Samdok samla samfunnsdokumentasjon. Arkivarkitektur. Samdok-konferansen 12. november Hans Fredrik Berg, Riksarkivet.

Transkript

1 Samdok samla samfunnsdokumentasjon Arkivarkitektur Samdok-konferansen 12. november 2015 DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning Hans Fredrik Berg, Riksarkivet

2 Hensikt Finne arkivets plass i den nasjonale e- forvaltningen Etablere tjenester og løsninger for arkiv som samvirker med løsningene som produserer og benytter arkivmaterialet Kunne benytte de nasjonale felleskomponentene i disse løsningene Inngå i den felles offentlige IKT-arkitekturen

3 Krav til arkivarkitekturen Den må henge sammen med Skates arkitekturmålbilde Felles IKT-arkitektur i offentlig sektor (FAOS) Den må henge sammen med Felles integrasjonsplattform for kommunal sektor (FIKS) Felles arkitektur kommunal sektor (FAKS)

4 Arkivarkitektur Hvilke funksjoner, prosesser og aktiviteter inngår i behandling av arkivmateriale fra det skapes og inn i evigheten? Hvordan henger disse sammen med hverandre? Hvordan henger de sammen med andre? virksomhetsprosessene som produserer materialet prosessene i hvilke materialet blir benyttet Ansvarsfordeling

5 Arkivarkitektur Eksempler på funksjoner (og underfunksjoner) dagligarkiv arkivbegrensning dokumentfangst (før dokumentene er registrert) registrering (klassifisering, innplassering i arkivstrukturen, tilgangsrettigheter, bevaringstid) mellomarkiv vedlikehold (flytting av registreringer mellom mapper, splitting og sammenslåing av mapper) tilgjengeliggjøring kassasjon eller avlevering sluttarkiv mottak og validering vedlikehold (restrukturering av arkivpakker, filformatkonvertering) tilgjengeliggjøring

6 Informasjonsarkitektur Hvordan er arkivene organisert? Etter funksjonsområde Etter arkivskaper Etter opphavsprosess Etter informasjonstype (dokumentarkiv, fotoarkiv, filmarkiv, lydarkiv, ) Hvordan er arkivmaterialet strukturert? Noark avleveringsformater Andre strukturer (egne datamodeller) Hvordan henger det sammen med informasjon fra andre kilder? Hvordan er tilgangen til materialet regulert? Hvor er den hjemlet? Hvordan forvaltes materialet? Hvem har ansvaret? Hvordan vedlikeholdes det? Hvordan tilgjengeliggjøres det?

7 Dokumentasjonsforvaltning Forsøk på å oversette Records Management Dokumentasjon av prosessene vs. informasjon benyttet eller skapt i prosessene

8 Dokumentasjonsforvaltning informasjon benyttet i virksomhetsprosessen (ikke records) Virksomhetsprosess Aktiviteter Dokumentfangst Dokumentasjon av virksomhetsprosessen (records)

9 Informasjon vs. records informasjon levende informasjon (databaser, registre, dokumenter) records arkiv historisk informasjon

10 Tanker under utprøving Prosessorientering dokumentasjonsforvaltning dokumentasjon av prosessene dokumentene som er resultat av prosessene prosessorientert arkiv Innføring av mellomarkiv (earkiv) Løpende overføring til mellomarkiv Validering nærmere kilden (arkivskaper) Dokumentasjonen skal fanges usynlig og gjenfinnes enkelt

11 Dagens deponeringsordning Arkivskaper Arkivverket Tilbakemelding hvert år Deponering Mottak og validering AIP Og så, etter år avlevering med eventuelt nytt uttrekk Noarksystem Depotforvaltning

12 Løpende overføring Arkivskaper Arkivverket Noarksystem løpende overføring earkiv Avlevering Mottak og validering AIP umiddelbar tilbakemelding Depotforvaltning

13 depot earkiv Noarkkjerne «fagsystem» Arkivoperasjoner Umiddelbar tilbakemelding Synkron overføring Journalføring/ oppdatering/ ekspedering Umiddelbar tilbakemelding løpende overføring Test/validering Produksjon av journalrapporter Produksjon av arkiv-uttrekk periodisk ovreføring Adresse-info og meldingsformidling Overføring til OEP Mottaksprosess Samhandlingstjenester OEP

14 Den svenske modellen og FGS virksomhetssystem Noark kjerne earkiv depot

15 Basis-arkitektur grensesnitt, inkludert format og protokoller spesifisert funksjonalitet Brukergrensesnitt virksomhetssystem Noarkkjerne earkiv depot synkron overføring løpende overføring periodisk overføring

16 Takk for oppmerksomheten!