Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Transkript

1 Digital bevaring og tilgjengeliggjøring Erfaringer med AtoM og Archivematica Samdok samla samfunnsdokumentasjon DELPROSJEKT Privatarkiv Arne-Kristian Groven SAMDOK-konferansen 2017

2 Litt om meg selv Seniorrådgiver på Riksarkivet, siden Bakgrunn fra Universitetet i Oslo (IT/informatikk), Norsk Regnesentral, Institutt for energiteknikk/halden Reactor Project. Har nå arbeidet med digital «records management» og langtidsbevaring av digitalt arkivmateriale i ca. 10 år. Var i 2014 kursansvalig i kurset ARK2000, Digitalt depot, ved Høgskolen i Oslo og Akershus

3 Prosjekt-gruppa Oppgave PRIV 10_Metodikk for høsting og langtidslagring av privatarkiv Ellen Røsjø (leder) (Riksarkivet) Arne Kristian Groven, RA (Riksarkivet / fagressurs) arngro@arkivverket.no Martin Ellingsrud (Arbark) Martin.Ellingsrud@arbark.no Pål Mjørlund (Fylkesarkivet i Oppland i samarb. m OPAM) pal.mjorlund@oppland.org Stig Brunstad (Bergen byarkiv) Stig.Brunstad@bergen.kommune.no Torkel Thime (Statsarkivet i Stavanger/NOGA Norsk olje- og gassarkiv) toth@arkivverket.no Per Kristian Ottersland (Riksarkivet) peot@arkivverket.no Jørgen Ø. Vik-Strandli (Riksarkivet) jorvik@arkivverket.no Rolf Petter Waage (Stokke AS / referanseressurs) waage@stokke.com

4 Digital bevaring og tilgjengeliggjøring: Hvor står vi i dag? Fremdeles umodent fagområde internasjonalt Men gode faglige nettverk og stadig bedre løsninger Liten kompetanse i arkiv-norge Men samarbeid igangsatt, eksempelvis i SAMDOK Få løsninger i produksjon i Norge Selv om gode løsninger finnes internasjonalt

5 Kvalitetsutfordringer ved mangelfull/feil verktøystøtte Tradisjonelt mye manuelt arbeid, klipp og lim Stor feilrisiko Dårlig sporbarhet, logging av manipulasjonene på materialet Dette svekker tillit! Hvordan kan opprinnelse (autentisitet) dokumenteres? Hvordan kan uautoriserte manipulasjoner forhindres?

6 Andre kvalitets- og tidsutfordringer Tidsforbruket er (for) høyt Dager og uker ofte Større variasjon i tilnærming Klarer skjelden manuelt å gjenta operasjonene Liten tid til tilgjengeliggjøring Bevaring tar all tid Mangler gode verktøy som er enkle å bruke

7 Prosjekt-mål: Bli kjent med to presumptivt gode verktøy-kandidater

8 Hva jeg nå vil vise dere Bevaring og tilgjengeliggjøring av et bildearkiv fra Union i Skien Vi vil først vise hvordan det ser ut i visningsomgivelsen AtoM Deretter hvordan det kom dit, via Archivematica Til slutt vil vi oppsummere noen av våre erfaringer

9 ATOM (ACCESS TO MEMORY): ARKIVBESKRIVELSER OG VISNING AV DIGITALT ARKIVMATERIALE

10 AtoM (Access to Memory) Web-basert grensesnitt Arena for arkivbeskrivelser og visning Visningspakker, kan importeres til AtoM fra Archivematica

11 Basert på beskrivende standarder Depotinstitusjoner ISDIAH standarden Arkivskaper ( authority records ) ISAAR(CPF) standarden Arkivmaterialet ISAD(G) standarden DC osv.

12 Beskrivelse av arkivinstitusjon, ISDIAH

13 Beskrivelse av arkivskaper, ISAAR(CPF)

14 Oversikt over bildesamlingen

15 Deler av bildesamlingen

16 Visning med arkivbeskrivelse, ISAD(G)

17 Visning av bilder

18 ARCHIVEMATICA: BEARBEIDELSE AV DIGITALT ARKIVMATERIALE FOR LANGTIDSBEVARING OG VISNING

19 Både Archivematica og AtoM er basert på internasjonale standarder!! Pakkestruktur ISO 14721:2012, Open Archival Information System (or OAIS) Struktur av innhold METS Strukturert logg PREMIS Dublin Core m.m.

20 Last inn digitalt innhold

21 Fjerner fil- «rusk», unike identifikatorer, sjekksummer, METS fil, karantene, virussjekk METS: Metadata Encoding and Transmission Standard Beskriver struktur Kan inneholde PREMIS: Preservation metadata maintainence activity Strukturert logg

22 METS-XML koden

23 Filtype identifikasjon Velg program for å identifisere filtyper

24 Avleveringspakken er klar SIP En informasjonsstruktur definert i ISO 14721:2012, Open Archival Information System (OAIS) SIP= Submission Information Package På norsk «avleveringspakke» eller «mottakspakke»

25 Forbered materialet for visning og/eller langtidsbevaring

26 Regelstyrt filkonvertering

27 Gjennomgang av resultatene før endelig godkjenning

28 Kan integreres med mange ulike «content management» systemer, inklusiv AtoM (Access to Memory)

29 ERFARINGER

30 Det store bildet AtoM: Ser et stort potensiale hva gjelder arkivbeskrivelser og visning på samme flate Archivematica: Ser store tidsbesparelser i forhold til dagens praksis, og har større tillit til sluttproduktet grunnet verktøyets kontroll og sporbarhet

31 Positive erfaringer Programmene gjør depotinstitusjoner ikke avhengig av proprietære systemer og leverandører. Selv om installering kan koste (litt) penger, er programmene gratis å bruke. Dette er et viktig poeng for arkivinstitusjoner med begrensede budsjetter. Programmene lette og intuitive å bruke. Programmene har mange brukere, noe som gjør at flere kan snakke sammen om felles utfordringer. Institusjonene kan altså selv være med å påvirke utviklingen. Programmer (generelt) er i konstant utvikling, med stadig nye versjoner, noe som gjør at programmene forbedres kontinuerlig. Det er stor åpenhet fra leverandør, Artefactual Systems, om hva som kommer. Artefactual Systems er svært løsningsorienterte og gode å samarbeide med.

32 Flere positive erfaringer Programmene følger OAIS-rammeverket; Hele ISAD(G)-standarden er implementert i AtoM, noe som legger til rette for rikere arkivbeskrivelser enn det som er vanlig i norsk kontekst. Flere andre standarder er implementert i AtoM, også biblioteksstandarder. Vi anser dette som et gode, siden det kan medføre at ulike typer materiale kan presenteres for brukeren i samme system (Arbark er også et bibliotek). Det er mulig å fange den opprinnelige orden til et fil- og mappearkiv, for så å bevaringsvurdere og ordne arkivet senere. Det er mulig å utvikle egen bevaringspolitikk (det vil si handlinger i programmet, for eksempel formatkonvertering). Altså er Archivematica høyst konfigurerbart. - Det skal være mulig å innarbeide integritetssjekker

33 Negative erfaringer Integrasjonen mellom Archivematica og AtoM Litt spredt dokumentasjon på dette området Noen slet og lykkes til slutt, andre søkte hjelp: 7,5 times teknisk support fra Artefactual Systems Tekniske kompetansebehov Dette henger sammen med at programmene kun er kjørbare på Ubuntu/Linuxplattform Norske bokstaver/tegn inngår (foreløpig) ikke i tegnsettingsstandarden i standardversjonen i Archivematica, Noe som skapte problemer for oss i vår testfase. Rapporteringsfunksjonene i Archivematica er dårlige. Rapporter kan være svært praktiske i bevaringssammenheng

34 Hvordan redusere de negative momentene Archivematica og Atom er fri programvare/åpen kildekode Med noe teknisk kompetanse kan en løse problemer selv, og spille det inn til leverandør Eller, betale litt for at leverandør utvikler ønsket funksjon

35 Aksess og gjenfinning AtoM har mange forskjellige predefinerte roller for tilgang: forsker, bidragsyter, redaktør, oversetter og administrator. En bruker kan ha ulike roller, eksempelvis administrator og oversetter AtoM. Det er mulig å lage egne brukergrupper også Emnetilgangen via emneord og geografi er spesielt godt integrert i portalen. Begge disse er på portalen like fremtredende som provenienstilgang (altså søk i arkivbeskrivelser/-kataloger). I AtoM er det mulig å finne fram til materiale ved å søke etter funksjoner. Etter vår mening er dette et interessant alternativ til tradisjonelle søkeinnganger som emne og navn.

36 Kvalitet og tidsbesparelser Tradisjonelt har enhver deloperasjon foregått ved manuelt arbeid, og mye klipp og lim Her skjer det automatisert, med bruk av internasjonale standarder og strukturert logging Tillit til materialet skapes, gjennom denne sporbarheten som dokumenterer manipulasjonene gjort på materialet Tidsforbruket blir redusert fra dager og uker til timer og minutter

37 En utfordring til dere Last ned og test disse verktøy selv! Bygg kompetanse på standarder i eget hus! METS, PREMIS, OAIS, DC, ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH Arkiv-Norge kan ikke vente på at Riksarkivet finner gode løsninger for dere Men vi kan samarbeide om å finne dem!

38 Hva vi konkret vil gjøre videre Vi skal arbeide videre med disse teknologiene i 2017, i regi av SAMDOK og med fokus på privatarkiv Først og fremst skal Access to Memory, AtoM, utforskes videre Vi vil også sammenligne AtoM med andre løsninger, eksempelvis Arkivportalen Dersom noen av dere vil være med på dette så meld deres interesse!

39 Takk for meg!