<Digitale_arkiver>fra A til #??A_#%,&</Digitale_arkiver> Digitale arkiver fra A til Å

Transkript

1 <Digitale_arkiver>fra A til #??A_#%,&</Digitale_arkiver> Digitale arkiver fra A til Å

2 <Digitale_arkiver>fra A til #??A_#%,&</Digitale_arkiver> 1. Informasjonsforvaltning grunnleggende begrepsavklaring 2. Danning Ankaffelse, implementasjon og drift 3. Deponering Avslutning, opprydding og uttrekk 4. Bevaring Mottak, behandling og sikring 5. Innsyn Analyse, gjenbruk og tilgjengelighet

3 <Digitale_arkiver>fra A til #??A_#%,&</Digitale_arkiver> Informasjonsforvaltning

4 Informasjonsforvaltning - Informasjonsflyt i en digital forvaltning - Informasjonens uavhengighet fra IT-system informasjonsbasert bevaringsfokus - Bevisste valg om bevaring av informasjon krever kunnskap om hvordan informasjonen skapes, lagres og hvordan den kan bevares

5 Autentisitet og integritet - Grunnleggende prinsipper for informasjonsforvaltning - Autentisitet: - Autentisitet betyr ekthet eller opprinnelighet; det motsatte av en kopi eller forfalskning. I arkivsammenheng betyr det at et dokument er hva det gir seg ut for å være, for eksempel ved at identiteten til partene i en elektronisk kommunikasjon er riktig. - At det er ekte

6 Autentisitet og integritet - Grunnleggende prinsipper for informasjonsforvaltning - Integritet: - Egenskap ved data som gjør det mulig å oppdage om data har blitt endret på en uautorisert måte eller pga. feil. I arkivsammenheng er integritet et uttrykk for at arkivdokumentet ikke er klusset med, og at informasjonen gjengir de faktiske hendelser og forhold. - At det er korrekt

7 Informasjonsforvaltning - Informasjonsflyt i en digital forvaltning - Er XML-filen «rot»? - Er XML-filens visuelle form godt nok grunnlag for å vurdere bevaringsverdien? - Hva inneholder XML-filen?

8

9

10 Aktiv forvaltning og bevaring - Viktig at kommunen har kontroll på arkivene: - Hvilke systemer danner hvilken informasjon, og hvordan blir den behandlet og sikret?

11 <Digitale_arkiver>fra A til #??A_#%,&</Digitale_arkiver> Danning

12 Danning - Anskaffelse, implementasjon og drift - Hvilken påvirkning har dette på arkivet på lang sikt? - Driftsmodeller hva har det å si? - Skyløsninger hva betyr det? - Kryptering hva om data er kryptert i løsningen?

13 Danning - Anskaffelse, implementasjon og drift - Hvilken informasjon skal dannes i systemet? - Hvordan blir denne informasjonen forvaltet? - Organisering? - Kryptering? - Tilgang? - Skyløsning?

14

15 Danning - Anskaffelse, implementasjon og drift - Er krav om Noark-godkjenning nok? - Hva skal skje med informasjonen om: - Leverandøren går konkurs? - Leverandøren blir kjøpt opp, og programmet ikke skal videreutvikles? - Kommunen ønsker å bytte til en annen leverandør? - Hvordan skal informasjonen sikres for ettertiden? - Bevaringsstrategi hvordan skal informasjonen gjøres tilgjengelig i et langtidsperspektiv?

16 Hvordan bevare informasjon fra et IT-system - Veivalg for arkiveier - Papirbevaring printe ut og sette på hylle - Arkivere i sak- og arkivsystemet (Noark-system) - Noark-integrasjon Integrere mot godkjent Noark-system - Tabelluttrekk Trekke ut og bevare relevante tabeller - Databasebevaring Konvertere hele basen for bevaring - Forvaltning av informasjonen nå og i fremtiden

17 Danning - Anskaffelse, implementasjon og drift - Rutiner Hva kreves i det daglige for å sikre informasjonen for ettertiden? - Må blant annet baseres på bevaringsstrategi - Rutiner skal leveres sammen med uttrekk ved deponering - Dokumentasjon av valg viktig! - Hvordan er systemet innrettet? - Hvilke tilpasninger har kommunen ønsket? - Hvilken versjon av systemet er implementert? - Dette skal leveres sammen med uttrekk ved deponering

18 Danning - Anskaffelse, implementasjon og drift - Drift lokal drift, eller skyløsning? - Hva har driftsmodellen å si for arkivet? - Oppdatering påvirkning? - Hvordan vil eventuelt informasjonen påvirkes? - Konvertering av data til nye løsninger? - Arkivplan!

19 <Digitale_arkiver>fra A til #??A_#%,&</Digitale_arkiver> Deponering

20 Deponering - Avslutning, opprydding og uttrekk - Avslutning og periodisering - Begrenser omfang mulighet for rydding og endring - Hvorfor rydder man opp i digitale arkiver? - Rydde for kontroll, - Rydde for å «passe inn i standarden»? - Forvaltning basert på informasjonen eller forventet innhold? - Hvordan påvirker dette arkivet autentisitet og integritet? - Kryptering sikker oversendelse av informasjon

21 Digitalt depot - Teoretisk rammeverk for arkivdepot - OAIS Open Archival Information System - Standard utviklet av NASA - Internasjonal standard for forvaltning og bevaring av digitalt skapt arkiv (ISO 14721) - Grunnlag for bevaring av digitale arkiver i Norge - DIAS Digital Arkivpakkestruktur definerer struktur og innhold på det som skal leveres depot

22 Elektronisk arkivbehandling Mottak Ordning Betjening Depot DB SIP Behandling AIP DIP Innsyn DSM

23 Hvordan bevare data fra et IT-system - Veivalg for arkiveier - Papirbevaring printe ut og sette på hylle - Arkivere i sak- og arkivsystemet (Noark-system) - Noark-integrasjon Integrere mot godkjent Noark-system - Tabelluttrekk Trekke ut og bevare relevante tabeller - Databasebevaring Konvertere hele basen for bevaring

24 Papirbevaring - Printe ut og sette på hylle - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut alle brev og vedtak, organisere i mapper og bokser, og sette på hylle. - Trygg bevaring tradisjonell og kjent - Lite effektivt, vanskelig dokumentfangst og arbeidskrevende - Ingen garanti for at man får med all relevant data arkivering basert på saksbehandlers valg og vurdering - Hvordan skal man skrive ut dokumentasjon som ikke passer inn i en A4-ramme? Prosesser, hakevalg eller nedtrekksmenyer

25 Arkivere i kommunens Sak- og arkivløsning Manuell registrering og arkivering - Sikrer informasjonen som blir arkivert - Autentisitet og integritet skal være sikret i løsning - Opp til hver saksbehandler hva som blir arkivert - Dobbelt saksgang og opp til hver enkelt hva og hvordan saker blir arkivert. - Stor likhet med papirarkivering - Ingen garanti for at man får med all relevant data arkivering basert på saksbehandlers valg og vurdering - Hvordan skal man skrive ut dokumentasjon som ikke passer inn i en A4-ramme? Prosesser, hakevalg eller nedtrekksmenyer

26 Noark-uttrekk Integrere med godkjent Noark 5 løsning - Fordrer store tilpasninger i systemet kommunens ansvar å spesifisere - Dyre og kompliserte integrasjoner vanskelig å sikre datakvalitet - Oppgraderinger - Utskifting av en eller flere programmer - Endring i rutiner - Noark-godkjennig er ingen garanti for gode arkiver

27 Noark-uttrekk Integrere med godkjent Noark 5 løsning Noark 5 standarden v.4.0 side 60

28 Tabelluttrekk trekke ut og bevare relevante tabeller - Hente ut og konvertere bevaringsvurderte tabeller fra databasen - Krever stor kunnskap om systemet for å sikre at all relevant data blir trukket ut ingen kvalitetssikring! - Utilsiktet kassasjon hva blir utelatt? - Stor jobb for å beskrive uttrekket sikre brukbarhet for ettertiden. - Vanskelig tilgjengelig for gjenbruk og innsyn

29 Databasebevaring - Konvertere hele databasen for bevaring - Hente ut og konvertere hele databasen - Ingen kassasjon alltid mulig å gjenopprette feil - Ingen utvalg eller omskriving av data - Stor jobb for å beskrive uttrekket sikre brukbarhet for ettertiden. - Vanskelig tilgjengelig for gjenbruk og innsyn

30 Uttrekk mye omtalt, sjelden forklart Presentasjonslag Logisk lag Arkiver dannes i systemer som er bygget over en database Databasen er forvaltningens dagligarkiv

31 Uttrekk mye omtalt, sjelden forklart Produksjonssystem Uttrekk Presentasjonslag Logisk lag RelasjonsDatabase Tabeller med informasjon - 7Effektiv 8maskinlesing Informasjonselementer forholdes til hverandre ved relasjoner som tolkes i 19 det logiske 20 laget Konvertert 1 2versjon 3 av RelasjonsDatabase Den samme informasjonen ny form - 7Bedre tilrettelagt 8 9 for langtidslagring Både maskin og menneskelesbart Relasjoner er omgjort til informasjonselementer sammenstilling må gjøres manuelt eller 25 ved hjelp 26 av et 27annet 28 program 29med 30 logikk og presentasjon

32 Noark-Uttrekk Presentasjonslag Produksjonssystem Logisk lag Uttrekk Noark-uttrekk er et utvalg av informasjon fra basen, satt sammen i fast rekkefølge definert av standarden

33 Tabell-Uttrekk Presentasjonslag Produksjonssystem Logisk lag Uttrekk Tabell-uttrekk er et utvalg av tabeller fra basen, i den tilfeldige rekkefølgen de står i databasen

34 Siard-Uttrekk Produksjonssystem Uttrekk Presentasjonslag Logisk lag

35 Siard-Uttrekk Produksjonssystem Uttrekk Presentasjonslag Logisk lag - 1 SIARD 2-3Software 4 Independent 5 6 Archiving 1of Relational 2 3 Databases SIARD-uttrekk er en 11 ren 12 konvertering 7 av hele 8 databasen, slik 12 den var på uttrekkstidspunktet

36 Uttrekk - utfordringer - Er uttrekket komplett? - Rene databasekopier er lite tilgjengelig - Innsyn krever stor kunnskap om systemet - Krever stor kunnskap å håndtere databasene - Sikrer Noark 5 arkivet fra et fagsystem?

37 <Digitale_arkiver>fra A til #??A_#%,&</Digitale_arkiver> Bevaring

38 Bevaring - Mottak, behandling og sikring - Sjekksum og pakking DIAS pakkestruktur - Nytt verktøy Arkade 5 - Hvordan behandler IKAK arkivene krav og rutiner

39

40

41 Virussjekk Påvist virus fører automatisk til avvisning av pakken Integritetssikring Gjøres med sjekksum (SHA 256) Ved sjekksumfeil avvises pakken og sendes tilbake Sjekker om pakken har vært åpnet eller tuklet med mellom avsender og mottaker Innholdskontroll Sjekk av tabeller og innhold

42

43 KDRS - DSM DSM Mo i Rana Arkivskaper IKAKongsberg KDRS - Trondheim DSM - Trondheim DSM - Oslo

44 Elektronisk arkivbehandling Mottak Ordning Betjening Depot DB SIP Behandling - Manglet verktøy for effektiv behandling i depot - Beskrive - B/K-vurdere - Lage innsynspakke - DBPT-Siard Arkade 5 SIP og AIP pakke AIP DIP Innsyn DSM - EssArch depotstyring (KDRS) - Piql innsynsmodul

45 KDRS Produksjonslinje Mottak - Ordning - Betjening Depot DB DBPT SIP Arkade 5 Behandling Decom Decom digitalt ordningsbord - Sikre standardisert behandling av databaseinformasjon - Utvikle enkle verktøy for mer effektiv behandling - Senke brukerterskel for behandling av digitalt skapt arkiv AIP Arkade 5 DIP Decom Innsyn Piql N5 Innsyn DSM EssArch

46 Takk for oppmerksomheten! Petter B. Høiaas