Handlingsplan 2015/2016

Transkript

1 Handlingsplan 2015/2016 Innledning Handlingsplanen er utarbeidet for å vise hva som er overordnede mål og retningslinjer for driften av IKA Opplandene i I planen beskrives også virksomhetens formål og arbeidsmetode og de mest sentrale faglige målsettinger. Planen revideres årlig. Formål med virksomheten IKA Opplandene har som sitt formål å arbeide for at verdifullt arkivmateriale i medlemskommunene blir: - tatt vare på og sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid - gjort tilgjengelig for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål (jf. Arkivlovens 6) IKA Opplandene skal yte bestemte tjenester som finansieres gjennom årlig driftstilskudd Tjenestene er som følger: - Mottak, grovordning og plassering i depot - Registrering og katalogisering i Asta - Veiledning og rådgivning i arkivfaglige spørsmål IKA Opplandene skal drive faglig utviklingsarbeid for å kunne gi medlemmene oppdatert veiledning i arkivfaglige spørsmål. IKA Opplandene kan ellers tilby tjenester som medlemmene skal betale. Disse tjenestene er som følger: - Deponering, formidling og vedlikehold av elektroniske arkiver - Finordning, kassasjon og arkivbegrensing av avleverte uordnet materiale. - Digitalisering av lyd, bilder, film inkluderer oppbevaring og vedlikehold - Digitalisering av historiske dokumenter og registrering/indeksering for formidling og gjenfinning via nettet Arbeidsmetode IKA Opplandene skal samarbeide med medlemskommunene for å utvikle en god arkivforvaltning i medlemskommunene. På forespørsel kan IKA Opplandene bidra med faglig veiledning slik at arkivarbeidet i medlemskommunene blir faglig forsvarlig og forskriftsmessig. Sentrale målsettinger Informasjon, råd og veiledning - IKA Opplandene skal holde medlemskommunene orientert og oppdatert om regelverk og andre forhold som har vesentlig betydning for deres arkivforvaltning 1

2 - Informasjon, råd og veiledning vil bli gitt ved samlinger, kommunebesøk, pr. telefon og via e-post samt via IKA Opplandenes hjemmesider. - IKA Opplandene kan bistå kommunene i arbeidet med å utarbeide arkivplan og systemet arkivplan.no tilbys alle medlemskommunene. - IKA Opplandene skal arbeide for å heve arkivkompetansen i medlemskommunene Tiltak og planer 2015 og 2016 Arkivdepot Deponeringer Følgende kommuner har meldt om avlevering i 2015: Kongsvinger mottatt januar 2015 Åsnes mottatt januar 2015 Gjøvik mottatt februar 2015 Nord- Fron Alvdal Tolga Jevnaker Lillehammer Søndre Land Nordre Land Dovre Elverum Nord- Odal Ringebu Gausdal Nord-Aurdal Vågå Sør- Odal Til sammen 18 kommuner. Ordningsarbeid IKA Opplandene arbeider kontinuerlig med ordning av kommunens eldre og avsluttede arkiver. Dette vil også være en prioritert oppgave i Investeringer i 2015 og 2016 Oppgradering og utbedring av det som gjenstår i de gamle magasinene slik at disse er i henhold til krav nedfelt i Lov og forskrifter. Det gjenstår noe sikring dersom det oppstår brann eller vannlekkasje andre steder i bygget. Følgende investeringstiltak blir iverksatt i 2015/2016: Etablering av mottak og oppbevaring av soppinfisert materiale. Nytt mottaksrom 2

3 Nytt klimaanlegg for soppmagasin og utskifting av gammelt Etablering av ikt infrastruktur i nye arealer Nye arbeidsplasser for ordning Nye kontorplasser Nye arealer for bygging av magasinplass jfr. Kartlegging i kommunene Andre investeringstiltak: Innkjøp av servere utbytting av annet nødvendig ikt utstyr. Innkjøp av ny bokskanner til digitalisering Fylkesarkivet har et disposisjonsfond som er planlagt benyttet til investeringer. I forbindelse med ombygging vil disse midlene bli benyttet til finansiering av følgende investeringer: Ombygging av lokaler, bygging av nytt mottaksrom, spesialrom, ventilasjon, inventar/innredning og utstyr. Disposisjonsfondet til IKA Opplandene er på ca Disponering av disse midlene vil bli benyttet til: Innkjøp av flere reoler, etter hvert som det er behov for flere hyllemeter til kommunene. Innkjøp av utstyr som er direkte knyttet til driften av IKA Opplandene Kompetanseheving, kurs og opplæring Både i Oppland og Hedmark er det allerede etablert grupper som jobber med arkivplanarbeidet. Det vil være en prioritert oppgave for oss å bidra med hjelp og støtte til disse gruppene slik at de kan fortsette dette arbeidet. Gruppene skal i hovedsak drive seg selv men vi skal bidra når det er behov. Det vil bli arrangert kommunearkivkonferanse i løpet av våren 2015 hvor vi tar opp aktuelle temaer IKA Opplandene holder også enkeltkurs ute i kommunene etter behov. I forbindelse med det nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv som gjelder fra er det planer om å opprette en gruppe som skal se på kassasjonsbestemmelser for materiale som ikke skal langtidsbevares. IKA Opplandene skal holde medlemskommunene orientert og oppdatert om regelverk og andre forhold som har vesentlig betydning for deres arkivforvaltning Informasjon, råd og veiledning vil bli gitt ved samlinger, kommunebesøk, pr. telefon og via e- post samt via IKA Opplandenes hjemmesider. IKA Opplandene skal bidra med å heve arkivkompetansen i medlemskommunene. Fylkesarkivet vil ta initiativet til å undersøke muligheten for å få redusert pris på arkivstudiet ved Høgskolen når dette starter opp igjen. Nye bevaringsregler Nye bevaringsregler trådte i kraft I løpet av 2015 vil fylkesarkivet ta initiativ til å samordne og etablere ei arbeidsgruppe som skal etablere en felles forståelse i praktiseringen 3

4 av reglementet blant medlemskommunene. Riksarkivet jobber med en egen veileder. Denne er ennå ikke ferdig utarbeidet. Elektroniske arkiver Foreløpige planer for 2015 og 2016 System Kommune Status Visma Extens skole Gran kommune Under arbeid Forum Winsak konvertert Nord-Odal kommune Innmeldt til Acos ESA 8 Noark-5 Lunner Innmeldt ESA 8 Noark-5 Lillehammer Innmeldt prøveuttrekk til desember 2015 ESA 7 Noark 4 Alvdal Mottatt ESA 7 Noark 4 Tynset Innmeldt ephorte Noark 5 Trysil Prøveuttrekk gjennomført. Venter nytt uttrekk P360 Noark 5 Oppland fylkeskommune Prøveuttrekk gjennomført. Venter nytt uttrekk Sofie sak/arkiv Nord-Aurdal Under arbeid ESA8-NOARK-5 Søndre-Land Innmeldt K-2000 Øystre Slidre Under arbeid WIS Skole Nord-Fron Under arbeid Visma Oppvekst Skole Nord-Fron Mottatt Visma Oppvekst Skole Nord-Odal Innmeldt Forum Winsak Sør-Aurdal Under arbeid FlexiOFM Lunner Mottatt databasedump Forum Winsak Jevnaker Innmeldt Fsys2000 Lunner Mottatt databasedump Acos Websak Nord-Fron Databasekopi mottatt Acos barnevern Nordre Land Innmeldt Visma Familia barnevern Søndre Land Innmeldt Visma Familia barnevern Valdreskommunene Under arbeid < * Acos Websak Ringebu Innmeldt byggesakarkiv Aventia Lillehammer Ferdig; Møteopptak fra 2014 Ringebu Nord-Fron ESA-RAPPORTER Søndre-Land Mottatt Det vil i 2015 bli arbeidet med en lett blanding av sak/arkivsystemer og fagsystemer. Vi har enda ikke mottatt NOARK-5 systemer som er godkjent, men vi ser at kvaliteten forbedres for hvert prøveuttrekk. 4

5 Acos barnevern er et system det knytter seg stor spenning til. Det er et av få fagsystemer som er bygget på en NOARK-kjerne, og som dermed bør ha en god journal ved uttrekket. Både i Jevnaker og i Nord-Odal er Forum Winsak-basene konvertert til ny sak/arkivløsning. Det er foreløpig uklart om vi får tak i originalbasen i Jevnaker. Vi vil foreslå å avslutte uthenting av møteopptak på video. Riksarkivet gjorde et vedtak i 2014 på at disse videoopptakene ikke er bevaringsverdige, og vi er dermed ikke pliktig å bevare dem lenger. Lillehammer har vedtatt å avslutte vår uthentingen av videoopptak. Det er ikke avklart med de andre kommunene. Mange av uttrekkene er tidligere kommet i form av databasekopier. Blant systemene på listen for 2015 er det systemer basert på følgende databaseplatformer: MS SQL, Oracle, Firebird og 4D. Dette gir utfordringer i forhold til lisens- og kompetansebehov ved IKA Opplandene. Hvordan dette skal gjennomføres i tiden fremover må avklares i Frem til 2015 har IKA Opplandene foretatt en del digitalisering av arkivmateriale inn i systemet Therefore. Vi er i ferd med å ta i bruk andre systemer, og det vil være naturlig å avslutte bruken av dette systemet og å flytte data til andre visningsverktøy. I perioden vil det jobbes med å utvikle et eget visningsverktøy for databaseuttrekk basert på samme Noark 5 kjerne som benyttes til digitalingsprosjektet. Digitalisering Det er foreløpig inngått avtale om digitalisering av eiendomsarkivene til Nord-Odal. Dialog pågår med 6 kommuner i Valdres. Digitaliseringstjenesten skal videreutvikle som permanent tjeneste for medlemskommunene. Dette innebærer etablering av en profesjonell produksjonsløype og ta i bruk deler av lokalene til tidligere Glamitec. Tjenestetilbudet skal være selvfinansierende, i den forstand at driftskostnadene ikke skal fordeles på medlemskommunene. Formidling Formidling av arkiver på nett er en prioritert oppgave. Dette innebærer digitalisering av arkivmateriale må bli en prioritert oppgave. Styrets innstilling til Vedtak: Handlingsplanen for 2015 og 2016 godkjennes. 5