GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM 14/06/2013. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30.

Transkript

1 Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30. mai 2013 GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM NXC AS INDUSTRIGATA OSLO 2 1

2 BRUKEN AV NOARK5 3 DAGENS SITUASJON - FAGSYSTEMER Ansvaret for a lage fagsystem uttrekk ligger hos kommunen kommunene har ofte ikke kompetansen som trengs for a lage slike uttrekk Ofte ikke-standardiserte system med ingen dokumentasjon Primærbehovet er a sikre danning, mens bevaring er ofte glemt. Kompetansen til a lage slik uttrekk finnes til en viss grad hos IKAene, men det er varierende i hvilken grad dette er en rolle IKA ønsker a pa ta seg. Omfanget av et slikt arbeid er ukjent og hvordan dette materialet egentlig skal forvaltes i depot er også usikkert. Tilgjengelighet etter avlevering til depot? NXC AS INDUSTRIGATA OSLO 4 2

3 BEVARING AV FAGSYSTEM Bevaringssituasjonen er spesielt kritisk for dokumentasjon i spesialiserte fagsystemer Ingen fagsystemer (eller noark 4 sak/arkivsystem) har hittil har blitt godkjent av Riksarkivaren Det samlede antallet bevarte datauttrekk utgjør om lag ett uttrekk per norske kommune for hele perioden på de 30 årene systemene har vært i bruk Av totalt 666 fagsystemer i Oslo kommune var få av systemene spesifisert med sikte på at det skulle foretas uttrekk av data NXC AS Oslo Ålesund 5 BRUKSOMRÅDER FOR DOTS Uttrekk fra eldre fagsystem for langtidslagring og tilgjengeliggjøring av data. Digitalisering av papirarkiver Tilgjengelighet Forenklet saksbehandling Frigjøring av plass hos kommunene Mindre slitasje på papirarkivene Langtidsbevaring Noark 5 kjerne for fagsystem og sakbehandlersystem 6 3

4 NOARK5 FELLESKJERNE 7 DOTS NOARK 5 Fokuserer på standarden en åpen kildekode kjerne for NOARK 5 Støtter alle strukturer i NOARK 5 standarden Databasen er enkel å forstå Opererer på 2 nivåer Deponering Dag til dag arkivdanning NXC supportere, vedlikeholder og videreutvikler 4

5 DOTS NOARK 5 Avansert søkefunksjonalitet Full tekst søk Amazon stil på søkeforslag Søkeforslag for alle databasefelt Muligheter for å indeksere ulike typer dokumenter Skalérbar HVORDAN ER NOARK 5-STANDARDEN FULGT I DOTS? 10 5

6 FORDELER MED ÅPEN KJERNE Kommunene/IKA tar eierskap til sine egne arkivsystemer og data Ytelse > saker/time Fleksibilitet Kostnadseffektivt (ingen lisenser, kan dele på kostnader for utvikling) Sikrer NOARK5 for alle fagsystemer Felles innlogging Felles søkemotor Integrasjon mot depotsystemer 11 NXC OG ARKIV Vår visjon: Gjøre alt av dokumenter søkbare for publikum Ta vare på historien for fremtiden Supportere og vedikeholde dotskjernen Hovedutfordringer Store mengder gamle dokumenter er enten på papir eller innlåst i gamle saksbeh-/fagsystemer (behov for kostnadseffektive løsninger for dette skippertaket ) Daglig produksjon av dokumenter i mange fagsystemer er ikke koblet med en NOARK5 kjerne Mengden av ikke-tilgjengelige dokumenter øker hver dag 12 6

7 DIGITALISERING AV PAPIRARKIV

8 DOCUMASTER SKANNING 100% webbasert skanningløsning Lagrer dataene i ønsket noark5 struktur Avanserte søkefunksjonalitet Full tekst søk Amazon stil på søkeforslag Søkeforslag for alle databasefelt Muligheter for å indeksere ulike typer dokumenter Skalérbar 3 LAGS ARKITEKTUR 16 8

9 PROSESS DOCUMASTER I PRAKSIS 18 9

10 SAMARBEIDSPROSJEKT SKANNING OG INNSYN 1. Samarbeidsprosjekt mellom IKA Trøndelag, Trondheim kommune, Klæbu kommune, Malvik kommune og NXC AS 2. Digitalisering av byggesakarkiv 1. Registrering 2. Skanning 3. OCR 4. Lagring i åpen noark 5 kjerne 5. Innsyn 19 DEMO Brukernavn: admin Passord: publish Dersom du vil teste det for din kommune, klikk på Admin og endre kommunenummeret. NXC AS Oslo Ålesund

11 NXC AS Industrigata Oslo Norge Christian Lundvang Daglig leder