Noark mars Øivind Kruse, arkivar

Transkript

1 Noark mars 2019 Øivind Kruse, arkivar

2 Bakgrunn Noark 1-4 ( ) Kravspesifikasjon for system for elektronisk journalføring Definert uttrekksformat for langtidsbevaring fra Noark-3 (1994) Tillot elektronisk arkivering av saksdokumenter fra Noark-4 (1999) Komplett system for journal, arkiv og saksbehandling, med integrasjon mot epost, møte- og utvalgsmodul, brukeradministrasjon, mv. Noark 5 fra 2008 Konseptuell standard Ikke kravspesifikasjon for et system, men arkivkjerne tilrettelagt for å kunne brukes i ulike typer løsninger Kommet i ulike versjoner, siste versjon 5.0 fra 2018

3 Menon Noark er i noen grad en barriere for nye leverandører og vrir konkurransen vekk fra innovative løsninger Noark fokuserer på korrespondanse og mindre på bakgrunnsmateriale Noark bidrar til avlevering av arkivmateriale, men med betydelige kostnader og begrenset måloppnåelse Noark har bidratt til å muliggjøre løsninger som utnytter dens standardisering av informasjon Men, ikke gitt at dette ikke kunne løses bedre eller mer kostnadseffektivt med andre virkemidler Noark begrenser mulighetene i digitalisering for å fornye, forenkle og forbedre

4 Prosess Noark 5 versjon 5 Utkast utarbeidet høsten og vinteren 2017 Lagt ut på Arkivverket Beta ultimo januar kommentarer, hovedsakelig fra fem personer Støtte til hovedgrepene Kontakt med leverandører og arkivskapere, tjenestegrensesnittprosjektet Støtte til forenklingene Ytterligere behov avdekket Videre bearbeiding fra juli 2018 Ytterligere forenklinger Endring av enkeltvise krav, mv. som følge av innspill som er kommet Gjort til gjeldende versjon av Noark 5 fra Ny egenerklæring og oppdaterte XML-skjema kommer i disse dager

5 Hva har vi gjort? Kraftig forenkling, redusert omfang Selve standarden er redusert fra 277 til 122 sider Forenklet innledende kapitler (1-3) Fjernet de fleste kapitlene i «komplett» Omstrukturering av resterende kapitler Gått bort fra «indre kjerne», «ytre kjerne» og «komplett» Mer logisk oppbygging av standarden, funksjoner som hører sammen Informasjonsmodell og arkivstruktur Fangst og forvaltning av «arkivdokument» Sikkerhet og tilgang (administrasjon og autorisasjon av brukere) Gjenfinning, innsyn og rapporter (journal) Periodiske oppgaver (bevaring og kassasjon, periodisering, migrering og avlevering)

6 Noark 5 -> versjon 4.0 Totalt 937 krav i standarden 153 O-krav 298 B-krav 486 V-krav Kravene til indre og ytre kjerne Indre kjerne 247 krav 101 O-krav 113 B-krav 33 V-krav Ytre kjerne 241 krav 41 O-krav 136 B-krav 64 V-krav Komplett Saksbehandlingsløsninger 63 V-krav Epostløsninger 83 krav 1 O, 14 B 68 V Møte og utvalg 56 V-krav Statistikker 39 V-krav Brukeradministrasjon 69 krav 1 O, 68 V Sikkerhet og tilgang 80 krav 8 O, 11 B, 61 V Logg og sporing 57 krav 1 O, 24 B, 32 V Tjenestegrensesnitt 2 V-krav

7 Noark 5 -> versjon 4.0 Totalt 937 krav i standarden 153 O-krav 298 B-krav 486 V-krav Kravene til indre og ytre kjerne Indre kjerne 247 krav 101 O-krav 113 B-krav 33 V-krav Ytre kjerne 241 krav 41 O-krav 136 B-krav 64 V-krav Komplett Saksbehandlingsløsninger 63 V-krav Epostløsninger 83 krav 1 O, 14 B 68 V Møte og utvalg 56 V-krav Statistikker 39 V-krav Brukeradministrasjon 69 krav 1 O, 68 V Sikkerhet og tilgang 80 krav 8 O, 11 B, 61 V Logg og sporing 57 krav 1 O, 24 B, 32 V Tjenestegrensesnitt 2 V-krav

8 Noark 5 versjon 5 Totalt 400 krav 116 O-krav 154 B-krav 37 obligatorisk for sakarkiv 70 andre krav som vanligvis også vil gjelde for sakarkiver (journalrapporter, tilgjengeliggjøring på Internett, periodisering, bevaring og kassasjon, avlevering, mv.) 130 V-krav Mesteparten av «komplett» er fjernet Saksbehandling, epost, møte og utvalg, statistikker, brukeradministrasjon

9 Endringer i standarden Arkivering uten journalføring Innføring av arkivnotat Korrespondanse uten journalføring Mulig å registrere korrespondansepart på alle typer registreringer Mer generisk partsbegrep Ikke lenger sakspart på saksmappe Men part som kan knyttes til mappe, registrering eller dokumentbeskrivelse

10 Konsekvenser Forenkling tydeliggjør det som standardiseres Mindre valgfritt = mindre støy Hovedsakelig videreføring av metadata, datamodell og obligatoriske krav Mer fleksibel standard Lettere å tilpasse virksomhetenes behov Ikke lenger godkjenning av «Noark 5 komplett» Vanskeligere å bruke standarden som sovepute

11 Type godkjenninger etter Noark 5 Noark 5 versjon 4 type løsning Ikke sakarkiv Frittstående Noark 5-kjerne Sakarkiv Sakarkiv med saksbehandlingsfunksjonalitet Sakarkiv med e-postløsning Sakarkiv med møte- og utvalgsløsning Sakarkiv med statistikker Sakarkiv med brukeradministrasjonsløsninger Sakarkiv med sikkerhets- og tilgangsløsninger Sakarkiv med logg- og sporingsløsninger Sakarkiv med tjenestegrensesnitt i henhold til Geointegrasjonsmodellen Noark 5 versjon 5 hva leverer løsningen? Enkel arkivstruktur (ikke sakarkiv) Arkivstruktur med møtemappe og møteregistrering Komplett arkivstruktur (sakarkiv med saksmappe og journalpost) Håndtering av parter knyttet til arkivstrukturen Presedens Dokumentflyt (godkjenning) Avskrivning Bevaring og kassasjon Avlevering (produksjon av arkivuttrekk) Integrasjon ved hjelp av GeoIntegrasjonsstandarden Integrasjon ved hjelp av Noark 5 tjenestegrensesnittet

12 Hva mer gjør vi? Leverandørene har fått brev med oppfordring om å oppdatere godkjenningen sin Noark 5 videreutvikles Tjenestegrensesnittet skal ferdigstilles før sommeren Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon Vi har etablert et «Future team» En arbeidsgruppe som skal finne samarbeidspartnere, bidra til suksesshistorier som viser hva som er mulig Prosjektet «Innebygget dokumentasjon» Følge opp utfordringene fra Riksrevisjonens rapport Visjon og ulike konsepter for hvordan vi kan nå visjonen

13 Arkivdokumenter skal knyttes til arkivsystem Ethvert system som styrer lagring av og tilgang til arkivdokumenter er et arkivsystem I arkivsystemet må virksomheten kunne Styre brukernes rettigheter til å opprette, endre, slette og lese, og logge det som skjer i systemet for å kunne etterprøve iht. rettighetene til de enkelte brukerne Beskytte informasjonsinnholdet mot utilsiktet endring, sletting, osv. Sikre at dokumentene er tilgjengelig for bruk Sørge for at dokumentfangsten er komplett Dersom arkivinformasjon (dokumenter + metadata) skal bevares i lenger enn 10 år må Dokumentene konverteres til godkjent arkivformat for å sikre tilgang over tid Metadata og dokument kunne eksporteres for å sikre at informasjonen er tilgjengelig utover systemets levetid, i et systemuavhengig format

14 To sfærer i virksomheten Mange har større tillit til private områder og kommunikasjonskanaler, inkludert prosjektrom, grupperom, osv., tilrettelagt for en liten gruppe. Enklere å begrense sensitiv informasjon til liten gruppe. Bra for gruppa, men uheldig for virksomheten. Epost, sms, meldinger, samhandling, arbeidsrom, mm. Uformell kommunikasjon og samarbeid, kontroll overlatt til den enkelte Arkivsystem, fagsystem, prosesstyring, strukturerte data Planmessig styring av virksomhetens informasjon, dokumentasjon og prosesser

15 Håndtering av epost teori Arkivverdige eposter flyttes over til et arkivsystem som strukturerer dem i henhold til forretningsaktivitetene som skapte dem (klassifikasjon), Epostserver Arkivverdig korrespondanse Arkivsystem knytter dem sammen med annen dokumentasjon oppstått fra samme forretningsprosess, slik at de kommer inn under virksomhetens regler for tilgang og bevaringstid. Epostserveren kan saneres med jevne mellomrom. Planmessig sletting etter 2 år Planmessig implementering av bevarings- og kassasjonsplan

16 Håndtering av epost virkelighet Noen eposter flyttes over til arkivsystemet, hvis saksbehandler husker det, bruker verktøy som gjør det enkelt, og saksbehandler mener Epostserver Sporadisk, tilfeldig og mangelfull overføring av noen eposter Arkivsystem at de hører hjemme i arkiv. Store mengder epost blir ikke overført, og blir dermed slettet iht. IT-avdelingens syn på når det er fullt på serveren. Planmessig sletting etter 2 år Planmessig implementering av bevarings- og kassasjonsplan

17 Arkivdanningen har lenge vært fylt av håp «Vi håper saksbehandlerne skal importere arkivverdige eposter til sak-/arkivsystemet og legge dem i saksmappa.» «Vi håper saksbehandlerne skal importere arkivverdige eposter og dokumenter fra samhandlingsløsningene våre til sak-/arkivsystemet og legge dem i saksmappa.» «Vi håper saksbehandlerne skal printe ut arkivverdige eposter og legge dem i saksmappa.» «Vi håper saksbehandlerne skal bruke den nye drag-anddrop-funksjonaliteten og importere arkivverdige eposter til sak- /arkivsystemet og legge dem i saksmappa.» «Vi håper vi kan bruke AI til å identifisere arkivverdige eposter og dokumenter fra samhandlingsløsningene våre, og automatisk importere til sak- /arkivsystemet og arkivere dem i saksmappa.»

18 Eksemplifisert ved e-posttrafikk i Utenriksdepartementet 7 millioner e-poster per måned ansatte totalt e-poster månedlig per ansatt 143 e-poster daglig per ansatt

19 Eksempel på tid brukt 140 e-poster per ansatt per dag Det kan ta 91 min per ansatt per dag å vurdere og arkivere e-post 15 sek å vurdere hver e-post 35 min per ansatt per dag Hvis 20 % er arkivverdig og det tar 2 min å arkivere hver e-post 56 min per ansatt per dag

20 Det går bare ikke opp Store mengder dokumentasjon, og nye sjangre gjør vurdering og arkivering til en tidkrevende oppgave Samtidig skal man være effektiv og produktiv på jobb, OG arkivere alt selv med verktøy som i seg selv krever mye.

21 Hvordan sikrer vi at vi har arkivmessig kontroll? Vi vet hva som er arkivinformasjon Den informasjonen virksomheten har behov for å ta vare på, av ulike grunner All arkivinformasjon blir sikret som informasjonskilder Virksomhetens kontroll på opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av virksomhetens informasjon Tilgangsstyring, og logging for å etterprøve Beskytte informasjonen mot uautoriserte endringer, slettinger Informasjonen er tilgjengelig for bruk Kontroll på at det er komplett Arkivinformasjon kan avhendes når vi ikke lenger har bruk for den Kassere det som ikke skal bevares for andre formål (arkiv) Overføre det som skal bevares for forskningsmessige og kulturelle formål

22 Kort om virksomhetsarkitektur Motivasjonselementer Forretningsarkitektur Applikasjonsarkitektur Teknologiarkitektur Hvor hører diskusjonen om arkiv og Noark hjemme?

23 Arkiv kan realiseres på ulike måter Tradisjonell arkivtjeneste Mange prosesser utføres i andre system Arkiv realiseres ved arkivering av papirutskrift eller manuell overføring fra epost, samhandlingsrom, mv. Arkiveringen er tilfeldig, sporadisk, mangelfull Innebygd arkivkjernemodul Arkivering tilpasset fagsystemet og prosessen det skal støtte Integrasjonsløsningen Prosesser utføres i fagsystem Arkivering ivaretas av eksternt, dedikert arkivsystem Arkivering basert på predefinert regelsett Innebygde arkivkrav i fagsystem Arkivkrav ivaretas av innebygde funksjoner i fagsystemet

24 Noark 5 «konseptuell» standard Noark 5 spesifiserer krav til en «arkivkjerne» Den spesifiserer ikke et komplett system for saksbehandling og arkiv Den spesifiserer ikke en arkivkjernemodul Det viktige er at løsningen oppfyller kravene Noark 5 er ikke en IT-standard Stiller ikke krav til hvordan det skal løses Stiller krav til hvordan det skal dokumenteres Arkivdokumenter Metadata Noark 5 må operasjonaliseres av virksomheten selv!

25 Hvordan kan man bruke Noark 5 i en kravspesifikasjon? Bruk standarden som grunnlag til å stille relevante krav Men ikke la Noark-kravene låse anskaffelsen til en spesiell type løsning Hva kan standarden hjelpe deg med, og hva må du tenke på selv Definer arkiv ut fra forretningsbehovene Hvilke arkiv trenger vi? Hva er våre dokumentasjonskrav? Hvor lenge har vi behov for arkivinformasjonen, og hva skal skje med den etter at vi ikke lenger har bruk for den? Husk at applikasjonsarkitekturen skal støtte opp under forretningsbehovene!

26 Løsningen skal være godkjent av Riksarkivaren for journalføring og arkivering av saksdokumenter iht. Noark 5 før den tas i bruk hos kunden. Alle O-krav Grunnleggende krav til arkivstruktur (34 krav) Dokumentfangst, inkludert frysing av metadata og dokument, flytting av registreringer (18 krav) Sikkerhet og sikkerhetskonfigurasjon, identifisering av brukere, autorisasjon (17 krav) Gjenfinning (13 krav) Periodisering (11 krav) Alle B-krav, obligatorisk for sakarkiver Arkivstruktur for sakarkiv (11 krav) Frysing av metadata og dokument saksmappe og journalpost (13 krav) Flytting av journalposter (1 krav) Avskrivning og saksoppfølging (8 krav) Journalrapporter og innsyn (15/20 krav)

27 Løsningen skal legge til rette for implementering av kundens bevaringsog kassasjonsplan Krav til bevaring og kassasjon i kapittel 6.1 Obligatoriske krav (9 krav) Betinget obligatoriske krav (14 krav) Obligatoriske hvis kassasjon er aktuelt Obligatorisk ved påføring av kassasjonsvedtak utover arkivdel og klasse Obligatorisk ved funksjon for arv av kassasjonskode Obligatorisk for løsninger hvor kassasjon skal skje, og ved behov for å skille mellom kassable og ikke kassable dokumenter Obligatorisk for løsninger som skal legge til rette for kassasjon

28 Løsningen skal legge til rette for at kunden selv kan lage arkivuttrekk for deponering og avlevering til Arkivverket Krav til avlevering i kapittel 5.4 Obligatoriske krav (4 krav) Betinget obligatoriske krav (37 krav) Obligatorisk ved avlevering til arkivdepot Obligatoriske ved produksjon av arkivuttrekk Obligatorisk ved bruk av virksomhetsspesifikke metadata

29 Hva leveres ikke med disse kravene? Muligheten for å håndtere flere arkiv, og flere arkivskapere, i samme installasjon Hvilke muligheter skal dette legge til rette for? Muligheten for å etablere, og avlevere, egendefinerte arkivstrukturer Video, bilde, lyd, prosjekt, samhandling Krav nr. Overordnede krav til arkivstrukturen Type Merknad For at en løsning skal kunne godkjennes etter Noark 5 må den O Innebærer at det må konseptuelle modellen av arkivstrukturen og de funksjonelle implementeres slik at muligheter den gir, kunne implementeres i det aktuelle systemets data skal kunne (fysiske) datastrukturer. presenteres og hentes ut på den måten Arkivdokumenter skal inngå i en arkivstruktur som minst inneholder følgende arkivenheter: arkiv, arkivdel, registrering, dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt Journalføringspliktige saksdokumenter skal inngå i et sakarkiv, med en arkivstruktur som minst skal inneholde følgende arkivenheter: arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt For fysiske arkiver kan dokumentobjekt utgå. V O B Obligatorisk for sakarkiver.

30 Løsningen skal gi mulighet for at kunden selv kan etablere enklere arkivstrukturer, med egne spesialiseringer av mapper og registreringer En mappe skal kunne være av forskjellig type. Dette er i den konseptuelle modellen løst gjennom spesialisering En registrering skal kunne være av forskjellig type. Dette er i den konseptuelle modellen løst gjennom spesialisering Hvis virksomhetsspesifikke metadata skal inngå som en del av arkivuttrekket, skal de knyttes til mappe, registrering eller sakspart i arkivstruktur.xml gjennom elementet virksomhetsspesifikkemetadata. O O B Obligatorisk ved bruk av virksomhetsspesifikke metadata

31 Hva leveres ikke med disse kravene? Presedens Valgfritt i standarden (2 krav), visse krav blir obligatoriske hvis man legger til rette for det (9 krav) + visse metadata som skal avleveres Helautomatisk dokumentfangst Valgfritt i standarden (1 krav), visse krav blir obligatoriske hvis man legger til rette for det (2 krav) Kryptering og elektronisk signatur (4 betinget obligatoriske krav hvis det brukes) Masseimport Valgfritt i standarden (7 krav), visse krav blir obligatoriske hvis man legger til rette for det (2 krav) Dokumentflyt Valgfrie krav (10), men definerer også metadata som skal avleveres Restanseliste og forfallsliste

32 Oppsummert Ta utgangspunkt i egne behov Ikke tenk løsning eller system for tidlig Lag en kravspesifikasjon som svarer på behovene dere har Skal kunne brukes til å skille leverandørene fra hverandre Bruk standarden til å støtte opp under behovene Bør ikke være en konkurranse om hvem som er best på Noark Assume that the tools can do magic and define the ideal solution that is easy for everyone to use. Laurence Hart,

33