STORTINGSMELDING OM ARKIV - ST.MELD. 7 ( ) - FRÅSEGN

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Kultur- og idrettsavdelinga Arkivsak Arkivnr. 600 Saksh. Aune, Anne Saksgang Kultur- og ressursutvalet Fylkesutvalet Møtedato STORTINGSMELDING OM ARKIV - ST.MELD. 7 ( ) - FRÅSEGN SAMANDRAG Den første stortingsmeldinga om arkiv, St.meld. 7 ( ), behandlar eit samla arkivfelt som femner om statleg, kommunal og privat sektor. Grunngjevinga for at det no kjem ei stortingsmelding om arkiv er at dei særskilte utfordringane arkivsektoren står overfor, krev politisk baserte strategiar. Utfordringar, vegval og innsatsfaktorar i arbeidet med samfunnsarkiva bør inngå i ei politisk vurdering. Meldinga understrekar behovet for eit politisk dokument som har eit heilskapleg og samordna blikk på arkivsektoren og gir politiske mål for eit samla arbeid med arkiva i samfunnet. Hordaland fylkeskommune ser positivt på at Kulturdepartementet har lagt fram denne meldinga, og at meldinga kjem med forslag om at arkivlova med forskrifter bør reviderast og oppdaterast for å ta omsyn til den teknologiske utviklinga i sektoren. Men Hordaland fylkeskommune vil peike på at meldinga har mangelfull og fragmentarisk omtale av regionale og lokale arkivinstitusjonar, og saknar ein politikk som vil styrkje tiltak og finansieringskjelder for arbeidet med privatarkiv. Hordaland fylkeskommune saknar også ei djervare satsing på oppbygging av kompetanse og utvikling av samarbeid på tvers av forvaltningsnivå. FORSLAG TIL INNSTILLING 1. Hordaland fylkeskommune ser det som positivt at Kulturdepartementet legg fram ei melding som tek for seg utfordringane på arkivfeltet og har ambisjonar om eit heilskapleg og samordna blikk på arkivsektoren. 2. Hordaland fylkeskommune vil peike på at meldinga har mangelfull og fragmentarisk omtale av regionale og lokale arkivinstitusjonar, noko som gjer at meldinga likevel vantar eit heilskapleg nasjonalt perspektiv.

2 3. Hordaland fylkeskommune ser positivt på at Riksarkivet tek ansvar for å utvide samarbeid med det kommunale arkivmiljøet for å utvikle metodar og tekniske løysingar for eit moderne digitalt depot for bevaring av elektroniske arkiv. Hordaland fylkeskommune saknar likevel ei djervare satsing på oppbygging av kompetanse og utvikling av samarbeid på tvers av forvaltningsnivå, internasjonalt samarbeid og nærare kontakt med universitet- og høgskulemiljøet i Noreg og i utlandet. 4. Hordaland fylkeskommune ser positivt på at meldinga kjem med forslag om at arkivlova med forskrifter bør reviderast og oppdaterast for å ta omsyn til den teknologiske utviklinga i sektoren. I denne samanhengen er det påkravd at ein legg opp til forpliktande samarbeid mellom alle forvaltningsnivå. 5. Hordaland fylkeskommune ser det som særs viktig at verksemder som utfører oppgåver på vegne av det offentlege, skal ha påbod om å følgje regelverk for offentleg arkiv. 6. Meldinga meislar ikkje ut nokon politikk som kan vere med på å styrkje arbeidet med privatarkiv verken nasjonalt eller regionalt. Hordaland fylkeskommune saknar omtale av tiltak og finansieringskjelder for å styrke og samordne arbeidet med privatarkiv. Rune Haugsdal fylkesrådmann Anna Elisa Tryti fylkeskultursjef Vedlegg: Meld St.7 Arkiv 2

3 FYLKESRÅDMANNEN, : Den første stortingsmeldinga om arkiv vart lagt fram i november 2012, og den vil bli behandla i Stortinget i løpet av våren Det er ikkje tidlegare lagt fram ei melding til Stortinget om eit samla arkivfelt som femner om statleg, kommunal og privat sektor. Grunngjevinga for at det no kjem ei stortingsmelding om arkiv er at dei særskilte utfordringane arkivsektoren står overfor, krev politisk baserte strategiar. Utfordringar, vegval og innsatsfaktorar i arbeidet med samfunnsarkiva bør inngå i ei politisk vurdering. Meldinga understrekar behovet for eit politisk dokument som har eit heilskapleg og samordna blikk på arkivsektoren og gir politiske mål for eit samla arbeid med arkiva i samfunnet. Innhald i meldinga Den første delen av meldinga, kap. 1 4, gir eit deskriptivt bilete av arkivsektoren i Noreg og den historiske bakgrunnen til arbeidet med statlege, kommunale og private arkiv. Der vert arkivinstitusjonar og lovverk presenterte, saman med sentrale prosessar i arkivsektoren som arkivdanning, avlevering, deponering, bevaring og formidling. Siste del av meldinga, kap. 5 7, omhandlar mål, utfordringar og strategiar for arkivpolitikken. Den overordna målsettinga med meldinga, som med arkivlova, er å sikre arkiv som har kulturell verdi eller forskingsverdi, eller som inneheld rettsleg dokumentasjon eller viktig forvaltningsdokumentasjon, slik at denne dokumentasjonen kan bevarast og gjerast tilgjengeleg for ettertida. Målet gjeld uavhengig av om arkiva er skapt av statlege, fylkeskommunale eller kommunale organ, av private bedrifter, organisasjonar eller privatpersonar. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. Heilskapleg blikk på arkivsektoren Sett på bakgrunn av målsettinga om å ha eit heilskapleg blikk på arkivsektoren er den første del av meldinga skuffande svak. Spesielt mangelfull er omtalen av arkivlandskapet i Noreg. Meldinga prioriterer å behandle verksemda til det statlege Arkivverket (Riksarkivet, 8 statsarkiv, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv som er under oppbygging på Tynset) framfor å ta for seg det totale arkivlandskapet i Noreg. Når omtrent halvparten av den totale arkivbestanden i Noreg vert forvalta av institusjonar utanfor Arkivverket er det stor grunn til å peike på at meldinga framstår som mangelfull. Omtale av regionale og lokale arkivinstitusjonar er fragmentarisk. Mest mangelfull er omtalen av byarkiva i Noreg, og då spesielt Bergen byarkiv og Drammen byarkiv, som er mellom dei største arkivinstitusjonane utanfor det statlege arkivverket med sterke arkivfaglege miljø, både når det gjeld arkivdanning, bevaring, digital langtidslagring og innsamling av privatarkiv. Dei interkommunale arkiva (IKA) og fylkesarkiva er også skjematisk behandla i meldinga. Dynamikken og samspelet mellom arkivinstitusjonane regionalt og på tvers av fag- og forvaltningsnivå er i liten grad problematisert. Bevaring av elektroniske arkiv hovudutfordring Det er mange utfordringar i arbeidet med ein samla samfunnsdokumentasjon. Meldinga peikar ut bevaring av elektronisk skapte arkiv som ei hovudutfordring. Det er store uløyste spørsmål knytt til kva metodar ein skal bruke for å fange opp og bevare digital informasjon over tid i autentisk og tilgjengeleg form. Dette gjeld uavhengig av om arkiva er offentlege eller private og er ei utfordring på tvers av forvaltningsnivå. Bevaring og tilgjengeleggjering av elektroniske arkiv krev ein ny type kompetanse og utvikling av ny metodikk i arkivinstitusjonane. Kostnadene er også langt høgare enn forvaltning av papirarkiv. For å møte denne utfordringa vert det sett fram forslag om at Riksarkivaren skal ha eit nasjonalt ansvar for å initiere og organisere samarbeidsløysingar om digitalisering, digital tilgjengeleggjering og formidling. Det er etablert godt samarbeid mellom Riksarkivaren og kommunale arkivmiljø om utvikling av metodar og tekniske løysingar for eit moderne digitalt depot. Riskarkivaren skal ha eit nasjonalt ansvar for å føre dette samarbeidet vidare. Dette ser Hordaland fylkeskommune som positivt. 3

4 Men meldinga behandlar ikkje sentrale problemstillingar knytt til arkivdanninga i kommunal og statleg sektor. Arkivdanninga spelar ei avgjerande rolle for kva som blir bevart av dokumentasjon for ettertida i elektronisk skapte arkiv. Arkivarbeidet i offentleg sektor er i dag prega av at ein stadig forsøker å få kontroll over ei fragmentert arkivdanning. Dette gjeld ein stor del av saksbehandlinga i spesialiserte fagsystem som er utan tilknyting til det Noark-baserte sak-/arkivsystemet (standard utarbeidd av Riksarkivaren), samtidig som ein veksande del av den interne og eksterne kommunikasjonen går via e-post og sms som ikkje blir fanga opp og journalført. I tillegg til dette representerer ein aukande bruk av eksterne tenester i saksbehandlinga og arkivering («cloud computing»), særleg i saker der offentlege og private aktørar samarbeider om utbyggingsprosjekt, ein reell fare for at viktig dokumentasjon ikkje blir arkivert på ein tilfredsstillande måte. Denne mangelen på dokumentfangst er ein trussel for rettstryggleiken og demokratiet. Dei einaste tiltaka som meldinga legg opp til er revisjon av arkivlova og å forsterke arbeidet med tilsyn- og rettleiingsfunksjon for kommunal sektor. Hordaland fylkeskommune saknar ei djervare satsing på oppbygging av kompetanse og utvikling av samarbeid på tvers av forvaltningsnivå. Det er også oppsiktsvekkjande at ikkje meldinga har noko perspektiv på dei moglegheitene som ligg for utvikling av fagfeltet gjennom internasjonale samarbeid og gjennom nærare kontakt med universitet- og høgskulemiljøet i Noreg og i utlandet. Arkivlova med forskrifter I meldinga er det lagt fram forslag om at arkivlova med forskrifter bør reviderast og oppdaterast for å ta omsyn til den teknologiske utviklinga i sektoren. Det blir også foreslått at verksemder som utfører oppgåver på vegne av det offentlege, skal ha påbod om å følgje regelverk for offentleg arkiv for å sikre dokumentasjon. Hordaland fylkeskommune stiller seg positiv til ein slik revisjon. Tiltak for bevaring av privatarkiv Når det gjeld arbeidet med å bevare privatarkiv meislar ikkje meldinga ut nokon politikk som kan vere med på å styrkje dette arbeidet verken nasjonalt eller regionalt. Privatarkiv er arkiv frå alle typar ikkje-offentleg verksemd (bedrifter, organisasjonar og privatpersonar). Slike arkiv kan innehalde informasjon av stor verdi for enkeltpersonar, lokalsamfunn og for samfunnet som heilskap. Private og offentlege arkiv blir skapte i samhandling mellom offentlege og private samfunnsaktørar og utgjer såleis integrerte delar av eit felles samfunnsminne. Men medan offentlege arkiv systematisk blir bevart og gjort tilgjengelege for samtid og ettertid, blir privat arkivmateriale bevart i relativt lite omfang og tilfeldig. Dette fører til at mykje viktig samfunnsdokumentasjon går tapt for alltid. Det er fleire årsaker til denne situasjonen: Det finst ingen lovbestemte pålegg om bevaring av privatarkiv, slik som ein har for dei offentlege arkiva. Dei statlege, fylkeskommunale og kommunale arkivinstitusjonane er primært oppretta og finansierte for å ta vare på arkiva til sine forvaltningseiningar. Bevaring av privatarkiv vil difor vere ei sekundær oppgåve, avhengig av spesielle offentlege løyvingar eller privat finansiering. I Hordaland koordinerer Hordaland fylkesarkiv arbeidet med privatarkiv i nært samarbeid med Bergen byarkiv, Lokalhistorisk arkiv i Bergen, Interkommunalt arkiv i Hordaland, Statsarkivet i Bergen og musea i Hordaland. Ressursmangel er hovudårsaka til at lite privatarkiv blir bevart, men ei styrking av det arkivfaglege arbeidet med privatarkiv og utvikling av samhandling mellom aktørane vil kunne vere med på å sikre ein betre heilskapleg samfunnsdokumentasjon. Arkivmeldinga legg ikkje fram tiltak for å styrkje og samordne arbeidet med privatarkiv. Norsk kulturråd forvaltar den einaste støtteordninga for privatarkiv over statsbudsjettet på 2 mill kroner (kap. 320, post 77 Prosjekt- og utviklingstiltak på museums- og arkivfeltet). I staden for å styrke og utvide ordninga, legg meldinga opp til at ordninga vert reservert for musea. Hordaland fylkeskommunen stiller seg skeptisk til forslaget om at støtteordninga for privatarkiv berre skal bli retta inn mot museumsfagleg relevante arkivprosjekt. Arbeidet med privatarkiv regionalt og lokalt skjer i eit samspel mellom arkivinstitusjonar og museumsfeltet. Stort sett er det arkivinstitusjonane som sit med den arkivfaglege kompetansen. Det vil svekke arbeidet dersom arkivinstitusjonane ikkje lengere kan søkje på den einaste offentlege finansieringskjelda direkte retta mot bevaring av privatarkiv. 4

5 Det er generelt svakt i meldinga at det ikkje kjem tydeleg fram kven som skal forvalte arkivsektoren sine forskings- og utviklingsmidlar, og det er ikkje lagt opp til ein auke av midlane. Dette trass i at det er eit stort behov for å utvikle ny kunnskap og metodikk om bevaring av elektroniske arkiv. Ein treng ressursar til bevaring, formidling, digitalisering og ikkje minst til å sikre ein heilskapleg samfunnsdokumentasjon. Forslag til innstilling: 1. Hordaland fylkeskommune ser det som positivt at Kulturdepartementet legg fram ei melding som tek for seg utfordringane på arkivfeltet og har ambisjonar om eit heilskapleg og samordna blikk på arkivsektoren. 2. Hordaland fylkeskommune vil peike på at meldinga har mangelfull og fragmentarisk omtale av regionale og lokale arkivinstitusjonar, noko som gjer at meldinga likevel vantar eit heilskapleg nasjonalt perspektiv. 3. Hordaland fylkeskommune ser positivt på at Riksarkivet tek ansvar for å utvide samarbeid med det kommunale arkivmiljøet for å utvikle metodar og tekniske løysingar for eit moderne digitalt depot for bevaring av elektroniske arkiv. Hordaland fylkeskommune saknar likevel ei djervare satsing på oppbygging av kompetanse og utvikling av samarbeid på tvers av forvaltningsnivå, internasjonalt samarbeid og nærare kontakt med universitet- og høgskulemiljøet i Noreg og i utlandet. 4. Hordaland fylkeskommune ser positivt på at meldinga kjem med forslag om at arkivlova med forskrifter bør reviderast og oppdaterast for å ta omsyn til den teknologiske utviklinga i sektoren. I denne samanhengen er det påkravd at ein legg opp til forpliktande samarbeid mellom alle forvaltningsnivå. 5. Hordaland fylkeskommune ser det som særs viktig at verksemder som utfører oppgåver på vegne av det offentlege, skal ha påbod om å følgje regelverk for offentleg arkiv. 6. Meldinga meislar ikkje ut nokon politikk som kan vere med på å styrkje arbeidet med privatarkiv verken nasjonalt eller regionalt. Hordaland fylkeskommune saknar omtale av tiltak og finansieringskjelder for å styrke og samordne arbeidet med privatarkiv. 5