hm 90 hm 114 hm 14 hm 12 hm Kurs og møter i medlemskommunene Oppstartsmøte digitalisering av tekniske/landbruksarkiver i Våler kommune Kurs i elektronisk arkiv Kurs i offentlighetslov og deponering i Gran kommune Møte Etnedal kommune vedr. organisering av arkivtjenesten Kommunearkivkonferanse Prosjektmøte Våler og Åsnes kommune ang. digitalisering Henvendelser og forespørsler om gjenfinning av arkivmateriale Det har kommet inn ca. 250 henvendelser ang. gjenfinning av arkivmateriale i Flesteparten er fra medlemskommuner, men det har også vært en markant økning fra personer som ønsker innsyn i de kommunale arkivene. Henvendelser ang. arkivfaglige spørsmål Antall henvendelser som gjelder arkivfaglige spørsmål øker. Det er flest forespørsler fra medlemskommunene men det kommer også inn spørsmål blant annet fra private og interkommunale selskaper. I 2013 har vi fått ca. 200 forespørsler om bistand og veiledning i arkivfaglige spørsmål. Arkiver fra videregående skoler Det er avlevert arkiver fra følgende videregående skoler:: Gjøvik og Tranberg vg skole Dokka vg. Skole Gran vg skole Mesna vg skole

4 Roa vg. skole Otta og Klones vg. skole Valle vg. skole Klones vg. skole Det er registrert 266 henvendelser fra tidligere elever om karakterutskrifter og kopi av vitnemål. Ordningsarbeid foregår kontinuerlig ved hjelp av prosjektarbeid. Tannklinikkene Klinikker som har levert: : Mottatt 32 esker fra tannklinikken Lillehammer. De har levert tidligere, og er den klinikken som har mest materiale her. Påbegynt finsortering av Lillehammer : Mottatt 14 esker journaler og modeller fra tannklinikken Nord-Aurdal, kjeveortopeden : Mottatt 16 esker fra tannklinikken Gjøvik. Flyttet over i arkivbokser, men ikke sortert. Må tas under ett med tidligere levert materiale som ikke er skikkelig ivaretatt : Gran, Brandbu og Lunner levert av Rune Hellberg. Disse måtte grovsorteres; Brandbu og Gran sammen (var lagt sammen pga samme kommune) Lunner for seg selv : Kirsti og jeg var på ny tannklinikk på Vinstra og hentet journaler fra tidligere tannklinikker: Sør-Fron, Ringebu og Nord-Fron. Driver og grovordner Nord-Fron pga store, uhåndterlige esker. Ferdig sortert i 2013: Heidal (28 esker). Etterspørsler etter journaler: Ca. en henvendelse i uka i snitt ved opptelling. Ekstrahjelp Ledige lønnsmidler er brukt til å engasjere arbeidsledig ungdom og sommerhjelp til registrering i ASTA og enkel ordningsarbeid. Dessuten er det engasjert to personer til å finordne arkivene for de videregående skolene og registrere arkivene i ASTA. Disse kostnadene er fakturert den enkelte skole. Lønnskostnadene framkommer i regnskapet og refusjonen av utgifter er ført opp som inntekter. Innbinding Ifølge 3-14 i arkivforskriften skal alle offentlige organ binde inn møtebøker, kopibøker og papirbaserte journaler. IKAO har i lengre til tilbudt innbinding som en tjeneste for eierne. Det er bundet inn bøker for flere av medlemskommunene.

5 IKT Opplæring Arkivplankurs gjennomført i Kongsvinger (22. januar), Jevnaker (11. oktober) Kommunearkivkonferanse Lillehammer 26. september Arkivstudiet Digitalisering Lydopptak: Kommunestyremøter (Lillehammer kommune): 94 kassetter, 120 timer Fylkestingsmøter (Oppland fylkeskommune): 45 spolebånd, 90 timer Politikerintervju (Østlandsforskning / Lillehammer radio): 42 kassetter, 50 timer 260 timer med lydopptak digitalisert i 2013 Fotografier Etnedal kommune: Digitalisering gjennomført. Mangler noe på registrering og på produksjon av innsynsløsningen. Protokoller Stor-Elvdal kommune: Formannskapsprotokoll 1837 er digitalisert Kjøpt verktøy for å gi innsyn i skannede protokoller. Benyttet for intern visning ved Fylkesarkivet. Testet på protokoller fra Stor-Elvdal og Lillehammer. Annet Vi har ikke laget statistikk på digitalisering som har vært gjort ved forespørsler etter enkeltdokumenter. Prosjekter for 2014: Nytt grensesnitt på bildebase for Nord-Fron Digitalisering av skråfoto fra Skjåk Digitalisering av eiendomsarkiver Elektroniske arkivuttrekk Symfoni Det er mottatt og bearbeidet et uttrekk av data fra Åsnes kommune. Det viste seg at datauttrekket fra Åsnes skilte seg mye fra det i Ringebu, så vi kan ikke uten videre benytte samme innsynsløsning og produksjonsløype for å få et godkjent uttrekk. Forum Winsak: Grue kommune: Databasekopi av Forum Winsak er mottatt og det er produsert uttrekk i henhold til NOARK-3 og som fagsystem for å få med møtedata. Det er produsert visningsmodul for dette. Acos Websak Våler kommune: Prøveuttrekk av Acos Websak 6.6 (Noark-4) produsert og testet med utgangspunkt i database.

6 Video fra kommunestyremøter: Mottatt fra Gran kommune og fra Lillehammer kommune ESA To uttrekk fra ESAK6.1c testet for Gran kommune. Mottatt NOARK-3 og NOARK-4 uttrekk av samme arkivdel fra ESA7.0c i Alvdal kommune. Uttrekkene er testet. Konklusjonen er at NOARK-4 uttrekket er best av disse. Annet Mottatt journalrapport fra ESA 6 i Søndre Land. Denne må bearbeides i stor grad før den kan brukes til noe. Prosjekter: Innføring av ny telefoniløsning Fylkesarkivets telefoniløsning var ikke mulig å skalere opp i forhold til hvor mange ansatte vi var. Det ble derfor besluttet å koble oss på Fylkeskommunens sentralbord og telefoniløsning. Dette ble gjennomført i Samtidig med dette ble det også satt opp trådløs nettverkssone for fylkesarkivet for å gi mulighet for registrering av arkivmateriale uten å fjerne det fra magasinet. Etablering av nytt elektronisk depot. Målet er å ha en oppdatert og sikker løsning for håndtering av elektronisk arkivmateriale. Ny serverpark er kjøpt inn og satt opp. Vi har mottatt mye av programvaren som skal installeres, men det gjenstår mye arbeid med konfigurering og tilpassing av løsningene. Digitalisering av eiendomsarkiver. Har så smått kommet i gang. Vi har mottatt arkivmateriale fra Våler og Åsnes for utarbeiding og testing av digitaliseringsløype. Hovedvekten av dette arbeidet vil skje i Kulturnett Oppland er lansert. Mye av materialet på arkivnett.ol.no er flyttet over, og vi ønsker å fortsette dette arbeidet i Magasiner Oppgradering av magasiner slik at de tilfredsstiller kravene til arkivdepot. Arbeidene omfatter blant annet nytt klimaanlegg i mag 1 med tilhørende brannspjeld, fjernet isvannsrør og sprinklerstamme fra mag 2 og 3, branntetting etter arbeider i alle magasiner, alarmsystem, samt solavskjerming i kontor mag 5 Planlegging utvidelser plan 2 i mag 5, utlysning i Doffin, innhenting av tilbud m. m. HMS Støvavsug kontor mag 5 Anskaffet personlig verneutstyr for soppbefengt materiale som pilot

7 Digital kommunikasjon Prosjekt for implementering av sikker digital postkasse med Digipost for mottak og forsendelse av dokumenter som inneholder personsensitiv informasjon. Postmottak i Digipost for Oppland fylkeskommune er åpnet. Det er mulig å sende dokumenter fra løsningen. Digital signering med virksomhetssertifikat og ekspedering fra sak-/arkivsystemet med distribusjon via Digipost er under testing Etablert løsning for sikker filoverføring til og fra kunder. Løsningen takler utveksling av større datamengder som uttrekk fra elektroniske systemer skannet arkivmateriale. Samarbeid eksternt Fylkesarkivet har vært representert i styringsgruppen for utvikling av kundehåndteringssystem, prosjekt Betty for arkivdepot. Prosjektet ledes av Riksarkivet. Fylkesarkivet har deltatt på samlinger i Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS ) og Riksarkivet (SAMDOK). Styrets innstilling til Vedtak: Årsmeldingen for 2013 godkjennes.