Rapport om arkivforhold i kommunesektoren og hva Arkivverket gjør for å ta inn etterslepet. KAI-konferansen i Tromsø 2018

Transkript

1 Rapport om arkivforhold i kommunesektoren og hva Arkivverket gjør for å ta inn etterslepet KAI-konferansen i Tromsø 2018

2 Generelt Riksrevisor 2010 en knusende dom over kommunal sektor og etterslepet Arkivverket starter tilsynsaktiviteten Arkivverket bistår sektoren gjennom MODARK prosjektet Finner løsninger på etterslepet og Bevisstgjøring Prioritering av digitalt skapt materiale Produksjonslinjen Hvordan vi bedre kan ta hånd om fremtidig digitalt skapt materiale

3 Verdikjeden for arkiv Overføring til arkivinstitusjoner påvirkes av det som skjer tidligere i verdikjeden og legger premisser for arbeid med forvaltning og tilgjengeliggjøring hos arkivinstitusjonene Bevaring av informasjonsobjekter, ikke systemer Arkivversjon = datauttrekk + dokumentasjon Skape Bruke og forvalte Lage og sende arkivversjon Overføre Motta Vedlikeholde Tilgjengeliggjøre Arkivskaper Arkivinstitusjon

4 Utfordringer i problemområdet Ressurskrevende å produsere og motta arkivversjon (datauttrekk, dokumentasjon, eksport) Utilfredsstillende teknisk kvalitet på arkivversjoner Misforhold mellom offentlige virksomheters eget behov for arkivmateriale og tidspunkt for overføring til depot Stort etterslep på overføring av arkiv som har gått ut av administrativ bruk

5 Samfunnsmål og effektmål Bidra til helhetlig og relevant informasjonsforvaltning uten unødig byrde Bedre vedlikehold av arkivmateriale fram til langtidsbevaring Enklere mottak av arkivmateriale hos arkivinstitusjonene Tilfredsstillende informasjonssikkerhet og personvern Tilstrekkelig teknisk kvalitet

6 Etterslepet «Riksrevisjonens rapporter fra 2010 peker på store mengder digitalt skapte arkiver i kommunal og statlig sektor som står i fare for å gå tapt. Disse arkivene har verdi for oppbevaring i kortere eller lengre tid, og defineres i det følgende som etterslepet» Ukjent omfang Antall systemer? Bevaringsvurdert? Antall uttrekk? Sannsynlighet for at materialet går tapt øker over tid Store ulikheter mellom kommunene

7 Tiltak for å ta inn etterslepet Prioritering av etterslep For å etablere en rekkefølge slik at det viktigste kommer til depot først Vurdere krav til arkivoverlevering For å gjøre fremstilling av arkivversjon mindre ressurskrevende, og sikre at arkivene ikke går tapt Skjemadugnad For å effektivisere prosessen med å hente inn arkivene

8 Prioritering av etterslep Beskrivelse fra MAVOD: Etablere en prioritering av systemene som utgjør etterslepet for å sikre at det viktigste materialet håndteres først. Den skal også i størst mulig grad forhindre at bevaringsverdig materiale går tapt. Resultat: En risikobasert metode for å utarbeide prioriteringslister for etterslepet som er gjeldende for både kommunal og statlig sektor.

9 Krav til arkivoverlevering Beskrivelse fra MAVOD: Finne rotårsaken som gjør denne prosessen så ressurskrevende ved å undersøke om kravene som stilles til arkivversjoner mistolkes, samt vurdere konsekvensene dersom de ikke følges, og eventuelt om noen kan fravikes. Ønsket resultat: En modell som beskriver og veileder, og tydelig dokumenterer krav som av ulike grunner ikke kan følges, basert på systemenes innhold, alder, struktur mv. Løsningen må gjelde for både kommunal og statlig sektor.

10 Skjemadugnad Beskrivelse fra MAVOD: Samarbeide med KDRS om å identifisere, beskrive og dele databaseskjemaer for forskjellige fagsystemer. Ønsket resultat: Formålet er å effektivisere prosessen med å ta inn arkivmateriale. Tiltaket er særlig relevant for å ta inn etterslepet og retter seg primært mot kommunal sektor.

11 Øvrige leveranser Ny forståelse av administrativ bruk Etablering av forvaltningsforum Tilrettelegging for avtaleinngåelse om produksjon av arkivversjoner Etablering av standardiserte avleveringsformater Bilde: Colourbox Avventes inntil videre Evaluering av deponeringsordningen for statlige virksomheter Revisjon av godkjenningsordningen for Noark-systemer Økt veiledning fra Arkivverket

12 Tilnærming til utvikling og modernisering Evolusjon fremfor revolusjon Iterasjoner og gradvis forbedring Sikt mot minimumsløsninger Vær oppmerksom på innlåsninger Styr unna store IT-prosjekter Fokus på gevinstrealisering hele veien Skap fleksibilitet og legge til rette for endring Det er begrenset hva teknologi alene kan løse Tverrfaglighet og samarbeid, nasjonalt og internasjonalt Bilde: Colourbox

13