Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Transkript

1 Samdok samla samfunnsdokumentasjon Status for Samdok- arbeidet Kommunale arkiv og Arkiv i e- forvaltning v/ Ingrid Nøstberg og Kari Frodesen

2 SAMDOK tre parallelle delprosjekter Arkiv i e- forvaltning Kommunale arkiv Privatarkiv Strategigrupper og arbeidsgrupper med representanter fra: - Kommunearkiv- insdtusjonene (KAI) - Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) - Kommunenes sentralforbund (KS) - Norsk Arkivråd - Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (ArbArk) Kulturrådet Statsarkivene Riksarkivet

3 SAMDOK 2014 Prioriterte oppgaver 1. Etablera formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 Dl 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale Dl depot 4. Felles søketeneste i alle Noark- baserte uvrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale felles retningsliner 6. Nasjonal kompetanseportal for arkiv 7. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 8. Strategi for bevaring av bedriysarkiv 9. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 10. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 11. TenestegrensesniV mot Noark Digitalisering av offentleg sektor konsekvensar for arkiv 13. Dokumen]angst frå e- post 14. Arkivkjerne som felleskomponent for offentleg sektor

4 Oppgave 1: Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi Det er vik)g å få på plass et mer formelt samarbeid mellom Riksarkivaren, Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og Difi om arkivspørsmål i forbindelse med digitalisering av offentlig sektor. 1. Møte med polidsk ledelse i KUD og KMD om arkivspørsmål 2. Riksarkivaren med i Skate (Styring og koordinering av tjenester i e- forvaltning) 3. Etablert formelt samarbeidsforum Møte med polidsk ledelse i Kulturdepartementet og KMD om arkivspørsmål Formell kontakt med Difi; deltakelse i Skate

5 Oppgave 2: Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 Dl 2010 kartlegging Når det gjelder omfanget av digitalt skapt materiale i )dsrommet 1985 )l 2010 så mangler man god nok oversikt. [ ] For å kunne planlegge realis)sk for denne oppgaven, må man vite mer. I deqe arbeidet kan man benyqe erfaringer og kartlegginger som alt er gjort i KAI- miljøet og bygge videre på dem. 1. EsDmat for omfanget av bevaringsverdige uvrekk fra kommunal sektor for perioden EsDmat for kostnad og ressursbehov for å kunne redde deve Arbeidsgruppe med faglig kompetanse og erfaring Samle eksisterende kartlegginger og bearbeide disse Utviklet metodikk for behandling av innsamlede data og kvandfisering Rapport med kvandfisering og ressursbehov innen utløpet av 2014

6 Oppgave 3: Synkron overføring av arkivmateriale Dl depot Det er behov for å prøve ut mer effek)ve og automa)serte metoder for overføring av digitalt materiale )l depot. IKA Kongsberg har gjennomført en forstudie om Noark arkivkjerne plassert i en IKA- ins)tusjon. [ ] Riksarkivet har også utarbeidet skisse )l signalprosjekt for statsbudsjeq 2015, der en slik )lnærming inngår. DeQe vil legge grunnlag for lignende piloter i statlig sektor. 1. Klar Dl å etablere pilot(er) for synkron overføring Dl depot fra Forprosjekt og kravspek for løsning Forprosjekt for Noark- kjerne i IKA- insdtusjon *), statlig forvaltning og privat sektor TjenestegrensesniV for Noark 5 kjerne (påbegynt) Utarbeide kravspek for løsning (som også kan brukes av privat sektor) *) Oppgaven overtas av KS/KommIT i samarbeid med IKA Kongsberg og RA

7 Oppgave 4: Felles søketeneste alle Noark- baserte uvrekk Det mangler i dag gode søketjenester for avleverte Noark- baserte uqrekk. Det bør utvikles et system for felles søk i slikt materiale fra både statlig, kommunal og også privat sektor. [ ] Et nærliggende eksempel på en slik løsning er i dag OEP med søke)lgang )l 18 millioner poster fra statlig sektor, og der det i "historisk OEP" ligger ca 18. millioner poster. 1. Ferdig kravspek for løsning 2. Pilot på utvalgte datasev Utarbeide kravspek for hvordan slik løsning kan utvikles og seves i driy i Riksarkivet Etablere pilot med uvrekksdata fra statlig og kommunal sektor Plan/kravspek for hovedprosjekt

8 Oppgave 5: Digitalisering av kommunalt og privat materiale felles retningslinjer For å nå målet om samlet samfunnsdokumentasjon, er det en forutsetning at også finnes kommunalt og privat arkivmateriale )lgjengelig. [ ] må det legges vekt på god samordning i arkivsektoren og i størst mulig grad kunne dra nyqe av felles løsninger. Ny teknologi basert på RDF og seman)sk web skal utredes. Etablere felles strategi og retningslinjer for digitalisering og Dlgjengeliggjøring av kommunalt og privat arkivmateriale Arbeidsgruppe: LLP, KAI- miljøet, private arkivinsdtusjoner, SDYelsen ASTA og Arkivverket Kartlegging av status for digitalisert materiale Etablere felles standarder (RDF, autoritetsregistre) Rapport innen 2014 med forslag om felles strategi og retningslinjer

9 Oppgave 6: Nasjonal kompetanseportal for arkiv Tanken om en nasjonal kompetanseportal for arkiv oppsto ever samarbeid mellom IKA Kongsberg og Midt- Telemarkrådet (MTR). MTR har laget en læringsportal for de tre kommunene Bø, Nome og Sauherad, med ev overordnet mål: Kompetanseheving for saksbehandlere i kommunene. Ø Ø Oppgaven overtas av KS/KommIT Læringspladormen «KS Læring»

10 Oppgave : Privatarkiv Metodikk for bestands- og samfunnsanalyse Bevaringsstrategi Utgreiing om privatarkivarbeidet Privatarkivkonferansen2014 (parallell- sesjon)

11 Oppgave 10: Kompetansemiljø elektroniske arkiv Det er behov for økt fokus på arbeidet med elektroniske arkiv. Det gjelder alle aspekt ved elektroniske arkiv fra arkivdanning og dokumen_angst )l lang)dsbevaring og )lgjengeliggjøring. Som en del av deqe vil en kartlegge aktuelle kompetansemiljø og komme med forslag )l hvordan man kan få )l bedre samhandling. 1. Oversikt over aktuelle kompetansemiljø 2. Strategi for bedre samhandling innen feltet elektronisk arkiv Rapport med oversikt over aktuelle kompetansemiljø Forslag Dl hvordan en kan få Dl bedre samhandling mellom ulike kompetansemiljø Forslag Dl konkrete prosjekt eller Dltak som bør prioriteres

12 Oppgave 11: TjenestegrensesniV mot Noark 5 *) Det er stort behov for integrasjon mellom fagsystem og Noark 5 for å sikre dokumen_angst, arkivering og avlevering av arkivdokumenter )l depot. 1. Et generelt tjenestegrensesniv mot Noark 5 er definert 2. GrensesniVet er implementert av minst en Noark 5- leverandør og minst en fagsystemleverandør Definisjon av en teknologiuavhengig tjenestemodell Definisjon av webservices for alle tjenestene i modellen Implementering og utprøving av tjenare og klienter Spesifikasjon av en testklient Dl bruk ved godkjenning av Noark 5- løsninger *) Arbeidet ledes av KS/KommIT

13 Oppgave 12: Digitalisering av offentlig sektor konsekvenser for arkiv Regjeringens strategi for digitalisering av offentlig sektor omfaqer blant annet digitalt førstevalg, bruk av elektroniske publikumstjenester og elektronisk samhandling med og i forvaltninga. [ ] Det er behov for å få utredet alle arkivfaglige konsekvenser av deqe. Handlingsplan med Dltak for å ivareta alle arkivfaglige sider ved digitalisering av offentlig sektor Ø Kartlegging av elementer i digitaliseringssatsingen Ø Analyse av arkivfaglige konsekvenser ved bruk Ø Utarbeide handlingsplan med Dltak

14 Oppgave 13: Dokumen]angst fra e- post Dokumen_angst, journalføring og arkivering er en av de største u_ordringene i både offentlig og privat sektor. E- post blir o`e ikke journalført/arkivert. Hvorfor ikke? Hva kan gjøres med det? 1. Se på mulige årsaker Dl at så vanskelig å «fange» arkivverdige e- poster Dl journalføring og arkivering 2. Komme med forslag om konkrete Dltak innen områdene kultur, organisasjon, teknologi og lovverk/standarder som kan bidra Dl å øke dokumen]angsten fra e- post. Arbeidsgruppe med representanter fra kommunal, statlig og privat sektor Rapport med forslag Dl konkrete Dltak innen 2014

15 Oppgave 14: Arkivkjerne som felleskomponent for offentlig sektor Målet er å få etablert en arkivkjerne, basert på Noark- standarden, som en felleskomponent for offentlig forvaltning. En vil også se på forutsetninger og konsekvenser mht IKT- arkitektur. Andre spørsmål er hvordan ansvarsdelingen mellom arkivskaper og depot bør være, og når det er mest hensiktsmessig å overføre materiale fra arkivskaper )l depot. (Se også oppgave 3) 1. Utredning med anbefalinger om arkivkjerne som felleskomponent for offentlig forvaltning 2. Anbefaling om IKT- arkitektur for elektroniske arkiv Ø Ø Ø Ø Kartlegging av gjeldende krav Dl IKT- arkitektur i stat og kommuner, samt praksis i privat sektor Utredning av forutsetninger og konsekvenser for arkivkjerne som felleskomponent Krav Dl IKT- arkitektur Utredning av deponeringsordning og Ddlig avlevering av arkivmateriale, herunder ansvars- og funksjonsdeling mellom arkivskaper og depot