ARKIVVERKETS AMBISJONER. Digitalt to dager til ende 9. November 2017

Transkript

1 ARKIVVERKETS AMBISJONER Digitalt to dager til ende 9. November 2017

2 2

3 Hva er Arkivverkets rolle i samfunnet? Eller en moderne dokumentasjonsforvalter som: En gravplass for gamle dokumenter? Verner om borgernes rettigheter Verner Sikrer om demokratiet borgernes og nasjonens rettigheter væren Verner om Ivaretar Norges borgernes kulturarv rettigheter 3

4 Arkivverkets endringsreise Ansettelse av Inga Bolstad Prosjekt for ny organisasjonsstruktur Brudd i forhandlingene - politisk prosess igangsettes Saken blir behandlet i stortinget Personalløpet Okt Nov Juni 2016 April 2017 Stortingsforslag om å reversere hele endringsprosessen Oppstart av ny strategi «Arkivverket 2020» Mediestorm Ny organisasjonsstruktur Implementering av ny organisasjon 4

5 Arkivverkets strategikart Avleverte arkiv bevares og tilgjengeliggjøres uavhengig av lagringsmedium og format Velfungerende dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor med effektiv dokumentasjonsfangst Sterke og synlige arkivinstitusjoner og fagmiljøer i alle deler av landet Nasjonens arkiver representerer en helhetlig dokumentasjon av samfunn og kultur Forbedret digital tilgang til arkivmateriale Enhetlige og effektive tjenester Forbedret dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor Fellesløsninger for digital langtidsbevaring Styrket kjennskap i samfunnet til arkivenes kulturelle, forvaltningsmessige og rettslige verdi Digital utlevering av pasientarkivmateriale Målrettet utvikling av arkivsektoren Felles portal for publisering av samfunnets arkiver Økt bevaring av privatarkiv som ledd i helhetlig samfunnsdokumentasjon

6 Avleveringer til Arkivverket i ny organisasjon 6 Tidligere kjennetegnet av forskjellig praksis ved Riksarkivet og de ulike statsarkivene Ulik og uforutsigbar behandling av forvaltningen Omorganiseringen gjorde det lettere å etablere en ensartet praksis I dag er alle avleveringer samlet i en enhet med et tydelig nasjonalt ansvar Ensartet tilnærming, lik behandling av forvaltningen Koordinert. Målrettede veiledninger. Avleveringsplaner

7

8 8

9 9 Dette ønsker vi å oppnå med tilsynsprosjektet

10 Må tenke nytt rundt hva vi må ta vare på Pilotprosjekt for Stortingsvalget 2017 Arkivverket har gått opp mulighetene og funksjonell løsning for å langtidsbevare samfunnsdokumentasjon fra sosiale medier Lagrer alle SoMe meldinger på Facebook, Twitter og Instagram til partilederne og partiene på Stortinget Videre prosess må avklares med KUD 10

11 Utfordringer med arkivering i dag Digitale arbeidsprosesser går på tvers av offentlige etater og løsninger deles av flere virksomheter Mye av det som er definert som arkiv gjenspeiler ikke virksomhetsprosessene Etterslep i avleveringen av bevaringsverdige digitale arkiver fra offentlig sektor Svært få arkivinstitusjoner tar imot digitalt skapte privatarkiv Regelverk og standarder er komplisert 11 Bevarings- og kassasjonskriterier er ikke tilpasset elektronisk skapt materiale

12 Papirets tidsalder i (stats-)forvaltningen er over... Arkivloven (1999) NOARK 4 NOARK 5 Kilde: Analyse av Arkivverkets spørreundersøkelse 2015/16

13 258 mill... og selvbetjening endrer hvordan forvaltningen jobber - Antall pålogginger med ID porten viser tydelig skiftet som pågår Gjennomsnittsinnbygger over 16 år logget på en offentlig tjeneste nesten 22 ganger i mill. 24 mill. 27 mill. (+14%) 40 mill. (+46%) 52 mill. (+31%) 67 mill. (+28%) 90,6 mill (+35%) Offentlig sektor sendte anslagsvis ca 40 millioner brev årlig. Når brev erstattes med ulike nettjenester blir arbeidsprosessene radikalt endret. Dokumentbegrepet utfordres Journalbegrepet utfordres Vår forståelse av hva som er arkiv utfordres i en fulldigital offentlig sektor Pålogginger ID porten 2020 Kilde: Difi.no

14 Overgangen er problematisk for forvaltningen Riksrevisjonen avdekket alvorlige mangler i hvordan statsforvaltningen dokumenterer egen virksomhet «Kravet om løpende journalføring er i hovedsak ikke oppfylt» «Arkiveringen i flere departementer og statlige virksomheter er mangelfull» «Mangelfull arkivering og/eller feil journalføring har i viktige enkeltsaker ført til at dokumenter har forblitt ukjent for offentligheten» «Forhåndsunntak av dokumenter brukes oftere enn forutsatt, også uten rettslig holdbart grunnlag»

15 Kilde: Dagsavisen, 9 februar 2017 Hva skjer med arkivaren i fremtiden?

16 Hva vil Arkivverket gjøre fremover? Ny organisasjon gjør oss bedre på å møte forvaltningens behov: Våre tilsyn skal bidra til bedre arkiver og dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor Vi skal utvikle bedre veiledninger for god dokumentasjonsforvaltning Vi starter i 2018 et stort løft for å sikre digitalt arkivverdig materiale for ettertiden Etterslepet på avleveringen av bevaringsverdige digitale arkiver skal reduseres Vi skal arbeide med å forenkle avlevering av digitalt skapt materiale til depot Få fart på samarbeidet rundt faglige og strategiske utfordringer Samarbeide med SKATE for å utvikle et godt rammeverk for dokumentasjonsforvaltning. 16 Oppsummert skal vi bidra til at vi digitaliseringen i samfunnet blir møtt med god dokumentasjonsforvaltning og arkiv

17 Spørsmål?