Periodisering og uttrekk av elektroniske arkiver. v/tormod Engebu IT Rådgiver

Transkript

1 Periodisering og uttrekk av elektroniske arkiver v/tormod Engebu IT Rådgiver

2 Hva er elektroniske arkiver? Systemer deles inn i to hovedtyper: Fagsystemer Støttesystemer for enkeltfunksjoner i kommunene (typisk skoleadministrative systemer som SATS og IST Extens, og barnevernsystemer som Visma Familia Barnevern o.l.) Sak/Arkiv-systemer Hovedsystem for saksbehandling i kommunene (typisk ephorte/public 360/Acos Websak etc)

3 Periodisering av elektroniske arkiver For fagsystemer er det ikke snakk om periodisering i samme forstand som for papirarkiver og sak/arkiv-systemer. Overgang fra aktiv til passiv/historisk base for fagsystemer skjer gjerne ved utbytting/utfasing av system, og ikke vanligvis etter tidsperioder.

4 Periodisering av elektroniske arkiver For NOARK-systemer har det fra tidligere av vært vanlig å periodisere jevnlig på lik linje som med papirarkiver. De siste årene har det ikke vært fullt så vanlig å gjøre dette så ofte som tidligere, og periodene blir gjerne lengre. Dette ofte på grunn av arbeidsmengde, kostnader ved periodisering, uttrekk og deponering etc. og leverandørenes anbefalinger. Ulempen med lengre perioder er større uttrekk (mtp. antall gigabyte), lengre tider hvor feil kan forekomme og akkumulere, og vanskeligere for valideringsinstans å foreta kontroll (IKAVA/AAMA) Fra

5 Hva skjer når kommunen avslutter et system? For NOARK-baserte systemer foretar (som regel) systemleverandør eller 3dje-part et Noark-uttrekk som sendes til IKAVA/AAMA for verifisering og eventuelt godkjenning. Godkjenningen baserer seg på rutiner og krav som Arkivverket har satt gjennom utviklingen av Noark-standarden. Vi mangler fortsatt gode verktøy for verifisering og test av NOARK5- uttrekk, og eldre verktøy for NOARK3/4-uttrekk er mangelfulle. Mye av testingen i dag foregår dermed manuelt og er svært tidkrevende.

6 Hva skjer når kommunen avslutter et system? For fagsystemer foretar kommunen en databasekopi/backup som sendes til IKAVA/AAMA for videre bearbeidelse. IKAVA/AAMA foretar en eksport av innholdet i fagsystemet til strukturerte tekstfiler (XML) som er godkjent for langtidslagring.

7 Hva skjer når kommunen avslutter et system? IKAVA/AAMA foretar primær analyse av uttrekket for å finne ut om det finnes informasjon inne i databasen som kan håndteres som dokumenter. Hvis det finnes dokumenter utvikler IKAVA programvare for å hente ut dokumentene, og konvertere disse til arkivverdig format (PDF/A). (Hvis det er hensiktsmessig og ikke finnes noen fornuftige alternativer)

8 Generelt for alle systemer IKAVA/AAMA tar i mot, analyserer innhold, validerer basert på kjente standarder, regler og godkjente filformater. Original forsendelse, og behandlet kopi lagres i digitalt depot for ettertiden. IKAVA deltar i flere prosjekter i KAI-miljøet for å standardisere måten man godkjenner fagsystemer på. Opererer i dag med mange forskjellige måter og standarder, og vi ønsker at dette skal være likt i hele miljøet.

9 Pustepause. Spørsmål?

10 «Sjekkliste» ved avlutning/periodisering Fagsystem eller SAK/Arkivsystem (NOARK)? 1. Hvis fagsystem: Fyll ut skjema for systemet med systeminformasjon. Skjema skal følge deponeringen inn til IKAVA/AAMA for å uttrekksarbeidet. Få IT-avdeling til å foreta dump/backup av system for overføring til depot. Husk å få med eventuelle (server)mapper med dokumenter/filer

11 «Sjekkliste» ved avlutning/periodisering Fagsystem eller SAK/Arkivsystem (NOARK)? 2. Hvis fagsystem OG NOARK: Fyll ut skjema for systemet med systeminformasjon. Skjema skal følge deponeringen inn til IKAVA/AAMA for å uttrekksarbeidet. Få IT-avdeling til å foreta dump/backup av system for overføring til depot. Husk å få med eventuelle (server)mapper med dokumenter/filer Bestill uttrekk fra leverandør/3dje-part i god tid. (Gjerne VELDIG lang ventetid) Undersøk om innholdet i NOARK5-uttrekket er tilfredsstillende i forhold til den informasjonen som skal langtidsbevares! NOARK5-uttrekk tar IKKE nødvendigvis med seg all relevant informasjon!

12 «Sjekkliste» ved avslutning/periodisering Fagsystem eller SAK/Arkivsystem (NOARK)? 3. Hvis SAK/Arkivsystem (NOARK): Kontakt leverandør for å starte prosess med uttrekk. Følg retningslinjer fra arkivverket og aktuell leverandør for å rydde opp i databasen før uttrekk. (Avslutte saker, fikse titler etc.) Bestill uttrekk fra leverandør/3dje-part i god tid. (Gjerne VELDIG lang ventetid)

13 «Sjekkliste» ved avlutning/periodisering Fagsystem eller SAK/Arkivsystem (NOARK)? 4. HUSK å oppdatere arkivplanen!

14 Spørsmål? Takk for meg