DEN DIGITALE TIDSALDER

Transkript

1 DEN DIGITALE TIDSALDER Riksarkivar Inga Bolstad 2. juni 2015

2

3 Innhold Utfordringer i dag Status helhetlig samfunnsdokumentasjon Hvorfor helhetlig samfunnsdokumentasjon Status: analogt arkivmateriale Status: digitalt arkivmateriale Hva skjer? Kommune Stat Privat Kritiske suksessfaktorer

4 Hvem er vi og hva gjør vi? : Få med på kartet de stedene hvor SA, Samisk arkiv og helsearkiv er Norsk helsearkiv Samisk arkiv Arkivverket Arkivverket består av Riksarkivet, åtte statsarkiv, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv. De viktigste oppgavene er å - ta vare på arkiver fra statlige virksomheter - gjøre materialet tilgjenglig for bruk - føre tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunene og kommunene - bidra til bevaring av privatarkiver Våre institusjoner er både forvaltningsorganer og vitenskapelig baserte kulturverninstitusjoner. Riksarkivet har ansvaret for arkivene etter sentraladministrasjonen og andre landsomfattende embeter og institusjoner, mens statsarkivene har ansvaret for arkivene etter lokale og regionale statlige institusjoner. Samisk arkiv har spesielt ansvar for samiske arkiver. Norsk helsearkiv skal ta vare på eldre, bevaringsverdige pasientarkiver fra helseforetakene, og forvalte disse for bruk til forskning og andre dokumentasjonsformål. Både Riksarkivet og statsarkivene oppbevarer mange private arkiver - etter bedrifter, organisasjoner og enkeltpersoner.

5 Utfordringer i dag

6 Kommunereform = oppryddingsjobb Hva har de gamle kommunene av arkivdokumentasjon? Hva trenger den nye kommunen (raskt og på lenger sikt)? Hva må bevares for ettertiden? Hva kan kommunen kvitte seg med? Jobben kan starte nå!

7 Viktige verktøy Arkivplan- hva og hvor? Mange har en arkivplan, men: Er den ajour? Omfatter den også fagssytemer? Bevarings- og kassasjon hvor lenge skal dokumentasjonen bevares? Nytt regelverk 2014 Veiledning 2015 rykende fersk!

8 Kommunereform og arkiv Hva gjør RA/SAMDOK? Riksarkivaren vil bidra til gode prosesser - virkemidler veiledning, koordinering/utvikling av arkivfeltet, myndighetsutøvelse Tiltak i SAMDOK-regi: Synliggjøre for ansvarlige myndigheter hvilke utfordringer reformen medfører mht arkiv (strategiske dokumenter) Utarbeidelse av praktisk rettet veiledning: planlegging av prosessen, håndtering av eksisterende arkiver, og etablering av nye arkiver Utarbeidelse av opplæringsopplegg for kommunene (samarbeid statsarkiv/ika) Arkivverket tiltaksplan: synliggjøring, eksternt samarbeid/koordinering, internt samarbeid/koordinering

9 Kommunereformen en deilig mulighet? Arkiv blir viktig og synlig Bedre arkiver etter reformen? IKA-arbeidet en ressurs for kommunene Samdok kan bistå Arkivverket er faglig pådriver og støtte

10 Kommunereform og arkiv utfordringer og muligheter Virksomhetskritisk dokumentasjon må være tilgjengelig under prosessen og i den nye kommunestrukturen Har kommunene oversikt over hvor arkivdokumentasjonen befinner seg? Operative systemer fra dag en er kommunesektoren forberedt? Viktig at dokumentasjonshåndtering blir en del av prosessen!

11

12

13 Ikke glem fagsystemene! En gjennomsnittlig kommune har ca fagsystemer En fylkeskommune har ca 25 En sterk sammenheng mellom størrelsen på kommunen og antall systemforekomster. Jo høyere folketall desto flere systemforekomster Dette er også arkiv! SAMDOK-kartlegging: Det er minimum bevaringsaktuelle systemforekomster fra perioden Pr er under tusen uttrekk (eksporter) overført til depot Rapport på Samdok-bloggen,

14 Status helhetlig samfunnsdokumentasjon

15 Hvorfor helhetlig samfunnsdokumentasjon Demokratiske rettigheter Juridiske rettigheter Økonomiske rettigheter Kildemateriale for forskning og historieskriving

16 Status: analogt materiale Kommune: varierende grad av kontroll fra kommune til kommune. Mye gjenstår før man er i mål Stat: Forholdsvis god oversikt over landskapet, men manglende magasinplass Privat: ikke bra! En viss oversikt over landskapet, men alt for lav bevaringsgrad, særlig av bedriftsarkiver.

17 Status digitalt materiale Kommune: Enkelte store kommuner har gode løsninger, mange kommuner har ingen løsning Stat: ikke tilfredsstillende, knapt 10 % bevart. Kartlegging av bestanden pågår, resultatet foreligger snart Privat: Svært dårlig, minimalt av digitalt privatarkiv er sikret

18 Hva skjer?

19 Samdok 2015 prioriteringer, kommunesektoren Kommunereform Digitalt depot i kommunal sektor Synliggjøring av arkiv i samfunnet Synkron overføring av digitale arkiv til depot Kompetansemiljø elektroniske arkiv Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 Digitalisering av offentlig sektor konsekvenser for arkiv Arkivarkitektur Dokumentfangst fra e-post Standardisering av «virksomhetsspesifikke» metadata Informasjonsformidling

20 Kommune Ansvaret for kommunale arkiver er fast forankret i kommunene selv, men Arkivverket ønsker å bidra via: Revisjon av lov, forskrifter og Noark Veiledninger av ulike slag Bevarings- og kassasjonsbestemmeler Arbeidet i SKATE for en felles infrastruktur for mer effektiv dokumentasjonsforvaltning. earkiv Ny metodikk for høsting av digitalt skapt arkiv

21 Stat Utfordringene i staten har mye til felles med de kommunale. Viktige tiltak er: earkiv som felleskomponent Modernisering av lov og forskrift Modernisering av Noark-standarden

22 Utprøving av ny programvare Riksarkivet er i ferd med å avslutte et innovativt, digitalt bevaringsprosjekt kalt Ny metodikkprosjektet Prosjektet har kartlagt og delvis prøvd ut presumptivt velegnet programvare som dekker hele livsløpet til langtidsbevart, digitalt arkivmateriale Foreløpige konklusjoner peker i retning av flere lovende programvare-kandidater som kan lette arbeidet i arkiv-norge

23 Velegnet programvare, hva er det? Mange aktive brukere, i (internasjonale) arkivmiljøer Robust utviklermiljø Informasjonsutveksling via internasjonale standarder God sporbarhet av handlinger (tillit) Enkelhet (bruk) Effektivitet (operasjonell kostnad) Enkel tilgjengeliggjøring (av arkivmaterialet) Fri programvare, åpen kildekode

24 Videre bruk av resultatene Ny metodikk-prosjektet, som har vært et samarbeidsprosjekt mellom Riksarkivet, Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, IKA Rogaland, IKA Møre og Romsdal, Bergen byarkiv, KDRS, Thomas Sødring, samt internasjonale fagmiljøer, avsluttes nå til sommeren. Men resultatene vil bli brukt til å etablere operasjonelle rutiner framover i Arkivverket, i KAI/KDRS-miljøet, i privat arkivsektor. Noe videreføres som SAMDOK-aktiviteter, noe går utenfor.

25 Sikring av digitalt skapt arkiv i Riksarkivet, status Mye er under kontroll: ADDML og Noark-avleveringsformat Nye Arkade Langtidslagringen E-ARK/Internasjonalt samarbeid

26 Elektronisk arkiv - veien videre Store utfordringer i dag Ikke god forståelse for godt arkivhold Dårlig utviklet kultur knyttet til arkivdanning (digital) Umoderne lov og forskrifter NOARK-standarden klar for modernisering Arkivløsninger ikke tilpasset brukerbehov Langtidslagring er en utfordring

27 Kritiske suksessfaktorer

28 Samarbeid blir viktig Husk at arkiv ikke primært skapes for ettertiden Samarbeid mellom Arkivverket og kommunal sektor/ks, KAI med flere Politisk vilje på tvers i regjeringen og i kommunal sektor Større satsning på privatarkiv i hele arkivsektoren Større bevissthet om viktigheten av arkivbevaring og vilje til å ta den kostnaden som følger med

29 Riksarkivar Inga Bolstad e-post: Telefon