Kommunesammenslåingen

Transkript

1 Kommunesammenslåingen Stokke Andebu Sandefjord IKA Kongsbergs rolle i prosjektarbeidet Veien til dokumentsenteret Jahn Pettersen Seksjonsleder i assisterende rådmanns stab Dokumentsenterleder

2 Kommunesammenslåing Hvorfor så vanskelig da? Dette er utviklingsarbeid, og i et slikt utviklingsarbeid finnes det svært få fasiter Relevant erfaringsgrunnlag fra tidligere lignende prosesser har vært tynt og mangelfullt Ny teknologi, nye løsninger, nye og andre krav Et mangfold av oppgaver utfordrende bare å se dem alle og enda vanskeligere å prioritere oppgavene riktig Store forskjeller på de tre kommunene Mange beslutninger fattes «under veis» Veldig ulike kulturer og holdninger Og veldig kort tid å gjøre jobben på En ærlig innrømmelse av egne begrensninger

3 Åhhhh pokker Erkjennelsen av at «dette er et enormt omfattende arbeid, vi trenger hjælp» synker inn

4 IKA Kongsbergs rolle Oppstart En kartleggingsrapport utarbeides og legges frem for Fellesnemnda. IKA Kongsberg ved fagleder Torleif Lind bidrar med rådgivning. Prosjektgruppe «Sikre dokumentforvaltningen i nye Sandefjord kommune» etableres og delprosjekter defineres. Torleif Lind inviteres formelt inn i prosjektarbeidet. IKA Kongsbergs rolle og delaktighet i prosjektene forankres gjennom Stokke og Andebu kommunes eierskap. Nye Sandefjord blir medeiere i IKA Kongsberg fra 1. januar 2017.

5 IKA Kongsbergs rolle Rådgivning og kompetanseoverføring Innenfor alle relevante arkivfaglige områder, ved å bidra aktivt i prosjekt- og delprosjekter være tilgjengelighet og dele erfaringer og kompetanse delta i møter og dele informasjon diskutere og bidra i meningsutvekslinger gi tilgang til relevant dokumentasjon fra IKA miljøet involvere prosjektmedarbeidere i andre nasjonale prosjekter

6 Prosjektdeltakelse i: IKA Kongsbergs rolle Hovedprosjekt «Sikre dokumentforvaltningen i Sandefjord» Involvert i alle delprosjekter Delprosjekt «Anskaffelse av ny sak- og arkivløsning» Utarbeidelse av kravspesifikasjon og vurdering av mottatte tilbud Delprosjekt «Utarbeide ny arkivplan» Delprosjektledelse Delprosjekt «Etablering av dokumentsenter» Kartlegginger, prosjektrapporter, bakgrunnsdokumentasjon Delprosjekt «Ansettelse av ny arkivleder» Utarbeidelse av stillingskrav, vurdering av søkere, tilsetting Delprosjekt «Fagsystemer» Virksomhetsspesifikke metadata, informasjon og formidling Delprosjekt «Avslutte eksisterende arkiver» Rammeverk og lovkrav, elektronisk avlevering og deponering

7 IKA Kongsbergs rolle IKA Kongsberg har vist stor tilgjengelighet og villighet til å bidra på alle områder IKA Kongsberg har vært, og er, en vesentlig suksessfaktor for at prosjektet skal lykkes IKA Kongsberg har vært, og er, en trygg leverandør av arkivfaglig kompetanse innen alle de aspekter av faget som har vært nødvendig for å kunne drive prosjektene IKA Kongsberg har vært, er, og vil fortsette å være, en uvurderlig og svært profesjonell samarbeidspartner for nye Sandefjord!!

8 Veien til dokumentsenteret Kartlegginger SAS, et slags «forprosjekt» Mål for den nye kommunene (Fellesnemnda) Mandat Forholdet til lovverk og forskrift Kartlegging av dagens situasjon Kartlegging av fremtidige handlingsalternativer Bortsettingsarkiv og depotløsning Ledergruppen beslutter sentralisert arkivtjeneste organisert som et dokumentsenter Delprosjekt «Etablering av dokumentsenter» opprettes Prosjektgruppen: Eirin Farmen - Andebu, Ann-Karin Larsen - Sandefjord, Martin Torhaug - Fagforbundet, Torleif Lind IKA Kongsberg, Liss Carin Haugland og Jahn Pettersen Stokke.

9 Veien til dokumentsenteret Prosjektgruppen har utarbeidet to prosjektrapporter, i den første rapporten (april 2016) ble følgende er utredet: Arkivorganisering Dokumentsenterets innhold og funksjoner Stillingsbeskrivelser Forhold rundt digitalisering og fagsystemer Dokumentsenterets ressursbehov Forhold som påvirker ressursbehovene og beregningsmetoder Dokumentsenterets forhold til andre funksjoner Servicetorg, sentralbord, politisk møtesekretariat Rekruttering av arkivleder Dokumentsenterets lokalisering

10 Veien til dokumentsenteret I prosjektgruppens andre rapport (juni 2016) ble følgende utredet: Gevinstrealisering Kvantitative og kvalitative gevinster Kartlegging av de tre kommuners arkivfaglige ressurser En dokumentforvalters hverdag Bemanningsnorm oppjustert anbefaling Fagsystemer Anbefaling om at fagsystemer som produserer arkivverdig dokumentasjons skal behandles av dokumentsenteret Retningslinjer for anskaffelse av fagsystemer Stillingsbeskrivelser Dokumentsenterleder Systemadministrator Dokumentforvaltere

11 Veien til dokumentsenteret Kompetansebehov og kompetanseheving Definering av målgrupper Kartlegging av opplæringsmetoder Lokalisering og arealbehov Samhandling Tekniske installasjoner Relasjoner til andre pågående prosjekter Digitaliseringsprosjektet Erfaringer fra besøk hos Bærum kommune Digitalisering Skjemaløsninger Prosjektgruppens anbefalinger

12 Dokumentsenteret - status Tilsetting av arkivleder i løpet av september Dokumentsenterets volum er besluttet til 20 årsverk Prosess for innplassering er i gang Implementeringen av Acos Web-sak Fokus intensiveres Systemadministrativt arbeid Definering av arbeidsflyter Opplæringsplaner og metoder er under utvikling Samarbeid med KS-læring og Ståle Hegna Interaktive videosekvenser og informasjonsarbeid Arbeid med fagsystemer og fangst av metadata er i gang Integrasjoner Økende fokus på informasjonsarbeid Postleveranse Utvikling av rutinebeskrivelser Videreutvikle samarbeidet med Bærum kommune

13 Oppsummering tips & råd Ta initiativ selv, ikke vent på andre! «Skaff» dere så mye tid som mulig. Bruk IKA Kongsberg! Her finnes ekstremt mye kompetanse! Ledelsen er ofte mer opptatt av økonomi og gevinstrealisering enn arkivfag! Underbygg faglige anbefalinger med økonomi. Sørg for å sette sammen arbeidsgrupper som jobber godt! Alle MÅ bidra. Involver andre kommuner og fag! Det er alltid noen som kan lære deg noe. Ha alltid en plan B!

14 Til slutt Har vi tid til noen spørsmål? Tusen takk for meg Rapportene kan bestilles på