Revidering av lover med betydning for arkiv

Transkript

1 Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin

2 Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova skal evalueres og revideres. 3. Nye bevaringsregler har kommet!

3 1. Offentleglova skal evalueres

4 Evaluering av offentleglova Bakgrunnen: 2006: Stortinget bestemte at loven skulle evalueres. Årsaker til at igangsettingen av prosessen har tatt lang tid: Lang tid før loven ble iverksatt 22. juli 2011

5 Hva slags evaluering? Forskningsbasert evaluering Kartlegge og evaluere materiale Vurdere endringer av loven?

6 Spørsmål som skal vurderes Har det blitt mer innsyn? Ressursbruk? Klageordningen Andre erfaringer med loven

7 Hva skjer etter at forskerne har gjort sitt? Rapporten skal følges opp, men hvordan? Omkamp?

8 Hvordan fungerer egentlig offentleglova? Hvordan fungerer loven? Kommer an på hvem man spør. Balanse mellom ulike behov: offentlig vs. ikke offentlig. Ole Knut Løstegaard: Alt fungerer ikke, men ganske mye er bra. Forsvarer loven: Manglende kunnskap? Vranghet? For opptatt av enkeltfaktorer.

9 Eksempel Kilde: Foredrag av Vegard Venli (Kommunal rapport) Norsk Arkivråds seminar 19. mars 2014.

10 2. Arkivlova skal revideres Kilde - foredrag av Riksarkivar Ivar Fonnes - Norsk Arkivråds seminar 19. mars 2014.

11 Arkivlova Dagens arkivlov har bidratt positivt på flere vis: Annen lovgivning forholder seg til arkivlova. Arkivdanningskrav i loven. En rekke andre effekter.

12 Hva fungerer bra i dagens arkivlov? Riksarkivaren trekker fram: Som rammeverk gir arkivlova med forskrifter viktige føringer for arkivarbeidet. Lovens formål. Arkivansvar og hvordan arkivfunksjonene er organisert. Dokumentbegrepet. Journalføring er standardisert. Bevaring og kassasjon. Arkivplan.

13 Hvorfor revidere arkivlova? Dagens arkivlov begynner å bli gammel. Arkivmeldingen gir flere begrunnelser: Realisere arkivpolitiske mål og strategier. Den teknologiske utviklingen. Skillet mellom offentlig og privat sektor. Harmonisering med offentleglova.

14 Hvorfor revidere arkivlova? Forts. Arkivmeldingen gir flere begrunnelser: Arkivdanningskrav til elektroniske system. Riksarkivarens makt til å forlenge taushetsplikt. Vurdering av regelverket for depot i kommunal sektor.

15 Hvorfor revidere arkivlova? Forts. Arkivmeldingen gir også begrunnelser mtp. privatarkiv: Styrke 20 (skifte av status). Styrke 18 (innskrenka råderett). Riksarkivarens koordineringsansvar.

16 Revisjonen av arkivlova Andre innspill til revisjonen: Arkivenes samfunnsrolle. Lovens formål. Riksarkivarens rolle. Tilsyn.

17 Revisjonen av arkivlova Arkivdanning og elektroniske arkiv: Arkiveringsplikt. Elektroniske arkiv. Nye medier, arbeidsformer og kommunikasjonsformer.

18 Revisjonen av arkivlova Depot: Depotansvaret i kommunal sektor. Offentlige arkivdepot. Innsyn/gradert materiale. Avleveringspliktige dokumenter.

19 Revisjonen av arkivlova Kravene til arkiv i e-forvaltning: Noe av det viktigste, men samtidig koster det mye penger

20 Revisjon av arkivlova Veien videre: Kulturdepartementet styrer prosessen. Lovendringer vil kunne få store konsekvenser. Tidsplan.

21 3. De nye bevaringsreglene

22 Riksarkivarens forskrift endret Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel IV ble endret i forskrift av 20. desember 2013 nr Trådte i kraft 1. februar Kapittel V. Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv opphevet.

23 Hva er nytt? Motsatt utgangspunkt i forhold til de gamle kassasjonsreglene. Langvarige rettigheter. Mer ansvar overlatt til kommunene.

24 Hva er funksjonsbasert bevaring? Det er arkivskaperens funksjoner som skal dokumenteres. Man analyserer arkivskaperens struktur og funksjoner: Hvilket organ skaper hvilket materiale til hvilket formål?

25 Formål 4-1 «a) å sikre at kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale med langvarig bevaringsverdi blir bevart for ettertiden, jf. arkivloven 1...». «b) å legge til rette for kassasjon av kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale uten langvarig bevaringsverdi». «c) å ivareta viktig rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon både for borgerne og kommunen/fylkeskommunen, og sikre at arkivmateriale ikke blir kassert før dokumentasjonsbehovene som materialet ivaretar, er bortfalt».

26 Virkeområde Gjelder for kommuner, fylkeskommuner og andre organ som skaper kommunale arkiver. 2. Omfatter alt arkivmateriale som skapes som ledd i utførelsen av kommunale og fylkeskommunale oppgaver. 3. Gjelder kun for funksjonene og oppgavene som er konkret beskrevet. Alt annet arkivmateriale skal bevares.

27 Virkeområde 4-2 forts. 4. I tilfeller der kommuner eller fylkeskommuner utfører funksjoner og oppgaver på vegne av staten gjelder de statlige bestemmelsene for arkivmaterialet. 5. Gjelder for alt arkivmateriale skapt etter 1950.

28 Eksempel fra 4-12.Opplæring og oppvekst 9) Barnevern a) Prosedyrer, rutiner og saksbehandlingsprosesser for barnevernstjenesten, herunder håndtering av bekymringsmeldinger b) Retningslinjer og rutiner for kommunens forebyggende arbeid innen barnevern, inkl. barnevernstjenestens samarbeid med andre sektorer og forvaltningsnivåer c) Kommunens oppgaver vedrørende omplassering, etablering og drift av fosterhjem, opplæring og veiledning av fosterhjem d) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: - Bekymringsmeldinger hos barnevernstjenesten, uansett om meldingene fører til sak eller blir henlagt - Saker om forebyggende virksomhet - Samarbeid med andre deler av forvaltningen, inkl. individuell plan og rapporter som danner grunnlag for beslutninger om enkeltbarn - Saker knyttet til særlige tiltak i henhold til barnevernsloven, inkl. undersøkelser av bekymringsmeldinger, utredninger, saksbehandling, tiltak og oppfølging av tiltak - Tilsynssaker der kommunen har medansvar.

29 Kassasjon Kommunene kan kassere ( 4-4). Kommunene må utarbeide kassasjonsfrister før kassasjon foretas ( 4-5). Følgende hensyn skal ligge til grunn ved utarbeidelsen av kassasjonsfristene ( 4-5): bestemmelser om tidsbegrenset oppbevaringstid i annet lovverk. egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov. borgernes dokumentasjonsbehov. Kassasjonsfristene skal være skriftlige og felles for alle saker innen en bestemt sakstype i hele kommunen eller fylkeskommunen ( 4-5).

30 Kassasjon vs. bevaring 4-6.Vurdering av merbevaring Valget mellom å kassere eller bevare. Hva er dyrest? Lurest?

31 Hva innebærer dette for kommunene? Må utarbeide en plan for hva som skal bevares/kasseres og når fristene skal være før kassasjon foretas. Relativt lite detaljerte regler: Arkivverket skal utarbeide en veileder til kommunal sektor.

32 Mulighet for dispensasjon Søknad om å få benytte eldre bestemmelser på eldre materiale For arkivmateriale skapt før 1. februar Adgangen til å søke slik dispensasjon varer frem til 31. desember Hvorfor?

33 Spørsmål?