Samdok Delprosjekt Kommunale arkiv Metodikk for bevaring fra kommunale fagsystem (Pleie og omsorgssektoren) Sigve Espeland, IKA Rogaland

Transkript

1 Samdok Delprosjekt Kommunale arkiv Metodikk for bevaring fra kommunale fagsystem (Pleie og omsorgssektoren) Sigve Espeland, IKA Rogaland

2 Famling før start... Hvor begynner jeg? Omfattende prosjekt her er det mye å si 1,5 år med arbeid pressentert på 20 min Må blir en kort pressentasjon av prosjektet og rapporten. Dere oppfordres å lese den selv: Rapporten ligger på SAMDOK-bloggen

3 Rapporten er laget av: Arbeidsgruppens leder: Sigve Espeland, IKA Rogaland Arbeidsgruppens medlemmer: Geir Utmo, Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Pål Mjørlund, Fylkesarkivet i Oppland/IKA Opplandene Jørgen Vik-Strandli, Arkivverket Arne-Kristian Groven, Arkivverket

4 Mål m.m. - prosjektet har: Som mål å identifisere og beskrive sentrale informasjonstyper (kjerneinformasjon) og tilhørende (meta-)data i fagsystemer i kommunal pleie- og omsorgssektor. Og så langt det er mulig søkt å skille mellom informasjonstyper knyttet til saksbehandling og informasjonstyper knyttet til pasientbehandling.

5 Mer om mål og veien videre... Prosjektet er første skritt i arbeidet med å utvikle en standardisert og metodisk tilnærming til bevaring og tilgjengeliggjøring av data fra fagsystemer i pleie- og omsorgssektoren. Beskrivelsen av informasjonstyper og (meta-)data vil være et godt grunnlag for utarbeiding av henholdsvis sektor /virksomhetsspesifikke (meta-)data og bevaringsbestemmelser på området. Prosjektet vil også ha overføringsverdi til tilsvarende arbeid i andre sektorer. IKA Kongsberg og IKA Rogaland arbeider med et prosjekt rettet mot barnevern.

6 Funn og konklusjoner Etter 2014 har vi ikke hatt bestemmelser for bevaring og kassasjon for systemer knyttet elektroniske fagsystem for pleie- og omsorg i kommunene. Det var bestemmelser før 2014 om enn dårlige Dette gjør at alt bevares «inntil det foreligger en egen forskrift om slike opplysninger i spesialisthelsetjenesten». Vi har pr i dag (2017) ikke fått ny forskrift for kommunal pleie og omsorgssektor.

7 Funn og konklusjoner Dagens situasjon resulterer i mye usikkerhet, og et delt bevaringsregime mellom dokumentasjon knyttet til saksbehandling og klient-/pasientbehandling i kommunal pleie og omsorgssektor. Dette gjelder dokumentasjon som i utgangspunktet er skapt i det samme fagsystemet.

8 Funn og konklusjoner Rapporten avdekker mellom saks- og dokumenttyper i pleie- og omsorgssystemene. Det bør ikke være vanskelig å få på plass bevaringsbestemmelser (BKbestemmelser) for dette avgrensa antallet saks- og dokumenttyper. Dagens situasjonen truer også med å undergrave det som er oppnådd av kvalitetsforbedring i arkivdanningen i kommuner. Dokumenttyper via arkivplaner: 46 EPJ Oversikter: 10 EPJ Sakstyper: 37 EPJ Dokumenttyper: 52 EPJ Fragmenttyper: 49

9 Funn og konklusjoner Ved utforming av nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser vil prosjektgruppa på det sterkeste advare mot en splitting av bevaringsverdig dokumentasjonen i separate Noark- og EPJavleveringer fra hvert system. Vi tilrår at den informasjon som er skapt i et system, blir avlevert som en helhet til arkivdepot, ikke som to deler.

10 Funn og konklusjoner Dersom en skal bevare både Noark og EPJ informasjon som en helhet, som et resultat av ett uttrekk fra fagsystemet, må en ta et valg hva gjelder struktur: Enten bygges en struktur med utgangspunkt i EPJ-standardene (HIS 80505:2015-HIS 80510:2015 og EPJARK) eller det bygges en struktur med utgangspunkt i Noark-5.

11 Funn og konklusjoner Vi kommer i rapporten med forslag til innholdsdelen, «content», i avleveringspakker, SIP-er i henhold til ISO OAIS standarden, inneholdende informasjon både fra sakarkivet og EPJ i fagsystem for PLO sektoren. Dette for å eksemplifisere hvordan XMLstruktur(er) for avlevering kan utformes, enten med utgangspunkt i EPJ-standardene eller med utgangspunkt i Noark-standarden.

12 Takk for oppmerksomheten! Spørsmål?