NOARK 4. Versjon 1, 2 og 3 av NOARK-standarden beskrev krav til elektronisk journalføring. NOARK 4 beskrev i tillegg. Ulemper

Transkript

1

2 NOrsk ARKivstandard 1984: NOARK 1 ble utarbeidet av forgjengeren til Statskonsult som kravspesifikasjon for elektronisk journal 1987 NOARK 2 ble utviklet i samarbeid med Riksarkivaren 1990 Riksarkivaren tar over ansvaret for standarden 1994 NOARK KOARK. Den var utviklet i samarbeid med Kommunenes sentralforbund og var spesielt tilpasset kommuner og fylkeskommuner NOARK 4 Den første standarden for elektronisk saksbehandling

3 NOARK 4 Versjon 1, 2 og 3 av NOARK-standarden beskrev krav til elektronisk journalføring. NOARK 4 beskrev i tillegg Full elektronisk saksbehandling Elektronisk arkiv og dokumentlager Møte- utvalgsløsning Ulemper Komplekst (Brukergrensesnittet er håpløst for sporadiske brukere) Kompleksiteten gjør også datakvaliteten dårlig) Rigid (passet ikke for fagsystemer og objektserier) Dyre integrasjoner Leverandøravhengighet (vet vi noe om hva som skjer under overflaten) Det er ennå ikke foretatt vellykkede søkbare uttrekk av et NOARK 4 system

4 2008

5 Fordelene NOARK 5 kjerne beskriver i realiteten hvordan en database med tilhørende dokumenter skal være utformet for å være et godkjent elektronisk arkiv NOARK 5 er løsere og mer fleksibelt enn forgjengeren NOARK 5 er hierarkisk oppbygd og har mange færre absolutter Arkivet kan tilpasses arbeidsprosessene, ikke omvendt. Men: Krever mer forarbeid og bevissthet rundt dokumentasjonen enn et NOARK 4-system

6 Før Nå også

7 Hva er en NOARK 5 Godkjenning? To typer. Endelig og midlertidig (testdata vs reelle data) Begge er like. Leverandør må avgi egenerklæring og testuttrekk For å få fullstendig godkjenning må man avlevere godkjent uttrekk etter at basen har vært i drift i seks måneder. Utrekkene sjekkes, testes og valideres, og det gis en eventuell mangelliste Visma Samhandling og Arkiv har fått en endelig godkjenning, mens 18 andre bare har fått midlertidig godkjenning Godkjenningen har vært slepphendt, men har blitt strengere Midlertidig godkjente NOARK 5- løsninger

8 Hva er problemet med en NOARK 5 godkjenning? Egenerklæringen er viktig. Det har vært altfor lett å få godkjenning Verktøyene som validerer er fortsatt under utvikling Leverandørene leverer selv en del premisser og reservasjoner Standarden har fortsatt en del hull (enhetsspesifikke metadata, mappetyper, SystemID på dokument objekt) Spesialiserte funksjoner må bestilles, systemets godkjenning er avhengig av hva det skal brukes til Gisselsituasjonen

9 På overflaten

10 Men hvordan ser det ut under?

11 Et NOARK 5 uttrekk Uttrekket kommer fra NOARK- kjernen Noen xml-filer: - Arkivstruktur - Arkivuttrekk - Løpende Journal - Offentlig journal - Endringslogg Dokumentene (som oftest i pdf/a)

12 Hvor kom det fra? Dokumentlagre (produksjonsformat og arkivformat) Funksjonaliteter/programmer (webtjenester, utregningsmoduler, plugins og lignende som gjør det mulig å utføre arbeidsoppgaver Databaser med metadata (SQL?) Relasjoner mellom tabellene i basen Det vil si alt det du har i et fag- eller arkivsystem

13 Så hvordan går det fra det ene til det andre?

14

15 I den ytterste ringen er brukergrensesnittet. Det synlige Presentasjonslag Den midterste beskriver hva som må være på plass i en helhetlig sakarkivløsning Applikasjonslag Dette er det vi skal sitte igjen med: Arkivet Datalag Standarden beskriver en Trelags-arkitektur. Dette er dagens vanligste måte å tenke IT-arkitektur på. Uheldigvis er de fleste fagsystemer i det offentlige utdaterte i så måte og blander sammen lagene. Som Arkivarer må dere FOKUSERE på kjernen, men FORHOLDE dere til de andre lagene.

16 NOARK 5 Konseptuell modell

17 NOARK 5 Metadata - Arkiv

18 NOARK 5 Metadata - Arkivdel

19 IT-strategi og arkivets plass i verden Finnes en overordnet dokumentasjons- og informasjonsstrategi? Samhandlingsløsninger. All informasjonsflyt i enheten foregår i store informasjonshåndteringssystemer (ECM) Modultenkning. Utskiftbare moduler som kommuniserer via webservices (SOA) hvorav arkivet er en modul som alt annet Åpen kildekode?

20 NOARK 5 Mappe Utvidelser: Saksmappe, Møtemappe

21

22

23 NOARK 5 Mappe Andre registreringer havner i andre tabeller (Klasse, Skjerming Merknad osv)

24 NOARK 5 Metadata - Registrering Utvidelser: Basisregistrering, Journalføring

25 NOARK 5 Metadata Basisregistrering og Journalføring Basisregistrering

26

27 NOARK 5 Metadata - Dokumentbeskrivelse

28 NOARK 5 Metadata Dokument Objekt

29 Dokumenter Hva med lyd, bilde, 3D, animasjoner, film? Takler systemet disse? Iht Riksarkivarens forskrift er TIFF, XML, PDF/A, JPEG, SOSI, MPEG-2, MP3, PCM, Wave godkjente arkivformater, men det finnes ingen godkjente formater for 3D-animasjoner, 3Ddokumenter eller dokumenter med flere lag

30 Hva arkivaren må passe på!

31 Sikkerhet vs innsynsrett Offentleglova, Forvaltningsloven på den ene siden Personopplysningslova, Helseregisterloven, Sikkerhetsloven osv. På den andre Tilgjengelig på internett, intern sone eller sikker sone? Direkte innsyn for publikum? Du bør foretas en risikovurdering iht. hvilken informasjon systemet skal forvalte Offentlig postliste eller ikke? Journalføringspliktig? Skal systemet inneholde personregistre må det meldes inn til Datatilsynet. Det kan også være nødvendig å søke konsesjon Husk: Prinsippet om meroffentlighet

32 Metadata og datakvalitet Metadata data om data NOARK 5 setter minimumskrav til en del metadata I tillegg til de såkalte NOARK-spesifikke metadataene har mange systemer andre metadata som også er arkivverdige I likhet med dokumenter trenger kanskje ikke metadata som bare skal bevares for en periode å havne i arkivet? Færrest mulig metadata bør innskrives manuelt men hentes fra sentrale registre eller opprettes automatisk fordi: 1. Manuell registrering er tungvint 2. Manuell registrering er en hyppig feilkilde For enkelte metadata må kanskje endringer over tid logges fordi de ligger som grunnlag for saksbehandling

33 Hvordan skal du sette opp kjernen? Dette må gjøres ved hver anskaffelse av fagsystem, selv etter at man har gått til innkjøp av en kjerne Definer arkivstruktur (arkiver, underarkiver, mapper, mapper-i-mapper, klassifikasjonssystemer o.l) Begynn med Forenklet registrering og finn ut hva du ellers har behov for Husk at NOARK 5 også har en egen metadatakatalog

34 Arkivvurdering I Vurdere hvilke dokumenter i arbeidsprosessen(e) som skal overføres til arkiv II Vurdere hvilke metadata som er arkivverdige og hvordan disse skal tas vare på

35 DOTS ER To Ting - Løsning for digitalisering av byggesaker - Frittstående uavhengig NOARK 5-kjerne i åpen kildekode med brukervennlig uttrekksmodul og valideringsverktøy GRATIS?

36 GOD JUL FORRESTEN